OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE
E CONSERVAZIONE
Gruppo di studio antiriciclaggio ODCEC Torino – Dr. Fabio Rapelli
Art. 36 D.Lgs. 231/2007
• Conservazione documenti e
• Registrazione informazioni acquisite per
assolvere gli obblighi di adeguata verifica
della clientela (NON applicazione per gli
obblighi semplificati di adeguata verifica
di cui art.25)
Finalità:possibile utilizzo per indagini o
analisi o ai fini fiscali
N.B: la Direttiva comunitaria prevede solo
obblighi di conservazione
Art. 36 D.Lgs. 231/2007
Cosa conservare in merito:
• agli obblighi di adeguata verifica del
cliente e del titolare effettivo: copia o
riferimenti dei documenti richiesti
• alle
operazioni
o
prestazioni
professionali: scritture e registrazioni
consistenti nei documenti originari o
nelle copie aventi analoga efficacia
probatoria nei procedimenti giudiziari
Art. 36 D.Lgs. 231/2007
Tempo di conservazione: dieci anni
• dall’esecuzione dell’operazione
• dalla cessazione della prestazione
professionale
Linee Guida CNDCEC – luglio
2011
Il fascicolo della clientela, tra l’altro, deve
contenere:
• fotocopia documento di riconoscimento
valido ai fini dell’identificazione (es. carta
identità, passaporto, patente di guida,
etc.)
• fotocopia codice fiscale
• fotocopia P.IVA (ove esistente)
Linee Guida CNDCEC – luglio
2011
• visura camerale (obbligatoria per i
soggetti diversi da persona fisica per
verificare il soggetto o i soggetti che
hanno il potere di rappresentanza)
• dichiarazione del cliente ex art. 21 D.Lgs.
231/2007
• documentazione in base alla quale si è
verificata la possibilità di applicare
obblighi semplificati di adeguata verifica
Linee Guida CNDCEC – luglio
2011
• copia del mandato professionale
• dichiarazione da parte del cliente sullo
scopo e sull’oggetto dell’attività o
dell’operazione per la quale è chiesta la
prestazione professionale
• eventuali
brevi
appunti
sulla
ragionevolezza dell’operazione rispetto
all’attività svolta dal cliente
• etc…
Art. 36 D.Lgs. 231/2007
Cosa registrare (e conservare per 10 anni)
con riferimento:
• alla prestazione professionale :
– data di instaurazione
– dati identificativi del cliente e del
titolare effettivo
N.B. L’attività di mediazione non è
soggetta agli obblighi di adeguata
verifica e registrazione ex. art. 10,
co.2, del decreto “antiriciclaggio”.
Chiarimento MEF del
20/5/2010
Mancando le disposizioni applicative di
cui all’art. 38, co.7 del D.Lgs. 231/2007,
con riferimento alle modalità di
registrazione per i professionisti,
continuano ad applicarsi le disposizioni
del Provvedimento 141/2006 e quindi: il
professionista
deve
identificare
l’eventuale titolare effettivo e verificarne
l’identità senza registrazione di tali
informazioni che vanno conservate nel
fascicolo di studio.
Provvedimento UIC
24/2/2006
Il provvedimento UIC del 24/2/2006
contiene ancora, secondo la circolare
n.125367 del 19/12/2007 del MEF,
disposizioni compatibili con il D.Lgs.
231/2007 e quindi occorre anche
registrare
e
conservare
ulteriori
informazioni (oltre quanto previsto dalla
norma) ed in particolare:
Provvedimento UIC
24/2/2006
• data avvenuta identificazione
• I dati identificativi del soggetto per conto
del quale il cliente opera (es. dati società)
• l’attività lavorativa svolta dal cliente e della
persona per conto della quale opera
• la descrizione sintetica della tipologia di
prestazione professionale fornita
• il valore oggetto della prestazione
professionale, se conosciuto
Art. 36 D.Lgs. 231/2007
Cosa registrare (e conservare
per 10 anni) con riferimento:
• a tutte le operazioni di
importo pari o superiore a €
15.000:
– data
– causale
– importo
– tipologia dell’operazione
Art. 36 D.Lgs. 231/2007
– mezzi di pagamento
– i dati identificativi del soggetto
che effettua l’operazione e del
soggetto per conto del quale
eventualmente opera
Chiarimento MEF del
20/5/2010
L’attività di redazione e/o trasmissione
delle dichiarazioni derivanti da
obblighi fiscali, sono escluse dagli
obblighi di adeguata verifica
e
registrazione (dato normativo).
