La cura della documentazione
Il nuovo modello di circolare USR Lombardia
e le modalità di pubblicazione
a cura di Alberto Ardizzone
Ufficio scolastico per la Lombardia
Ufficio IX - Comunicazione
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Il modello di circolare e le modalità
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Buona comunicazione
nella pubblica amministrazione
• Comprensibile
• Universale
o chiara, semplice,
vicina ai bisogni del
cittadino
•
1993. Codice di stile
•
1997. Manuale di stile
•
2002. Direttiva sulla semplificazione
del linguaggio dei testi amministrativi
(Direttiva Frattini) – progetto Chiaro
•
2003. Manuale di scrittura
amministrativa
•
2005. Direttiva Baccini
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o senza barriere
all’accesso
• 2004. Legge 4/2004
(Legge “Stanca”)
• 2005. DM 8 luglio 2005
I requisiti tecnici
• 2006. Codice amministrazione
digitale
• 2008. WCAG 2.0 (Linee guida per
l’accessibilità dei contenuti web,
W3C)
• 2010. Nuovo Codice
Amm9inistrazione digitale, Linee
guida per i siti della PA, …
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Comunico per farmi capire…
• semplificazione del linguaggio
• vicino alla lingua parlata dei cittadini
• testi pensati e scritti per essere compresi
• trasparenza dell’azione amministrativa
(dalla Direttiva sulle attività
di comunicazione delle PA
7 febbraio 2002)
efficacia
legittimità
chiarezza
piano giuridico
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La comunicazione delle
pubbliche
amministrazioni deve
soddisfare i requisiti
della chiarezza,
semplicità e
sinteticità e, nel
contempo, garantire
completezza e
correttezza
dell’informazione.
piano comunicativo
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… da tutti
• eliminazione delle barriere all’accesso
• prima di scrivere, penso accessibile
universalità
legittimità
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chiarezza
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La circolare e le
sue parti
Testata
Protocollo e data
Destinatari
Oggetto
Testo
Firma
Allegati
Sigla e riferimenti
Piè di pagina
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Chi siamo: la testata
• La scritta Ministero… è in Palace, carattere incorporato
in quanto non sempre disponibile nei computer in uso
• Ufficio: numero romano (senza °)
• Denominazione ufficio: denominazione completa uguale
a quella del decreto
• Stile intestazione: Verdana 9 pti, interlinea multipla 1,1
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Presentiamoci: protocollo e data
Prot. n. MIUR AOODRLO R.U. xxxx del gg mese aaaa
• Prot. n. MPI AOODRLO R.U. nnnn
(esempio: Prot. n. MPI AOODRLO R.U. 2345)
• data nella forma “del gg mese aaaa”
(esempio “del 13 febbraio 2008”)
• Stile per il protocollo: Tahoma 12 pti, interlinea multipla 1,2
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A chi e cosa: destinatari e oggetto
Ai dirigenti scolastici
delle scuole statali e paritarie
della Lombardia
Oggetto: Inserire oggetto
• L’elenco dei destinatari è allineato a sinistra con rientro destro di 9
cm, Tahoma 10 pti, interlinea singola
• L’uso delle maiuscole sarà limitato alla prima lettera (“A”) di ogni
destinatario e ai nomi propri
• Oggetto: in grassetto ed allineato a sinistra
Stile Oggetto (Titolo1): Tahoma, 11 punti, grassetto, rientro sporgente
di 2 cm, interlinea Multipla 1,2
• Il titolo dell’oggetto inizierà con la lettera maiuscola e terminerà
senza punto
• Oggetti chiari, semplici, precisi e concisi, in grado di conferire
riconoscibilità alla circolare (anche fuori dal contesto)
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Scrivere per farsi capire
Il testo della circolare: indicazioni generali
Riferimenti
Direttive sulla semplificazione
del linguaggio amministrativo
Regole di leggibilità dei testi
scritti per il web
•
Sottolineato solo per i link
•
•
Limitare l’uso degli acronimi (sigle) e
delle abbreviazioni
Grassetto (senza abusarne) per dare
enfasi
•
•
Corsivo solo per parole straniere e titoli
di libri, leggi, ecc.
