Il regolamento di organizzazione
del lavoro, degli uffici e dei servizi
Laboratorio di eGovernment – Università del Salento
Agenzia delle Autonomie Locali della Provincia di Lecce
Lecce, 1 febbraio 2010
Relatore: Prof. Donato A. Limone, ordinario di Informatica giuridica
e docente di Scienza dell’amministrazione
La regolazione organizzativa
• Il regolamento di organizzazione detta
norme in materia di:
• Sistema documentale
• Sistema procedimentale
• Il piano di comunicazione
• Il sito informatico istituzionale
• La sicurezza dei dati, dei documenti e dei
procedimenti
Las regolazione organizzativa
(segue)
• Il monitoraggio del sistema organizzativo
• Il sistema di valutazione delle risorse
umane
• Il piano di formazione
• Il piano di customer satisfaction
Come costruire il regolamento
• In base ai principi stabiliti nella normativa
vigente
• In base ad alcuni elementi fondamentali
che devono caratterizzare una
organizzazione del lavoro di una
amministrazione moderna, finalizzata
all’utenza, e che opera in modalità digitale
Riferimenti normativi di base
•
•
•
•
•
•
•
•
Statuto
Legge 241/90
Legge 150/2000
Dlgs 267/2000
Dlgs 165/2001
Dlgs 196/2003
Dlgs 82/2005
Dlgs 150/2009
Principi generali
• PRINCIPI GENERALI
Un comune per la comunità locale
• Il comune è l’ente locale che rappresenta
la comunità locale, ne cura gli interessi e
supporta lo sviluppo della stessa comunità
• E’ il punto di avvio di una
regolamentazione dell’azione
amministrativa e della burocrazia locale
• Fuori da questo contesto la regolazione
non è legittima e non è efficace in quanto
non finalizzata correttamente
Un comune per i cittadini
• Un comune si occupa della comunità locale: che è
l’insieme di soggetti, interessi, risorse che opera in un
determinato ambito territoriale
• I soggetti sono tutti coloro che risiedono ed operano
nella comunità locale;
• gli interessi sono quelli relativi ai soggetti della comunità;
• le risorse sono tutte quelle di tipo sociale, culturale,
economico, produttivo e territoriale
• Un comune per i cittadini organizza i propri uffici e servizi
per erogare servizi finalizzati a risolvere i problemi dei
cittadini
Un comune per il sistema socioeconomico-territoriale
• Un comune si occupa dello sviluppo socioeconomico e produttivo del territorio di
propria competenza
• In tal senso opera in collegamento con la
provincia, la Regione, lo Stato
• L’organizzazione di lavoro e burocratica
del comune deve essere finalizzata e
strutturata a supportare questo sviluppo
Un regolamento per la comunità
locale
• Il primo articolo di un regolamento di
organizzazione deve quindi riprendere la
definizione dell’art. 3 del testo unico delle
autonomie locali e su questo basare
l’azione amministrativa, l’organizzazione
del lavoro, il sistema documentale, il
sistema procedimentale,l’amministrazione
digitale, il modello di organizzazione degli
uffici
Una amministrazione di qualità
• E’ quella amministrazione che
posizionando l’utenza al centro della
propria attività rileva i bisogni della utenza,
eroga servizi in relazione ai bisogni, opera
considerando i costi/prestazioni in una
condizione di totale “trasparenza” (i
cittadini devono sapere – è un diritto – non
solo “cosa” le amministrazioni fanno ma
“come” lo fanno)
Una amministrazione trasparente
• Una amministrazione che ha definito l’iter delle proprie
attività e i prodotti amministrativi/servizi che eroga e li
pubblica sul sito informatico istituzionale dell’ente
• Una amministrazione che quindi “conosce” formalmente
e concretamente “se stessa”(il socratismo
burocratico),cosa fa, come opera, cosa offre ai cittadini e
con quali costi e livelli di qualità
• La trasparenza non è solo un “elemento intrinseco”
dell’azione amministrativa (stabilito da leggi) ma un
paradigma fondamentale della moderna burocrazia
• Centralità del cittadino, qualità, trasparenza: i tre
