Lezione n.5
Due strumenti per semplificare il
lavoro con excel: la navigazione e
le formule 3d.
Premessa
• Spesso lavorando con excel capita di dover creare fogli di
lavoro più grandi di quanto si possa visualizzare su una
schermata sola.
• Può essere necessario usare gli stessi dati su fogli diversi o
avere bisogno di controllare solo una parte di un intero
foglio.
• Se poi il nostro documento si arricchisce di nuovi dati,
allora diventa indispensabile aggiungere un foglio nuovo e
poterne cancellare uno vecchio all’occorrenza.
Alla fine di questa lezione, sarete in grado di:
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•
•
•
•
•
•
Ingrandire e ridurre un foglio di lavoro sullo schermo;
nascondere e visualizzare righe e colonne;
bloccare e sbloccare righe e colonne;
spostarvi tra i fogli all’interno di una cartella di lavoro;
aggiungere ed eliminare in una cartella di lavoro;
creare formule 3d;
collegare le cartelle di lavoro.
File per questa lezione
cartella: esercizi > 5
redditi.xls
cibo.xls
budget.xls
Lo zoom:
ingrandimento e riduzione della visualizzazione di un foglio di lavoro.
•
•
Excel apre i documenti in una
dimensione standard che definisce il
100%.
Possiamo modificare la dimensione
visualizzata cambiando questa
percentuale.
•
Aprite il file di esempio redditi.xls
nella cartella esercizi.
•
Fate clic sulla cella P18.
•
Nel menu visualizza cliccate su zoom
•
Spuntando una casella corrispondente a
una percentuale inferiore a 100 il foglio
si ridurrà.
•
Spuntiamo la casella 50% e facciamo
clic su ok o diamo invio dalla tastiera.
•
Per tornare alla visualizzazione
precedente ripetiamo la procedura
selezionando la casella 100% oppure,
più rapidamente, usiamo la
•
•
scorciatoia da tastiera e premiamo
contemporaneamente i tasti Ctrl e Z
(che ci consente di annullare
l’operazione appena compiuta)
Adesso sul foglio che abbiamo aperto
clicchiamo su una cella e dal menu
visualizza nella finestra zoom
selezioniamo adatta alla selezione.
• Excel ci ha ingrandito la cella selezionata. Questo tipo di
zoom è particolarmente utile quando il foglio che abbiamo
davanti è piuttosto esteso in quanto così possiamo
ingrandire certi che nella schermata troveremo quella parte
di foglio che ci interessa.
• Torniamo sul foglio e dal menu visualizza nella finestra
zoom spuntiamo la casella personalizzata e inseriamo al
posto del numero indicato il numero 150.
Nascondere e scoprire righe e colonne.
•
Ora che abbiamo imparato lo zoom, torniamo
al nostro documento redditi.xls.
•
In qualità di gestori del noleggio attrezzature
sportive vogliamo controllare cosa è stato
noleggiato nei mesi primaverili, diciamo da
marzo a giugno.
•
Possiamo lavorare più comodamente
nascondendo le colonne dei mesi che non ci
interessano.
•
Selezioniamo le colonne C e D, poi portiamo
il mouse sul selettore di colonna I e tenendo
premuto il tasto Ctrl sulla tastiera
trasciniamo il mouse dalla I alla N.
•
Excel somma le selezioni non contigue.
•
•
•
•
Dal menu Formato > colonna
selezioniamo > nascondi
Una linea un po’ più spessa ci indica la
posizione delle colonne nascoste.
Volendo possiamo nascondere anche le
righe, con la stessa procedura.
Facciamo clic sul selettore della riga 7
•
•
Dal menu Formato > riga selezioniamo >
nascondi
Una linea un po’ più spessa ci indica la
posizione della riga nascosta.
•
Il nostro foglio ora è snello e di semplice
consultazione, ma come si fa a ripristinare la
visualizzazione normale?
•
Selezioniamo le colonne che stanno prima e
dopo le colonne nascoste,
facciamolo con il metodo della selezione non
contigua.
•
•
•
•
•
•
Dal menu Formato > colonna
selezioniamo > scopri
Ecco che le nostre colonne sono di
nuovo al loro posto.
Per scoprire le righe basta
selezionare la riga precedente e
quella successiva alla riga nascosta
Dal menu Formato > riga
selezioniamo > scopri
Anche la nostra riga è tornata al
suo posto.
Bloccare e sbloccare righe e colonne.
• Quando i dati sul nostro foglio sono tanti per poter leggere
scorriamo il nostro documento a destra e a sinistra o sopra
e sotto ma accade che le intestazioni si spostino con tutto il
documento sottraendosi alla nostra vista e rendendoci
difficile capire a quale intestazione facciano riferimento i
dati che stiamo guardando.
