CREARE TABELLE
In Access le informazioni sono ordinate in tabelle. Per creare una
tabella è possibile:
•
Selezionare Tabelle dall’elenco Oggetti nella finestra Database;
•
Fare clic sul pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti della finestra
del database
Una tabella può essere creata da qualunque voce dell’elenco Oggetti. E’
sufficiente:
• fare clic sulla freccia del pulsante Nuovo oggetto sulla barra degli
strumenti;
• selezionare la voce Tabelle dal menu a discesa
Nella finestra di dialogo Nuova Tabella è possibile scegliere la
modalità di creazione desiderata
Selezionando l’opzione Visualizzazione Foglio dati, è possibile inserire
direttamente i dati nella tabella appena creata
Selezionando l’opzione Visualizzazione Struttura, è possibile
impostare la struttura della nuova tabella specificando per ciascun
campo il nome, la tipologia di dati e una breve descrizioni
Access permette di scegliere tra nove diverse tipologie di dati
Per facilitare l’inserimento dei campi è possibile:
• fare clic sul pulsante Genera sulla barra degli strumenti;
• selezionare nella finestra Generatore di campi il campo desiderato.
Il generatore di campi imposta automaticamente il nome del campo, il tipo
di dati da inserirvi e altre proprietà
Per eliminare un campo da una tabella è sufficiente:
• selezionare la riga corrispondente al campo che si vuole eliminare;
• scegliere il comando Elimina dal Menu modifica oppure fare clic sul pulsante
Elimina sulla barra degli strumenti.
Access permette di impostare un campo come chiave primaria, ossia
come campo che identifica in maniera univoca i record della tabella. Per
inserire una chiave occorre:
• posizionarsi nel campo che si desidera utilizzare come chiave;
•Scegliere il comando Chiave Primaria dal Menu Modifica oppure fare clic
sul pulsante Chiave primaria sulla barra degli strumenti
Se si desidera creare una nuova tabella utilizzando una procedura guidata
occorre anzitutto:
• avviare la creazione di una tabella;
• selezionare nella finestra Nuova tabella l’opzione Creazione guidata Tabella.
Dopo che la creazione guidata è stata avviata, per creare è sufficiente seguire
le istruzioni riportate in una sequenza di finestra di dialogo
Per inserire dati in una tabella esistente:
• selezionare la tabella nella finestra database;
• fare clic sul pulsante apri.
La tabella viene visualizzata nella modalità foglio dati.
Se una tabella è visualizzata nella modalità Struttura, per inserire dati si può
compiere una delle seguenti operazioni:
• scegliere il comando Visualizzazione foglio dati dal menu Visualizza;
• fare clic sulla freccia del pulsante Visualizzazione Foglio dati dal menu a
discesa.
Nella modalità di visualizzazione Foglio dati è possibile gestire con facilità i
record di dati. Per aggiungere un record è sufficiente fare clic sul pulsante
Nuovo record sulla barra degli strumenti. Per eliminare un record è
sufficiente posizionarsi in una cella sul pulsante Elimina record sulla barra
degli strumenti.
I dati di una tabella di Access possono essere collegati a file creati con altre
applicazioni mediante collegamenti ipertestuali:
Un metodo per inserire in una tabella un collegamento ipertestuale è il
seguente:
- visualizzare anzitutto la tabella in modalità struttura;
- inserire un nuovo campo scegliendo come tipo di dati Collegamento
ipertestuale.
Passando alla modalità di visualizzazione Foglio dati, il testo che viene
inserito nel nuovo campo viene automaticamente formattato come
collegamento ipertestuale. A questo punto, per impostare la destinazione
del collegamento occorre scegliere il comando Collegamento ipertestuale
dal menu Inserisci oppure fare clic sul pulsante corrispondente sulla barra
degli strumenti.