paradigmi fondamentali, necessari ed indispensabili per
organizzare una moderna amministrazione
La customer satisfaction
• La soddisfazione dell’utenza, del cliente,
del cittadino non costituisce un intervento
una tantum ma è elemento costitutivo
della qualità dell’azione amministrativa e
quindi lo strumento permanente e
sistematico per verificare se gli interessi
della comunità locale sono stati non solo
bene rilevati ma anche adeguatamente
soddisfatti
Altri criteri dell’azione
amministrativa
•
•
•
•
•
Efficacia
Economicità
Pubblicità
Trasparenza
Semplificazione e razionalizzazione delle attività
amministrative
• Erogazione dei servizi nei tempi stabiliti
• Responsabilità individuale dei servizi
• Accesso agli atti
Il sistema documentale
• IL SISTEMA DOCUMENTALE
Il sistema documentale ed il
patrimonio dei dati pubblici
• L’organizzazione burocratica opera tramite dati e
documenti e attraverso procedimenti, procedure,
processi amministrativi definiti dal legislatore o dal
dirigente/apicale
• E’ necessario stabilire alcune regole di base sul
patrimonio dei dati e documentale dell’amministrazione
• La regolamentazione attuale si occupa (e male ) di
procedimenti ma non di dati/documenti
• Il dato pubblico deve essere formato sulla base del
principio della dematerializzazione
Il dato pubblico: caratteristiche
• Il dato pubblico è quell’insieme di dati/documenti
che sono necessari all’azione amministrativa e
che sono formati sia dalla stessa
amministrazione sia da soggetti esterni (privati o
altre pubbliche amministrazioni) che entrano in
rapporto con l’amministrazione per esigenze
diverse
• Il dato pubblico sarà sempre piu’ caratterizzato
dall’essere un “dato digitale” cioè formato in
modalità digitale ma anche conservato,
trasmesso, gestito nella stessa modalità
Il dato pubblico
digitale:caratteristiche
Il dato pubblico è formato dalle PA in
modalità digitale, esso è valido a tutti gli
effetti di legge ed originale (art. 22, comma
1, Codice Amministrazione Digitale)
• Il dato pubblico digitale(come i dati non
digitali) deve essere (art. 50 e ss. Codice
Amministrazione Digitale):
• Disponibile;Accessibile;Fruibile;Aggiornato
;Completo;Affidabile;Sicuro;
Cosa regolamentare il sistema dei
dati pubblici
• La titolarità del dato è di chi lo ha prodotto
• La responsabilità del dato è del dirigente/apicale
• Il dirigente/apicale è responsabile della
completezza, dell’affidabilità,
dell’aggiornamento, della sicurezza del dato
• Il dirigente/apicale è responsabile
dell’aggiornamento del sito informatico per le
informazioni di propria competenza
Il sistema dei dati pubblici,
(segue)
• Il protocollo informatico costituisce un insieme
unico con l’archivio comunale digitale
• I documenti in entrata in modalità digitale sono
trattati come tali e quelli in modalità cartacea
sono trasformati in digitale secondo le norme
tecniche vigenti
• Il dirigente/apicale definisce e valida la
modulistica di propria competenza
Il Sistema procedimentale
• IL SISTEMA PROCEDIMENTALE
Il sistema procedimentale
• Il sistema è costituito da dati/documenti,
fasi, modulistica, pareri, provvedimenti,
regole per rispondere alle istanze
presentate dai cittadini o da altri uffici o
amministrazioni
• Il sistema procedimentale viene definito in
tutte le sue fasi ed attività dal
dirigente/apicale per le proprie
competenze dell’unità organizzativa di
Il sistema procedimentale
(segue)
• I procedimenti sono resi pubblici e
trasparenti nel loro iter sul sito dell’ente
• I procedimenti sono sottoposti a periodico
monitoraggio anche per interventi di
semplificazioni e razionalizzazione
• I procedimenti sono definiti in relazione
alle norme di riferimento, alla qualità ed ai
costi di formazione e di gestione
Il sistema
procedimentale(segue)
• Il sistema procedimentale è formato e
gestito in modalità digitale, in via
eccezionale in modalità manuale e
cartacea
