Obblighi e responsabilità
dei dirigenti delle Avis
Comunali
Rag. Paolo Bergamini
Tesoriere Avis Provinciale di
Modena
Autonomia della varie Avis
Comunali ed equiparate
• L’Avis Comunale di …., che aderisce all’AVIS
Nazionale, nonché all’Avis Regionale dell’Emilia
Romagna, all’ Avis Provinciale di Modena,
è dotata di piena autonomia
giuridica, patrimoniale e processuale
rispetto alle AVIS Nazionale,
Provinciale e Regionale medesime.
A T T I V I T A’
• Le varie Avis possono svolgere
le attività istituzionali previste
all’art. 3 dello statuto;
• Possono inoltre svolgere le
cosiddette “attività connesse”.
ATTIVITA’ CONNESSE
• Sono attività finalizzate al reperimento dei fondi
•
•
•
necessari per finanziare l’attività
dell’organizzazione;
Non debbono essere prevalenti rispetto
all’attività istituzionale;
Gli introiti che ne derivano non debbono
superare il 66% delle spese complessivamente
sostenute dall’associazione;
E’ obbligo redigere apposita relazione con la
specifica dei costi e degli introiti.
OFFERTE DA PRIVATI
• Possono essere accettate ed attestate per la
•
•
eventuale detraibilità nei limiti previsti dalla
normativa vigente;
Occorre rilasciare apposita ricevuta (in dotazione
a tutte le sedi);
Per la detraibilità è necessario che l’importo non
venga versato in contanti ma tramite bonifico
bancario o assegno.
OFFERTE DA PRIVATI
• Detraibilità fiscale per il benefattore: 10%
del reddito ai fini Irpef-Ires con un max di
€ 70.000,00;
• Il ricevente ha l’obbligo di rendicontare la
propria attività, di conservare
ordinatamente tutti i documenti contabili e
di indicare nominativamente il donante.
ALTRI TIPI DI DONAZIONI
• In servizi: es. pulizie con contratto di
appalto;
• Ore lavorate;
• Acquisti per conto di terzi;
• Merce di propria produzione.
SPETTACOLI
• Imposta sugli spettacoli.
• Necessaria la comunicazione alla SIAE e il
pagamento degli eventuali diritti di autore.
Lotterie, tombole, pesche, banchi di
beneficienza
• Per tali fattispecie si paga una imposta pari al
10% del valore dei premi, ma
• se le iniziative sono svolte in occasione di fiere o
sagre a livello locale nulla è dovuto purchè:
a)
vi sia la necessaria autorizzazione;
b)
il valore dei premi non sia maggiore di:
• Tombole: euro 1.549,37;
• pesche: euro 7.764,85;
• Se i premi superano tali valori occorre
l’autorizzazione dell’agenzia delle entrate.
RACCOLTA FONDI
• Tutti possono farla in concomitanza di
feste, fiere, ricorrenze,…;
• Sono esenti dall’imposta sul reddito;
• Sono da rendicontare con apposita
relazione;
• Sono da inserire nella relazione al bilancio
in quanto necessita l’approvazione in
assemblea.
ATTIVITA’ COMMERCIALI
MARGINALI
• Se effettuate da una associazione (266) non è
•
•
•
•
•
commerciale;
Deve essere effettuata in un locale non adibito ad attività
commerciale;
La vendita deve essere effettuata solo dai volontari;
Non deve essere un commercio continuato;
Va compilata una scheda specifica e allegata al
bilancio...(dobbiamo spiegare come sono stati utilizzati i
fondi);
L’attività sporadica di ristorazione è attività marginale
anche se c’è il prezzo per la prestazione.
ENTRATE DA CONVENZIONE
• Con Ente Pubblico: non sono attività
commerciali, bisogna tenere distinta la
voce in bilancio.
SPONSORIZZAZIONI
• Sono vietate perché a tutti gli effetti sono attività
•
•
commerciali;
Sono soggette ad IVA…(noi non abbiamo la
partita IVA);
Sono soggette all’imposta sul reddito;
Per cui se riceviamo un contributo per una
iniziativa non possiamo mettere il logo sulla
locandina ma solo in ringraziamento indicando il
nome del benefattore.
LIBRI SOCIALI OBBLIGATORI PER
TUTTE LE ASSOCIAZIONI
• Libro soci;
• Libro verbali delle assemblee;
• Libro verbali del consiglio
direttivo;
• Libro delle adunanze del
collegio sindacale.
LIBRO SOCI
Esso deve riportare, in ogni pagina numerata
progressivamente, l’intestazione della associazione e
deve essere firmato dal presidente e legale rappresentante
dell’ Avis Comunale o equiparata.
• Su di esso devono essere riportati i nominativi dei:
• Donatori effettivi;
• Ex donatori che non possono più donare ma che svolgono con
•
continuità attività a favore della associazione;
Persone che non abbiano mai donato ma che collaborano per
lo svolgimento dell’attività associativa;
I soci che appaiono sul libro hanno titolo per partecipare
all’assemblea dei soci dell’associazione.
