MODULO 2: TECNICHE E
STRUMENTI DI
PROGETTAZIONE E GESTIONE
Elena Grilli
Project Cycle Management e Logical framework
Approach
Il BUDGET di progetto
Premessa: l’ente di finanziamento deve vedere nel progetto un
modo efficiente di spendere le proprie risorse
Il budget ha un ruolo fondamentale nel convincere i valutatori,
alcune regole:
1.
Rispettare i riferimenti del bando
2.
Mostrare le risorse in modo dettagliato
3.
Evitare sbilanciamenti su un partner o un paese
4.
Proporre costi realistici (attenzione, costi non
prezzi!)
Il BUDGET di progetto
Gli esempi che seguono sono tratti dai programmi di
cooperazione internazionale, ma i principi si applicano a
(quasi) tutti i programmi  ovviamente, attenzione al bando
specifico!
 Ricordatevi che le risorse devono corrispondere ad attività
e che dovrete eseguirle se il progetto è approvato
 Mantenete coerenza tra attività e costi (evitate somme
forfettarie)
 Per es. Quanto costa una vostra ora di lavoro, quante ore
produttive in un anno, etc.

Piano di lavoro chiaro  budget chiaro
Il BUDGET di progetto
INFATTI:
Ecco come pensare mentre decriviamo le attività, in modo da
legarle subito al budget:
Activity 1: analysis of the state of the art and existing needs
Description (what):
When:
How long:
How (approach, steps necessary):
Where:
Partner responsible:
Experts involved:
Target group:
Deliverables/Milestones (events and products):
Costs (Risorse umane, costi diretti e costi indiretti)
Il BUDGET di progetto (regole generali)



La Commissione co-finanzia una parte dei costi progettuali
sulla base di un piano finanziario dettagliato, nel quale devono
comparire le stime di tutti i costi . La percentuale di
finanziamento varia a seconda dei Bandi e va da un minimo
del 50% ad un massimo del 90 %.
Le spese non coperte dal contributo comunitario debbono
essere finanziate da altre fonti non comunitarie (private,
pubbliche, risorse proprie del partenariato, combinazione di
diverse fonti) e il soggetto proponente deve garantire la
reperibilità di questo co-finanziamento.
Il doppio finanziamento non è consentito!!!
Il BUDGET di progetto (regole generali)




nessuna organizzazione del partenariato ricavi un profitto dalla
sovvenzione concessa dalla Comunità europea;
ogni voce di spesa sia inclusa in una sola voce di budget di
qualsiasi rendiconto finanziario presentato. (Doppio
finanziamento non è chiaramente ammesso).
il controllo delle spese deve essere fornito dal soggetto
proponente al momento del report finanziario finale.
Importante: i costi inseriti nel budget sono sempre costi
reali, la Commissione finanzia solo a fronte di
rendicontazione delle spese reali sostenute
Il cofinanziamento delle risorse
Il co-finanziamento si gestisce tipicamente attraverso 2 voci di
costo:

Co-finanziamento degli overheads: costi generali che non
vanno rendicontati nel dettaglio, ma solo elencati

Co-finanziamento attraverso lo staff: il costo del lavoro
imputato al
progetto che non viene rimborsato dalla
Commissione. (Parole chiave: tempo lavoro/costo/time
sheet; busta paga/imputazione)
Oppure, se previsto dal bando e se nelle nostre possibilità,
attraverso contributi esterni (es. fondazioni) o finanziamenti
con fondi propri
Co-finanziamento con altri fondi pubblici , fondi comunitari.
Il BUDGET di progetto

Il budget è formato da:
 Tabella di budget
 Sezione nella parte B del progetto “Risorse” (circa 2
pagine)/ Giustificazione del budget
E’ nel vostro interesse calcolare I costi dettaglatamente e
dare quindi un sufficiente livello di dettaglio anche se non
richiesto dalle guidelinee del programma, ma non troppo
per non complicare la gestione: EQUILIBRIO!
Altro esempio di budget possibile
Voce di costo
Spesa stimata
A
Staff
B
Viaggi
70.240,00
C
Attrezzature
12.700,00
D
Consumables
3.500,00
E
Altri costi diretti
Totale A+B+C+D+E
F
Costi indiretti(max 7%)
Totale Costi eligibili
G
Contributo in kind
Totale costi
256.590,08
67.088,00
410.118,08
24.500,00
434.618,08
0,00
434.618,08
Entrate del progetto
Names
H
Interessi sul pre-finanziamento
I
Cofinanziamento
G
Estimated
Income
0,00
63.379,00
Contributo della CE
371.239,08
Totale costi
434.618,08
Contributo in Kind
Totale entrate
0,00
434.618,08
Come calcolare il pagamento
A (Totale eligibili % Com)
B (Max contributo CE)
C (Spese riconosciute e cofinanziamento)
Base per il pagamento finale (importi
più bassi riconosciuti)
90%
371.239,08
365.200,00
365.200,00
Pre-finanziamento
Recupero degli interessi sul prefinanziamento
0,00
Pagamento finale
0,00
0,00
Costi Eleggibili


