Processi di trasmissione ed
elaborazione documentazione giuridica
Ing. Pasquale Starace
CIO & CSO
Notartel S.p.A.
[email protected]
Notartel, la società informatica del Notariato italiano, è nata
per gestire l’informatizzazione dei processi documentali dei
notai e l’interazione con la Pubblica Amministrazione
Notartel è motore e strumento di ricerca tecnologica
avanzata
L’informatizzazione dell’attività notarile contribuisce a
migliorare la vita dei cittadini in termini di quantità e qualità
dei servizi, di tempo risparmiato nella gestione di pratiche e
adempimenti, di affidabilità e sicurezza della convivenza
sociale
Dal 1997 Notartel rende possibile tutto questo con
processi di trasmissione telematica giuridicamente validi
e l’aggiornamento dei pubblici registri. Un obiettivo
importante per i cittadini e per il Paese.
I soci
• Consiglio Nazionale del Notariato
• Cassa Nazionale del Notariato
• Data di costituzione 30 luglio
1997
Obiettivi: realizzare e gestire
soluzioni digitali per il notariato.
Numero notai
collegati
Fatturato per
cliente/mese
(.000)
1999
1.900
129
2000
2.800
235
2001
3.450
399
2002
3.860
630
2003
4.235
1.487
2004
4.374
2.956
2005
4.400
3.699
2006
4.450
3.717
2007
4.480
3.390
2008
4.500
3.174
2009
4.593
3.015
2010
4.697
3.107
2011
4.763
N.A.
2012
4.788
N.A.
2013
4.812
N.A.
Il notaio utilizza l’informatica:
- per la stesura dell'atto come documento mediante la
creazione di clausole più o meno ripetitive da riprodurre
- per l’estrazione dei dati contenuti nel documento
- per l'esecuzione degli adempimenti ad esso connessi
- per la realizzazione degli indici e dei repertori
- per la gestione della contabilità a fini interni e fiscali.
Il notaio utilizza gli strumenti della telematica in sicurezza
tramite un sistema di accesso ad autenticazione
- per effettuare gli accertamenti richiesti dalla legge (visure
ipotecarie, catastali, ecc.) collegandosi direttamente alle
banche dati della Pubblica Amministrazione
- per l’adempimento unico telematico legato agli atti immobiliari
- per effettuare l’iscrizione telematica al Registro delle Imprese
- per consultare le banche dati giuridiche esterne
- per aggiornare le banche dati della Pubblica Amministrazione.
Il notaio adotta sistemi di sicurezza e certezza
- come la firma digitale e la posta elettronica certificata, per
garantire che il documento notarile abbia l’efficacia privilegiata
prevista per i documenti provenienti da una pubblica autorità.
Art. 4. Partecipazione al procedimento amministrativo informatico
La partecipazione al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti
amministrativi sono esercitabili mediante l'uso delle tecnologie dell'informazione e della
comunicazione secondo quanto disposto dagli articoli 59 e 60 del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
Ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle
tecnologie dell'informazione e della comunicazione se formato ed inviato nel rispetto della vigente
normativa.
(“Codice dell'amministrazione digitale”, D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 come modificato dal D.Lgs. 30
dicembre 2010, n. 235.)
Notartel con la R.U.N-Rete Unitaria del Notariato ha realizzato tutte le applicazioni di e-government del notariato
italiano: sistemi di servizi integrati tra loro e con la Pubblica Amministrazione.
• Sistema di identità federata
Il sistema di Accesso e Autenticazione del notariato (Identity and Access Management - IAM) ha introdotto nel
2010 una procedura di autenticazione e di autorizzazione di tutti coloro che accedono ai servizi della RUN: notai,
operatori di studio e terzi autorizzati, in tutta privacy e sicurezza.
• Posta ordinaria
Rende accessibili due domini di posta: uno dedicato alla posta personale di ciascun notaio, l’altro alla posta
generata da mailing list configurate per la categoria.
• Posta certificata
Gestisce il sistema di posta certificata, su un dominio dedicato, per la trasmissione di documenti informatici con
piena validità giuridica.
• Firma digitale
Rende operativa l’attività di certificatore del Consiglio Nazionale del Notariato per la gestione della firma digitale
dei notai. L’assunzione della qualifica di certificatore ha consentito l’esecuzione degli adempimenti in piena
validità giuridica, in quanto la firma digitale rilasciata dal Consiglio Nazionale del Notariato è l’unica che certifica
anche la funzione.
• Visure on-line
Il sistema permette di accedere a tutti i dati presenti presso le Conservatorie dei Registri Immobiliari, gli Uffici
Tecnici Erariali, il Registro delle Imprese, la Motorizzazione Civile ed, in un prossimo futuro, anche gli Archivi
Notarili.
• Adempimenti telematici
Rende operativa la registrazione telematica degli atti sia verso gli Uffici del Territorio (Registro
Immobiliare) e delle Entrate, sia verso le Camere di Commercio (Registro delle Imprese). È inoltre
possibile provvedere, sempre per via telematica, alla pubblicazione delle inserzioni in Gazzetta
Ufficiale.
