Lean Thinking:
un’introduzione
R. Chiavaccini
? Avete mai sentito parlare di:
– Value Stream Mapping
– Box Score
– Perseguire la Perfezione
– TPM
– Poka-Yoke
– Tempo Takt
– Kanban
– Sistema Pull
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
2
… continua
– Celle di lavoro
–5S
– Heijunka
– SMED
– Supermarket di linea
– ……

Sono “principi e tecniche” del Lean
Thinking
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
3
Il Lean Thinking ?

È un paradigma (schema di riferimento
costituito da: principi, tecniche, best
practices e, sopratutto, da adeguata
mentalità) relativamente nuovo ma
fondamentale per riuscire a svolgere in
modo corretto le attività di progettazione
…..
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
4
Quale progettazione ?
….. di Prodotti (Beni e/o Servizi) +
Processi mentre, com’è noto, ad
Ingegneria si insegnano a progettare i
Prodotti senza curare adeguatamente i
Processi: un po’ come fa il diavolo con le
pentole!
 La mentalità e la cultura Lean dovrebbe
quindi essere nel DNA di ogni ingegnere

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
5
Un esperimento
Che forse il DNA degli ingegneri è
un po’ obsoleto?
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
6
Il DNA industriale

(Ri)leggiamo il classico brano degli spilli di
Adam Smith da sempre preso come
evento di inizio della rivoluzione industriale
e, quindi, alla base del DNA degli
ingegneri
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
7
Il DNA industriale

È il brano che ha teorizzato il lavoro
industriale realizzato:
– Dividendo il lavoro in attività
– Utilizzando per ogni attività
persone/reparti/uffici ovvero “funzioni
specializzate”
– Con modalità meccanizzate/automatizzate
(centralità delle macchine) per ridurre tempo
e costi

E quindi, inevitabilmente, con lotti e code
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
8
Progettiamo un Processo

Si provi allora, con DNA “industriale”, a
progettare il successivo semplicissimo
Processo per spedire una newsletter in
abbonamento
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
9
Le operazioni del Processo
1.
2.
3.
4.
5.
Piegare il fascicolo
Imbustarlo
Chiudere la busta
Incollare cartellino indirizzo
Affrancare
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
10
Una prima scelta

? Conviene utilizzare un Processo:
1. Manuale
2. Meccanizzato/Automatizzato che, si può
dimostrare, costa unitariamente meno del
precedente

Ed i rischi ?
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
11
Una seconda scelta

Avendo deciso, per ridurre i rischi, di
utilizzare un Processo manuale conviene
organizzare il lavoro con modalità:
– industriali (produzione di massa a lotti)
– artigianali utilizzando una sola persona per
svolgere (in sequenza = one piece flow) tutte
le operazioni ?
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
12
Noi ingegneri siamo o no Galileiani ?

Facciamo allora una verifica sperimentale
per vedere quale sia la soluzione migliore !
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
13
Il risultato
Perché sperimentalmente si mette meno
tempo a produrre con uno schema
“artigianale” che “industriale”
contraddicendo così Smith?
 Perché ci sono meno sprechi
(Waste=Muda) di tempo !
 Riuscite a “Vedere” i Muda?

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
14
Perché ….

…. quaranta anni dopo la messa a punto
da parte della Toyota dei sistemi a flusso
continuo e quindici anni dopo la
formulazione del Lean Thinking la maggior
parte del lavoro avviene ancora secondo
l’antica tradizione di A. Smith e di F. W.
Taylor fatta di uffici, lotti e code, grandi
macchine (monumenti) e tanti …. Muda ?
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
15
I blocchi mentali
Perché l’antica tradizione è “entrata nel
DNA” delle persone (anche degli
ingegneri): è necessario quindi superare i
“blocchi mentali” !
 Ed ovviamente è più facile farlo da
giovani !

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
16
Programma

Di seguito, non conoscendo l’uditorio, ho
portato slides per esaminare:
1. Un’introduzione al Lean Thinking tramite
alcuni semplicissimi casi
2. La caccia agli sprechi in ottica del cliente
ovvero: impariamo a vedere i Muda
3. La soluzione Lean Manufacturing a uno dei
precedenti casi … dopo aver imparato a
vedere i Muda
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
17
Programma
4. Possibili progettazioni Lean di altri processi
utilizzando le ICT (Information &
Communication Technologies) nel quadro del
BPR (Business Process Reengineering)
5. Aspetti Lean avanzati: Reengineering delle
Strutture Organizzative e Controllo di
Gestione in ottica Lean Accounting - Beyond
the Budget

Decidiamo insieme cosa trattare
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
18
1 – Introduzione al Lean
Thinking
Un caso introduttivo
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
19
Lean Thinking

