Sommario Funzioni principali di un foglio elettronico Inserimento dei dati nelle celle Immissione di formule per i calcoli Formattazione dei dati Grafici Collegamenti Funzioni principali di un foglio elettronico I fogli elettronici (o fogli di calcolo) sono applicazioni utili per gestire grossi quantitativi di dati organizzati generalmente in tabelle o sotto forma di elenchi, su cui è possibile effettuare calcoli anche complessi in modo relativamente semplice. Cartelle e fogli di lavoro Quando si avvia Excel, la relativa finestra di applicazione si apre con una nuova cartella di lavoro di Excel. Ogni pagina della cartella di lavoro è detta foglio di lavoro, e il foglio di lavoro attivo è visualizzato nella finestra di documento. Descrizione foglio Un foglio di lavoro è composto da una griglia di righe e colonne. Nella parte superiore dello schermo vengono visualizzate come al solito le barre degli strumenti Gestione dati Per gestire i dati nelle celle del foglio di lavoro, ad esempio per le operazioni di immissione, copia o formattazione, è innanzitutto necessario selezionare l’area in cui si desidera lavorare. Gestione fogli Le cartelle di lavoro hanno inizialmente tre fogli di lavoro, ma a questi è possibile aggiungere altri fogli di lavoro o di altro tipo in qualsiasi momento, fino ad un massimo di 255 fogli. Per aggiungere un nuovo foglio di lavoro basta selezionare il comando corrispondente dal menu inserisci (InserisciFoglio di lavoro) Gestione fogli I fogli di lavoro possono essere rinominati,spostati o eliminati Per eliminare un foglio di lavoro bisogna attivare il foglio da eliminare, e quindi selezionare il comandoModificaEliminaFoglio. L’eliminazione è permanente. Inserimento dei dati nelle celle Tipi di dati Le celle di un foglio di lavoro possono contenere diversi tipi di dati: etichette, valori e formule. I dati di testo prendono il nome di etichette, mentre i dati numerici vengono denominati valori. Le formule sono espressioni attraverso le quali è possibile eseguire i calcoli su valori contenuti in una o più celle. Formato dati Applicazione formato numerico: Il principale modo di dichiarare il formato del valore immesso è quello di ricorrere al comando FormatoCelle. Notare che se in una cella appare ####, significa che il numero contenuto nella cella non può essere visualizzato completamente per mancanza di spazio sufficiente. Immissione di formule per i calcoli Inserimento formule Immissione di formule per calcoli Le formule rappresentano una valida alternativa alla calcolatrice per eseguire calcoli sui dati numerici del foglio di lavoro. Tipi di formule Le formule eseguono operazioni come l'addizione, la moltiplicazione, il confronto tra valori del foglio di lavoro e anche l'unione di valori. Le formule possono fare riferimento ad altre celle dello stesso foglio di lavoro, a celle di altri fogli della stessa cartella di lavoro oppure a celle appartenenti a fogli di altre cartelle di lavoro. Sintassi formule Le formule seguono una sintassi specifica che include un segno di uguale (=) seguito dagli elementi da calcolare, gli operandi, e dagli operatori di calcolo (es. +, -, *, /). Ciascun operando può essere un valore costante, una cella o un intervallo di celle, un'etichetta, un nome o una funzione del foglio di lavoro. Operatori aritmetici Operatore aritmetico Significato Esempio + (segno di addizione) Addizione 3+3 – (segno meno) Sottrazione 3–1 Negazione –1 * (asterisco) Moltiplicazione 3*3 / (segno di divisione) Divisione 3/3 % (segno di percentuale) Percentuale 20% ^ (accento circonflesso) Elevamento a potenza 3^2 (equivalente a 3*3) Operatori di confronto Operatore di confronto Significato Esempio = (segno di uguale) Uguale a A1=B1 > (segno di maggiore) Maggiore di A1>B1 < (segno di minore) Minore di A1<B1 >= (segno di maggiore o uguale a) Maggiore o uguale a A1>=B1 <= (segno di minore o uguale a) Minore o uguale a A1<=B1 <> (segno di diverso da) Diverso da A1<>B1 Operatori di riferimento Operatori di riferimento Significato : (due punti) Operatore di intervallo, genera un riferimento a tutte le celle comprese B5:B15 tra due riferimenti, inclusi i due riferimenti stessi ; (punto e virgola) Operatore di unione, unisce più riferimenti generando un unico SOMMA(B5:B15;D5:D15) riferimento (spazio singolo) Esempio Operatore di intersezione, genera un SOMMA(B5:B15 A7:D7) riferimento alle celle in comune tra In questo esempio la cella B7 è due riferimenti comune ai due intervalli. Utilizzo delle funzioni Le funzioni in Excel sono spesso formule predefinite da utilizzare autonomamente o all’interno di formule più complesse. Una funzione particolarmente importante è la funzione Somma. Utilizzo delle funzioni Per inserire formule contenenti funzioni, si può usare il tasto Incolla Funzione oppure il comando InserisciFunzione. Ci sono funzioni finanziarie, matematiche, statistiche, ecc…. Funzione Somma Funzione SOMMA è la funzione più usata: la si può ottenere semplicemente cliccando sul pulsante “Somma”(Σ) nella