Se possibile, scrivere gli acronimi
(sigle) per esteso o indicarne a parte
(mail di accompagnamento) la loro
descrizione completa
•
In caso di elenchi
•
Usare invio solo per terminare il
paragrafo (evitare invii plurimi per
spaziare)
o
o
•
utilizzare l’elenco (lista) piuttosto che la
sequenza di termini separati da virgole
utilizzare l’elenco (lista) al posto di
paragrafi consecutivi
Ricorda
Font: Tahoma 11, interlinea multipla 1,2
Il MAIUSCOLO è meno leggibile:
meglio non abusarne
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Scrivere per farsi capire
Il testo della circolare: frasi e paragrafi
•
•
Definizione di paragrafo:
“Ciascuna delle varie parti,
generalmente brevi e dotate di una
certa unità di pensiero e di
composizione, in cui viene suddiviso
un capitolo di un’opera (manuale di
studio, trattato scientifico, legge,
ordinamento, ecc.), o anche uno
scritto in genere”
(Treccani)
•
Il paragrafo come un elemento
autonomo, breve
•
Un paragrafo, tuttavia, può contenere
più frasi (che insieme formano
un’unità logica di significato)
•
Lettura facilitata se i paragrafi sono
distanziati (senza esagerare)
Definizione di frase:
“La frase o proposizione è l’unità
minima di comunicazione dotata di
senso compiuto”
(da Luca Serianni, Grammatica
Italiana, UTET)
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Questioni di punteggiatura 1
• Il punto fermo
Poiché le frasi brevi rendono il testo più leggibile, un suggerimento utile è di
usare frequentemente il punto, facendo frasi lunghe al massimo 20-25 parole
• La virgola
Non va usata tra soggetto e predicato verbale o tra quest’ultimo e il suo
complemento oggetto. È usata per separare incisi, proposizioni subordinate
• Il punto e virgola
Segna una pausa più forte della virgola, ma meno lunga di quella indicata dal
punto fermo. Il punto e virgola separa due frasi indipendenti tra loro ma che
concettualmente siano in rapporto di continuità. Precede quindi quelle
congiunzioni che introducono una principale (pertanto, quindi, tuttavia, ecc.).
Può separare anche i membri di un elenco (Raso, La scrittura burocratica)
Alfredo Fioritto (a cura di),
Manuale di stile, Il Mulino, 1997
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Questioni di punteggiatura 2
• Due punti
Servono ad introdurre elenchi,spiegazioni, chiarimenti
• Le virgolette
Sono usate, di norma, per isolare parole altrui o citazioni. Spesso sono usate per
attribuire alle parole sensi particolari, ma quest’uso non giova alla chiarezza del
testo
• Trattini e parentesi
Sono usati per isolare incisi all’interno della frase. Poiché gli incisi spostano
l’attenzione di chi legge dagli elementi principali della frase su quelli secondari, è
preferibile evitarli
Alfredo Fioritto (a cura di),
Manuale di stile, Il Mulino, 1997
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Questioni di punteggiatura 3
• Punto, virgola, due punti, punto e virgola:
prima nessuno spazio, dopo uno spazio
• Parentesi, apici, doppi apici: uno spazio all’esterno, nessuno spazio
all’interno
• Apostrofo: nessuno spazio né prima, né dopo
• Liste (puntate e numerate)
o All’interno di una frase:
- sono precedute da un due punti;
- ogni voce termina con un punto e virgola, tranne l’ultima che termina con un
punto.
o Se non sono all’interno di una frase:
- non sono precedute dai due punti;
- le voci non terminano con alcun segno di punteggiature.