È un paradigma atto a ridurre/eliminare
tre tipi di attività che iniziano per M
(l’iniziale di tre parole giapponesi) e che
affliggono tutti i “Processi” (di business e
non)
Muri
Mura
Muda
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
20
Il caso
Supponete di dover progettare il seguente
Processo: trasportare 6 ton di materiale
con un camion da 3 ton nominali
 Come fate:

– Portate 6 ton tutte in una volta ?
– Portate una volta 4 ton e un’altra volta 2 ton?
– Portate per 3 volte 2 ton ?
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
21
Un esempio
Ovviamente no! Un po’ di buon senso che
diamine!
 Un comportamento da “ingegneri di buon
senso” è portare 2 volte 3 ton

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
22
MUDA-MURI-MURA
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
23
Muri
MURI  attività che sovraccaricano le risorse
in particolare le persone
 Perché non è saggio sovraccaricarle? Intanto
quasi mai funziona e poi, quando va bene, il
sovraccarico porta “manutenzione in
emergenza” con grossi danni per costi e per
indisponibilità casuale delle risorse

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
25
Muri

Vale veramente la pena sollecitare nel breve
le persone e le risorse oltre il loro limite fisico
o è meglio pensare di usarle in modo
ottimale nel lungo termine ?
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
26
Muri

Il Lean Thinking, al di là del buon senso,
inutilizzabile quando i Processi sono
complessi, insegna a vedere e capire come
ottenere gli stessi o migliori risultati
riducendo fortemente
– il numero delle attività da svolgere
– i tempi d’esecuzione del processo

ovvero, i sovraccarichi
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
27
Mura
MURA  attività necessarie per
“rispondere” alle fluttuazioni, alle
irregolarità del carico di lavoro
 Cosa comportano le fluttuazioni? la
creazione di periodi di sovraccarico (muri)
e di periodi di sottocarico (muda)

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
28
Mura
Quale è la principale causa delle
fluttuazioni? È l’irregolarità della Domanda
 Cosa saggia: rendere il sistema stabile per
farlo funzionare come un metronomo (takt
time) ovvero a “flusso continuo e regolare”

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
29
Mura

Il Lean Thinking spiega come farlo tramite
tecniche che stabilizzano la domanda e/o
rendono i Processi più flessibili (al mix e al
volume) in grado cioè di adattarsi meglio
alle variazioni della domanda stessa
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
30
Cosa sono i Muda?

Muda  attività aziendali senza Valore per
i Customers (clienti finali) che, quindi, non
sono interessati a che siano svolte ma,
soprattutto, …
non sono disposti a pagarle !
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
31
Muda vs efficacia/efficienza
Cosa saggia: eliminare i Muda (è il “cuore”
del Lean) che, come tutte le attività
aziendali, richiedono risorse e, quindi,
costi
 E poi …. peggiorano qualità, tempestività
e flessibilità generando Mura e Muri
 Il Lean Thinking, al di là del buon senso,
insegna a “vedere” i Muda e ad eliminarli

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
32
Quanto incidono i Muda nelle
aziende “non Lean”?

“Se non riuscite rapidamente a ridurre
della metà il tempo di sviluppo dei
prodotti, del 75% quello richiesto
dall'elaborazione degli ordini e del 90% i
tempi di produzione, state sbagliando
qualcosa”

J. Womack e D. Jones iniziano così il loro
libro “Lean Thinking”, pietra miliare nella
descrizione del paradigma
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
33
Ovvero

Muda:
– di tempo (Lead time e set-up): ≥90%
– di spazio (occupato e percorso): ≥50%
– di persone (specialmente indirette): ≥25%
– di costo (di trasformazione) ≥30%
– -----
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
34
E la Qualità ?
Nelle aziende non Lean la Qualità (al
primo colpo): ≤ 3 s
 Le aziende Lean puntano al 6 s (Lean Six
Sigma)

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
35
DPMO - Defective parts per
million opportunities
(parti difettose per milione)
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
36
Lean Six Sigma

Non sembra anche a Voi, date le
premesse, che il Lean-Six Sigma sia un
paradigma economico gestionale che
dovrebbe entrare da subito a far parte del
DNA dei giovani ingegneri !!!
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
37
Solo il Lean Thinking ?

