Principi generali

L’adozione di tecnologie informatiche incide sulle modalità
tradizionali di lavoro
– Lo strumento adottato modifica il flusso operativo, le procedure e le
funzionalità
– Incide sulle tipologie di "prodotti" ottenibili:
» Banche dati
» Sistemi informativi

Lo strumento informatico deve ampliare e non restringere le
possibilità operative dell’operatore: garanzie
– rispetto dei tradizionali criteri di lavoro nella descrizione archivistica
» specificità del tracciato informativo per le diverse tipologie di oggetti da
descrivere
» larga disponibilità di campi a testo libero
– produzione di strumenti tradizionali (inventari, indici …)
1
Gli obiettivi

Realizzare soluzioni applicative specifiche per i singoli
interventi di automazione
– Specificità dell’ambito applicativo
» Tipologia degli archivi
» Eterogeneità dei materiali conservati
» Specificità dei contenuti
– Specificità degli obiettivi
» Utenti


Interni
Esterni – Internet
» Livello di analiticità
» Modalità di accesso al materiale conservato
– Recupero del pregresso
» Banche dati esistenti
» Strumenti tradizionali
2
I risultati attesi
 Accrescere e migliorare
l’informazione e la
comunicazione:
 rapidità di accesso ai dati
 quantità di dati accessibili
 Innovare le procedure e
realizzare economie di
gestione:
 decentramento
 Ampliare l’offerta di
servizi all’utenza:
 qualificare l’offerta
informativa
 predisporre “prodotti mirati”
per i singoli gruppi di
utilizzatori
 Facilitare l’accesso alle
informazioni e ai servizi:
 informazione e
comunicazione
 strumenti di orientamento e
indirizzo
3
Le banche dati Archivio

Le singole banche dati Archivio presentano la stessa struttura informativa
articolata in quattro tabelle principali, come previsto dalle norme ISAD(G):
–
–
–
–
tab.1: Fondo
L’insieme dei documenti , senza riguardo alla forma e al supporto, generati
naturalmente e/o accumulati e usati da una particolare persona, famiglia, società o
ente collettivo nella conduzione delle attività e delle funzioni sue proprie
tab.2: Serie
Documenti organizzati secondo delle regole o mantenuti insieme in quanto derivanti da
una stessa attività, per caratteristiche formali o per qualsiasi altra relazione derivante
dal produttore dell'archivio
tab.3: Unità archivistica
un fascicolo di documenti, normalmente compresi in una serie, in grado di essere
descritti come unità
tab.4: Unità documentaria
una singola unità indivisibile in un complesso archivistico
4
L’Authority file






E’ finalizzato a garantire il controllo e la normalizzazione dei dati immessi per alcune tipologie di campi
informativi (innanzitutto, i dati sulla provenienza e i riferimenti di contenuto): in modo da poter disporre di
indici attendibili e condivisi da diverse banche dati, da cui “prelevare” i dati identificativi opportuni.
Non si tratta, però, di realizzare solo una lista di termini ammessi, in quanto le semplici informazioni
identificative possono essere insufficienti ad individuare in maniera univoca e certa i soggetti coinvolti.
L’Authority file si configura, quindi, come una specifica banca dati, che raccoglie e organizza informazioni
selezionate e di alta qualità conoscitiva, relative a persone, enti, società, organizzazioni e, nel caso
dell'Enel, impianti di produzione, trasmissione e distribuzione, che hanno diretto riferimento alle
carte conservate e alle immagini censite.
Queste informazioni dovranno essere continuamente disponibili, sia nelle fasi di caricamento dati per una
validazione dei termini immessi, sia durante la ricerca e la navigazione negli inventari come integrazione
delle informazioni immesse.
Per ognuna delle tipologie di soggetti individuati è previsto uno specifico tracciato informativo (come
definito dalle norme Isaar dell’Ica). La banca dati censisce, oltre alle informazioni biografiche e
identificative, anche i rapporti tra i diversi soggetti e la storia della loro evoluzione nel tempo. Dal punto di
vista tecnico occorrerà gestire una pluralità di rapporti tra schede (non solo rapporti di filiazione), anche
per recuperare l’indispensabile spessore diacronico delle informazioni da rilevare e rendere, quindi,
disponibili “viste” specializzate sulle informazioni connesse ad un determinato oggetto del database per il
determinato periodo cronologico in esame.
Si tratta di una banca dati incrementale, il cui aggiornamento è sottoposto alla autorizzazione di utenti con
un elevato livello di autorità, ma che per sua natura dovrà essere in grado di “raccogliere” tutte le
informazioni e i suggerimenti provenienti anche dai semplici consultatori del sistema
5
La struttura del sistema
Authority
File
centrale
Immagini
Authority
sede 1
sede 1
Inventari
sede 1
Authority
sede 2
Immagini
sede 2
Inventari
sede 2
6
Opzione di interrogazione del sistema locale o del sistema remoto
Accesso
all’Authority File
Ricerca libera
sulla banca dati
Indici alfabetici
per tipologia
Accesso alle
banche dati locali
Ricerca guidata
sui campi
Browse risultati
Visualizzazione scheda descrittiva
Proiezione verso le banche dati del sistema
ASE sulla base del valore selezionato
Ricerca libera o
guidata
Lista degli
archivi esistenti
Browse risultati
Navigazione
inventari
Visualizzazione scheda descrittiva
Proiezione verso
Authority sulla
base dei valori
presenti nei
“Riferimenti”
Visualizzazione
immagini
associate o
richiesta materiali
7
La banca dati fotografica

