Corso Microsoft Access
Tecniche di base
Autore: Francesco Palmieri
[email protected]
Generalità
L’applicazione Access di Microsoft è un gestore di base dati (DBMS) adatto per uso
individuale o per gruppi ristretti di lavoro. Una base dati (o database) è un insieme di
tabelle di dati collegate tra loro con legami detti relazioni. Un database consente di
rappresentare un sistema informativo complesso. In generale è necessario usare un
database quando ci sono diverse tabelle dati coinvolte. Access offre anche gli strumenti
per la costruzione di un programma gestionale completo. Tali strumenti sono:
– form (o maschere) per l’inserimento/modifica dati
– query per l’interrogazione
– report per la stampa
– moduli di programma per l’automazione delle attività.
Nel presente corso tratteremo una realizzazione di una applicazione database ma
soprattutto l’uso e l’estensione funzionale di un database esistente.
Autore: Francesco Palmieri
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Le tabelle
Le tabelle (o entità) sono gli elementi che compongono il
database. Per esempio, in una anagrafe comunale,
l’elenco dei cittadini è una tabella.
Ciascun oggetto immagazzinato in una tabella è una riga o
record. Nell’esempio, ciascun abitante del comune è un
record.
Ciascun attributo del dato è detto colonna o campo. Sono
campi: nome, cognome, data di nascita, indirizzo…
Una singola tabella può essere rappresentata in un foglio
Excel. Se il programma richiede di usare un grande
numero di tabelle tra loro collegate, Excel non è adatto a
gestire tali situazioni. Un programma di contabilità per
piccole aziende può richiedere decine di tabelle.
Autore: Francesco Palmieri
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Esempi di applicazioni che
richiedono un database
La contabilità generale di una azienda
Anagrafe comunale
Gestione chiamate clienti (CRM, Customer
Relationship Manager)
Gestione delle manutenzione impianti
Contabilità di magazzino
Gestione conti bancari
Programmazione della produzione
Autore: Francesco Palmieri
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Tabelle primarie e secondarie
In ogni database, le tabelle possono essere
distinte in:
– Opzioni: preferenze di funzionamento, non si
modificano quasi mai.
– Tabelle primarie o di base: elenchi di valori che si
predispongono inizialmente e si aggiornano quando
occorre
– Tabelle secondarie o movimenti: è la contabilità vera
e propria, si tratta di dati che si aggiungono giorno per
giorno.
Autore: Francesco Palmieri
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Esempi di tabelle principali per
ciascun tipo di database
Tipo di database
Tabelle di base
Movimenti
Contabilità generale
Piano dei conti, clienti,
fornitori…
Articoli di contabilità
Anagrafe comunale
Persone, vie
Variazioni anagrafiche
Gestione chiamate clienti
(CRM)
Clienti, negozi, prodotti,
tipo di richieste…
Richieste di assistenza
Gestione manutenzioni
Macchine, tipi intervento,
addetti..
Interventi di
manutenzione
Contabilità di magazzino
Articoli di magazzino,
clienti, fornitori,
depositi…
Entrate (carichi) /Uscite
(scarichi)di merce
Gestione conti bancari
Clienti, conti correnti,
mutui….
Prelievi/Incassi
Programmazione
produzione
Prodotti, materiali,
macchine, operai, ricette,
lotti..
Lotti di produzione
Autore: Francesco Palmieri
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Cosa sono le relazioni
Le relazioni sono i collegamento logico tra gli elementi di differenti
tabelle. Ad esempio: ogni variazione anagrafica coinvolge un
cittadino, ogni scarico da magazzino richiama un articolo.
In ogni tabella che deve essere richiamata da altre, si prevede una
combinazione di attributi i cui valori sono unici per ciascuna riga.
Tale attributo è detto chiave primaria. Per le persone, si può usare il
codice fiscale. Il problema è che non è più possibile cambiare tale
attributo se errato. Pertanto di solito si prevede un campo extra a cui
il programma assegna un numero progressivo o matricola.