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La circolare ben
formata
Titolo 1
Tabella
La circolare ben
formata è una circolare
che utilizza in modo
corretto gli elementi di
strutturazione del testo
Titolo 2
Elenchi
Titolo 2
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La nostra circolare ben formata
Nel nostro modello gli elementi
strutturali sono già presenti
Ci basta ricordare che…
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Titoli
• Se il testo della circolare contiene sottotitoli, conviene
“marcarli” come Titolo 2, in quanto l’oggetto della
circolare è titolo di livello superiore (Titolo 1, già
assegnato):
Oggetto: Titolo comunicazione
Testo introduttivo
Note organizzative
Testo
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I vantaggi dei titoli
• Permettono la creazione di
sommari automatici con link
diretti alle varie parti del
documento
• Se il documento è convertito in
pdf e se la conversione
mantiene i tag*, i titoli di
trasformano in segnalibri
facilitando di molto la
navigazione del documento
* Con Word 2007 e componente
aggiuntivo gratuito, oppure con
OpenOffice, oppure con Acrobat
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Elenchi
• Se il testo della circolare contiene termini o frasi in sequenza, può
essere utile marcarli come elenchi (liste)
• Con Word 2003:
o scrivere le voci di elenco e premere invio dopo ogni voce (si genera un
paragrafo);
o selezionare le voci dell’elenco;
o scegliere da Stili e formattazione la formattazione (stile) da applicare.
l’UCPD è così composto:
• dott.ssa Luciana Volta – dirigente;
• dott. Gaetano Citrigno – funzionario;
• dott. Vincenzo Innelli – funzionario;
• sig. Alfonso Antonino – funzionario.
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Le “nostre” tabelle
• Il modello di circolare contiene anche un modello automatico per la
gestione di semplici tabelle
• Se la tabella contiene una
riga (o una colonna) per i totali
o Selezionare la tabella
o Scegliere dal menu
Tabella – Formattazione automatica tabella
o Spuntare le voci che interessano in “Applica
un formato speciale a”
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Il sigillo: la firma e la sigla
Il dirigente
Nome Cognome
NC/nc
Per infromaziioni (oppure Responsabile del procedimento amministrativo oppure Referente)
Nome Cognome
inserire numero di telefono
Email, eventuale fax
• La firma della circolare apparirà come testo con rientro a sinistra di
9 cm e senza l’indicazione dell’ufficio
• Maiuscolo solo per le iniziali di Nome e Cognome
• Sigla: i primi due caratteri in maiuscolo indicano l’estensore del testo
della circolare; i successivi due (separati dai primi con una barra) il
funzionario che ha digitato il testo
• Sotto la sigla: spazio per indicare, a seconda della comunicazione, il
responsabile del procedimento, le informazioni di contatto, il
referente. Ricordarsi di inserire un numero telefonico e una mail
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Per saperne di più: gli allegati
Allegati
• Allegato 1 (pdf, 52 kb)
• Allegato 2 (doc, 45 kb)
Allegato: Allegato (pdf, 52 kb)
• Gli allegati alla circolare verranno riportati sotto la firma e prima della sigla
• Se un solo allegato: unico paragrafo
• Se più allegati: elenco
• Contenere il peso degli allegati
No ad allegati con peso maggiore a 1 Mb (ammesse deroghe in casi
eccezionali)
• No ad allegati con testo (esempio locandine, bandi, …) salvato come immagine
o pdf immagine: sono inaccessibili alle persone nonvedenti
• Fornire sempre il testo da attribuire all’allegato, in modo da renderlo facilmente
riconoscibile (es. Programma del seminario e non genericamente Allegato 1)
o
a meno che siano nominati in questo modo nella modulistica: es. modello A , allegato1, allegato2
(riferito al modello A in questione)
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Difficile?
Sì, se si prova a fare tutto da soli
No, se si usa il modello, dove, grazie agli
stili, tutto è già predisposto
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La circolare
in 7 mosse
1.