barra degli strumenti standard Riferimenti relativi L’effetto più importante dei riferimenti relativi è che ci si può servire del riempimento automatico delle formule: Utilizzando la tecnica del Copia/Incolla Speciale, scegliendo l’opzione Tutto o Formule nella finestra di dialogo che compare. Trascinando il quadratino di riempimento Inserimento automatico dei dati (SERIE) Alcuni tipi di dati possono essere immessi in modo automatico: Si possono costruire serie di dati incrementali mediante la tecnica del trascinamento. Le serie possono essere composte da valori numerici (quali 10, 20, 30,…), valori ordinali (quali primo, secondo, terzo,…) e orari o date. Formattazione dei dati Visualizzazione e modifiche del layout dei fogli Il comando VisualizzaAnteprima interruzioni di pagina consente di visualizzare e modificare l’aspetto del documento che verrà stampato. (Da utilizzare sempre prima di stampare!) L’area di stampa si può modificare anche da questa posizione trascinando i bordi dell’area di stampa. Impostazione della pagina Per modificare l’impostazione della pagina scegliere il comando FileImposta pagina Le opzioni disponibili sono contenute nelle quattro schede Pagina, Margini, Intestazione e piè di pagina e Foglio. Formattazione dati I comandi di formattazione servono ad aumentare la chiarezza del foglio di lavoro. Nella barra degli strumenti Formattazione molti strumenti necessari per l’applicazione degli stili di carattere alle celle. Per disporre di ulteriori opzioni, scegliere il comando FormatoCelle e quindi fare clic sulla scheda Carattere Inserimento e modifica righe e colonne È possibile inserire righe e colonne per dividere i dati o le etichette tramite i comandi InserisciRighe e Colonne. È inoltre possibile modificare la larghezza e l’altezza di righe e colonne. Unione celle A volte è necessario unire più celle e scrivere il testo al centro della cella unita. (Unisci e centra) Per separare le celle unite, si usa il comando ModificaAnnulla, oppure si deseleziona la casella di controllo Unione celle in FormatoCelle. Organizzazione dei dati tramite colori e bordi L’applicazione di bordi, motivi e ombreggiature ad un foglio di lavoro migliora la leggibilità e l’estetica. Per applicare bordi e colori si possono utilizzare i pulsanti della barra degli strumenti Formattazione oppure selezionare la scheda Bordo o motivo del comando FormatoCelle I Grafici Grafici I grafici sono rappresentazioni di dati numerici e facilitano la comprensione e il confronto dei numeri. I grafici sono di tipo diverso: linee, barre, colonne, sezioni di torta e così via. Autocomposizione di un grafico Selezionare l’intervallo di dati del foglio di lavoro che si desidera rappresentare nel grafico. Fare clic sul pulsante Autocomposizione grafico sulla barra degli strumenti Standard, oppure scegliere il comando InserisciGrafico. Autocomposizione di un grafico In Autocomposizione grafico – Passaggio 1 di 4 appare Tipi standard con i diversi grafici disponibili. Passaggio 2 di 4 Cliccare sulla scheda Intervallo dati ed assicurarsi che l’intervallo selezionato sia corretto, in particolare assicurarsi che non sia necessario usare l’opzione Righe/Colonne). Autocomposizione di un grafico Passaggio 3 di 4. Usare le schede disponibili per modificare le opzioni dei diversi aspetti del grafico. Passaggio 4 di 4. Qui è possibile scegliere l’opzione Crea nuovo foglio per creare il grafico in un foglio Excel separato oppure scegliere l’opzione Come oggetto in per inserire il grafico nel foglio di lavoro attivo. Fare clic sul pulsante Fine Modifica di un grafico Per modificare un grafico, o alcuni oggetti del grafico, si può rifare la procedura di Autocomposizione grafico Oppure fare clic destro sull’area del grafico, e scegliere dal menu contestuale la voce che interessa: Tipo di grafico, Dati di origine, Opzioni grafico e Posizione, corrispondenti rispettivamente ai quattro passaggi della procedura di autocomposizione Formattazione elementi di un grafico E’ possibile modificare le caratteristiche di ciascun elemento di un grafico, ad esempio il colore, il motivo, lo stile della linea, la posizione e il formato del testo o dei valori numerici: fare doppio clic sull’elemento del grafico e scegliere le opzioni disponibili usare la barra degli strumenti Grafico, comando VisualizzaBarredeglistrumentiGrafico. Etichette per gli indicatori di dati Le etichette di dati sono valori o testo facoltativi, associati agli indicatori di dati, che consentono di fornire informazioni aggiuntive. Tali informazioni derivano dai dati di origine, ad esempio il valore di una cella del foglio di lavoro o il valore percentuale del totale rappresentato dall’indicatore di categoria. Le etichette possono essere visualizzate accanto a tutti gli indicatori di un grafico. I Titolo del grafico e dei relativi assi titoli possono essere inseriti sia durante la creazione dei grafici che in un momento successivo. In quest’ultimo caso scegliere il comando GraficoOpzioni grafico, quindi