Ciascuna riga di movimento che richiama appunto un determinato
articolo tramite tale chiave.
Autore: Francesco Palmieri
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Progettare un database
La realizzazione di un database, a differenza di
un foglio Excel, dovrebbe richiedere una
progettazione, nella quale si stabilisce almeno:
– Le tabelle
– Gli attributi principali e chiavi primarie
– le relazioni
Autore: Francesco Palmieri
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Progettazione di un database: le
tabelle
Mettiamo che di realizzare un programma per “fare
le fatture” di un professionista. Le tabelle
necessarie per la nostra semplice applicazione
sono:
Clienti
Unità di misura (“ore”, “gg”, “cad”)
Prestazioni
Fatture
Righe fattura
Useremo contatori per rappresentare le chiavi
primarie
Autore: Francesco Palmieri
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Progettare le relazioni
Nel nostro esempio tabelle e
relazioni si rappresentano
graficamente come da figura.
La freccia indica “il padre” di
una tabella, cioè la tabella di
base che è a monte.
Ciascuna prestazione usa una
unità di misura. Ciascuna
fattura è legata ad un cliente.
Una riga di fattura è “figlia” di
una fattura e richiama una riga
di prestazioni
Autore: Francesco Palmieri
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CLIENTI
UNITA_DI_MISURA
Ch.pr.
Ch.pr.
UMI_ID
CLI_ID
CLI_RAGSOC
CLI_INDIRIZZO
DESCRIZIONE
PRESTAZIONI
FATTURE
Ch.pr.
ID
Ch.est.1
DESCRIZIONE
UMI_ID
PRE_PREZZO
RIGHE_FATTURA
Ch.pr.
RIF_ID
Ch.est.1
Ch.est.2
QUANTITA
FAT_ID
PRE_ID
Ch.pr.
FAT_ID
Ch.est.1
ANNO
NUMERO
DATA
CLI_ID
La pratica: costruire un database
con Access passo passo
Per ogni database
Access offre una
tipologia di oggetti da
creare. Apriamo Access.
Iniziamo dalle tabelle (e
le relative relazioni). Le
tabelle si possono creare
cliccando su uno dei tre
strumenti mostrati in
figura. Ul primo è più
“professionale”.
Autore: Francesco Palmieri
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La creazione di tabelle tramite
creazione guidata
Per i clienti
possiamo
scegliere i campi
dallo schema
proposto, usando
i bottoni freccia
per trasferire i
campi (si
potranno
rinominare poi)…
Cliccare sul bottone
“Avanti” in basso
a destra…
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Nome della tabella
Chiamiamola clienti e
scegliamo l’opzione
“chiave primaria
definita dall’utente”
Premere “avanti”…
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Chiave primaria
Scegliamo i numeri
consecutivi come
metodo di attribuzione
per i dati univoci…
Premere “avanti”…
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Inserimento dati
Access può anche creare
automaticamente una
“maschera” per
l’immissione dati in
tabella. Questo ci farà
risparmiare la seccatura
di crearla a mano.
Scegliere la terza opzione
evidenziata in figura.
Premere “fine”.
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la tabella e la maschera sono
create
La maschera di modifica dati,
per quanto scarna, è creata
e pronta per l’uso. La
maschera prevede
l’immissione di un record
per ogni videata. Se si
vuole passare a revisionare
la struttura della tabella
(cioè l’elenco campi) o
immettere dati in forma
“foglio dati” stile Excel si
può cliccare con il tasto
destro.
Per il momento proseguiamo
immettendo come cliente il
classico “Rossi Mario”….
Autore: Francesco Palmieri
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Uso di una maschera per
l’immissione
Alcuni consigli:
Spostarsi tra i campi con il
tasto TAB, maiuscolo+TAB per
tornare indietro
In basso, la barra riquadrata
consente di spostarsi tra
record
Alla fine, premere il bottone X
cerchiato in alto a destra della
maschera “clienti” (non quello
generale: si chiude il
programma)
Autore: Francesco Palmieri
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Salvare la maschera
Rispondere SI alla
richiesta di salvare le
modifiche, e poi
cliccare su OK alla
maschera successiva,
che propone il nome
“Clienti” uguale al
nome della tabella..