2.
3.
4.
Mettere numero e data al protocollo
Aggiornare i destinatari
Aggiornare l’oggetto
Copiare ed incollare il testo
•
1
2
3
in caso di tabelle: selezionare la
tabella e da menu: Formato –
Paragrafo – Spaziatura Prima e Dopo
3pt, Interlinea singola
4
5. Digitare il testo dell’allegato (es.
programma del seminario) e indicare
formato e peso (es. doc, 56 kb)
6. Aggiornare sigla e referente
7. Se la circolare è più lunga di una
pagina, aggiornare l’ultima riga del piè
di pagina della seconda pagina con
numero e data circolare
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La circolare sul web
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La pubblicazione web
Gestione flussi
1. Inviare circolare ed allegati da pubblicare a
[email protected]
2. Specificare nell’oggetto della mail il numero di protocollo della
circolare
3. Specificare nel testo del messaggio le categorie (sezioni del sito)
in cui la circolare deve essere pubblicata
4. Aggiungere un breve riassunto scritto utilizzando un linguaggio
“non burocratico” e non troppo tecnico
5. salvare i file nella forma protlonnn_10.doc (per la circolare),
decrlonnn_10 (per i decreti) e protlonnn_10all1.pdf (per l’allegato)
6. Inviare i decreti in formato .doc; ci penserà la redazione del sito a
trasformarli in pdf (le comunicazioni che non sono decreti saranno
di norma pubblicate in HTML e non in pdf)
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La pubblicazione web
Le novità
•
Nel nuovo sito le sezioni Comunicazioni e In evidenza sono tra
loro alternative e sono dotate di archivio separato
•
Nella sezione In evidenza confluiscono di norma i decreti, i concorsi
riferiti al personale, i bandi e le gare
•
Solo i decreti sono riportati direttamente in pdf
•
Ogni comunicazione sarà associata a:
o un titolo (breve, chiaro e significativo) che non necessariamente
coincide con l’oggetto della circolare);
o un breve riassunto (scritto con un linguaggio “non burocratico”);
o una o più categorie (contenitori tematici, spesso corrispondenti a
sezioni del sito);
o un o più tag (argomenti: “di cosa parla questa comunicazione?”).
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Le categorie: cosa sono?
• Le categorie sono contenitori tematici associati agli
articoli (comunicazioni, news). Possono essere
gerarchizzate e consentono un efficiente sistema di
archivio automatico annuale
• La singola comunicazione viene associata a più
categorie e, in questo modo, viene visualizzata in ogni
archivio della categoria in questione
• Nel sito USR Lombardia a quasi ogni categoria viene
associata una pagina del sito corrispondente a una
sezione del menu di navigazione
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Le categorie: quali sono?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Dirigenti
Docenti
Personale ATA
Genitori
Studenti
Personale
dell’amministrazione
7. Comunicazioni
8. Comunicati stampa
9. Concorsi
10. Gare a appalti
11. Esami di stato
12. Decreti USRL
13. Altre comunicazioni
1.
2.
3.
Dalle scuole
Dal territorio
Notizie sindacali
14. Contenzioso
1.
Didattica
2.
Formazione
1.
2.
3.
3.
9.
Formazione dirigenti
Formazione docenti
Formazione personale ATA
Innovazione tecnolgica
1.
2.
LIM
Classi 2.0
10.
Progetti
11.
Educazione degli adulti
1.
Direzione Generale
Valutazione
1.
2.
Apprendimenti
Sistema istruzione
4.
Orientamento
1.
Uff. 1 – Affari generali
5.
Integrazione
2.
6.
Cittadinanza e
Costituzione
Uff. 2 – Risorse
finanziarie
3.
Uff. 3 – Ordinamenti
4.
Uff. 4 – Rete scolastica
5.
Uff. 5 – Scuole non
statali
6.
