L’informatizzazione
dell’Archivio Cartaceo
degli Uffici Tecnici Comunali
Aprile 2008
COMUNE /ASSOCIAZIONE
Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici
L’informatizzazione dell’Archivio Cartaceo
degli Uffici Tecnici Comunali
La situazione attuale
•Archivio cartaceo di grandi dimensioni
•Posizione non facilmente accessibile dagli operatori
•Difficoltà di riproduzione del materiale (formati-stato conservazione)
•Mancanza di spazi – idoneità degli spazi
•Frequente necessità di consultazione
•Rischio di perdita degli atti
•Deterioramento degli atti
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Possibili soluzioni
•Rifacimento e riorganizzazione dei locali uffici/archivio (attività ediliza)
•Informatizzazione dell’archivio
Scansione ed eventuale
dematerializzazione dei documenti
Scansione ottica dei documenti
Banche dati
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Riferimenti normativi
•
DPR 445/2000
TESTO UNICO DELLE DISPOSIZIONI LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI
IN MATERIA DI DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
•
DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti,
anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa.
•
DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
•
GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione,
organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni,
nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato;
•
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati,
delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.
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•
D.Lgs. n. 159 del 4 aprile 2006
Riferimenti normativi
CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE
•
ART. 42. Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni.
1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto
informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e
provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi
informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.
•
ART.43. Riproduzione e conservazione dei documenti.
1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui
è prescritta la conservazione per legge o regolamento,ove riprodotti su supporti informatici sono validi e
rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei
documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai
sensi dell’articolo 71.
2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o
documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro
processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.
COMUNE /ASSOCIAZIONE
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Obiettivi da raggiungere
•Collegare ad ogni pratica edilizia tutti gli atti ad essa afferenti
compresi gli elaborati grafici di progetto
•Limitare l’attività di accesso all’archivio cartaceo
•Praticità nella consultazione
e riproduzione degli atti (documenti ed elaborati)
•Consentire al cittadino l’accesso agli atti on line
•DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI
per ridurre gli spazi d’archivio
•RECUPERARE IL PASSATO – SISTEMATIZZARE IL FUTURO
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Recuperare il passato – scansione archivio
Razionalizzazione dell’archivio con fascicolazione delle pratiche per edificio
completato nel corso del 2007
Scansione ottica dei documenti
Collegamento alle pratiche edilizie
COMUNE /ASSOCIAZIONE
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Sistematizzare il futuro
Produzione di documenti mediante procedura informatizzata
che ne conserva copia informatica (SUAP – SUE Net)
Scansione ottica dei documenti all’atto della protocollazione
Scansione ottica degli elaborati grafici
all’atto del rilascio del provvedimento finale
COMUNE /ASSOCIAZIONE
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Sistematizzare il futuro
La scansione ottica degli elaborati va fatta al momento del rilascio del
provvedimento finale in quanto deve costituisce l’effettivo elaborato su cui si
rilascia il provvedimento.
L’elaborato non può essere acquisito direttamente dal tecnico progettista
L’attività può essere svolta all’interno dell’ente o gestita in outsourcing con
scansione periodica degli elaborati (mensile/bimestrale)
i documenti scansionati vengono collegati direttamente
alle pratiche edilizie all’interno di SUAP-SUE Net
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Servizi per il cittadino
Cittadino effettua una
richiesta di accesso agli atti
L’ufficio seleziona i fascicoli da visualizzare
e abilita l’accesso ai contenuti
Accesso online agli atti
Pagamento diritti
Riproduzione dei documenti
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Tempi di realizzazione
Acquisizione di banca dati di 10.000 pratiche
circa 5 mesi
Acquisizione di banca dati di 5.000 pratiche
circa 3 mesi
Scansione annuale o semestrale delle pratiche rilasciate
circa 1 settimana
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