Autore: Francesco Palmieri
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Area delle tabelle
Alla fine del ciclo di creazione,
Access mostra di nuovo
l’area tabellle si noti come
nell’area tabelle ci sia la
nuova icona “clienti”. Sotto
l’area maschere c’è una
maschera con lo stesso
nome.
Si può procede allo stesso
modo per le altre tabelle,
allorché ci sono dei modelli.
Per la tabella unità di misura,
mostriamo la procedura di
creazione “manuale”,
tramite l’icona
“visualizzazione struttura”
Autore: Francesco Palmieri
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Creazione tabella tramite
visualizzazione struttura
Questo modo di
procedere
consente di
specificare
esattamente
nome, tipo e
lunghezza dei
campi. Ma
richiede più
tempo e una
certa
esperienza
nella scelta di
tali
informazioni.
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Specificazione della chiave
primaria
Con il tasto destro del
mouse, cliccare
sulla prima riga
(che è stata
definita come
contatore) e
scegliere dal menù
la voce “chiave
primaria”. Il
programma mostra
una icona con una
chiave nella riga
suddetta…
Autore: Francesco Palmieri
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Salvataggio della tabella
Premere sul bottone del dischetto
per registrare la tabella. Digitare il
nome “Unità di misura” e dare OK.
Nel caso che ci sia dimenticati di
dare la chiave primaria, il
programma chiederà se vuole
procedere a definirla. In ogni caso
si viene rimandati alla videata
precedente. Premere il bottone
cerchiato per tornare all’area
tabelle.
La maschera di gestione NON
viene creata automaticamente. La
creeremo in seguito.
Autore: Francesco Palmieri
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Costruire le relazioni durante la
creazione guidata
Un ulteriore vantaggio di
usare la creazione guidata è
che il programma chiede se
la tabella se si sta
costruendo è legata o meno
a quelle già esistenti.
Nell’esempio, per la tabella
fatture il programma mostra
le relazioni che “intuisce” ci
siano con le tabelle già
create. Selezioniamo la
prima delle righe e premiamo
“relazioni” per impostarle…
Autore: Francesco Palmieri
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Quale tipo di relazione?
Tra le tre scelte,
selezioniamo la terza: per
ciascun cliente possono
essere emesse più
fatture, mentre non si
verifica il contrario (fattura
per più clienti) e
premiamo OK; poi
andiamo avanti con la
procedura
precedentemente
seguita.
Autore: Francesco Palmieri
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Tabelle immesse
Al termine, è
consigliabile
controllare la
struttura (i campi)
delle tabelle
create. In
particolare, nella
tabella delle
fatture,
aggiungiamo
l’anno…
Autore: Francesco Palmieri
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Aggiunta di un campo ad una
tabella esistente
Basta cliccare sotto,
scrivere nome, tipo ed
eventuale lunghezza del
campo.
Alla fine si clicca sull’icona
del dischetto e si chiude
la finestra.
Nota bene: dopo avere
aggiunto un campo, la
maschera
precedentemente creata
NON viene aggiornata
con il nuovo campo.
Autore: Francesco Palmieri
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Creazione di una maschera
Creiamo una
maschera per gestire
le unità di misura
tramite la creazione
guidata…
Autore: Francesco Palmieri
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Maschera per le unità di misura
Scegliere la tabelle
unità di misura e
portare tutti i campi
presenti a sinistra nel
riquadro a destra…
Autore: Francesco Palmieri
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Layout della maschera
Visto che i campi sono
pochi, scegliamo un
layout tabulare.
