Aspetti Tecnologici della Conservazione
Permanente
SILVIO SALZA
Università degli Studi di Roma “La Sapienza”
CNIPA – Centro Nazionale per l’Informatica nella PA
[email protected]
SILVIO SALZA - Università di Roma “La Sapienza” – Aspetti tecnologici della conservazione permanente
CONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile 2006
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Il tavolo sugli aspetti tecnologici
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Tavolo tecnico istituito dal CNIPA a supporto del Gruppo
di Lavoro sulla Dematerializzazione
Attivo dal gennaio 2006
Comprende rappresentanti di diverse PAC, del CNIPA ed
esperti del settore
Stretto coordinamento con il tavolo sugli aspetti normativi
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Sviluppare uno stato dell’arte delle tecnologie
Individuare supporti e strumenti per la conservazione
Evidenziare le criticità
Proporre soluzioni operative e linee di intervento
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Aree di intervento
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Supporti per la memorizzazione
 Caratteristiche operative e limiti di utilizzazione
 Affidabilità e durata nel tempo
Formati per documenti informatici
 Formati adatti alla conservazione
 Garanzia della riproducibilità del documento
Firma digitale e marcatura temporale
 Durata nel tempo della firma e della marca
Procedure di trasposizione
 Requisiti delle procedure
 Mantenimento di integrità e validità legale
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Linee di azione
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Approfondimenti tecnici
– Analisi della letteratura scientifica
– Incontri con gli operatori del settore
Analisi delle best practice
– Individuazione delle esperienze significative
– Audizioni: discussione e comparazione dei risultati
Formulazione della proposta operativa
– Proposta di soluzioni tecniche
– Linee guida per il processo di conservazione
Emergono già conclusioni significative
e proposte di intervento
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Accettazione del documento informatico
Il documento informatico deve costituire la trasposizione
naturale del documento tradizionale e deve garantire la
continuità di accettazione da parte dell’utente
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Centralità del concetto di documento
– Tradizione storica e chiarezza di percezione
– Ampiezza di riferimenti nel corpus normativo
Transizione verso il documento informatico
– Passaggio indolore ed intuitivo per l’utente
– Bilancio positivo tra vantaggi e svantaggi
– Usabilità del documento informatico
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Formato dei documenti informatici
Il formato del documento informatico, all’atto della sua
archiviazione, deve essere quello definitivo, e deve
essere adatto alla conservazione
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Conservazione senza necessità di conversione
Qualsiasi conversione di formato viola potenzialmente
l’integrità del documento
La conversione deve avvenire sotto la responsabilità
dell’autore sottoscrittore
Il formato deve garantire la costanza nel tempo della
riproducibilità del documento
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Formati approvati
Necessario indicare un insieme di ‘formati approvati’ e
richiedere e controllare che tutti i documenti proposti
per l’archiviazione siano in uno di tali formati
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Previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale
Caratteristiche dei formati approvati
– Completezza e pubblicità dello standard (formati aperti)
– Disponibilità di strumenti di controllo ed esibizione
– Supporto di procedure di sottoscrizione (multipla)
Formati di uso generale: testi formattati, grafica vettoriale…
Formati ad hoc, ma che rispettano tutti i requisiti
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Usabilità del documento informatico
Tutti gli attori coinvolti nel processo di gestione
documentale devono percepire il documento
informatico come fonte di vantaggi
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Formazione del documento
– Consentire la formazione negli ambienti proprietari
– Evitare coercizioni ed interventi invasivi
– Conversione finale in formato approvato
Accesso al documento
– Agevole ed immediato: migliora rispetto al cartaceo
‘Archiviazione personale’ ed uso del documento
– Supporto per limitare la creazione di copie cartacee
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Migrazione delle procedure
Mantenere la struttura delle procedure amministrative,
operando, in prima battuta, la sola transizione verso il
documento informatico
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Due livelli di intervento da mantenere separati
– Passaggio al documento informatico
– Reingegnerizzazione delle procedure
Evitare di sovrapporre i due livelli
Dare priorità al passaggio al documento informatico
Vantaggi di una strategia a due fasi
– Limitare la complessità dell’intervento
– Favorire l’accettazione da parte dell’utente
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Diffusione del documento informatico
Favorire la transizione intervenendo sui processi e sugli
strumenti di generazione e trasmissione dei documenti
per rendere operativamente possibile l’introduzione
e la diffusione del documento informatico
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Generazione di documenti nella PA
– Disponibilità di strumenti e procedure operative
– Formazione e diffusione della cultura
Trasmissione tra PA
– Interoperabilità
Disponibilità di servizi certificati di archiviazione e conservazione
– Centralizzare e concentrare l’intervento
– Ridurre sforzi e costi per le singole PA
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Comunicazione tra PA e soggetti esterni
Studiare e approntare procedure e strumenti operativi, e
definire il contesto normativo, per consentire lo scambio
di documenti informatici tra PA cittadini ed imprese
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Autenticazione, riservatezza, consegna garantita
Primo livello di intervento sugli intermediari (PEC)
Meccanismi semplici ed alla portata del cittadino
Schemi di comunicazione basati su portali e posta elettronica
Punti di accesso per la dematerializzazione
Rendere appetibile l’uso del documento informatico
– Immediatezza e velocità di interazione
– Corsie preferenziali
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Conclusioni
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La tecnologia ha già raggiunto un ragionevole livello di
maturità
Il Codice dell’Amministrazione Digitale costituisce un
notevole contesto normativo nel quale muoversi
Occorrono interventi strategici per rendere la transizione
verso il documento digitale concretamente realizzabile
Importanti interventi a livello delle tecnologie
– Formati e processi di conversione
– Disponibilità di servizi di archiviazione e conservazione
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