Costi Diretti:
1. Personale
2. Viaggi e sussistenza
3. Materiali e Attrezzature
4. Altri costi (organizzazione eventi,
pubblicazioni)
5. Subappalto
Costi Indiretti:
6. OVERHEADS (7%)
Costi non eleggibili

Costi sostenuti fuori dalla durata del progetto (inclusi i costi di
preparazione)

IVA

Interessi passivi
 Occorre dedurre l’IVA “visibile” da ricevute, fatture, etc.
 Altri tipi di tasse, interessi passivi, etc.

Costi NON DIRETTAMENTE legati al progetto
Costi di personale


In base alla prassi dell’organizzazione partecipante e
sue regole di accounting (time-sheet)
Nella proposta:
 Media mensile per categoria:
 Salario lordo + benefici/ 12M
 E.g. Dirigente 10%, Tecnico 70%, Ammin. 20%
 I costi devono poi essere dimostrati nella
rendicontazione (TS e buste paga)
Person-months



Calcolati in mesi di lavoro effettivo
1 mese = 20 giorni * 8 ore
 0.25 p-m = 1 settimana
 0.50 p-m = 2 settimane
e.g. 2 p-m =
 1 persona full time per 2 mesi
 1 persona part time per 4 mesi
 4 persone part time per 1 mese
Costi di personale
ATTENZIONE: TRASPARENZA E RIGIDITA’ NEL PROCESSO, IN
PARTICOLARE SE SI HA PIU’ DI UN PROGETTO!!!!
Esempio:
Se il Comune di Roma ha 3 progetti, e imputa la stessa
tipologia di co-finanziamento su tutti e 3 i progetti,
dovrà fare attenzione che:
Il totale giorni/ore uomo per mese nei 3 progetti non superi
il totale dei giorni lavorati (inclusi ferie, permessi,
malattia…)
Il co-finanziamento non venga dichiarato in uno dei progetti
attraverso una giornata finanziata da un altro
progetto (doppio finanziamento)
Costi di viaggio
Spese di viaggio :
I costi di viaggio si basano sulle spese effettivamente sostenute.

Si dovranno utilizzare le tariffe più economiche:
•
distanze inferiori a 400 km - viaggi in treno
•
distanze superiori a 400 km - viaggi aerei
per gli spostamenti in automobile privata o taxi, l’importo ammissibile sarà limitato
al costo di un biglietto ferroviario di prima classe (indipendentemente dal numero di
persone che viaggiano in automobile);
•
•
per le automobili noleggiate – costi effettivi

Spese di vitto e alloggio:
Le spese di vitto e alloggio sono ammissibili a condizione che siano necessarie e
ragionevoli, tenuto conto del luogo di soggiorno e direttamente correlate con
l’attuazione del progetto
•
 In generale, non devono superare i massimali delle tabelle approvate
annualmente dalla Commissione;
Materiali e attrezzature


Durevoli
 Uso nel progetto (%)
 Tasso di deprezzamento (durata/deprezzamento)
 E.g. 2000 EUR su un periodo di deprezzamento
di 4 anni, usato al 50% su un progetto di due
anni

 2000 * 2/4 * 50% = 500 EUR
Consumabili
 Totalmente consumati nel corso del progetto
Altri costi
Pubblicazioni e disseminazione
Il tipo di pubblicazione, il numero di pagine e il numero di copie deve
essere indicato nei limiti del possibile.
Una copia di tutte le pubblicazioni e materiale divulgativo devono essere
fornite alla Commissione al più tardi al momento della relazione finale.

Conferenze e seminari
costi relativi a conferenze e seminari organizzati nell'ambito della
realizzazione del progetto dovrebbe essere incluso in questa rubrica.
Non dovrebbero essere inclusi viaggio e indennità per il personale del
progetto (da inserire sotto voce B). Calcoli dettagliati per i costi relativi
devono essere forniti, ad esempio, per l'affitto della sala, per il numero
di partecipanti e numero di giorni / ore, il costo per l'interpretazione
deve essere calcolato per costo giornata / interprete al giorno.