Layout significa “modo di
disposizione di oggetti su
una superficie”. Il layout
tabulare significa che per
ogni record corrisponde
una riga in maschera. e
premiamo avanti…
Autore: Francesco Palmieri
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Scegliamo uno stile
(industriale va
bene)…
Autore: Francesco Palmieri
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Fine della creazione maschera
Premere fine per
confermare
l’operazione…
Autore: Francesco Palmieri
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Creazione di una maschera master
detail: fattura + dettaglio
Come si è visto è molto semplice e veloce
usare la creazione guidata per creare
maschere ed è la procedura consigliata.
Inoltre tale procedura può essere usata
più volte, ad esempio se si è aggiunto un
campo in tabella.
Vediamo un caso in cui la maschera deve
operare su due tabelle: fattura e dettaglio.
Ci servirà per immettere testata + righe
Autore: Francesco Palmieri
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Area maschere
Clicchiamo nell’area
maschere e poi su
creazione guidata…
Autore: Francesco Palmieri
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Creazione guidata: tabella
maschera
Scegliamo la tabella
fatture e portiamo tutti
i campi a destra con il
bottone >>
Senza premere
avanti, nella stessa
maschera, scegliamo
poi la tabella dettaglio
fatture e portare
ancora tutti i campi
TRANNE IDFattura
Autore: Francesco Palmieri
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Lasciare le
impostazioni propo
ste (in base a fatture
e maschera con
sottomaschere) e
premere avanti
Autore: Francesco Palmieri
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Layout sottomaschera
Selezionare il layout
tabulare
Autore: Francesco Palmieri
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Stile
Scegliere uno stile a
piacere (è solo un
fatto estetico)
Autore: Francesco Palmieri
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Fine della creazione della
maschera fatture
Lasciare le
impostazioni proposte
e premere il bottone
fine.
Autore: Francesco Palmieri
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Aggiunta funzioni ad una maschera
esistente
Può essere il caso di
dover modificare una
maschera.
Quando la maschera
utilizza tabelle di base
(nel nostro esempio:
clienti, prodotti eccetera)
è utile disporre di “liste
valori” da cui scegliere
invece di digitare il codice
“alla cieca”.
Autore: Francesco Palmieri
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La visualizzazione struttura della
maschera
Tramite questa
visualizzazione è
possibile controllare
ogni dettaglio:
posizione dei campi,
descrizioni,
aggiungere o togliere
campi eccetera.
Autore: Francesco Palmieri
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Lista valori sul cliente
allarghiamo con il mouse
la larghezza del campo
cliente
Con il tasto destro del
mouse, cambiare le
caratteristiche della
casella in “casella
combinata” o combo
box….
Cliccare ancora con il
tasto destro e scegliere
“proprietà”….
Autore: Francesco Palmieri
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Proprietà della casella
Nell’esempio, la casella deve
mostrare chiave primaria e
nome della tabella “clienti”,
deve prendere il campo n. 1
(che è la chiave primaria) e
metterlo nel campo “IDCliente”
Per ottenere tale risultato, si
imposta nel campo “origine
riga”, la tabella da dove
devono essere presi i valori da
cui scegliere (in questo caso:
clienti) (1). Di tale tabella, Il
programma mostrerà tante
colonne quante sono nel
campo “Numero Colonne” (2)
dall’elenco la colonna “colonna
associata” (3) e la mette nel
campo (4).
Autore: Francesco Palmieri
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4
1
3
2
E le prestazioni
Per le prestazioni, si
compie la stessa
operazione:
– allargamento campo
– Cambiamento
controllo in casella
combinata
– Impostazione proprietà
come da figura
Autore: Francesco Palmieri
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Vedere il risultato in funzione
Per mettere in funzione la maschera premere
sull’apposito bottone cerchiato in figura…
Autore: Francesco Palmieri
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la nuova maschera
Come si vede, ora il cliente può essere inserito
scegliendolo dalla lista…
Autore: Francesco Palmieri
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Inserire i dati
Come intuibile, una volta create tabelle,
relazioni e maschere, il database è pronto
per l’inserimento dei dati.
Quando si “popola” un database con i dati
è meglio in
Autore: Francesco Palmieri
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