Ovviamente anche altri paradigmi
economico-gestionali dovrebbero, secondo
me, esser inoculati nel DNA dei giovani
ingegneri quali:
– Il Problem Solving in ottica strategica
– Il Project Management
– L’informatica gestionale
– ….
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
38
Un secondo caso
Un Paradigma che serve !!
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
39
Il caso

Un‘Azienda Chimica fornisce vari prodotti
in bidoni da 200 l

I bidoni hanno un costo elevato

Per tale motivo dopo l’uso vengono
recuperati e, dopo opportuno lavaggio,
sono riutilizzati numerose volte

Quelli inutilizzabili sono schiacciati e
venduti come rottame
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
40
Il processo “iniziale”

Inizialmente era stata adattata una
piccola zona all'aperto, in un angolo dello
stabilimento, dove un operaio
provvedeva:
– ad accumulare i bidoni inutilizzabili
– a schiacciarli con una pressa idraulica da 150
ton. posta sotto una tettoia
– a caricare di tanto in tanto un camion con i
bidoni schiacciati, destinazione rottamaio
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
41
Il Processo “AS IS”
Le cose sono cambiate: la produzione é
aumentata del 400% ed il risultato netto
é che i bidoni da rottamare sono
aumentati paurosamente (circa 500 alla
settimana)
 Il che ha richiesto di adeguare il Processo
 L’attuale Processo di rottamazione “AS
IS” è illustrato negli schizzi seguenti
(sezione e pianta)

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
42
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
43
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
44
Il Processo “AS IS”
L'area addetta all'operazione é un vero
caos: é sempre stracolma di bidoni (il che
é anche pericoloso) ed il disordine regna
sovrano
 Il Direttore generale é su tutte le furie:
il caos si vede benissimo dalla pubblica
via, .... che figura !!!

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
47
Il Processo “AS IS”
Inoltre é aumentato il tasso di (piccoli)
infortuni ai due operai
 Il tocco finale é che l'operazione non
"paga" più in termini di costo/benefici

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
48
Obiettivi
La Direzione richiede, ovviamente a un
“giovane” ingegnere (a chi se no), di
risolvere il problema (Reengineering del
processo)
 Specifiche:

– più ordine e più pulizia nella zona
– migliore Igiene del Lavoro (anche per evitare
grane sindacali)
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
49
Obiettivi

e, già che ci siamo (se non che Direzione
è!), …..
– significativa riduzione dei costi, ovviamente a
partire dal personale !
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
50
Come il giovane ingegnere
risolverebbe il problema?

Fra i giovani studenti di Ingegneria si
nota una preoccupante tendenza
(~60%) a proporre soluzioni supertecnologiche e “costosissime” tipo linee
ultra-automatiche e robotizzate ….
….. d’altra parte sono le uniche risposte
possibili grazie alla mentalità Smithiana
inserita nel loro DNA !!
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
51
Un ulteriore vincolo

Purtroppo, mi sono scordato di dire che, la
Direzione impone (è una novità?) …..
…. investimenti nulli o molto limitati
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
52
La soluzione

Il giovane ingegnere può facilmente trovare
una soluzione Riprogettando (Reengineering)
il Processo:
con Mentalità Snella (Lean Thinking)
eliminando i Muda!
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
53
2 - La Caccia agli
Sprechi
in ottica del cliente
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
54
IL Valore
Il “Valore per il cliente” è il prezzo che il
cliente è disposto a pagare nel momento
in cui decide di acquistare uno specifico
prodotto (bene o servizio o entrambi)
 Si deve quindi capire quali siano le attività
Muda dei Processi, che il cliente non è
disposto a pagare, in modo da eliminarle

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
55
I due Processi Primari
Le aziende creano Valore tramite
sequenze di attività (in serie ed in
parallelo) definite Processi Primari di
Business
 Ovviamente questo vale anche per le
aziende che operano su “commessa”: in
tal caso il Macro Processo è descritto dal
noto reticolo delle ABS (Activity
Breakdown Structure) della matrice WBS
(Work Breakdown Structure)

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
56
Con riferimento ….

…. alla Catena del Valore di Porter, nella
visione più moderna di APQC
(www.apqc.org), le attività primarie di
business (a Valore) sono quelle comprese
nei 5.0 sotto processi riportati in figura
1.0
Develop
Vision &
Strategy
2.0
Develop &
Manage
Products &
Services
3.0
Market &
Sell
Products
& Services
4.0
Deliver
Products
& Services
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
5.0
Manage
Customer
Service
57
I Processi di supporto

Le aziende devono però gestire anche
dei Processi di Supporto a quelli Primari
e di Gestione delle relazioni esterne,
della salute, dell’ambiente …
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
58
Sempre con riferimento
a APQC
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
59
I Processi
Chi deve (re)-ingegnerizzare i processi
primari e quelli di supporto se non degli
ingegneri ?
 Ad Ingegneria vi hanno mai insegnato
che esistono strumenti informatici “tipo
CAD-CAE-CAM” per progettare i Processi
e per implementarne, a cascata, (forward
Engineering) i SW di gestione (ad
esempio ARIS di IDS Scheer) ?