ACCETTAZIONE DEI SOCI
• Abbiamo detto che l’adesione dei soci deve essere ratificata
•
dal consiglio direttivo di ogni associazione;
Per snellire le procedure e provvedere ad accettare subito i
nuovi soci, ogni Avis è stata invitata a fare deliberare alla
propria assemblea la seguente formula:
“L’Assemblea decide di delegare al Presidente pro-tempore, fino a revoca,
la facoltà di accettare provvisoriamente i nuovi associati che abbiano
effettuato almeno una donazione e la dimissione di coloro che, secondo
quanto previsto dallo statuto, non sono in condizione di mantenere la
qualifica di socio. Sarà cura del Consiglio direttivo (in applicazione del
comma 3 dell’art. 4 dello statuto dell’Avis Comunale o equiparata)
provvedere alla definitiva ratifica di quanto proposto dal Presidente o, in
alternativa, ad assumere una diversa decisione. Nel caso in cui venga
deciso dal Consiglio in maniera difforme rispetto a quanto proposto, dovrà
essere data tempestiva comunicazione all’interessato.
LIBRO VERBALE DELLE ASSEMBLEE
Esso deve riportare, in ogni pagina numerata
progressivamente, l’intestazione della associazione e deve
essere firmato dal presidente e legale rappresentante dell’
Avis Comunale o equiparata.
•
•
•
•
Su di esso vanno annotati:
Il verbale della riunione in prima convocazione, di norma
deserta;
Il verbale di quanto discusso nella riunione;
I documenti presentati nell’occasione (relazioni, bilancio
consuntivo, ecc);
Su di esso vanno indicati anche i nominativi dei dirigenti
eletti in occasione delle apposite assemblee.
CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA
• L’assemblea Comunale degli associati si
riunisce in via ordinaria almeno una volta
all’anno, entro il mese di Febbraio, per:
• approvare il bilancio consuntivo;
• La ratifica del bilancio preventivo
approvato dal Consiglio.
LIBRO VERBALI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
• Esso deve riportare, in ogni pagina numerata
progressivamente, l’intestazione dell’Avis Comunale e deve
essere firmato dal presidente e legale rappresentante dell’ Avis
Comunale o equiparata.
Su di esso vanno indicati:
• Nomina degli organismi direttivi;
• Accettazione e cancellazione dei soci;
• Deliberazione della relazione e del bilancio consuntivo da
•
•
•
approvare in assemblea;
Discussione e deliberazioni degli argomenti ordinari;
Deliberazione del bilancio preventivo per l’anno successivo da
approvare entro il 31 dicembre dell’anno in corso;
E’ bene che su di esso vengano riportati eventuali allegati
quando di interesse del consiglio.
CONVOCAZIONE DEL CONSIGLIO
DIRETTIVO
Il consiglio direttivo si riunisce, in via
ordinaria, almeno due volte l’anno:
• Entro il 31 Dicembre per l’approvazione
definitiva del bilancio preventivo;
• Entro il 31 Gennaio per l’approvazione
dello schema di bilancio consuntivo da
sottoporre all’approvazione dell’assemblea.
LEGALE RAPPRESENTANZA E
CODICE FISCALE
• Il presidente di una Avis Comunale od
•
•
equiparata, eletto dal consiglio direttivo comunale
al proprio interno, presiede l’Avis Comunale, ne
ha la rappresentanza legale ed ha la firma sociale
di fronte a terzi ed in giudizio;
Egli è responsabile (unitamente ai consiglieri)
delle decisioni assunte e delle attività svolte;
Ogni Avis Comunale ed equiparata opera
utilizzando un proprio Codice fiscale.
LIBRO DELLE ADUNANZE DEL
COLLEGIO SINDACALE
• Esso deve riportare, in ogni pagina numerata
progressivamente, l’intestazione dell’avis comunale e
deve essere firmato dal presidente del collegio sindacale
o dal revisore unico
Su di esso deve comparire:
• verbale di insediamento con nomina del presidente (se
•
•
non si utilizza il revisore unico);
verbali delle verifiche contabili periodiche che debbono
avvenire massimo ogni 90 giorni;
Verbale di approvazione del bilancio consuntivo.
LIBRO DELLE ADUNANZE DEL
COLLEGIO SINDACALE
• E’ tenuto a cura del presidente della sezione in
•
•
collaborazione con il tesoriere;
Prima della revisione il tesoriere dell’Avis
Comunale o equiparata deve richiedere all’ufficio
amministrativo dell’Avis Provinciale le stampe
contabili e i bilanci da sottoporre al controllo;
La contabilità sottoposta a controllo deve essere
aggiornata almeno ai due mesi precedenti.