Uff. 6 – Personale della
scuola
Intercultura
7.
Uff. 7 – Dirigenti
1.
8.
Uff. 8 – Servizio legale
9.
Uff. 9 – Comunicazione
1.
2.
7.
Integrazione
1.
2.
3.
4.
8.
Educazione alla salute
Educazione stradale
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Disabili
DSA
Scuola in ospedale
Stranieri
Multilinguismo
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Alla ricerca della parola
L’informazione si fa liquida
Da www.wordle.net
Le 50 parole più usate in una circolare
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Le categorie e i tag: precisazioni
• Le categorie proposte sono soggette ad alcuni cambiamenti, dovuti
all’affinamento progressivo della struttura del sito
• Dirigenti (categoria): sta per dirigenti scolastici.
Utilizzare questa categoria quando la comunicazione è rivolta
espressamente al dirigente in quanto soggetto interessato e non in
quanto solo rappresentante d’istituto
• Gli argomenti (tag) associati alle comunicazioni sono in continua
evoluzione dovendo per nostra scelta rispondere a criteri di
attribuzione sia a posteriori (tag come etichetta da assegnare in
modo libero, vicino ai criteri di classificazione utilizzati nella ricerca)
sia a priori (tag utilizzato come ulteriore elemento di classificazione
che si giova dell’unicità di attribuzione)
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Dove finiscono le circolari?
• In home page, fino a che non
vengono sostituite da circolari più
recenti
• Nella pagina “Comunicazioni”
• Nelle pagine corrispondenti alle
categorie associate alla
comunicazione e, in particolare,
o nelle pagine dei soggetti a cui è rivolta
(dirigenti, docenti,…)
o nella pagina dell’ufficio che ha firmato
la circolare
• In ogni pagina di categoria associata
• In ogni pagina di tag (argomento)
associato
• Nelle pagine che contengono gli RSS
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Sitografia
• Semplificazione linguaggio
o
o
o
o
Regione Emilia – linguaggio burocratico
URP degli URP
Università di Padova – linguaggio amministrativo
Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee –
Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali
• Scrivere per il web
o www.mestierediscrivere.com (Luisa Carrada)
o www.palestradiscrittura.it (Alessandro Lucchini)
o http://chiaroesemplice.blogspot.com (M. Emanuela Piemontese)
• La cura dei documenti digitali a scuola e nella PA
o www.slideshare.net/giacomo.mason/usabilita-e-scrittura-dei-testi-per-il-web (Giacomo
Mason)
o Accessibilità dei documenti elettronici (Livio Mondini)
o www.porteapertesulweb.it/documenti-digitali-a-scuola/
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Bibliografia
• Semplificazione linguaggio
o
o
o
o
o
o
Alfredo Fioritto, Manuale di stile dei documenti amministrativi, Carocci, 2009
Tommaso Raso, La scrittura burocratica, Carocci, 2005
Tullio De Mauro, Guida all’uso delle parole, Editori Riuniti, 2003
Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997
Alessandro Lucchini, Business Writing, Sperling & Kupfer, 2006
Beppe Severgnini, L'italiano. Lezioni semiserie, Rizzoli, 2007
• Scrivere per il web
o Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere. Le parole al lavoro, tra carta e web,
Apogeo, 2008
o Giovanni Acerboni, Progettare e scrivere per internet, Mc Graw Hill, 2005
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Due parole
“Le parole sono fatte, prima che per essere dette,
per essere capite:
proprio per questo, diceva un filosofo,
gli dei ci hanno dato una lingua e due orecchie.
Chi non si fa capire viola la libertà di parola dei suoi ascoltatori.
È un maleducato, se parla in privato e da privato.
È qualcosa di peggio se è un giornalista, un insegnante,
un dipendente pubblico, un eletto dal popolo.
Chi è al servizio di un pubblico ha il dovere costituzionale
di farsi capire.”
(Tullio De Mauro)
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