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
60
I Processi

Ovvero che prima di usare Project di
Microsoft (o simili) per lavorare sulla WBS
si dovrebbero “eliminare dal reticolo” tutte
le attività Muda?
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
61
Le attività

I macro processi possono essere a loro
volta suddivisi in sotto processi (ad
esempio quelli standardizzati da APQC)
fino ad arrivare alle Attività che sono i
processi elementari “atomici”
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
62
Le attività

Da un punto di vista fisico una qualunque
attività può solo agire su:
– Materiali
– Energie
– Informazioni

Oggi, data l’importanza e l’evoluzione
delle tecnologie, gli aspetti
informativo/informatici devono essere
specificamente analizzati
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
63
I Processi
Le attività di un Processo sono
ovviamente in numero molto rilevante,
anche di svariate decine di migliaia, ma
di quante tipologie elementari possono
essere?
 Un suggerimento: …. la complessità della
Natura discende dalla combinazione di
soli 112 elementi (quelli della Tavola
Periodica)

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
64
I Processi

La funzionalità di qualsiasi Processo di
Business in effetti è ottenibile dalla
combinazione di solo
5 attività “atomiche” !!

Per rappresentare le 5 attività elementari,
generalmente si utilizza la forma grafica
codificata, ormai da un centinaio di anni,
dall’Ingegneria dei Processi
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
65
Simbolo

Verbo
Operare
Verificare /
Decidere

D

Utilizzato per indicare
Attività
Risorse
La materia-energiainformazione è modificata o
trasformata nel corso
dell’operazione
La materia-energiainformazione è verificata in
qualità, quantità ed esecuzione.
Si decide cosa farne
La materia-energiainformazione è spostata altrove
Persone, macchine, tempo,
spazi,…
Persone, macchine, tempo,
spazi,…
Ve l’hanno insegnata?
Trasportare
Persone, macchine, tempo,
spazi,…
La materia-energiaPersone, macchine, tempo,
informazione attende/ritarda
spazi,…
Attendere
senza registrazione e senza
necessità d’autorizzazione
La materia-energiaPersone, macchine, tempo,
Immagazzinare informazione è immagazzinata spazi,…
con appositi documenti da
archiviare
Indica che più di un’attività è eseguita contemporaneamente o
che una risorsa sta svolgendo una o più attività
Verbo
contemporaneamente.
S’indica
sovrapponendo i simboli delle
Ordine degli ingegneri
di Firenze - PMI Northern
Italy Chapter
complesso
attività. E’ opportuna una suddivisione di tali attività 66
Purtroppo tutte le attività ….
…. hanno un costo
in termini di risorse: tempo, spazio,
persone, macchine, … e soldi
 Quando non hanno Valore per i clienti,
devono essere eliminate!
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
67
Nei “panni del Cliente”

Mettiamoci allora nei panni di Clienti molto
esigenti (dei veri e propri tiranni):
.... noi!
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
68
Nei “panni del Cliente”

Supponiamo di andare a trattoria e
chiediamoci quanto siamo disposti a
pagare in più la pastasciutta per le attività
di:
– Controllare
– Trasportare
– Immagazzinare/Attendere
– Decidere
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
69
Nei “panni del Cliente”
L’unica attività che come clienti
accettiamo di pagare è l’operare (e non
sempre)
 Il Lean Thinking [l’ing. Taiichi Ohno

(1912-1990) il dirigente della Toyota -La
Macchina cha ha cambiato il mondo- che
è stato il più feroce nemico degli sprechi
che la storia umana abbia mai prodotto]
ha identificato 9 Muda
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
70
I 9 MUDA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Un intero Processo: ad esempio la Progettazione
e Sviluppo di prodotti non richiesti o con
caratteristiche non richieste dai clienti
O - Operazioni che generano Difetti/Errori
O - Altre Operazioni (ad esempio i set-up)
 - Sovrapproduzione (di prodotti finiti)
 - Magazzini (di materie prime e semilavorati)
D - Attese (di persone e di beni)
 - Spostamenti (di persone)
 - Trasporti (di beni)
- Controlli/Decisioni
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
71
Le attività a Valore
In pratica le uniche attività a Valore sono
le Operazioni produttive effettivamente
necessarie per realizzare il prodotto
(accendere il fuoco, cuocere la pasta, ..)
 Ma non tutte le Operazioni produttive
sono a Valore, alcune sono MUDA, ad
esempio, come detto, quelle sbagliate

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
72
Eliminare i Muda

L’eliminazione dei MUDA e, quindi, dei
MURI e dei MURA, porta inevitabilmente
(e sperimentalmente) a quegli
importanti miglioramenti nei Processi
Primari (e nei reticoli WBS) indicati da
Womack
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
73
I Processi di Supporto
Un’altra domanda: voi come clienti siete
contenti di “pagare” i Processi di Supporto
e di Relazione con gli altri Stakeholders?
 Ovviamente no, quindi non sono a Valore!
 Il Lean Thinking (e gli Ingegneri) deve
allora preoccuparsi anche degli aspetti non
strettamente inerenti i Processi primari