OBBLIGHI CONTABILI
•
•
•
E’ previsto l’obbligo:
Della tenuta di una contabilità ordinata per
garantire trasparenza, permettere di seguire
l’andamento gestionale e redigere il bilancio
(Statuto sociale);
Della redazione del bilancio o rendiconto annuale
(L. 460 del 04.12.97 art.10 lett.g);
Della tenuta della contabilità separata se oltre
all’attività istituzionale si svolge anche attività
commerciale (art. 2214 c.c.).
LIBRI CONTABILI OBBLIGATORI
• LIBRO GIORNALE
• LIBRO DEGLI INVENTARI
• LIBRO DEI CESPITI O DEI BENI
AMMORTIZZABILI
Tutti questi libri sono redatti e conservati a
cura dell’ufficio amministrazione dell’Avis
Provinciale
REGISTRO DI PRIMA NOTA
• Tenuto a cura del tesoriere dell’avis
comunale;
• Riporta i movimenti di cassa e di c/c banca
e posta;
• Nella parte descrittiva va riportato anche il
motivo che ha generato l’uscita o l’entrata
di cassa o banca “es. contributo da comune
per attività oppure per festa sociale”.
CONSIGLI PER UNA CONTABILITA’
ORDINATA
• Per le spese di una certa rilevanza occorre una delibera
•
•
•
del consiglio;
Le spese devono essere documentate da fattura o ricevuta
fiscale intestata all’avis comunale (controllare che il codice
fiscale sia riportato correttamente);
Lo scontrino fiscale è ammesso solo sporadicamente e per
piccoli importi;
Per le fatture dei professionisti con R.A. contattare
tassativamente l’ufficio amministrativo dell’Avis Provinciale
prima del loro pagamento per concordare il versamento
della R.A. entro il 16 del mese successivo.
CONSIGLI PER UNA CONTABILITA’
ORDINATA
•
•
•
•
I rimborsi spesa, se deliberati dal Consiglio
Direttivo e autorizzati dal Presidente, devono
riportare:
Firma del presidente dell’Avis Comunale o
equiparata;
Firma di colui a cui viene riconosciuta la spesa;
Vanno poi corredati dai documenti di spesa e, in
caso di rimborso chilometrico, dagli estremi
dell’auto;
I moduli sono disponibili presso l’Avis Provinciale.
CONSIGLI PER UNA CONTABILITA’
ORDINATA
• E’ preferibile il pagamento delle fatture di
una certa entità con assegno bancario;
• L’assegno bancario deve sempre riportare
la data di emissione;
• Se il pagamento avviene in contanti
chiedere al ricevente di apporre sulla
fattura timbro, data e firma per quietanza.
ORGANIZZAZIONE PER UNA
CONTABILITA’ ORDINATA
Per le fatture pagate in un momento successivo alla sua
emissione:
• Inviale la fattura, allegata alla Prima nota del mese,
all’ufficio amministrativo per la relativa registrazione nei
tempi stabiliti;
• Tenere copia come promemoria del pagamento;
• Quando pagata riportare in prima nota la modalità di
pagamento (contanti o assegno bancario o bonifico);
• Questa operazione è molto importante soprattutto a fine
anno per le fatture emesse nell’anno con scadenza
l’anno successivo.
REGISTRAZIONE IN PRIMA NOTA
• Ordinare i documenti in ordine di data e
•
•
•
registrarli in base alla data in cui sono avvenuti i
pagamenti;
Allegare gli originali dei documenti riportati in
prima nota;
Allegare l’estratto conto bancario;
Inviare tutto all’ufficio amministrativo dell’Avis
Provinciale preferibilmente con cadenza mensile.
CONTROLLI PER LE OPERAZIONI
DI RETTIFICA DI FINE ANNO
• Controllare il libro cespiti o libro dei beni
ammortizzabili e riferire all’ufficio
amministrativo i beni dismessi per la loro
cancellazione dal registro;
• Comunicare all’ufficio amministrazione:
a) le fatture da ricevere;
b) gli eventuali contributi da ricevere;
c) la quantificazione delle rimanenze.
CRONOLOGIA DI UN ANNO “TIPO”
• Entro il 31 Gennaio convocare il consiglio Direttivo per:
a) Decidere la data dell’assemblea;
b) Approvare lo schema del bilancio consuntivo da portare in assemblea;
• Entro il mese di Febbraio convocare l’assemblea in prima convocazione;
• A distanza di almeno 24 ore svolgere l’assemblea in seconda
convocazione. In tale occasione vanno presentate almeno:
a) Relazione del consiglio sull’attività svolta;
b) Bilancio consuntivo dell’anno precedente;
c) Bilancio preventivo per l’anno in corso.
• Entro il 31 Dicembre riunire il Consiglio Direttivo per:
• L’approvazione del bilancio preventivo dell’anno seguente;
• Ratifica movimento dei soci effettuati dal presidente su delega
assembleare.