Costi indiretti / OVERHEADS


Percentuale fissa di tutti gli altri costi tranne il
subcontracting, di solito il 7%
Non vanno rendicontati al dettaglio  !
Sub-appalto
Non è mai incoraggiato
• Non deve rigurardare parti essenziali del lavoro (e.g.
R&D)
• Su porzioni limitate di budget
• Pagato al 100% dal consorzio ma non finanziato al
100%
In molti programmi dovrete dimostrare di scegliere il
miglior value for money su almeno tre offerte
Preparazione budget

Partner




Indicazioni sui loro costi: p-m per attività e altri costi
Costo della Person Month
Metodo di determinazione dei costi indiretti
Coordinatore



Dirige, consolida e aggiusta
Ha la visione globale del budget
Deve proporre il budget agli altri partner per accettazione
prima della presentazione della proposta
Preparazione budget
Il co-finanziamento: come fare?

Cash

Human resources

Diarie

Altro....
Attenzione:


il Co-finanziamento da parte della Commissione di un progetto nell'ambito di
un programma non può essere combinato con altri co-finanziamento da un
altro programma dell'Unione europea (NO AL DOPPIO FINANZIAMENTO!!)
I contributi “in natura” non possono essere presi in considerazione nel calcolo
del co-finanziamento e non sono considerati costi ammissibili.
LAST BUT NOT LEAST....

Il budget dev’essere chiaro

Deve riflettere il piano di lavoro


Esprimete le risorse per partner e per
categoria di costo e di attività
La Commissione paga costi, non prezzi:
rendicontazione al dettaglio!!!
Piano economico e piano finanziario
Il piano economico è la distribuzione nel tempo dei costi e dei
finanziamenti del progetto, coerentemente con la durata delle
attività del progetto stesso e la data di incidenza delle richieste di
erogazione dei finanziamenti. Ha l’obiettivo di porre il necessario
punto di riferimento per il confronto tra preventivo e consuntivo
di periodo e progressivo creare le premesse necessarie del piano
finanziario che alloca nel tempo gli esborsi e gli incassi.

L’obiettivo del piano finanziario del progetto è quello di ottenere,
per i progetti finanziati, un cash-flow positivo o almeno in
equilibrio, tra gli uscite e gli incassi effettivi.

Il cash-flow e’ uno strumento fondamentale per il project
management, soprattutto se usato in stretto coordinamento con
l’amministrazione.

OASI - Introduzione alla progettazione europea - maggio
2012
I tre ambiti di pianificazione: economico,
finanziario ed operativo
TIPOLOGIA
OPERATIVO
ECONOMICO
FINANZIARIO
OBIETTIVI Distribuisce nel tempo Controlla proventi Distribuisce nel
le attività necessarie
e costi, interni ed tempo incassi e
alla realizzazione del
esterni,
pagamenti
progetto garantendo: garantendo:
garantendo
·la sincronia delle
·la compatibilità
l’equilibrio relativo,
attività svolte
tra proventi e
nel tempo, del
L’ambito
economico,
finanziario
ed
operativo
·il raggiungimento
costi esterni
flusso di cassa del
degli
progetto.
Il cicloobiettivi
di un progetto si struttura in tre ambiti
di
temporali
del progetto
pianificazione:
·la compatibilità delle
economico, finanziario ed operativo
risorse necessarie
(carico di lavoro) con
quelle disponibili
(capacità produttiva)
STRUMENTI ·
Grafico di Gantt
del progetto(1),
·
Conto
economico
preventivo e
consuntivo di
progetto
·
Flusso di cassa
di periodo e
progressivo
Diagramma di Gantt
GENNAIO
FEBBRAIO
MARZO
APRILE
PROGETTAZIONE
RICERCA
VALUTAZIONE
Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che mette in evidenza le
relazioni temporali delle fasi di un progetto
PROSPETTO DI CONTROLLO DEL BUDGET
13.500,00
12.000,00
10.500,00
9.000,00
7.500,00
6.000,00
4.500,00
3.000,00
1.500,00
0
1lug
15lug
31lug
15ago
31ago
15sett
____________ Budget preventivo
--------------- Costi effettivi
Prospetto di controllo generale
durata
risorse importo
mesi
DILAZIONI DI
PAGAMENTO E
INCASSO
MESI
GEN
FEB
-500
-500
MAR
APR
MAG
GIU
- 250
- 250
- 250
- 250
LUG
PIANO
OPERATIVO
1. PREPARAZIONE
2
interna
-1000
2. ESECUZIONE
4
esterna
-1000
3. FINANZIAMENTO
PIANO
ECONOMICO
2000
1. PREPARAZIONE
2
interna
-1000
2. ESECUZIONE
4
esterna
-1000
3. FINANZIAMENTO
2000
50% dopo la
preparazione;
50% dopo
l’esecuzione
PIANO
FINANZIARIO
1000
1. PREPARAZIONE
2
interna
-1000
UN MESE
2. ESECUZIONE
4
esterna
-1000
UN MESE
- 250
2000
30 gg data fattura
1000
3. FINANZIAMENTO
4. SALDO FIN.
-500
1000
-500
-500
-1000
- 250
- 250
- 250
- 250
1000
-500
- 750
=