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
74
3 - Una soluzione Lean
Manufacturing al Caso
dell’azienda chimica
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
75
Analisi Lean
Nel Processo “AS IS” quali sono i MUDA?
 Quelli eliminabili da subito (con la
soluzione trovata) sono definiti MUDA di
II° specie, quelli non eliminabili perché non
si è ancora trovata una soluzione sono
MUDA di I° specie
 Ben si intende che un anche quelli di I°
specie dovranno essere eliminati (con il
Kaizen = Miglioramento continuo)

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
76
I MUDA AS IS
–
- Ispezionare i bidoni resi – Muda I° specie
– D - Collocare i bidoni inutilizzabili sulla
soletta di calcestruzzo – Muda II° specie
–  - Rotolare i bidoni lungo il sentiero fino al
cortile - Muda II° specie
– D - Ammucchiare i bidoni nel cortile - Muda
II° specie
–  - Riprendere i bidoni dal mucchio e
portarli alla pressa - Muda II° specie
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
77
I Muda
– D - Ammucchiare i bidoni schiacciati in
attesa di essere caricati sul camion Muda II° specie
–  - Caricare i bidoni schiacciati sul camion
(per portarli dal rottamaio) - Muda II°
specie
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
78
Analisi Lean

In pratica l’unica attività a Valore
dell’attuale Processo è lo schiacciamento
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
79
Sfida creativa
Come fare ad eliminare i MUDA?
 È il solito “mestiere” di un Ingegnere: con
un po’ di fantasia creativa si deve
“progettare” un Processo LEAN che sia,
possibilmente:

– a flusso continuo (in gergo “one piece flow”)
– svolto da una sola persona (in gergo “Case
Worker” )
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
80
Un Progetto
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
81
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
82
Il Processo TO BE
Il Processo é snello perché:
 Le attività MUDA (movimentazione,
rotolamento, ammucchiamento e carico
del camion) sono state eliminate

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
83
Il Processo TO BE

Il flusso é praticamente continuo:
– l'ispettore (Case Worker), un pezzo alla
volta, smista i bidoni
– quelli danneggiati li inserisce in pressa
– la pressa schiaccia il bidone (tempo ciclo
molto corto)
– il Case Worker lo fa cadere, tramite lo
scivolo e un'asta metallica, direttamente nel
camion (meglio ancora: su un rimorchio!!)
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
84
Il Processo TO BE

La soluzione proposta rispetta le
specifiche imposte dalla Direzione
perché:
– Il caos nel cortile scompare e lo stesso può
essere abbellito con alberi e fiori
– Gli infortuni sono finiti
– E' veloce da realizzare
– È economica
– Richiede investimenti minimi
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
85
Il Processo TO BE
E le risorse risparmiate?
 I due operai che avanzano (problema
tipico del Lean) sono stati trasferiti ad un
altro reparto (non devono essere
licenziati) e al Case Worker è stato
aumentato il salario
 Il terreno è stato destinato a giardinetto

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
86
Risparmio di risorse

Ovviamente i risparmi:
– Di tempo
– Di spazio
– Di lavoro
–…
sono in linea con quelli “normali” delle
applicazioni Lean Thinking
(Manufacturing)
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
87
E gli aspetti informatici?
È ovvio che nella precedente soluzione
l’informatica non è servita per snellire il
Processo
 Regola: le ICT non dovrebbero
informatizzare i Processi AS IS (anche
quelli di supporto) ma “reingegnerizzarli
TO BE” per snellirli e per tenerli “sotto
controllo” (fornire gli Indicatori)

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
88
4 - Il BPR
Business Process Reengineering
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
89
Il BPR
È anch’esso parte del Paradigma Lean per
snellire i Processi
utilizzando le ICT
 Non si “informatizzano” i processi AS IS
ma si snelliscono TO BE tramite gli
strumenti informatici
 Per capire come funziona esaminiamo
alcuni “casi classici”

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
90
Casi aziendali: Ford Motor
Company
Nei primi anni ’80 la Ford stava cercando
di ridurre le spese generali e
amministrative
 Un settore dove pensava di tagliare i costi
(del 10%), con l’introduzione dei
computer (per informatizzare il processo
AS IS), era quello della contabilità acquisti

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
91
Ford Motor Company

Si accorse però, entrando fra i soci di
Mazda, che quest’ultima gestiva il suo
settore contabilità acquisti con 5 persone
invece delle 500 della Ford (anche se la
Mazda è di minori dimensioni il rapporto
era schiacciante)
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
92
Il Processo AS IS
Si decise perciò di riesaminare il processo
e avviare una fase di reengineering TO BE
 Prima del reengineering:

– Il processo veniva avviato dall’ordine di
acquisto di un reparto all’ufficio acquisti
– L’ufficio acquisti inviava l’ordine al fornitore e
una copia alla contabilità
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
93
Il Processo AS IS
Dopo arrivo e accettazione dei materiali veniva
compilato dal magazzino un modulo per la
contabilità fornitori
 Nel frattempo il fornitore inviava la fattura
 La contabilità fornitori operava su tre diversi
documenti:

– Ordine al fornitore
– Modulo del magazzino
– Fattura del fornitore
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
94
Il Processo AS IS
C’erano problemi nella congruenza tra
questi in circa il 20% dei casi
 Il problema occupava l’80% del tempo
degli impiegati per essere risolto

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
95
Il Processo TO BE
Il progetto di reengineering si propose di
eliminare le cause dell’incongruenza tra i
documenti
 Soluzione: il pagamento sarebbe stato
effettuato dal magazziniere al
ricevimento/accettazione della merce

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
96
Il Processo TO BE
La verifica dell’ordine da parte del
magazziniere sarebbe stata effettuata
interrogando un Data Base comune (oggi
con i sistemi ERP è una soluzione
normale) per evitare incongruenze
 La contabilità fornitori sarebbe intervenuta
solo per il contenzioso

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
97
Il Processo TO BE

Il nuovo processo prevedeva quindi solo
tre fasi:
– Invio dell’ordine di acquisto dal reparto
all’ufficio acquisti
– Invio dell’ordine al fornitore da parte
dell’ufficio acquisti
– Abbinamento di ordini e consegne,
emissione da parte del magazziniere dei
bonifici di pagamento, dopo arrivo fattura
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
98
Il Processo TO BE
Era però necessario l’Empowerment degli
addetti al magazzino (per essere
autorizzati al pagamento)
 Il risultato del cambiamento è stata una
riduzione degli addetti alla contabilità
fornitori dell’80%
 Il precedente aspetto dell’Empowerment
del personale (Risorse Umane) è centrale
in ogni applicazione Lean

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
99
Casi aziendali: Ibm Credit
Corporation
La Ibm Credit Corporation si occupa di
gestire i finanziamenti della IBM per
l’acquisto di prodotti e servizi
 Il processo di elaborazione delle richieste
di finanziamento si compone di cinque
attività

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
100
Il Processo AS IS
1.
2.
3.
4.
5.
Ricezione delle richieste di finanziamento da
parte dei venditori
Verifica del fido contabile del cliente
Eventuale modifica alle condizioni di
finanziamento (su richiesta del cliente)
Calcolo del tasso di interesse da applicare
Formulazione della lettera d’offerta ed invio
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
101
Il Processo AS IS
I tempi di esecuzione del processo, da
una a due settimane, erano troppo lunghi
per non correre i rischi dovuti alla
concorrenza ed era necessaria una
diminuzione dei loro valori attuali
 Si scoprì sperimentalmente che il tempo
effettivamente lavorato, tolti i tempi di
attese e trasmissione delle informazioni,
era di soli 90 minuti

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
102
Il Processo TO BE
Si decise di affidare tutte le fasi del
processo ad un unico impiegato (owner)
con conoscenze generiche, coadiuvato da
un adeguato sistema informatico
 Il tempo del processo si ridusse a quattro
ore
 Venne mantenuto un team di esperti solo
per i casi più complessi

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
103
Ibm credit
Richiesta
credito
Ricezione
richiesta
Verifica
fido
Rappresentante
Commerciale Ibm
Modifica
Condizioni
Formulazione
offerta
Offerta
credito
Calcolo
tasso
Processo di concessione crediti AS IS
Offerta
credito
Rappresentante
Commerciale Ibm
Team esperti:
Elaborazioni richieste
Richiesta
credito
Offerta
credito
Processo di concessione crediti TO BE
Richiesta
credito
Elaborazione
richiesta
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
104
Principi del LEAN/BPR
Organizzarsi in ragione dei risultati e non
dei compiti da svolgere (progettare il
Processo in relazione all’output desiderato)
 Ove possibile, far svolgere il processo da
chi ne deve usare l’output
 Raccogliere le informazioni alla fonte ed
elaborarle subito
 Mettere i punti decisionali e di controllo
dove il lavoro è effettivamente svolto

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
105
Value Stream
Si potrebbero migliorare ancora i due
precedenti processi data l’attuale
evoluzione del Lean Thinking e delle
funzionalità ICT ?
 Questi aspetti sono trattati in Informatica
Gestionale in particolare tramite il
Paradigma BPM (Business Process
Management)

