Le tappe preliminari nel
processo di cambiamento del
sistema informativo aziendale
Introduzione
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Il processo di software selection che precede il cambio del sistema
informativo aziendale è fondamentale e complesso

Esso richiede alcune regole, semplici e non banali, al fine di arrivare in
maniera corretta alla selezione finale del partner e del software che meglio
rispondono alle proprie esigenze
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Abbiamo delineato un percorso a tappe che possa aiutare a condurre una
corretta software selection, ottimizzando l’impiego di tutte le risorse disponibili

Tale percorso si articola in due parti:
•
Una prima fase da condurre all’interno dell’azienda
•
Una seconda parte in cui ci si confronta con gli interlocutori esterni
Le tappe della Software Selection
Tappe interne:
Fase 1: Analisi delle motivazioni
Fase 2: Definizione delle risorse economiche e umane
Fase 3: Definizione degli obiettivi
Fase 4: Definizione di altri requisiti da soddisfare
Tappe esterne:
Fase 5: Definizione della numerosità e degli elementi della rosa di selezione
Fase 6: Definizione delle modalità di selezione finale (strategia)
Fase 7: Definizione dei contenuti dell’offerta
Fase 8: Definizione del percorso di selezione finale
Fase 1: Analisi delle motivazioni

Le motivazioni che portano a un cambio del sistema informativo devono
essere oggettive e circostanziate, non frutto di semplici percezioni

Esempi possono essere: il cambio del modello organizzativo, l’apertura a
mercati esteri, una piattaforma obsoleta che non dispone più di assistenza
adeguata, ecc.

Una oggettiva definizione delle motivazioni sarà di supporto alla definizione
degli obiettivi primari che intendono raggiungere con un nuovo sistema
informativo
Fase 2: Definizione delle risorse
economiche e umane

Definizione delle risorse economiche
•
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definire il budget disponibile in maniera puntuale
Definizione delle risorse umane coinvolte
•
formare un team di lavoro bilanciando l’esperienza e la disonibilità
effettiva dei singoli membri
•
definire i ruoli chiave:

un project leader; che presidia e controlla l’intero processo e
risolve eventuali conflitti

un responsabile strategico che prende le decisioni

un supporto operativo al responsabile strategico
la dimensione del team dipenderà dalle caratteristiche del progetto e
dalla dimensione dell’azienda
Fase 3: Definizione degli obiettivi
La definizione degli obiettivi deriva direttamente dalle motivazioni oggettive
individuate (inefficenze dell’attuale sistema)
Fondamentale in questa fase sono due aspetti

la definizione dei processi da coprire, attraverso un’analisi organizzativa
con i responsabili delle varie funzioni che individui i reali bisogni. Tale fase
può anche diventare l’occasione per rivedere e migliorare alcuni processi
interni

l’individuazione di ulteriori efficientamenti che possiamo introdurre
nell’organizzazione
•
•
processi che oggi non sono gestiti con il sistema informativo che
potrebbero essere integrati
nuovi processi da introdurre ex-novo in azienda (es: gestione
documentale)
Fase 4: Definizione di altri requisiti da
soddisfare
L’analisi della realtà aziendale e delle sue esigenze non può prescindere da alcuni
altri aspetti che avranno un forte impatto sulla scelta sia del partner che del
software:
•
necessità di internazionalizzazione
•
specificità del proprio business e/o modello organizzativo
•
orientamento al tipo di servizio richiesto (gestione interna o outsourcing
del sistema informativo)
•
Integrazione con altri sistemi
Fase 5: Definizione della numerosità e
degli elementi della rosa di selezione
Consigliamo di non iniziare il confronto diretto con troppi interlocutori (spesso
otto), ma di ridurlo a tre
La selezione preliminare è possibile grazie alle informazioni di dominio pubblico
(siti web, brochure, conoscenze, ecc.)
Tale selezione deve tenere conto di due elementi congiunti:

Il software proposto

Il partner
Il software proposto deve avere requisiti che rispondono alle nostre specifiche
esigenze, eventuale strategia di internazionalizzazione, scelta di
esternalizzazione della gestione del sistema, livello e ampiezza di copertura dei
processi e delle funzioni aziendali, anche in ottica prospettica, capacità di
integrazione con altri sistemi esistenti.
Il partner dovrà essere in grado di soddisfare le esigenze sopra evidenziate per il
software. Importante è anche comprendere la sua capacità di investimento sul
software (aggiornamenti, ecc.). In tal senso, una scelta che soddisfi le nostre
esigenze di prossimità e affidabilità del partner può ricadere su una società
fisicamente vicina che si appoggia a un grande produttore.
Fase 6: Definizione dei contenuti
dell’offerta finale
La richiesta di offerte preventive deve essere specificata in maniera puntuale e
completa per poter garantire la compatibilità delle stesse. Agli interlocutori devono
essere richieste le seguenti informazioni finanziarie dettagliate sul progetto:

dettaglio licenze

eventuale hardware richiesto

elaborazione del progetto in termini di
•
fasi e tempi per fase
•
attività comprese ed escluse dall’offerta
•
costi orari e spese accessorie
•
definizione del gruppo di lavoro e rispettivi ruoli
•
tempistica (calendarizzazione dettagliata del progetto)
Fase 7: Definizione della modalità di
selezione finale
Definire chi prenderà la decisione finale.
Se:

direttamente il gruppo di selezione

il responsabile strategico del team

qualcuno opportunamente relazionato dal gruppo di selezione (es.:
amministratore delegato, titolare)
Questo aspetto è fondamentale per impostare correttamente
il lavoro del team e definire ex-ante i corretti flussi informativi
nei confronti dei vari interlocutori interni all’azienda.
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Fase 8: Definizione del percorso di
selezione
Per incontrare i tre partner selezionati, occorre definire:
Numero di persone coinvolte e ruoli negli incontri di presentazione. Si
raccomanda di avere una risorsa per funzione, in grado di comprendere le
caratteristiche del software in relazione alla sua specifica area, e una risorsa
che sarà presente a tutti gli incontri.
Organizzazione degli incontri. Raccomandiamo pochi incontri ben preparati (
due, massimo tre):
1.
un incontro con tutte le risorse interne ed esterne di presentazione
generale del partner e del software;
2.
un incontro che presenti un prototipo da noi richiesto (evidenzia la
capacità di comprensione del partner riguardo la nostra realtà
aziendale);
3.
un eventuale incontro di approfondimento su aspetti critici del
business.
Dopo questi tre incontri, saremo pronti a richiedere un’offerta preventiva, con le
specifiche già illustrate nella fase 6 e scegliere il partner con il quale intraprendere
il progetto di cambio del sistema informativo
Contatti
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Sonia Pedrielli