Attività gruppo volontariato /
Registro Cronologico Assicurazioni
sul Portale della Protezione Civile FVG
18 dicembre 2015
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Premessa Generale
 La PCR sta passando tutte le proprie procedure su
Internet, un archivio unico e condiviso
 Il database Volontariato è ormai completo e
aggiornato ed è una base dati unitaria
 La Sala Operativa Regionale (SOR) sta lavorando da
mesi con un nuovo software (SEME – Segnalazione
Emergenze)
 Le Assicurazioni / registro attività devono scambiare
dati e essere compatibili con il DB Volontariato e
con SEME/SOR
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Step / Tappe operatività
 Per integrarsi agli altri software esistevano alcune
criticità, ovvero punti che potevano esse di non
semplice comprensione / utilizzo
 Abbiamo cercato di fare una buona versione iniziale
ma molto aperta a miglioramenti basandoci sul
responso degli utilizzatori per un periodo di test
 Abbiamo iniziato a usare il software in agosto 2009 e
abbiamo apportato molti miglioramenti
 Oggi abbiamo una versione abbastanza stabile e
testata, che presentiamo ufficialmente
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Terminologia PCR / SOR
 Si è usata terminologia coerente con la Sala Operativa
 FENOMENO : macro evento o insieme di eventi (es.
Alluvione della Val Canale, Terremoto in Abruzzo)
 EVENTO : accadimento specifico (es. Incendio
boschivo a Paularo, Trasporto cordone ombelicale)
 SQUADRA : gruppo di volontari operativi su un
evento (di un comune, con determinate persone)
 ATTIVITA’ : dettagli sulla composizione di una
squadra e sulla sua attività
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Indicazioni generali
 Per il Registro Attività / Assicurazioni valgono le
giornate; le indicazioni sull’ora (uscita e rientro della
squadra) sono indicative e servono per la gestione
degli eventi e delle squadre in Sala Operativa
 (Se l’attività che andate a completare deriva da una
squadra creata da Sala Operativa, l’ora non viene perciò
visualizzata, in quanto non rilevante per il Registro
Attività)
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Indicazioni generali
 Il Registro Attività / Assicurazioni è basato sulla
giornata: ogni riga corrisponde a una giornata
 Se un’attività dura 2 giorni vanno dunque compilate 2
righe
 Inoltre ogni riga corrisponde a una squadra
 Ogni squadra (ogni riga) è un unico, cioè non si
modifica. Una modifica equivale a una nuova squadra
e nuova attività (es. in una squadra di 4 persone, 1 se ne
torna a casa; sul Regsitro questo significa crearne una
nuova con 3 persone)
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Schermata riassuntiva
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1 / squadre da SOR
 La situazione standard dovrebbe vedere le squadre
già preparate e compilate da SOR
 In questo caso vedete le righe compilate da SOR
nella prima tabella e con sfondo giallo intenso
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1 / squadre da SOR
 I dati di EVENTO e SQUADRA sono quelli di SOR e
dovete solo compilare i dati di ATTIVITA’ ...
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1 / squadre da SOR
 ... e aggiungere i volontari che sono stati impegnati
nell’ATTIVITA’ di questa SQUADRA
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1 / squadre da SOR / multigiorno
 Se la squadra indicata da SOR risulta impegnata per
più di un giorno, procedete come indicato, segnando la
data del primo giorno
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1 / squadre da SOR / multigiorno
 Una volta tornati alla schermata principale, cliccate
l’icona COPIA RIGA. Il software crea una nuova riga
uguale alla precedente e vi porta nella schermata di
modifica. Qui, mettete la data del giorno
successivo, eventualmente modificando volontari che
fanno parte della squadra, se necessario.
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1 / squadre da SOR / multigiorno
 Procedere nello stesso modo, creando nuove righe di
attività, se l’evento si protrae per più giorni e per più
giorni sono state impegnate squadre del vostro
gruppo; sia che lo stesso gruppo di volontari sia stato
impegnato per più giorni, sia che nel corso dei giorni
siano stati impiegati differenti volontari.
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2 / squadre NON-SOR
 Premessa importante: le squadre che non sono state
create dalla Sala Operativa devono costituire
un’eccezione e nel tempo dovrebbero andare a
diminuire fino a scomparire
 Ciò perchè: l’uscita di QUALUNQUE squadra per
qualunuqe attività deve essere comunicata alla
Sala Operativa. Se per qualche motivo non è possibile
farlo prima di uscire, farlo almeno successivamente e
comunque prima di compilare il Registro online.
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2 / squadre NON-SOR
 Se l’evento per il quale state compilando non è tra
quelli indicati da SOR per il vostro comune dovete
scegliere “Collega e Compila Nuova Attività”
 A questo punto, prima di creare direttamente un
evento, dovete passare attraverso una schermata che
propone gli eventi relativi al vostro comune,
indietro fino al mese precedente.
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2 / squadre NON-SOR
 Questa lista mostra tutti gli eventi del vostro
Comune, indicando con testo più chiaro e sfondino
quelli per i quali già avete compilato qualche attività
(in pratica quelli che “contengono” qualcosa)
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3 / evento NON-SOR
 Se l’Evento che volete compilare è tra questi cliccate
“compila nuova attività” su quella riga
 Se l’Evento non è presente è possibile creare
l’EVENTO dal principio cliccando sulla fascia nera in
alto.
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3 / evento NON-SOR
 Quando create un EVENTO da zero dovete compilare
anche i dati che di solito compila SOR (in particolare
TIPO e SOTTOTIPO) (vedi PDF)
 La durata di un evento deve essere non superiore ad
una settimana. Nel caso creare più eventi.
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3 / evento NON-SOR
 Dovete indicare data di inizio e data di fine
dell’evento (fare attenzione perchè tutti i dati
dell’evento non sono modificabili una volta salvati)
 La durata di un evento deve essere non superiore ad
una settimana.
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2 / squadre NON-SOR
 Di seguito (stessa schermata) compilate anche i dati
dell’attività, come per le sqaudre precompilate da SOR
 Per attività di più giorni, fare come per eventi SOR (la
data deve essere compresa nelle date dell’evento)
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Le operazioni riassuntive
 Prima di elaborare il documento definitivo da mandare a
Palmanova usare l’anteprima per verificare che tutte le
attività siano inserite
 Se l’anteprima è corretta, procedere alla stampa del
documento definitivo (vedi dettaglio poi)
 L’anteprima può essere lanciata tutte le volte che si
desidera.
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Le operazioni riassuntive
 L’anteprima
(PDF) contiene
un riassunto di
tutte le attività
svolte…
 Questa parte
andrà poi
spedita alla PC
Regionale
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Le operazioni riassuntive
 … contiene anche
il dettaglio delle
singole attività
 Questa parte va
conservata
presso il Comune
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Le operazioni riassuntive
 Se l’anteprima è corretta, procedere alla stampa del
documento definitivo con la funzione stampa e
chiudi
 A questo punto non è più possibile apportare modifiche
ai dati delle attività di quel mese (attenzione a
controllare bene quindi, prima di chiudere)
 Se serve potete stampare altre volte il documento
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L’ufficio PCR
 Può cancellare eventuali inserimenti doppi, in
caso di errori
 Può, in casi eccezionali, riaprire un mese che è già
stato chiuso
 Non può modificare le date di un evento
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Conclusioni
 Contiamo che il sistema non dovrebbe in futuro
discostarsi molto da quello attuale, qui mostrato
 Sono gradite le vostre note, come quelle raccolte fino
a oggi, sulla base delle quali sono state fatte molte
modifiche rispetto alla versione iniziale
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