• Il sistema procedimentale è accessibile
telematicamente secondo regole stabilite
dal dirigente/apicale di competenza
La comunicazione istituzionale
• IL PIANO DI COMUNICAZIONE
Il piano di comunicazione
• Deve essere strutturato su indicazioni degli
Organi da parte dei dirigenti/apicali e deve
essere finalizzato a comunicare ai cittadini in
modo semplice, completo, affidabile,
permanente “come” l’amministrazione sta
operando, con quali risultati; quali sono i servizi
accessibili e come; a che punto è il piano di
trasparenza verso i cittadini
• Il piano di avvale di tutti i media e delle relative
professionalità
IL SITO INFORMATICO ISTITUZIONALE
• IL SITO INFORMATICO ISTITUZIONALE
Il sito: principi per la formazione
e la gestione
•
•
•
•
Accessibilità per tutti
Chiarezza e completezza dei contenuti
Validità ed affidabilità dei contenuti
Pubblicità di tutta l’azione
dell’amministrazione e pubblicazione a fini
legali di tutti gli atti (albo pretorio)
• Organizzazione completa e dettagliata
delle strutture amministrative e dei servizi
Il sito
• Pubblicità e trasparenza di tutto il sistema
procedimentale
• Pubblicità ed utilizzabilità della modulistica
per le istanze e i servizi
• Pubblicità e trasparenza del sistema di
valutazione delle risorse umane e dei
premi
• Pubblicità e trasparenza degli incarichi
Il sito
• Pubblicazione di tutte le norme relative ai singoli
procedimenti
• Pubblicazione dei contratti e degli appalti
pubblici
• Pubblicazione di carte di servizi
• Pubblicazione degli esiti di valutazioni di
customer satisfaction
• Pubblicazione del bilancio dell’ente e del
bilancio sociale
L’organizzazione del lavoro
d’ufficio
• L’ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO
D’UFFICIO
L’organizzazione del lavoro
• L’organizzazione del lavoro d’ufficio supporta
l’organizzazione generale dell’ente nel rispetto
dei principi e dei criteri che sono stati definiti
precedentemente
• Il dirigente è responsabile della organizzazione
del lavoro del proprio settore di competenza e
della produttività complessiva ed individuale dei
proprio dipendenti
L’organizzazione del lavoro
• Il dipendente opera all’interno della propria
unità organizzativa secondo gli obiettivi
assegnati e con le risorse e le procedure
necessarie a raggiungere tali obiettivi
• Il dipendente partecipa alla gestione delle
attività e alla erogazione dei servizi in
modalità digitale
L’organizzazione del lavoro
• Il dipendente deve essere formato
sistematicamente e permanentemente su
tutte le tematiche di base dell’ente e su
quelle specifiche di propria competenza
• Il dipendente deve operare nell’ambito di
una logistica adeguata e secondo i criteri
della ergonomia piu’ avanzata
La sicurezza dei dati, dei
procedimenti, degli archivi
• LA SICUREZZA DEI DATI, DEI
DOCUMENTI, DEGLI ARCHIVI, DEI
PROCEDIMENTI
La sicurezza del patrimonio
informativo dell’ente
• Il patrimonio informativo dell’ente deve essere
tenuto in sicurezza (sia su supporto cartaceo sia
su supporto digitale) nel rispetto delle normative
vigenti in materia di protezione dei dati personali
sia per il valore economico del patrimonio stesso
• I dati digitali devono essere tenuti in sicurezza
Il monitoraggio del sistema
organizzativo
• IL SISTEMA DI MONITORAGGIO
ORGANIZZATIVO
Il monitoraggio del sistema
organizzativo
• Tutto il sistema organizzativo dell’ente e
l’organizzazione del lavoro devono essere
sottoposti a monitoraggio in modo sistematico e
periodico (almeno trimestrale)
• Il responsabile del monitoraggio del proprio
settore è il dirigente che deve rilasciare una
relazione annuale sull’assetto strutturale e
funzionale dell’ente
Il monitoraggio: la revisione
organizzativa
• Il monitoraggio puo’ dare luogo ad
interventi generali o settoriali di revisione
organizzativa
• Gli interventi sono effettuati dal dirigente di
settore
• Il sindaco e gli assessori sono informati
