Microsoft Excel
Tecniche di base
Autore: Francesco Palmieri
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Argomenti del corso
Digitare e modificare i dati in un foglio di
lavoro
Gestire il formato dei dati
Impostare i calcoli
Stampare e inviare le informazioni
Autore: Francesco Palmieri
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Esempi di applicazione di Excel
Gestione e memorizzazione di elenchi di dati. Ad
esempio
–
–
–
–
rubrica telefonica
elenco di cose da fare (check-list)
contabilità entrate-uscite
calendario
Programmi di calcolo di vario tipo
Rappresentazione grafica, analisi statistica e
incrocio di dati, simulazioni
Automazioni varie
Autore: Francesco Palmieri
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File, cartelle, fogli
Come tutte le applicazioni della suite
Microsoft Office, i dati sono memorizzati
su disco un unità dette file.
Un file di Excel è detto cartella di lavoro.
Una cartella è composta di uno o più fogli, a
ciascuno dei quali può essere assegnato
un nome
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Come avviare Excel
Per usare
Excel si può, a
scelta:
– Cliccare
sull’icona del
programma
come da
figura e poi
richiamare la
cartella
– Riprendere
una cartella di
Excel e fare
doppio clic su
essa
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Rappresentazione dei dati
La funzione base di Excel è
quella di visualizzare una
“griglia” piena di caselle dette
“celle”.
In ogni cella può essere
memorizzato un dato (un
numero, una data, una frase di
testo) oppure una formula che
ricava dati da altre celle.
E’ sempre possibile modificare o
cancellare ciascun dato anche
in seguito
Ciascuna cella è identificata
come quella di una “battaglia
navale”: la prima in alto a
sinistra è “A1”, quella sotto è
“A2” ecc.; l’identificazione della
cella serve a richiamarla nelle
formule
Autore:
Francesco Palmieri
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Aiuto in linea
Per fortuna, se
non sappiamo
come fare
qualcosa,
possiamo
richiamare l’aiuto
in linea
Per richiamarlo,
premere il tasto
“F1” in alto a
destra sulla
tastiera. Oppure
cliccare sul punto
interrogativo
cerchiato
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Il tasto destro
Un altro sistema per
orientarsi tra le
funzioni è quello di
cliccare con tasto
destro: Excel mostra
un menù formato da
tutte le operazioni
possibili con l’oggetto
evidenziato
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Come e dove vengono
memorizzate le informazioni
Come le altre applicazioni di
Office, Excel memorizza ogni
cartella in un “file” sul disco fisso
del computer (o di un server
collegato in rete).
Mentre si lavora, i dati sono nella
memoria elettronica “RAM” e
vanno persi se il computer si
spegne o si blocca. Pertanto
spesso e alla fine del lavoro i
cambiamenti apportati alla cartella
vanno scritti su file cioè “salvati”
Dal menù “file” si possono salvare
i dati, eventualmente creando un
nuovo file tramite “salva con
nome”, e riprendere i dati da file.
Autore: Francesco Palmieri
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Inserire i dati in una cella
In ciascun foglio c’è sempre una cella
evidenziata. E’ detta “cella attiva”.
La cella attiva può essere cambiata
cliccando con il mouse nella cella
prescelta o spostando l’evidenziazione
con i tasti freccia.
Autore: Francesco Palmieri
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Se digitiamo
qualcosa dalla
tastiera questo
viene scritto nella
cella attiva e nel
rettangolo in alto
sotto gli
strumenti. Al
termine si preme
il tasto invio o tab
o si clicca in
un’altra cella e il
dato viene
memorizzato
nella cella
stessa.
Autore: Francesco Palmieri
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Esempio 1
Creare una
semplice
agenda
telefonica. Si
clicca nelle
celle e si
immette quanto
in figura
Autore: Francesco Palmieri
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Salvataggio
Salvare con nome
(creare quindi un
nuovo file). Il nome è
“agenda di prova”
nella cartella
documenti.
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Copiatura celle
Le celle possono essere “copiate e
incollate”, in modo da immettere
velocemente dati ripetitivi.
Si evidenzia, si seleziona dal menù
“copia”, si seleziona la destinazione e si
preme “incolla”
Autore: Francesco Palmieri
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Gestire il formato
In Excel come nel resto di Office
l’operatore ha il controllo completo sul
formato (l’estetica) del proprio lavoro.
E’ importante non confondere l’estetica
con il contenuto.
Come metodo efficiente di lavoro, è
consigliabile prima inserire tutti i dati e poi
aggiustare l’estetica
Autore: Francesco Palmieri
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Modificare altezza e larghezza
celle
Una operazione
molto semplice e
molto frequente
è l’ampliamento
delle colonne.