Nella finestra di dialogo Modifica collegamento ipertestuale occorre
specificare il percorso del file di destinazione del collegamento
Il dato per cui viene creato un collegamento ipertestuale è attivo: facendo clic
su di esso si passa alla destinazione impostata in precedenza. Quando si
attiva un collegamento ipertestuale, viene visualizzata la barra degli
strumenti Web. E’ Possibile fare clic sul pulsante Indietro per tornare alla
tabella di partenza.
RELAZIONI
In Access, le tabelle di un database sono collegate mediante relazioni tra dati
omogenei. Per visualizzare le relazioni del database corrente occorre
scegliere il comando Relazioni dal Menu Strumenti oppure fare clic sul
pulsante Relazioni sulla barra degli strumenti.
La finestra Relazioni rappresenta in forma grafica le relazioni tra le tabelle.
Per creare una nuova relazione occorre anzitutto:
• selezionare un campo
• trascinarlo sul campo che si desidera collegare
Quando il campo che è stato trascinato viene rilasciato sul campo da
collegare,compare una finestra di dialogo che permette di creare la relazione
tra i due campi.
QUERY
Per estrarre dal database i dati che interessano si utilizzano le query. Per creare
una query è possibile:
• selezionare la voce Query dall’elenco Oggetti nella finestra del database;
• fare clic sul pulsante Nuovo.
Una query può essere creata da qualunque voce dell’elenco Oggetti. E’
sufficiente:
• fare clic sulla freccia del pulsante Nuovo oggetto sulla barra degli
strumenti;
• selezionare la voce Query dal menu a discesa.
Nella finestra di dialogo Nuova query è possibile scegliere la modalità di
creazione desiderata
Selezionando l’opzione Visualizzazione struttura, compare la finestra
di dialogo Mostra tabella, nella quale è possibile selezionare le
tabelle o le query da cui la nuova query deve estrarre i dati.
Dopo aver aggiunto alla nuova query gli oggetti desiderati, la query viene
visualizzata nella modalità Struttura. Nella parte superiore della finestra
vengono visualizzate le tabelle e le query da cui devono essere estratti i
dati, nella parte inferiore occorre inserire i campi per la selezione dei dati.
Per includere un campo nella query è sufficiente:
• selezionare il campo nella tabella
• trascinare il campo nella parte inferiore della finestra.
Se si desidera creare una query utilizzando una procedura guidata occorre:
• avviare la creazione di una query;
• selezionare nella finestra Nuova query l’opzione di Creazione guidata
relativa al tipo di query desiderata.
Dopo che una procedura di creazione guidata è stata avviata, per creare la
query è sufficiente seguire le istruzioni riportate in una sequenza di finestre di
dialogo.
Per visualizzare il risultato di una query è sufficiente:
• selezionare la query nella finestra database;
• fare clic sul pulsante Apri.
La query viene visualizzata nella modalità Foglio dati
Dopo che una procedura di creazione guidata è stata avviata, per creare la
query è sufficiente seguire le istruzioni riportate in una sequenza di finestre di
dialogo.
Per visualizzare il risultato di una query aperta nella modalità Struttura si
può compiere una delle seguenti operazioni:
• scegliere il comando Esegui dal menu Query;
• fare clic sul pulsante Esegui sulla barra degli strumenti
Il risultato di una query viene visualizzato nella modalità Foglio dati sotto
forma di tabella. Se si inseriscono o modificano dati, le variazioni vengono
eseguite anche nella tabella o query di origine
MASCHERE
Per accedere in modo più semplice ai dati di un database si utilizzano le
maschere. Per creare una maschera è possibile:
• selezionare Maschere dall’elenco Oggetti nella finestra del database:
• fare clic sul pulsante Nuovo.
Una maschera può essere creata da qualunque voce dell’elenco Oggetti.
E’ sufficiente:
• fare clic sulla freccia del pulsante Nuovo oggetto sulla barra degli
strumenti;
• selezionare la voce Maschera dal menu a discesa
Nella finestra di dialogo Nuova maschera è possibile scegliere la
modalità di creazione desiderata.