• Per risolvere questo inconveniente possiamo bloccare
sullo schermo la riga e le colonne con l’intestazione e far
scorrere soltanto la parte restante del nostro foglio.
Apriamo il file cibo.xls nella cartella esercizi > 5.
Dal menu visualizza nella finestra zoom selezioniamo la casella 200%.
•
•
Proviamo a spostarci nel
documento. Abbiamo perso
l’intestazione e ci troviamo proprio
nella situazione che abbiamo
appena descritto.
Per orientarci bene avremmo
bisogno di vedere sempre la riga
dei mesi (R2) e la colonna delle
categorie (A).
Selezioniamo quindi la casella che si trova sotto la riga e a destra della colonna
che vogliamo bloccare (B3).
Dal menu finestra > blocca riquadri (clic)
• Proviamo a spostarci
nuovamente nel
documento, ora
l’orientamento è perfetto.
• Andiamo nella casella
nome di questo foglio e
inseriamo il valore P32 e
diamo invio
• Ci troviamo nell’estremità
inferiore del nostro foglio e
vogliamo tornare rapidamente
all’inizio, nella prima cella non
bloccata in alto.
• Digitiamo contemporaneamente
Ctrl e Home.
• Excel ci ha portato proprio al
punto desiderato.
Spostamento tra i fogli di lavoro in una cartella.
•
Il responsabile della cucina del
Residence Nova Levante tiene sotto
controllo gli acquisti con diversi fogli
di lavoro in una sola cartella. Ordina
infatti i cibi da fornitori diversi, si tratta
di carne, farina, zucchero verdure ecc.
che lui ha organizzato in 3 diverse
tipologie: prodotti secchi, carne e
prodotti agricoli.
•
Come vedete in fondo al vostro
documento basta cliccare sul nome
della scheda e ci troviamo nel foglio
corrispondente.
•
Un altro modo è premere
contemporaneamente Ctrl e Pag ↓
oppure Ctrl e Pag ↑
Aggiunta ed eliminazione di fogli.
• Ogni nuova cartella per
impostazione standard contiene
3 fogli vuoti. E’ possibile
inserire altri fogli o eliminare
semplicemente quelli superflui.
•
Clicchiamo sulla scheda
prodotti agricoli.
• Dal menu inserisci > foglio di
lavoro
•
•
•
•
Adesso c’è un nuovo foglio di lavoro a
sinistra della scheda dove ci trovavamo.
Facciamo doppio clic sul nome Foglio 1 e
scriviamo Riepilogo.
Posizioniamo il mouse su Riepilogo e quando
ha la forma puntatore clicchiamo e teniamo
premuto il pulsante sinistro del mouse.
La freccia che compare sulle schede indica
dove si posiziona la scheda che stiamo
spostando.
•
Trasciniamo continuando a tenere il pulsante
premuto fino a che la freccia si sposta alla
destra della scheda prodotti agricoli.
•
Lasciamo il pulsante. Ora la scheda è nella
posizione giusta.
• Ma abbiamo deciso che non ci
serve quindi:
• clic su Riepilogo
• dal menu modifica > elimina
foglio
• in alternativa
• clic su Riepilogo
• clic tasto destro del mouse >
elimina
Le formule tridimensionali
•
•
Abbiamo visto come fare delle formule semplici nelle celle di un foglio.
Per esempio il costo totale della carne.
•
•
Supponiamo invece di voler sapere il costo totale del cibo.
Usando solo le formule semplici dovremmo prendere i totali di tutti i fogli e
sommarli, a ogni cambiamento ci toccherebbe rifare tutto.
•
•
E’ possibile invece creare delle formule che usino dati presenti in fogli diversi.
Cambiando i dati nei rispettivi fogli si aggiornerà anche il risultato della
formula 3D creata, una funzione che fa risparmiare l’inutile ripetizione di
formule o dati agevolando molto il lavoro.
•
•
•
Basta ricordare che anche i fogli come
le celle hanno una sigla di
identificazione.
Se voglio dire al programma di andare a
prendere il totale di un altro foglio
posso indicarla con il suo nome ( per
esempio il totale dei costi della scheda
carne nella cella P36 sarà: Carne!P36 )
Oppure usare la procedura automatica:
• inserisco un foglio nuovo
dopo prodotti agricoli
• lo rinomino in riepilogo
• clic sulla cella A3 e digito
Costo totale del cibo poi mi
sposto sulla cella A4
nella barra delle formule clic sul simbolo formula > SOMMA > OK.