Basta cliccare tra
un indicatore di
colonna e l’altro
Autore: Francesco Palmieri
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Intervenire sul formato
La regola operativa è:
1. Evidenziare la cella o le celle delle quali
si vuole cambiare l’aspetto.
2. Specificare il cambiamento di aspetto
desiderato (tramite menù o strumenti).
Autore: Francesco Palmieri
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Evidenziare i dati interessati…
Si può evidenziare una o più
celle alla volta (purché formino
un rettagolo).
Per evidenziare i dati si agisce
in modo intuitivo: si pone il
puntatore su una delle celle
all’angolo, si clicca sul tasto
sinistro, si tiene premuto, si
sposta fino all’altro angolo e si
rilascia il tasto sinistro
Nell’esempio abbiamo
evidenziato i titoli di colonna
(celle A1:B1)
Autore: Francesco Palmieri
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..specificare il formato
Mettiamo di volere i
caratteri in
grassetto, una
operazione
piuttosto comune.
E’ sufficiente ora
cliccare
sull’apposito
“bottone” in alto
nella barra degli
strumenti e
l’operazione è
conclusa
Autore: Francesco Palmieri
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La barra degli strumenti
formattazione
La barra degli
strumenti
formattazione
(cerchiata in figura)
consente di fare le
operazioni di
cambiamento aspetto
più frequenti: forma
del carattere, tipo,
grandezza, colore,
colore cella,
allineamento, forma
dei numeri
Autore: Francesco Palmieri
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Modifiche di formato più complesse
Per modifiche più
complesse, si usano
le funzioni sotto il
menù formato o il
suddetto tasto destro.
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La paletta “copia formato”
Una speciale
funzione, la paletta
copia formato,
consente di copiare
l’estetica di una cella
ad un’altra, cioè di far
assumere ad una o
più celle il formato di
altre.
Autore: Francesco Palmieri
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Filtrare i record
Per cercare i
dati in elenchi
lunghi, c’è la
funzione di
filtro
automatico
che aggiunge
una serie di
pulsantini ad
ogni
colonna…
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Uso del filtro automatico
Cliccare su un
pulsantino per
scegliere un
valore.
Verranno
mostrate solo
le righe
contenenti quel
valore.
Il bottone poi
diventa blu. Per
disattivare il
filtro scegliere
“tutto”
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Le formule: definizione
Una formula è un dato speciale che consente di
ottenere in una cella dei dati “calcolati” da quelli
presenti da altre celle.
Ad esempio, se nel foglio tengo un conto entrateuscite, le formule possono essere usate per
sommare le entrate e le uscite e per calcolarne
la differenza.
La formula fa ottenere il dato calcolato nella cella
in cui è inserita (non in altre). Quindi la formula
si inserisce nella cella in cui si vuole visualizzare
il risultato
Autore: Francesco Palmieri
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Come si scrive una formula
Una formula è un dato che inizia con il segno di uguale
(=) e può usare delle parole dette funzioni.
Esempi:
= A1 + A2 consente di ottenere nella cella la somma dei
numeri presenti nelle celle A1 e A2
= D2 + B2 * C2 visualizza il dato in B2 per il dato in C2 e
POI aggiunge il dato in D2 (il prodotto viene fatto prima).
= B2 * (C2 + D2) visualizza il prodotto tra il dato in B2 e
la somma dei dati in C2 e D2
= somma(A1:A10) visualizza nella cella la somma di tutti
i numeri presenti nelle celle da A1 a A10
Autore: Francesco Palmieri
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Copiare le celle con le formule
Una volta immessa una formula in una cella,
copiando la cella si immette la formula nelle
celle copiate come qualsiasi altro dato.
C’è una particolarità: i riferimenti alle celle dove
vengono presi i dati vengono aggiornate in
modo da lasciare la stessa posizione relativa.
Per lasciare le formule invariate (in tutto o in
parte) i riferimenti devono essere scritti con il
segno del dollaro.
Es. la copiatura in basso di = $B$2 * (C2 + D2) di
una posizione, mette nella cella sottostante la
formula = $B$2 * (C3 + D3)
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Esempio di contabilità
Immettere in
un nuovo
foglio i
seguenti dati
e salvare
come
“contabilità
di prova”:
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Cercare di ottenere questo
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Far partecipi altri dei risultati
I dati possono essere
solo visualizzati a
video oppure stampati
Si stampa sempre dal
menù file (parte
inferiore)
E’ possibile anche
inviare tutto il file in
uso per posta
elettronica (sempre
menù file in basso)
Autore: Francesco Palmieri
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Impostazione dell’area di stampa
Si tratta di dire al
programma quali
dati deve stampare:
1. Selezionare l’area
da stampare
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Selezione area
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Anteprima di stampa
Si può vedere prima il
risultato con
l’anteprima
Autore: Francesco Palmieri
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L’anteprima e il tasto di stampa
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