Tale esclusione vale anche per i
relativi pagamenti con F24, poichè
venendo meno l’obbligo principale
vengono anche meno gli obblighi
secondari
Art. 36 e 38 D.Lgs. 231/2007
Tempistica di registrazione:
Le
informazioni
sono
registrate
tempestivamente e comunque non oltre il
trentesimo giorno successivo:
• dal compimento dell’operazione
• dall’accettazione
dell’incarico
professionale, dall’eventuale conoscenza
successiva di ulteriori informazioni o dal
termine della prestazione professionale,
ferma l’ordinaria validità dei documenti
d’identità.
Linee Guida CNDCEC –
luglio 2011
Il CNDCEC ritiene, in merito all’inciso
“ferma l’ordinaria validità dei
documenti d’identità” che il rinnovo
dei documenti d’identità non
costituisca variazione da registrare.
Chiarimento MEF del
20/5/2010
Per l’incarico di tenuta della
contabilità i 30 giorni, ai fini della
registrazione,
decorrono
dall’accettazione dell’incarico.
GdF-COGE-III Rep.Op.Scheda norm. e modulo op.
n. 6 – circ.n.83607/2012
“Non sussistendo, allo stato, alcun
chiarimento ufficiale del Ministero
dell’Economia e delle Finanze o del
Ministero della Giustizia, si può
ipotizzare che il professionista utilizzi
il
criterio
dell’accettazione
allorquando riterrà di essere in
possesso
di
tutte
le
informazioni,mentre sposterà in
GdF-COGE-III Rep.Op.-Scheda
norm. e modulo op. n. 6 –
circ.n.83607/2012
avanti
l’adempimento
della
registrazione qualora preveda di
venire a conoscenza di ulteriori
dettagli in un momento successivo.
Viceversa, quando la prestazione ha
durata non definibile a priori, ovvero
si
tratta
di
un’esecuzione
continuativa nel tempo il cui termine
è incerto ed aperto, il professionista
GdF-COGE-III Rep.Op.-Scheda
norm. e modulo op. n. 6 –
circ.n.83607/2012
potrebbe
anche
attendere
la
conclusione della stessa per eseguire
la registrazione”.
In nota, per completezza, la stessa Gdf
precisa però che “Secondo una parte
della dottrina, il criterio del termine
della prestazione dovrebbe valere
solo per quegli incarichi di durata
estremamente breve, al pari del caso
in cui il professionista effettui una
specifica e singola operazione”.
GdF-COGE-III Rep.Op.-Scheda
norm. e modulo op. n. 6 –
circ.n.83607/2012
Nel modulo operativo, la GdF specifica
che “Tenuto conto dell’incertezza
normativa esistente sul punto, tale
step di controllo [n.a. registrazione
dei dati] sarà svolto con l’ausilio del
professionista, acquisendo specifica
dichiarazione sui criteri utilizzati ai
fini della registrazione e valutando
l’uniformità di applicazione degli
stessi nell’esercizio dell’intera attività
istituzionale”.
Art. 38 D.Lgs. 231/2007
I professionisti ed i revisori contabili
istituiscono:
• un archivio formato e gestito a mezzo di
strumenti informatici o in alternativa
• un registro della clientela nel quale
conservano i dati identificativi del cliente.
La documentazione , nonché gli ulteriori
dati ed informazioni sono conservati nel
fascicolo relativo a ciascun cliente
Per più sedi: è possibile avere più registri.
Art. 38 D.Lgs. 231/2007
Il registro della clientela:
• è numerato progressivamente e
siglato in ogni pagina
• alla fine dell’ultimo foglio deve
essere indicato il numero di pagine
di cui è composto il registro con
relativa firma
• deve essere tenuto in maniera
ordinata, senza spazi bianchi e
abrasioni
Art. 38 D.Lgs. 231/2007
I dati e le informazioni registrate sono rese
disponibili entro tre giorni dalla richiesta.
Il registro non deve essere a fogli mobili e/o
ad anelli.
Provvedimento UIC –
24/02/2006
I professionisti che svolgono l’attività
professionale in forma associata o
societaria possono tenere l’archivio in
forma accentrata nello studio o ufficio.
Qualora si opti per questa possibilità,
nell’archivio
unico dovrà essere
specificato, ad esempio tramite una
sigla, il professionista che ha eseguito
l’identificazione del cliente.