Archiviazione sostitutiva e gestione documentale: il
caso Gruppo Pacorini
28 Maggio 2010 - Trieste
Alessandro Verzier
Dottore commercialista
Country C.F.O. - Gruppo Pacorini
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Agenda
•
L’azienda
•
Ambito e Obiettivo del Progetto
•
Master Plan
•
Conservazione Sostitutiva
•
Conclusioni
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Gruppo Pacorini in pillole
La Storia
1933
2006
Il Gruppo Pacorini è una realtà
internazionale specializzata
nella
movimentazione, nello stoccaggio e
nel
trasporto
delle
principali
commodity.
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I nostri business
1° Operatore mondiale nella logistica del caffè verde
1° Operatore nel Mediterraneo (2° - 3° nel mondo) nella logistica
dei metalli non ferrosi
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Location
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Ambito e Obiettivo del Progetto
Lo scenario di riferimento
•
Il Gruppo Pacorini ha deciso di innovare la propria offerta
dei servizi logistici avvalendosi anche di una visione
innovativa dei Sistemi Informativi;
•
La visione dei Sistemi Informativi Pacorini è quella di un
grande network integrato
• Interno: Società del Gruppo Pacorini;
• Esterno: Clienti, Fornitori, Partner;
che tende a valorizzare l’approccio
partnership “commerciale”.
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globale
e
la
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La componente EDM
•
L’Enterprise Document Management (EDM) è una filosofia che nasce dalla
necessità di gestire efficacemente e efficientemente l’informazione (che per il 6080% è contenuta in documenti e form);
•
L’Enterprise Document Management si pone come backbone per qualsiasi
attività/processo che interessi le informazioni in qualsiasi formato;
Utenti
Legal Issues
Partner
Applicazioni
EDM
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Infrastruttura
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La componente EDM –
Alcuni elementi Macro
•
Il volume di carta utilizzata negli uffici (carta da stampa, corrispondenza, manuali,
ecc.) rappresenta il 30-40 percento dei consumi di carta totali;
•
Le 3 tipologie di carta utilizzate negli uffici:
• Uncoated free-sheet (general printing, personal printing);
• Coated free-sheet (advertising);
• Uncoated groundwood (manuals, books, ..);
hanno tutte un trend di crescita positivo e la cosa poco rassicurante è che non si
vede all’orizzonte una inversione di tendenza;
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La componente EDM –
Alcuni elementi Macro
•
(Cont)
Nonostante da molti anni si stia spingendo su tecnologie IT per ridurre il consumo di
carta, questo trend è in continua crescita. Le cause principali che “contrastano” i
benefici apportati dalle nuove tecnologie sono:
• Possiamo accedere sempre a più informazioni sia dal lavoro sia da casa
(internet, …);
• Invece di inviare copie stampate, il trend attuale prevede invio elettronico e
stampa “locale”. Inoltre le stampe sono sempre più di miglior qualità;
• Crescita dei prodotti Knowledge-based (Knowledge worker);
• Paper Affordance. Ci sono alcune proprietà della carta che la rendono
insostituibile per alcune tipologie di “utilizzo”.
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Alcuni dati Economici
•
Abbiamo raccolto alcuni elementi “economici” che aiutano nella riflessione:
• Fatture Attive. Vantaggio Elettronico 40% ca:
• Cartaceo 12 €;
• Elettronico 7 €;
• Fatture Passive. Vantaggio 53% ca:
• Cartaceo 17 €;
• Elettronico 8 €;
(Fonte Ifin News – N.1 2006)
•
Ripartizione “Costi” documento:
• 2 % Designing & Printing;
• 27% Filing/Storing/Retrieving;
• 65% Maintaining/Updating/Distributing;
(Paperless Company – 2002)
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Alcune scelte progettuali DMS
•
Nell’analisi di un progetto DMS è molto importante analizzare il processo e come i
file/documenti vengono utilizzati. Noi abbiamo utilizzato la seguente ripartizione:
• Hot File. Sono documenti in progress, tipicamente sono giacenti sulla scrivania.
Sono file utilizzati nelle discussioni e spesso riservati;
• Warm File. Sono documenti che vengono acceduti spesso o pratiche
recentemente evase. Spesso sono riposti in posizioni limitrofe alla scrivania;
• Cold File. Rappresentano la maggior parte dei documenti, sono i così detti
“just-in-case”;
•
Il DMS è molto appropriato nella gestione dei Cold File mentre è meno indicato, o
meglio, più difficilmente adattabile nelle altre due categorie.