• Nella finestra che si apre ci sono delle righe in ciascuna
riga andrà ad inserirsi il valore della cella che evidenziamo
-indipendentemente dal foglio in cui si trova-
 Clic sulla scheda carne e poi clic
sulla cella P36 che contiene il
totale
 (nella nostra riga viene inserito
automaticamente Carne!P36)
• Clic sulla seconda riga –vediamo
che excel ne inserisce subito
un’altra vuota• Clic sulla scheda prodotti secchi
e poi clic sulla cella P26 che
contiene il totale
• (nella nostra 2° riga viene
inserito automaticamente
'Prodotti secchi'!P26
• Le virgolette singole sono usate
da excel per i fogli che hanno il
nome composto da 2 o più
parole)
Clic sulla 3° riga.
Clic sulla scheda prodotti agricoli e poi clic sulla cella P28 che contiene il totale (nella nostra riga viene
inserito automaticamente 'Prodotti agricoli'!P28)
E diamo OK la nostra formula è perfetta.
• Manca solo il simbolo dell’euro.
• Dal menu formato > cella >
numero > valuta
• Scegliamo 2 cifre decimali ed è
fatta.
Collegamento di cartelle
• Se la funzione che consente di collegare i fogli tra loro è utile quella
che consente di collegare dati in cartelle diverse è veramente potente.
• La cartella che contiene la formula è detta cartella di lavoro
dipendente, quella che contiene le informazioni di riferimento è la
cartella di lavoro origine.
• La procedura è simile alla formula per il collegamento dei fogli, i
riferimenti devono però cominciare con il nome della cartella di
lavoro origine.
•
Il contabile del residence Nova
Levante nel calcolare il budget
annuale ha bisogno di avere il
totale delle spese di tutti i reparti
allora crea una cartella di lavoro
dove confluiscono i totali dei
singoli reparti, questo collegamento
gli consente di avere dati sempre
aggiornati e identici a quelli dei
reparti.
•
Apriamo la cartella redditi.xls
•
Apriamo anche budget.xls
•
Dal menu finestra > disponi
spuntiamo la casella affiancate e
diamo OK
•
Facciamo clic sulla cella A4 della
cartella di lavoro budget
•
Digitiamo nella barra della formula
=[Cibo.xls]riepilogo!A4
(il programma ci riporta il totale
presente nella cartella di lavoro
cibo nella casella A4 del foglio
riepilogo.)
•
•
Excel ha inserito in budget il valore
presente nell’altra casella di lavoro.
•
•
•
Clic sulla cella A3 della cartella di
lavoro budget spostiamoci con il
TAB nella cella accanto
Digitiamo = (per cominciare la
formula)
Spostiamoci con il mouse nel
riquadro della cartella di lavoro
redditi
2 clic sulla cella P18 e diamo invio
riepilogo
•
Abbiamo quindi imparato a:
•
•
•
•
•
•
Ingrandire e ridurre un foglio di lavoro sullo schermo;
nascondere e visualizzare righe e colonne;
bloccare e sbloccare righe e colonne;
spostarvi tra i fogli all’interno di una cartella di lavoro;
aggiungere ed eliminare in una cartella di lavoro;
creare formule 3d;
• collegare le cartelle di lavoro.
Test e glossario
• Come ci si sposta tra diversi
fogli all’interno di una cartella
di lavoro?
• Come si collegano celle in
cartelle diverse?
• Come si visualizza un foglio
al 70% della visualizzazione
normale?
• Come si crea una formula 3D
in un foglio di lavoro?
• Come si dovrebbe fare
quando scorrendo un foglio
non riusciamo a vedere righe
e colonne con le etichette?
• Come facciamo a vedere
soltanto le colonne e le righe
che ci interessano?
Bloccare: fare in modo che righe e colonne restino
sullo schermo mentre il resto del documento
scorre.
Cartella di lavoro dipendente: La cartella che
contiene una formula che si riferisce a dati
presenti in un’altra cartella.
Cartella di lavoro origine: La cartella che
contiene i dati a cui fa riferimento una
formula presente in un’altra cartella.
Formula tridimensionale: formula che contiene
dati appartenenti a fogli diversi.
Nascondere: rendere righe e colonne invisibili
così da poter affiancare anche righe colonne
lontane tra loro.
Zoom: opzione che consente di modificare la
dimensione di visualizzazione di un
documento sullo schermo.
esercizi
1. Aprite la cartella Redditi.xls. Riducete il foglio al 70% e
tornate al 100%.Nascondete e visualizzate la colonna B e la
riga 3, poi bloccatele e sbloccatele.
2. Aprite la cartella cibo.xls. Nel foglio riepilogo scrivete una
formula che sommi il peso totale della carne, del pollame e del
pesce ordinati. Aprite la cartella di lavoro budget.xls e create
sul primo foglio una formula che sommi il costo di tutti i
prodotti agricoli ordinati.