Selezionando l’opzione Visualizzazione struttura, viene creata una nuova
maschera vuota. Per creare invece una nuova maschera basata su una
tabella o su una query esistente è sufficiente selezionare l’oggetto
desiderato nella finestra del database, fare clic sulla freccia del pulsante
Nuovo oggetto sulla barra degli strumenti e quindi selezionare la voce
Maschera standard dal menu a discesa.
Selezionando l’opzione Visualizzazione Struttura, viene creata una nuova
maschera vuota. Per creare invece una nuova maschera basata su una
tabella o su una query esistente è sufficiente selezionare l’oggetto
desiderato nella finestra del database, fare clic sulla freccia del pulsante
Nuovo oggetto sulla barra degli strumenti e quindi selezionare la voce
Maschera standard dal menu a discesa,
La nuova maschera viene aperta nella modalità Maschera, che permette
di visualizzare i record della tabella o della query selezionata uno alla
volta.
Per accedere alla struttura della maschera si può compiere una delle seguenti
operazioni:
• scegliere il comando Visualizzazione struttura dal menu Visualizza
• fare clic sulla freccia del pulsante Visualizza sulla barra degli strumenti e
quindi selezionare la voce Visualizzazione struttura dal menu a discesa.
Per visualizzare una maschera divisa in righe e colonne si può compiere
una delle seguenti operazioni:
• scegliere il comando Visualizzazione Foglio dati dal menu Visualizza;
• fare clic sulla freccia del pulsante Visualizza sulla barra degli strumenti e
quindi selezionare la voce Visualizzazione foglio dati dal menu a discesa.
Se si desidera creare una maschera utilizzando una procedura guidata
occorre:
• avviare la creazione di una maschera;
• selezionare nella finestra Nuova maschera l’opzione di Creazione guidata
relativa al tipo di maschera desiderata.
Selezionando una delle opzioni Creazione guidata, è possibile creare una
maschera seguendo le istruzioni riportate in una sequenza di finestre di
dialogo.
La modalità di visualizzazione Struttura permette di modificare
l’organizzazione e l’aspetto di una maschera. E’ possibile ad esempio
aggiungere alla sezione Corpo sezioni relative a intestazioni inserite nella
parte superiore della maschera e a piè di pagina visualizzati nella parte
inferiore della maschera.
Per aggiungere una sezione alla maschera corrente occorre scegliere
il comando desiderato dal menu Visualizza
Per aggiungere una sezione alla maschera corrente occorre scegliere il
comando desiderato dal menu Visualizza
Per inserire un campo in una maschera è sufficiente:
• scegliere il comando Elenco campi dal menu Visualizza oppure fare clic sul
pulsante Elenco campi sulla barra degli strumenti;
• selezionare dall’elenco il campo desiderato e trascinarlo nella maschera
REPORT
Per riprodurre in stampa i dati di un database si utilizzano i report.
Per creare un report è possibile:
• selezionare Report dall’elenco Oggetti nella finestra del database;
• fare clic sul pulsante Nuovo.
Un report può essere creato da qualunque voce dell’elenco Oggetti. E’
sufficiente:
• fare clic sulla freccia del pulsante Nuovo oggetto sulla barra degli strumenti;
• selezionare la voce Report dal menu a discesa.
Nella finestra di dialogo Nuovo report è possibile scegliere la modalità
di creazione desiderata.
Selezionando l’opzione Visualizzazione Struttura, viene creato un nuovo
report vuoto. Per creare invece un nuovo report basato su una tabella o su
una query esistente è sufficiente selezionare l’oggetto desiderato nella
finestra del database, fare clic sulla freccia del pulsante Nuovo oggetto
sulla barra degli strumenti e quindi selezionare la voce Report standard dal
menu a discesa.
Il nuovo report viene aperto nella modalità Anteprima di stampa, che
permette di verificare come si presenterà il documento una volta stampato.