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
106
Il Paradigma

Scopo ultimo del Paradigma Lean Thinking
/Reengineering non è quello di migliorare
una tantum gli indicatori di Performance
quanto quello di cambiare la
tradizionale mentalità (anche quella
degli Ingegneri) creandone una nuova in
modo che tutti in azienda riescano a
“vedere e ad eliminare” i Muda (Muri &
Mura)
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
107
Un commento agli esempi

Ricordarsi sempre che, in un ambiente
snello (lo insegniamo ai giovani
ingegneri?) :
– prima vengono le persone
– poi vengono i metodi, le tecniche, .. (snelli)
– terza, e solo terza, viene la tecnologia
(snella) compresa l’informatica
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
108
5 - Aspetti Lean avanzati
Reengineering delle Strutture
organizzative e Controllo di Gestione
in ottica Lean
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
109
Le strutture
organizzative snelle
Un primo approfondimento
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
110
Le strutture organizzative snelle

Sono basate sui VS - Value Stream
ovvero i Processi a Valore (di APQC)
definibili anche end to end (dalle
esigenze del Customer alla soddisfazione
dello stesso) autonomi per
“famiglie di prodotto”
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
111
Le strutture organizzative snelle
 Si
devono preliminarmene identificare
le “famiglie omogenee di prodotti”
tramite la Product Family Matrix
(generalmente si parte dai cicli
produttivi che sono il “cuore” della
famiglia)
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
112
Products
A
Downstream Steps & Equipment
1 2
3 4
5
6 7 8
X X
X
X X
B
X
X
X
C
X
X
X
X
X
X
X
D
E
F
G
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Products
A
Downstream Steps & Equipment
1 2
3 4
5
6 7 8
X X
X
X X
B
X
X
X
C
X
X
X
X
X
X
X
D
E
F
G
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Assioma  Best practice
Principio fondamentale della Lean
Organization:
 Ogni VS deve avere risorse
completamente dedicate
ovvero le risorse non devono essere in
comune con gli altri VS
 Questo “rivoluziona” la progettazione sia
dei processi che delle macchine ed
impianti

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
115
Il Controllo

Il controllo (ricordo che è Muda) non deve
più essere “gerarchico” ma essere svolto
dalle stesse persone che operano in Team
nel VS (autocontrollo e, quindi, necessità di
Empowerment)
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
116
Un Value Stream
Le aziende Lean, lavorando per Team,
sono “Piatte” (con un bassissimo
baricentro gerarchico) e questo comporta
un grosso cambiamento dei modelli
culturali oltre che organizzativi
 I Team dei singoliVS svolgono tutte le
attività primarie (a Valore) della catena di
Porter

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
117
I processi “Strategici” di servizio
I Processi di Servizio/Manageriali
“Strategici” (i servizi non strategici
dovrebbero essere acquistati all’esterno)
svolgono, per i VS, alcune delle tipiche
attività di Supporto e Manageriali della
Catena del Valore precedentemente viste
 Sono definiti SSU (Strategical Service Unit)

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
118
In pratica

Si trasforma l’azienda in un insieme
“sinergico” di sotto aziende autonome
(Team) sia operative (VS ) sia fornitrici di
servizi (SSU) ognuna con un proprio
responsabile:
“Owner ”
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
119
In pratica
Ovviamente il costo delle SSU sarà pagato
dai VS (clienti)
 Sarà pertanto responsabilità degli Owner
deiVS dire se e quanto hanno bisogno dei
servizi delle SSU da considerare dei veri e
propri “fornitori”

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
120
I processi “Strategici” di servizio

Una considerazione: le SSU sono Muda e,
quindi, le persone (indirette) che vi
operano devono essere << di quelle che
operano neiVS
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
121
SSU vs Value Stream
Nella Lean Organization si dovrebbe
comunque favorire la trasformazione del
personale indiretto in personale diretto,
liberando capacità
 Pertanto sarebbe opportuno mettere sul
mercato i servizi delle SSU per controllarne
l’efficienza e l’efficacia trasformandole in

VS
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
122
In pratica

Gestire i flussi di valore con un Team
composto da persone in grado di svolgere
tutte le funzioni:
– da quelle strategiche a quelle
tecnico/progettuali
– dagli approvvigionamenti alle spedizioni
– dalla gestione contabile a quella finanziaria
– ….

si liberano energie, si recuperano capacità,
si migliorano le prestazioni
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
123
In pratica
L’organizzazione si appiattisce e diventa
estremamente snella, possibilmente due
livelli
 Il processo decisionale è quindi immediato
in quanto sono gli owner insieme al Team
che prendono tutte le decisioni in
autonomia senza dover consultare i vari
responsabili di funzione, tipici delle
strutture tayloristiche: dirigenti,
coordinatori, capi reparto, …

