ACCOGLIENZA
CONVEGNI E FIERE
Di : Tea Vergani
Aggiornamento ottobre 2012
Tratto dai libri della stessa autrice “Come organizzare convegni
aziendali” e “Lavorare in stand nelle fiere” , Editore Franco Angeli
TIPI DI MANIFESTAZIONI che
prevedono “RECEPTION”
CONGRESSI - CONVEGNI
 CORSI DI FORMAZIONE
 SEMINARI
 FIERE
 GARE E PREMIAZIONI
 CERIMONIE

Vi descriverò LE MANSIONI di:
Hostess/steward RECEPTIONIST
 Hostess/steward DI SALA
 Hostess/Steward di BARRIERA
 STAND ASSISTANT
 VALLETTO/A

PER TUTTI E’ NECESSARIO
un badge personale
 un comportamento e un abito
adatto
 un assortimento di cancelleria
personale (biro, carta,ecc...)
 puntualità
 capacità di comunicazione

ABBIGLIAMENTO da donna
Serve un abito da ... lavoro!
Perché una hostess NON è (con rispetto per
tutti!) né:
–
–
–
–
–
un’impiegata
una velina
una commessa
una studentessa universitaria
una.. invitata ad un matrimonio o a una festa
ABBIGLIAMENTO da uomo
Serve un abito da ... lavoro!
Perché uno steward non è (con rispetto per
tutti!) né:
–
–
–
–
–
–
un impiegato
un commesso
un barista
un invitato ad una festa o ad un matrimonio
uno studente universitario
un portiere d’hotel
Giusto posizionamento
comunicativo
Solo se indossate l’abito “giusto”, il
congressista o il corsista vi
riconosceranno e ricorreranno a voi.
Se siete troppo vistosi, no.
Se siete poco eleganti, nemmeno
Posizionamento corretto
comunicativo
Solo se indossano una gonna, le donne
sembrano hostess o receptionist
Solo se indossano un abito classico con
cravatta gli uomini sembrano steward o
stand assistant
Eccezione per le donne: nelle Fiere è ammesso
talvolta anche il pantalone anziché la gonna, per via del
clima)
(
Strategie di comunicazione
L’abito e il modo di fare indaffarato
ma controllato, rassicurante
 Il badge da staff
 Il sorriso e lo sguardo attento
 La disponibilità al dialogo
 L’osservazione
 La memorizzazione

Strategie di comunicazione
ARRIVARE SUL POSTO GIA’
INDOSSANDO L’ABITO DA
LAVORO
Perché SE ARRIVATE IN JEANS E VI CAMBIATE SUL POSTO,
l’AZIENDA NON VI PRENDERA’ SUL SERIO!
Perché non sempre sarà facile controllare la borsa con i vostri
abiti di ricambio, nel corso della manifestazione.
Strategie per l’abbigliamento donna




Abito scuro (nero, grigio scuro, blu)
Camicia bianca, sottogiacca bianco
Foulard
Calze coprenti
– un paio di ricambio in borsa, per eventuali smagliature,
e smalto trasparente

SCARPE COMODE
– basse o a mezzo tacco, con scarpe di ricambio per
tornare a casa
Strategie per abbigliamento uomo

La cravatta
– tinta unita, a righe o fantasia, purché
“seria”
Camicia bianca
 Pochette da taschino
 calze scure, tinta unita
 SCARPE COMODE

– scarpe mocassini o stringate, purché scure
e non per sport
Strategie per il look
Le aziende non gradiscono piercing
e tatuaggi in zone esposte allo
sguardo
 le ragazze sono incoraggiate a
truccarsi
 i capelli dovranno essere annodati
sulla nuca, o raccolti, se lunghi

Problemi o imprevisti
-
ritardi o assenze : avvisare l’azienda
(PRIMA o DURANTE! MAI DOPO !!!!!)
trovando e proponendo un eventuale
sostituto/a
-
non masticare o fumare in
pubblico (ne riparleremo!)
Parliamo ora delle MANSIONI di
RECEPTIONIST
(sia HOSTESS che STEWARD)
RECEPTIONIST
è la prima persona che
il partecipante vede
Accoglie
i partecipanti
distribuisce
materiali
dossier
cartellette e biro
raccoglie le firme
su elenchi predisposti
raccoglie i nomi
su elenchi predisposti
distribuisce
fogli di presenza
e li raccoglie compilati
distribuisce
attestati
precompilati e non
fornisce informazioni
logistiche
trasporti
turistiche
chiama i taxi
traduce
assiste i disabili
guardaroba
prende e restituisce
bagagli e abiti,
conserva materiali
Mansioni all’interno delle sale….
(sia hostess che steward)
HOSTESS
STEWARD
DI SALA
(è sempre in vista)
accoglie i VIP
li accompagna
ai posti che ha riservato
controlla il tavolo di Presidenza
cura l'allestimento
cura i tecnici di sala
cura le traduttrici e i relatori
fornisce informazioni
logistiche
e sul programma
controlla i tempi
avvisa la reception
di situazioni - caso
Distribuisce
o raccoglie
materiali
controlla l'uscita
raccoglie i materiali rimasti
cerca persone
HOSTESS
STEWARD
DI BARRIERA
(è il compito più delicato)
filtra le persone
in entrata
(ristorazione - riunioni ristrette - posti privilegiati)
accoglie i VIP
li accompagna
ai posti
controlla i tempi
raccoglie gli inviti - i voucher
avvisa la reception
di situazioni - caso
controlla l'uscita
raccoglie i materiali rimasti
MANSIONI DI STAND
ASSISTANT
STAND ASSISTANT
FIERISTICO
accoglienza
(stand
a guscio o aperti)
con /senza
raccolta nomi
visitatori
con/senza
servizio
bar
Informazioni
sui prodotti
allestimento/
disallestimento
gestione materiali
controllo flussi
visitatori
distribuzione
materiali
controllo furti
e danni