delle revisioni come i sindacati oltre che i
dipendenti
Le risorse umane
• LE RISORSE UMANE
Le risorse umane
• Le risorse umane sono necessarie ed
indispensabili in una organizzazione
• Le risorse vanno a costituire un insieme definito
organico che viene strutturato per le finalità
dell’ente e delle azioni amministrative
• Le risorse sono programmate, gestite e
distribuite nei settori e nelle unità organizzative
dell’ente in ragione dei programmi, degli
obiettivi, del PEG
Le risorse umane
• Le risorse umane sono formate tramite un piano
di formazione che deve garantire una
formazione sistematica e permanente
• Le risorse umane devono essere programmate,
selezionate, gestite secondo profili professionali
e competenze in linea con i programmi dell’ente
• Necessità di una revisione sistematica dei profili
professionali per renderli il piu’ aderenti possibile
alle finalità dell’ente
Il sistema di valutazione delle
risorse umane
IL SISTEMA DI VALUTAZIONE DELLE
RISORSE UMANE
Il sistema di valutazione delle
risorse umane
• Il sistema della valutazione delle risorse umane
si basa sui principi, gli obiettivi e sul ciclo di
valutazione stabilito dall’ordinamento vigente
• L’ente pubblica sul sito informatico istituzionale il
piano degli obiettivi, i risultati ottenuti e la
valutazione delle risorse umane
• Il sistema di valutazione deve supportare un
sistema premiante basato sul merito
La formazione
• IL PIANO DI FORMAZIONE
La formazione
• La formazione delle risorse umane deve
garantire un continuo aggiornamento per una
migliore professionalità sul lavoro e per una
azione amministrativa di qualità
• L’amministrazione deve formare tutti i dipendenti
anche in modalità telematica al fine di non
creare un “divario” formativo che porta ad un
divario operativo e quindi anche di carriera
• L’amministrazione deve approvare ogni anno un
piano di formazione strutturato secondo le
direttive emanate dalla Funzione Pubblica
Struttura del piano di
formazione
• L’amministrazione deve approvare ogni
anno un piano di formazione strutturato
secondo le direttive vigente e per
soddisfare i bisogni formativi individuali e
quelli relativi alla crescita di settori e
servizi amministrativi
Le risorse finanziarie
• LE RISORSE FINANZIARIE
Le risorse finanziarie
• Le risorse finanziarie sono programmate,
gestite, formate, utilizzate per l’attuazione
delle finalità generali dell’ente, del
programma degli Organi e degli obiettivi e
piani dei singoli settori/uffici
• Le risorse finanziarie possono essere
formate, programmate, gestite al meglio
se utilizzate nell’ambito di una moderna e
funzionale organizzazione
Le risorse finanziarie
• Le risorse finanziarie devono essere formate e
gestite nel rispetto del principio del rapporto
costi/prestazioni e della qualità della spesa ed in
ragione dei servizi da rendere ai cittadini
• Tutti i settori devono operare nel rispetto dei
principi sopra indicati
• I dirigenti sono responsabili della spesa e dei
costi relativi ai propri programmi e settori
La risorse finanziarie
• Le risorse finanziarie costituiscono quindi un
sistema che deve essere gestito in modo digitale
per essere integrato, trasparente, funzionale,
efficace
• I dirigenti utilizzano sistemi di contabilità
analitica per la gestione del proprio sottosistema
contabile e finanziario
• L’ente adotta la logica e la struttura del PEG,
dettagliato e particolarmente finalizzato a gestire
e valutare aspetti amministrativi e gestionali e di
servizio
Le risorse strumentali
• LE RISORSE STRUMENTALI
La risorse strumentali
• La risorse strumentali dell’ente sono finalizzate a
supportare la programmazione e la gestione dei
servizi e delle attività
• Tali risorse devono essere programmate e
monitorate periodicamente per garantire gli
standards di servizio
• In particolare le tecnologie digitali costituiscono
la struttura portante dell’amministrazione digitale