Obiettivi:
–
definire una struttura informativa della scheda fotografica in grado di gestire allo
stesso modo le due condizioni in cui può presentarsi la documentazione fotografica:
» raccolta fotografica autonoma
» immagini fotografiche conservate all’interno della documentazione d’archivio (sia come
immagini sciolte che come raccolte, album, ecc.)
–
–

individure “strumenti” (elementi descrittivi) specifici per la descrizione dell’oggetto
fotografico
consentire un accesso trasparente alle diverse tipologie di materiale censite nel
sistema informativo dell’Archivio storico Enel attraverso una serie di informazioni
condivise
Schema logico:
–
seguendo le indicazioni del manuale ICCD si possono individuare due piani di
descrizione:
»
»
–
uno relativo “alle informazioni tecniche relative alla fotografia";
uno relativo agli elementi che compongono l'immagine fotografica.
A questi due primi piani di descrizione essenziali se ne devono aggiungere altri:
»
»
uno relativo alla descrizione della “serie” in cui la singola immagine fotografica è contenuta
uno relativo al “contesto archivistico” in cui l’immagine (o le immagini) è collocata
8
Struttura della scheda foto

Adottando questa schema logico e adattandolo allo specifico contesto
applicativo si ritiene di articolare la descrizione dell’immagine fotografica in
quattro aree (o schede) descrittive, composte di specifici campi e sottocampi:
1.
2.
3.
4.

descrizione della serie
descrizione dell’immagine fotografica
descrizione del contenuto
descrizione del contesto di appartenza
Regole:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ogni serie di immagini fotografiche o ogni singola immagine può essere inserita in
uno specifico contesto di appartenenza
Ogni serie è composta di un numero variabile di immagini fotografiche, che ereditano
le informazioni di contesto della serie di appartenenza
Ogni scheda di serie o di descrizione dell’immagine fotografica può avere una
corrispondente scheda di descrizione del contenuto
La scheda di descrizione del contenuto condivide la struttura informativa di base con
le altre schede di descrizione comprese nella banca dati
Le informazioni di contesto sono derivate dalla posizione della scheda di serie o di
immagine all’interno della gerarchia archivistica
Per ogni immagine possono essere descritti uno o piú supporti fisici, composti a loro
volta da piú copie
9
Archivi audiovisivi:
il modello della banca dati
scheda
anagrafica
rappresenta la carta di identità del film e
riporta innanzitutto le informazioni relative
al titolo, alle attestazioni di responsabilità
e alla data.
scheda
scheda
di
schedadi
di
magazzino
magazzino
magazzino
scheda di
contenuto
riporta le informazioni relative alla
descrizione fisica e alle informazioni
tecniche di ogni copia del film presente
in archivio nei diversi supporti
descrive il contenuto del film
10
Archivio storico Fenice
Metadati
opere
Rappresentazioni
cicli
stagione
Documentazione
cartacea
brani
iconografica
balli
spettacoli
sonora
persone
esecuzioni
audiovisiva
luoghi
11
Archivio storico Fenice
stagione
ciclo
opere
spettacolo
esecuzione
persone
Archivio storico
Buste spettacoli
Archivio
amministrativo
locandine
Locandine
Libretti
originali
libretti
Fonti notate
Strumenti
scenici
fotografie
Fotografie
Documenti
fonici
audiovisivi
12
Architettura Hardware
Internet
La natura di questo tipo di applicazioni
richiede l'utilizzo di una tecnologia che
raggiunga l'eccellenza in termini di scalabilità,
alta disponibilità e integrazione, per garantire
le performance, la massima affidabilità nella
protezione dei dati (reliability), la continuità
del servizio (avaliability) e la rapida
Web 1
individuazione e correzione degli errori
(serviceability).
Load balancing system
Web 2
Web 3
Web N
Tali considerazioni trovano la propria
applicazione in un’architettura tecnologica che
soddisfi i requisiti di espansibilità orizzontale e
verticale.
DB Server
DB Server
DB server
In cluster
13