•
Per queste due categorie a nostro avviso è importante ripensare al ruolo della
“carta” piuttosto che andare ad eliminarla. La nostra visione è quella di utilizzare la
carta nel transitorio, spostando il focus da use less paper a keep less paper;
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Soluzioni EDM
Abbiamo deciso di suddividere il progetto EDM in due componenti: Gestione
Documentale e Archiviazione Sostitutiva. Infatti questa scelta ci permetteva di poter
procedere velocemente con la scelta del pacchetto “sostitutivo” (meno invasivo) per
poi avere più tempo nella scelta della soluzione DMS. Tale semplificazione non è critica
in quanto il pacchetto “sostitutivo” segue un proprio sviluppo ed è il terminale del
processo documentale.
Gestore
Documentale
UTENTI
Tutti i docs Rilevanti
Sistema Informativo
Pacorini
(FW/SAP)
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Conservazione
Sostitutiva
Consultazione
Saltuaria/Archiviazione
•
Utenti
“Speciali”
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Master Plan EDM
1. Analisi
Quantitativa e
Qualitativa
documenti
2. Definizione
strategia EDM
3. Project Plan
EDM
4. Sostitutiva
5. Documentale
Analisi Quantitativa e
Qualitativa
•
Di seguito abbiamo riportato i volumi 2005 di parte delle società Italiane del
Gruppo Pacorini. Dall’analisi fatta abbiamo desunto tre fasi implementative:
• Fase 1. Implementazione archiviazione sostitutiva del flusso amministrativo
“attivo”;
• Fase 2: Implementazione pacchetto documentale per gli elementi Fase 1 ed
estensione processo documentale/sostitutiva al flusso amministrativo
“passivo”;
• Fase 3: Estensione EDM a tutti i flussi documentali aziendali;
Documenti Gruppo Pacorini Italia
31%
Fase 1
Fase 2
Fase 3
58%
11%
Fase
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Totale
Descrizione
Documenti "Amministrativi" Attivi
Documenti "Amministrativi" Passivi
Documenti "Amministrativi" Attivi
Documenti "Core" Attivi e Passivi
Note
Sostitutiva
Documentale & Sostitutiva
Documentale
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Gruppo
Pacorini
Documentale
& Sostitutiva
Num. Documenti
79.188
28.602
150.424
258.214
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Strategia
2 ALTERNATIVE:

ACQUISTO LICENZA 
 Abbiamo capacità di storage sufficiente?
 Misure di protezione e sicurezza sufficienti?
 Esiste un Responsible della Conservazione?
 Siamo in grado si seguire l’evoluzione futura?
 La soluzione si presterà alle future nuove esigenze?

SOLUZIONE OUTSOURCED 
 Dilazioniamo l’investimento iniziale (canoni)
 Fornitore = responsabile conservazione
 Delega aggiornamento normativo e tecnologico
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Conservazione Sostitutiva
Riferimenti Normativi (1/3)
•
•
•
•
Decreto Ministero del Lavoro del 30.10.2002
Circolare Ministero del Lavoro n. 33/2003
Decreto del Ministero dell’Innovazione e Tecnologia del 14.10.2003
• Linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il
trattamento informatico dei procedimenti amministrativi
CNIPA (ora “DigitPA”)
• Circolare 24 del 19.06.2000, Deliberazione n. 42/2001, Deliberazione
n. 4 del 17.02.2005
• Deliberazione CNIPA 11 del 19 febbraio 2004. Regole tecniche per
la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico
idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali;
• Codice dell’Amministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82)
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Riferimenti Normativi (2/3)
•
Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio
2004
Sono definite le modalità di emissione, conservazione, esibizione dei
documenti informatici rilevanti ai fini tributari, nonché quelle di
conservazione digitale delle scritture e dei documenti analogici con
rilevanza tributaria. Il decreto definisce inoltre le modalità di
assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici.
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Riferimenti Normativi (3/3)
Buon impulso deriva da:
Art. 16 del DL 185/2008 (“Anti crisi”) “Riduzione dei costi amministrativi
a carico delle imprese”
….fra le altre misure (PEC,abolizione libro soci srl…)
• C12BIS >> ART 2215bis Codice Civile >> “Documentazione
informatica”
• C12TER >> bollatura virtuale
Dubbi espressi da Assonime (Circolare 19/09):
• marcatura ogni 3mesi o scritture entro 60gg?