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
124
DALLA GERARCHIA TAYLORISTICA
VERTICE
STRATEGICO
LINEA INTERMEDIA
E TECNOSTRUTTURA
NUCLEO OPERATIVO
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
125
ALL’EMPOWERMENT “AGE”
CLIENTI
Value Stream Team informatizzati
e autogestiti
OWNER
DI SUPPORTO
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
126
Value Stream Accounting
Un secondo approfondimento
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
127
Value Stream Accounting
Una volta ristrutturata l’azienda perVS
anche la filosofia della Contabilità e del
Controllo di Gestione deve cambiare:
 Da un contabilità gerarchica (Top-Down)

– Dalla Generale (madre) alla Gestionale (figlia)
– Con imputazioni dirette ed indirette
(tipicamente a centri di costo)
– Con utilizzo di sistemi “gerarchici” di controllo
a budget basati su obiettivi e varianze
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
128
Value Stream Accounting

A una contabilità Bottom-up
– Dalla contabilità “Analitica” dei VS (e degli
SSU), con imputazioni dirette, a quella
Generale tramite funzionalità di
“consolidamento”
– Utilizzando sistemi informatici (ERP) di piccole
dimensioni (Lean), ad esempio Business One
di SAP, gestiti direttamente dal Team
– Con sistemi di controllo Strategico del tipo
Beyond the Budget e di controllo Operativo
con sistemi del tipo Box Score
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
129
Beyond the Budget
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
130
Beyond the Budget

Da alcuni anni si sostiene che i Sistemi di
Gestione Strategica debbano evolvere verso
sistemi Beyond the Budget utilizzando:
– indicatori non solo monetari
– modalità di controllo basate sul riadattamento
continuo e non sul raggiungimento di valori
rigidi predefiniti su base annua (keeping on
track)
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
131
Beyond the Budget
– delega delle responsabilità (devolution of
responsibility) verso il basso con modifica
“Empowerment” della struttura organizzativa

Si veda ad esempio www.bbrt.org (British
Beyond Budgeting Round Table)
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
132
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
133
Beyond Budget

In termini operativi si :
– utilizzano sistemi tipo la “BSC-Balanced
Scorecard” (Kaplan e Norton) per definire un
insieme diversificato di indicatori strategici
come insieme di Traguardi (Goals) da
raggiungere
– utilizzano “ragionevoli” previsioni economicofinanziarie trimestrali “a scorrimento” su un
orizzonte limitato, generalmente 15 mesi,
fatte dagli owner
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
134
Beyond Budget
– definiscono, sempre trimestralmente, i costi
discrezionali “non operativi” (ricerca e
sviluppo, campagne promozionali, consulenze,
…) in relazione alle previsioni per il successivo
trimestre
– definisce il programma degli investimenti
(anch’esso rivedibile su base trimestrale sia
per gli investimenti di minor importanza
delegati ai più bassi livelli sia per il costo
opportunità di quelli di maggior importanza)
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
135
Box Score
Nel Value Stream Accounting
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
136
Value Stream Accounting
Di seguito si riporta il Box Score
“strumento” tipico del controllo Operativo
nel Value Stream Accounting
 Nel Box Score non si riportano solo dati
contabili ma multidimensionali (secondo
tre ottiche) e si controllano le capacità
disponibili e quelle utilizzate

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
137
Financial
Capacity
Operational
Il Box Score per i Value Stream
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
138
Evoluzione

Il Box Score dovrebbe, per quanto detto,
tener anche conto della strategia perseguita
e, quindi, essere impostato secondo la
classica logica della BSC identificando alcuni
indicatori nelle quattro ottiche strategiche:
– Economico/finanziaria
– Clienti
– Processi (operativi & di capacità)
– Sviluppo
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
139
Prospettiva: Finanziaria
Traguardi
Misure
Valori
Attuali
Valori
Obiettivo
Iniziative
Prospettiva: Clienti
Traguardi
Misure
Valori
Attuali
Valori
Obiettivo
Prospettiva: Processi
Iniziative
Traguardi
Misure
Valori
Attuali
Valori
Obiettivo
Iniziative
Prospettiva: Sviluppo
Traguardi
Misure
Valori
Attuali
Valori
Obiettivo
Iniziative
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
140
Evoluzione
Gli Indicatori (e le Iniziative) dovrebbero
inoltre essere bilanciati e collegati fra loro
in una cascata di cause-effetti (Mappa
strategica) in relazione a specifiche
“Proposte di Valore” da fare ai Customers
 Ma qui si apre un nuovo e complesso
capitolo

Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
141
Grazie per
l’attenzione!
Prof. Ing. Roberto Chiavaccini
Facoltà di Ingegneria-Università di Pisa
[email protected]
Ordine degli ingegneri di Firenze - PMI Northern Italy Chapter
142