SISE 2008
DISTRETTO 2070
San Vincenzo,
5 Aprile
2008
Diapositiva
1
Distretto XXXX
Sessione 1:
ruolo e responsabilità
Segretari di club
Diapositiva 2
Distretto XXXX
I club efficienti
sono in grado di:
Conservare e
aumentare
l’effettivo
Attuare
progetti di
servizio
efficaci
Sostenere la
Fondazione
Rotary
Formare
dirigenti capaci
di servire a
livello
distrettuale e
oltre
Piano direttivo di club
Vie d’azione
Diapositiva 3
Distretto XXXX
Responsabilità del segretario
di club
Aggiornare i dati sull’effettivo
Prendere nota delle presenze alle riunioni e inviare, entro
15 giorni dall’ultima riunione di ogni mese, un rapporto
mensile sulle presenze al governatore distrettuale
Inviare avvisi per le riunioni del club, del suo consiglio
direttivo e delle sue commissioni
Redigere e conservare le minute delle suddette riunioni
Informazioni sui dirigenti da inserire nell’ Official
Directory (da inviare attraverso l’Area Soci o utilizzando
il modulo per il rapporti sui dirigenti di club)
Diapositiva 4
Distretto XXXX
Responsabilità del segretario
di club
Inviare al RI i documenti richiesti, tra cui:
Rapporti semestrali sull’effettivo, accompagnati dal
versamento delle relative quote sociali (entro il 1º luglio e il
1º gennaio)
Quote relative al Consiglio di legislazione (entro il 1º luglio)
Quote dei nuovi soci ammessi al club (da inviare attraverso
l’Area soci o utilizzando il modulo Variazioni sull’effettivo)
Variazioni sull’effettivo, quali ad esempio soci dimissionari
o cambiamenti d’indirizzo (da inviare attraverso l’Area soci
o utilizzando il modulo Variazioni sull’effettivo)
Diapositiva 5
Distretto XXXX
Area soci
Aggiornamento e revisione dei dati sull’effettivo.
Pagamento delle quote sociali.
Aggiornamento dei dati del club (quali orario e sede delle
riunioni).
Comunicare le coordinate dei nuovi dirigenti di club.
Controllare i rapporti sulle donazioni alla Fondazione
Rotary.
Diapositiva 6
Distretto XXXX
Come prepararsi all’incarico
di segretario di club
Definire il ruolo con il presidente entrante del club
Incontrare il segretario uscente per rivedere insieme le
responsabilità del segretario
Accordarsi con il segretario uscente per il trasferimento di
tutti i dati e le informazioni relative al club
Rileggere il manuale del segretario del club
Diapositiva 7
Distretto XXXX
Responsabilità in merito ai rapporti
da inviare al Rotary International
Rapporto semestrale per il pagamento delle quote sociali da
inviare al RI*.
Rapporti sulle presenze mensili da inviare al governatore
distrettuale.
Modulo dati sull’effettivo* (per cambiamenti relativi
all’effettivo) da inviare al RI e al governatore distrettuale.
Rapporti sui Rotariani in visita, da inviare ai segretari di club
appropriati.
Moduli per il trasferimento d’affiliazione da inviare ai segretari
di club dell’area in cui il socio ha in progetto di trasferirsi.
Rapporti sui cambiamenti a livello dirigenziale e delle
informazioni relative alle riunioni, da inviare al RI* e al
governatore distrettuale.
Modulo per i dati da inserire nell’Official Directory da inviare
al RI*.
*Possono essere inviati al RI utilizzando l’Area soci.
Diapositiva 8
Distretto XXXX
Risorse
Statuto e regolamento di club
Manuale di procedura
Catalogo del RI
Rivista rotariana
Manuale del segretario di club
Diapositiva 9
Distretto XXXX
Come collaborerete con il
presidente di club?
Stabilire chiaramente le rispettive responsabilità
prima di assumere l’incarico
Assistere il presidente nell’espletamento dei
compiti amministrativi se necessario
Diapositiva 10
Distretto XXXX
Come potete sostenere le
commissioni di club?
Trasmettere alle commissioni le informazioni
rilevanti provenienti dall’RI e dal Distretto
Informare le commissioni sui principali dati
registrati nei club (comunicando ad esempio i dati
relativi alle presenze e alle donazioni effettuate)
Diapositiva 11
Distretto XXXX
Come sostenere la
commissione effettivo
Esaminare le proposte di nuovi soci
Comunicare al RI i nominativi di eventuali nuovi soci e di
soci dimissionari
Comunicare al RI eventuali ulteriori cambiamenti relativi
ai dati sull’effettivo
Comunicare ad altri club il trasferimento di un proprio
socio nella loro area
Comunicare i dati relativi all’effettivo e alle presenze
Diapositiva 12
Distretto XXXX
Sessione 2:
Segretari di club
Sviluppo degli obiettivi
Diapositiva 13
Distretto XXXX
Obiettivi efficaci
Condivisi
Misurabili
Ambiziosi
Raggiungibili
Limitati nel tempo
Diapositiva 14
Distretto XXXX
Obiettivi annuali e a lungo
termine
Definire obiettivi annuali e a lungo termine per la
commissione.
Gli obiettivi a lungo termine rappresentano ciò che il
club desidera raggiungere nell’arco di 3-5 anni.
Gli obiettivi annuali costituiranno i passi intermedi
verso il raggiungimento degli obiettivi a lungo
termine.
Gli obiettivi devono evolvere di pari passo con lo
sviluppo del club.
Diapositiva 15
Distretto XXXX
Elementi da prendere in
considerazione al momento della
definizione degli obiettivi
Valutare le risorse e la situazione attuale del club
Coinvolgere i soci per essere certi della loro
collaborazione
Analizzare le esigenze della comunità
Contattare i dirigenti distrettuali per ottenere sostegno
Utilizzare l’esperienza accumulata attraverso precedenti
progetti e attività
Diapositiva 16
Distretto XXXX
Come assicurarsi che gli obiettivi
vengano raggiunti
Comunicare con gli altri dirigenti di club per assicurarsi che
sostengano gli obiettivi della commissione
Sviluppare forme di intervento mirate al raggiungimento dei singoli
obiettivi
Nominare dei soci che si occupino di questi interventi in base ai loro
interessi e le loro capacità
Consultare i dirigenti distrettuali per raccogliere informazioni sulle
risorse disponibili
Fissare delle scadenze precise
Determinare dei criteri specifici per la misurazione dei progressi
compiuti
Utilizzare le risorse e gli strumenti messi a disposizione da club,
distretto e RI.
Valutare i progressi compiuti
Diapositiva 17
Distretto XXXX
Come raggiungere gli obiettivi
Per raggiungere i propri obiettivi la commissione
avrà bisogno di risorse umane, informative e
finanziarie
Diapositiva 18
Distretto XXXX
Chi può rappresentare una risorsa
per il vostro club?
Past dirigenti di club
Membri per la commissione per l’amministrazione del club
di altri club del distretto
Altri segretari e tesorieri del vostro distretto
Governatore distrettuale
L’assistente del governatore
Lo staff del Dipartimento Supporto Club e Distretti
Diapositiva 19
Distretto XXXX
Risorse Informative
Official Directory
Manuale di procedura
Catalogo del Rotary International
Regolamento tipo del Rotary Club
Statuto tipo del Rotary Club
Riviste rotariane
Sito web del Rotary International, inclusa l’area soci
Diapositiva 20
Distretto XXXX
Grazie per l’attenzione!
Diapositiva 21
Distretto XXXX