• anche “conservazione” (art 2220) o solo “tenuta”?
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La procedura di Conservazione
I documenti informatici rilevanti ai fini tributari:
• hanno la forma di documenti statici non modificabili; a tal fine non devono
contenere macroistruzioni e/o codice eseguibile
• sono emessi con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione
elettronica
• sono memorizzati su qualunque supporto purchè sia assicurato l’ordine
cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di imposta
• devono essere consentite funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni
in relazione a: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA,
data o associazioni logiche.
• Il processo di conservazione avviene con le modalità previste per la creazione
dei documenti stessi e
termina con la sottoscrizione elettronica e
l’apposizione della marca temporale.
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Archiviazione e Conservazione
•
•
•
•
E’ bene tenere distinto il processo di conservazione sostitutiva da quello
dell’archiviazione elettronica.
Quest’ultimo può essere propedeutico al primo, ma non obbligatorio.
Per l’archiviazione elettronica non sono previste particolari modalità operative.
L’adempimento viene lasciato alla libera iniziativa del soggetto interessato il
quale potrà utilizzare un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione per
l’acquisizione del documento e la sua classificazione.
Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento
non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua Integrità e
Autenticità.
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Il procedimento di conservazione
•
Il procedimento di conservazione dei documenti amministrativi e fiscali si differenzia a
seconda della loro tipologia:
Documenti analogici originali
Documento analogico Unico
Documenti cartacei, microfilm,
Cassette e nastri magnetici. Si
distinguono in documento originale e
copia. Il documento originale si distingue
in documento “unico” e “non unico”
•
Assegno girato
Schede carburante
Libro delle delibere assembleari
( Pubblico Ufficiale)
La conservazione dei documenti informatici deve essere effettuata con cadenza
quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.
LA FATTURA E’ UN DOCUMENTO NON UNICO
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Conservazione Sostitutiva
•
Il DM 23/01/2004 stabilisce le modalità di produzione e conservazione informatica dei
documenti fiscali.
Memorizzazione Immagine
Apposizione Firma Elettronica qualificata
e marcatura temporale dal parte del responsabile
del processo di conservazione
Il processo di conservazione può essere limitato
ad una o più tipologie di documenti e scritture.
Senza soluzione di continuità (tutto l’esercizio)
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Tipologie di documento da
Conservare
Registri IVA acquisti
Fatture emesse
Registri IVA vendite
Fatture ricevute
Libro giornale
Estratti conto
Libro inventari
Documenti di trasporto
Contabilità magazzino
Ordini/conferme d’ordine
Libri sociali
Corrispondenza
•
I libri, le scritture, le fatture e tutti i documenti di cui è obbligatoria la tenuta possono
essere conservati su supporti ottici ( Cd, Dvd). Questa forma di conservazione ha
validità ai fini fiscali e tributari se è svolta secondo le procedure previste dalla
normativa;
•
Completata la procedura di conservazione il documento analogico può essere distrutto.
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Il responsabile della conservazione
•
•
•
•
•
•
Archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente
ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato:
a) descrizione del contenuto dell’insieme di documenti;
b) estremi identificativi del responsabile della conservazione;
c) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate;
d) indicazione delle copie di sicurezza.
Verifica la funzionalità del sistema e dei programmi via via utilizzati, dei quali
mantiene e rende accessibile un archivio.
Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema e delle copie
di sicurezza
Richiede la presenza di un pubblico ufficiale quando necessario
Definisce e documenta le procedure di sicurezza per l’apposizione del riferimento
temporale
Verifica periodicamente l’effettiva leggibilità dei documenti conservati e provvede,
se necessario, al loro riversamento.
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Progetto Gruppo Pacorini:
Documenti in Ambito
•
Per tutte le società del Gruppo Pacorini Italia (tranne una società) abbiamo
definito il seguente ambito di conservazione sostitutiva:
• Ciclo Amministrativo Attivo:
• Fatture di Vendita;
• Note di Addebito Finanziarie;
• Registri IVA;
• Libro Giornale;
• Registro Cespiti Amm.bili;
• Ciclo Amministrativo Passivo:
• Fatture ricevute;
• Note Spese;
• Altri documenti comprovanti costo (note debito, ecc.);
• Documentazione Bancaria (Estratti conto, lettere contabili,…);
• Corrispondenze ricevute ed emesse (Estratti conto clienti e fornitori, ecc.);
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Razionali - MacroProcesso Ciclo
Passivo
•
Di seguito abbiamo esemplificato il ciclo documentale passivo.