Per accedere alla struttura del report si può compiere una delle seguenti
operazioni:
• scegliere il comando Visualizzazione struttura dal menu Visualizza;
• fare clic sulla freccia del pulsante Visualizza sulla barra degli strumenti e
quindi selezionare la voce Visualizzazione struttura dal menu a discesa.
Nella modalità di visualizzazione Struttura, per controllare rapidamente l’aspetto
che il report avrà una volta stampato si può compiere una delle seguenti
operazioni:
• scegliere il comando Anteprima di layout dal menu Visualizza;
• fare clic sulla freccia del pulsante Visualizza sulla barra degli strumenti e quindi
selezionare la voce Anteprima di layout dal menu a discesa.
Se si desidera creare un report utilizzando una procedura guidata occorre:
• avviare la creazione di un report;
• selezionare nella finestra Nuovo report l’opzione di Creazione guidata
relativa al tipo di report desiderato.
Selezionando una delle opzioni Creazione guidata, è possibile creare un
report seguendo le istruzioni riportate in una sequenza di finestre di dialogo
La modalità di visualizzazione Struttura permette di modificare l’aspetto di
un report. E’ possibile ad esempio inserire nella sezione Intestazione
pagina le informazioni che si desidera visualizzare all’inizio di ogni
pagina.
Per inserire invece un titolo all’inizio di un report o un riepilogo finale occorre
scegliere il comando Intestazione di pagina report dal menu Visualizza.
Per inserire un campo in un report è sufficiente:
• scegliere il comando Elenco campi dal menu Visualizza oppure fare clic sul
pulsante Elenco campi sulla barra degli strumenti;
• selezionare dall’elenco il campo desiderato e trascinarlo nel report.
Per inserire un campo in un report è sufficiente:
• scegliere il comando Elenco campi dal menu Visualizza oppure fare clic sul
pulsante Elenco campi sulla barra degli strumenti;
• selezionare dall’elenco il campo desiderato e trascinarlo nel report.
L’aspetto di un elemento selezionato nel report può essere modificato con
facilità utilizzando i pulsanti disponibili sulla barra degli strumenti
Formattazione.
Se si desidera gestire tutte le caratteristiche di un elemento selezionato occorre:
• scegliere il comando Proprietà dal menu Visualizza oppure fare clic sul pulsante
Proprietà sulla barra degli strumenti;
• impostare nella finestra di dialogo le caratteristiche desiderate.
Sono disponibili inoltre numerosi controlli che è possibile inserire nel report.
Per visualizzare la barra dei controlli è possibile scegliere dal menu Visualizza
il comando Barre degli strumenti e poi Casella degli strumenti oppure fare clic
sul pulsante Casella degli strumenti sulla barra degli strumenti.
Sono disponibili inoltre numerosi controlli che è possibile inserire nel report. Per
visualizzare la barra dei controlli è possibile scegliere dal menu Visualizza il
comando Barre degli strumenti e poi Casella degli strumenti oppure fare clic sul
pulsante Casella degli strumenti sulla barra degli strumenti.
Per controllare le opzioni di stampa è possibile:
• scegliere il comando Imposta pagina dal menu File;
• verificare nella finestra di dialogo le impostazioni relative ai margini,
all’orientamento e alle dimensioni della pagina e all’impaginazione delle
colonne.
Per stampare l’intero report è sufficiente fare clic sul pulsante Stampa sulla barra
degli strumenti. Selezionando invece il comando Stampa dal menu File compare
una finestra di dialogo nella quale è possibile specificare la stampante da
utilizzare, le pagine da stampare e il numero di copie.
Se si desidera stampare un report riassuntivo sul database corrente occorre:
• scegliere il comando Analizza dal menu Strumenti;
• selezionare la voce Analizzatore.
Nella finestra di dialogo Analizzatore occorre:
• selezionare la scheda Database corrente;
• fare clic sulla casella Proprietà e quindi su ok:
Verrà visualizzata l’anteprima di stampa del report riassuntivo.