cliccare sulla scheda Titoli. Collegamenti Conversione dati Quando le informazioni vengono copiate in una applicazione diversa da quella che ha dato origine alle informazioni, si pone un problema di conversione dei dati. Ad esempio, se si copiano (o tagliano) alcune celle Excel e le si incolla in un documento Word col comando ModificaIncolla, per default queste celle vengono convertite in una tabella. Inserimento di oggetti L’inserimento di un oggetto copia informazioni da una posizione detta origine con ModificaCopia oppure ModificaTaglia a un’altra posizione detta destinazione con ModificaIncolla speciale… e consente di modificare l’oggetto copiato utilizzando l’applicazione di origine. Aggiornamento automatico di informazioni In Excel, copiare il grafico che si desidera collegare al documento Word In Word usare ModificaIncolla speciale… Nella finestra di dialogo Incolla speciale selezionare l’opzione Incolla collegamen-to e scegliere il formato Elenchi Di Excel Un ELENCO è una tabella che rappresenta un oggetto, divisa in righe e colonne. Nella prima riga sono scritti i titoli delle colonne, di solito in grassetto: i CAMPI. Ogni riga contiene un elemento dell’elenco, per esempio una persona, un libro, un CD, ecc. (in realtà contiene i dati dell’elemento): RECORD. Elenchi Di Excel CREARE UN ELENCO Per creare un elenco in Excel è sufficiente digitarlo nel foglio di lavoro, come una tabella qualsiasi. In genere si utilizza il grassetto per la prima riga, quella dei campi, per evidenziare i titoli delle colonne, ma non è indispensabile. Elenchi Di Excel DATI ORDINA I dati dell’elenco all’inizio non sono ordinati, infatti sono inseriti man mano che arrivano. Non è affatto conveniente cercare di inserire i valori già in ordine, perché Excel è in grado di ordinare anche gli elenchi più lunghi in pochi secondi. Per ordinare i dati si deve scegliere la colonna in base alla quale ordinare, cioè il campo. Quando il programma ordina i dati sposta le righe interamente, cioè ordina i record, non le singole celle. Se non fosse così si avrebbe che ordinando la colonna degli indirizzi, restando fermi nome e cognome, le persone non avrebbero più vicino l’indirizzo corretto. Per ordinare i dati si deve rendere attiva una qualsiasi cella dell’elenco e lanciare il comando DATI – ORDINA. ATTENZIONE: non si deve assolutamente selezionare la tabella o una parte della tabella, altrimenti l’ordinamento avviene per cella e non per record (cioè saranno mischiati tutti i dati). Elenchi Di Excel Rendere attiva una cella della tabella e lanciare il comando DATI – ORDINA, si apre la finestra di dialogo Aprire la tendina “Ordina per”, facendo un clic sulla freccetta nera La lista che appare comprende il nome dei campi dell’elenco, si deve scegliere in base a quale campo ordinare i dati. Scegliere titolo, facendoci un clic sopra. Un po’ più a destra si può scegliere se fare l’ordine in modo crescente (predefinito) o decrescente. Un’altra caratteristica importante si trova in fondo alla finestra: “Elenco”. Si può scegliere tra “Con riga di intestazione” (predefinito) o “Senza riga di intestazione”. Il primo significa che non verrà ordinata la prima riga della tabella, che contiene i titoli delle colonne, ed è la scelta che si utilizza di solito. Fare clic su OK, la tabella è stata ordinata: controllate la colonna titoli. Inoltre i dati sono rimasti corretti, infatti non sono state spostate solo le celle contenenti il titolo, ma anche tutte le celle di ogni riga. Elenchi Di Excel FILTRI I filtri sono uno strumento per cercare e selezionare una parte dei dati di un elenco. Si devono stabilire dei criteri di ricerca, per esempi la città deve essere Torino. Il programma confronta ogni riga della tabella con il criterio, se il criterio è verificato la riga sarà visualizzata, altrimenti la riga verrà nascosta. Il risultato che si ottiene alla fine è che rimangono visibili solo i record con la città uguale a Torino. I filtri servono per analizzare o cercare i dati, riducendo il lavoro solo su alcune righe dell’elenco, cioè solo sulle righe che interessano. FILTRO AUTOMATICO Il sistema più semplice per filtrare un elenco di Excel è quello di rendere attiva una cella del database e lanciare il comando DATI – FILTRO – FILTRO AUTOMATICO. Dopo aver eseguito il comando saranno aggiunte delle tendine su ogni campo. COME FARE Rendere attiva una qualsiasi cella della tabella e lanciare il comando DATI – FILTRO – FILTRO AUTOMATICO. Nella prima riga della tabella, quella dei titoli, si nota vicino ad ogni nome una freccetta nera, che rappresenta una tendina, questa serve per filtrare i dati. ESEMPIO Si vogliono trovare tutti i libri della casa editrice Newton. Fare un clic sulla tendina del campo Casa Editrice, si apre una lista Nella lista, tra i vari nomi, ci sono tutti i valori contenuti nella colonna. Fare un clic sopra Newton, verranno visualizzati solo i libri che nella colonna “casa editrice” hanno “Newton”
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