Sarà specificato meglio nei dettagli di processo.
1. Ricezione
Fattura
•Ricezione
• Protocollazione (Barcode)
4. Registrazione
2. 2.
Scansione
Draft Model (BP
or
3. Workflow
SAP R/3
Massiva
Proposal)
e and Draft
Budget
approvativo
Smistamento
•Scansione Massiva
• Riconoscimento Barcode
• Classificazione
File
• Smistamento
temporanei
• 2° Approvazione
(Documentale)
•Smistamento
Reparto
(Documentale)
• 1° Approvazione
• Registrazione prima nota
• Link Documentale/SAP R/3
5. Sostitutiva
•Passaggio
file indice
pdf/tiff ogni 15 gg (DocPA)
+
(Documentale)
(Documentale)
Reparto
Operativo (Documentale)
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La soluzione scelta: IFIN DocPA
•
Dopo una fase di valutazione di pacchetti “sostitutivi” abbiamo deciso di adottare il
pacchetto di IFIN Sistemi, DocPA Enterprise. Abbiamo scelto principalmente questa
soluzione valutando molto positivamente i seguenti aspetti:
• Completezza tecnologica della soluzione (Web Based, Masterizzazione, …);
• Competenza IFIN Sistemi in materia documentale/sostitutiva e presidio dei
canali “istituzionali” per un continuo aggiornamento della soluzione;
• Semplicità di realizzazione e costo della soluzione;
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Architettura DocPA per il
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IFIN DocPA
•
Differenzia la conservazione dei documenti fiscali (DM 23/01/04) da quelli
legali (CNIPA 19/02/04);
•
Consente di conservare i documenti fiscali senza soluzione di continuità (art.
3 comma 1 lettera d del DM 23/01/04);
•
Si integra con i sistemi gestionali e di Document Management in uso presso il
Cliente e non altera i processi aziendali;
•
Supporta dispositivi di firma massiva sicura dei documenti, propedeutici anche
alla Fattura Elettronica;
•
Consente di conservare i documenti su NAS/SAN/HDD e/o supporti CD/DVD a
basso costo;
•
Consente di produrre copie multiple di CD/DVD e di suddividere in automatico i
dati su cartelle differenti su NAS/SAN/HDD e/o su CD/DVD multivolume.
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IFIN DocPA
• Consente di esportare i dati dei dispositivi di conservazione creati verso un Document
Management System o ERP;
• Consente di generare automaticamente le etichette che vengono stampate sui
supporti ottici per una facile e univoca reperibilità (nel caso di utilizzo di un sistema
automatico di masterizzazione e stampa Rimage);
• Non necessità del presidio costante del personale ed è configurabile per un utilizzo
batch;
• Permette al Responsabile della Conservazione di ottemperare in modo semplice ed
automatico agli obblighi di legge;
• Produce in automatico i file di impronta (hash) da inviare alla Agenzia delle Entrate;
• Garantisce facilità di esibizione dei documenti conservati nel caso di verifiche,
controlli o ispezioni;
• Non richiede l’utilizzo di un sistema di Document Management;
• E’ scalabile e permette postazioni multiple di Conservazione;
• Permette la Conservazione separata di documenti di più aziende.
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Conclusioni Progetto “Sostitutiva”
•
Vogliamo sottolineare che in un periodo temporale molto esiguo (Fine Dicembre
2005, Febbraio 2006) abbiamo portato a compimento la smaterializzazione dei
documenti definiti Fase 1. Alcuni dei vantaggi derivanti da questo progetto “very
fast” sono stati riportati di seguito:
• Riduzione archivi cartacei;
• Controllo flusso documentale;
• Eliminazione ridondanze fisiche;
• Fruibilità dei documenti;
• Integrazione ERP ( SAP/FW/..) con documenti;
• Centralità archivio;
• Abilitatore adeguamento processo/organizzazione.
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Conclusioni
Conclusioni
•
Alcune osservazioni nate dal progetto sono:
• Importanza dei processi
• Importanza change
• Trade-off carta/digitale
• Quick-wins (Partenza con progetti semplici e visibili)
•
…….DOMANDE?
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