• Documentazione giuridica
Consente di accedere alla documentazione giuridica utile all’attività notarile, sia interna che fornita
in convenzione con editori esterni; un archivio della documentazione giuridica (Banca Dati
Notarile) contiene circa 40.000 documenti (studi prodotti dal Consiglio Nazionale del Notariato,
giurisprudenza d’interesse, dottrina). Il materiale è accessibile da un motore di ricerca di ultima
generazione.
• E-learning
Rende fruibili corsi interattivi via WEB per l’apprendimento dei sistemi realizzati.
• Conservazione a Norma
Un archivio degli atti e documenti relativi all’attività notarile, originariamente formati su supporto
informatico o derivanti dalla conservazione di documenti analogici.
• Web
Notartel è Internet Service Provider del Notariato del quale gestisce il sito pubblico
www.notariato.it.
Il Consiglio Nazionale del Notariato è Autorità di certificazione con
Notartel
Dal 12 settembre 2002 il Consiglio Nazionale del Notariato è iscritto nell’elenco
pubblico dei certificatori della firma digitale tenuto dal DigitPA, come autorità di
certificazione dei notai italiani. Le firme digitali dei notai italiani possono essere
verificate sul sito http://ca.notariato.it
Il CNN certifica le firme digitali dei notai nell’esercizio delle loro funzioni e
garantisce quindi ai terzi non solo che la firma digitale appartiene a una
determinata persona ed è valida al momento dell’apposizione, come fa
qualunque certificatore, ma anche che il titolare della firma è un notaio
nell’esercizio delle sue funzioni. Con i sistemi realizzati da Notartel, il
documento informatico notarile ottiene le garanzie di sicurezza e certezza sulla
provenienza e sul contenuto, che caratterizzano da sempre l’atto del notaio. Le
procedure di rilascio, sospensione e revoca della firma sono modulate sulle
procedure relative all’avvio, all’interruzione o alla cessazione dall’esercizio
delle funzioni notarili.
Gestore di posta elettronica certificata
Il soggetto che gestisce uno o più domini di posta elettronica certificata con i relativi
punti di accesso, di ricezione e di consegna, titolare della chiave usata per la firma delle
ricevute e delle buste e che si interfaccia con altri gestori di posta elettronica certificata
per l’interoperabilità con altri titolari (art. 1, D.M. 2 novembre 2005)
Firma digitale
Un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su
un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che
consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica,
rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un
documento informatico o di un insieme di documenti informatici
(art. 1, D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 come modificato dal D. Lgs. 30 dicembre 2010, n,
235)
Posta elettronica certificata
Ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione
elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici
(art. 1, D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 modificato dal D. Lgs. 30 dicembre 2010, n, 235)
Pratiche evase telematicamente dai notai
14.7 milioni Operazioni di visura ipotecarie in conservatoria
13.5 milioni Operazioni di visura catastale
5.8 milioni
Operazioni di visura presso le Camere di
Commercio
3.7 milioni
Invii telematici
150 giorni
tempo medio di iscrizione di una società al Registro
imprese nel 2000
1 giorno
tempo medio attuale di iscrizione di una società al
Registro imprese grazie all’infrastruttura informatica
del notariato
Processo documentale
• Securizzazione dei documenti
informatici
• Trasporto verso la PA
• Conservazione e preservazione a
norma di legge
Trattamento
• Non modificabilità del documento e non
ripudio
– Utilizzo firma digitale
• Formati documentali interoperabili
– Utilizza dei soli formati documentali aperti
Trasporto
• Certezza della sorgente dei documenti
– Gestione identità digitali
– Federazione identità tra enti diversi
• Certezza della ricezione dei documenti
– Scambio ricevute
– Protocollazione delle comunicazioni
• Riservatezza delle comunicazioni
– Trasmissione su canali criptati
Conservazione
• Sicurezza giuridica
– Utilizzo conservazione di lungo periodo
secondo le normative vigenti
• Sicurezza fisica
– Sistemi di memorizzazione ridondati e
distribuiti geograficamente
Processi adottati
• ITIL
– Gestione servizi IT
• OAIS
– Preservazione informazioni digitali
• ISO27000
– Gestione della sicurezza delle informazioni
Infrastruttura (sintesi)
•
•
•
•
•
•
2 Sedi
Autonomous System (AS 29036)
6 Link Internet (300 MB)
300 server (fisici e virtuali)
4 SAN (100 TB)
60 dispositivi IT (switch,, firewall)
Gestione sicurezza
• Sicurezza fisica
• Sicurezza logica (affidabilità, integrità,
resilienza)
• Sicurezza perimetrale (accessi ai
sistemi, accessi da internet)
• Monitoring e auditing
Sicurezza Fisica
•
•
•
•
•
•
Vigilanza H24
Edificio principale altamente automatizzato
Duplicazione sede CED
Richiesta identificazione per accesso in sede
Badge di abilitazione per accesso a CED
Presenza nel CED di due locali ad accesso
limitato
– Area sicura (single access)
– Bunker (dual access)
Sicurezza logica
•
•
•
•
Sistemi bilanciati
Strutture di back up
Ridondanza dati
Gestione RBAC per accesso ai
contenuti
Sicurezza perimentrale
• Accesso amministrativo ai sistemi
limitato al personale autorizzato
(privileged account management)
• Presenza di firewall perimetrali per il
controllo dei sistemi
• Architetture antispam e antivirus posta e
pdl
Monitoring and audit
• Monitoring dei sistemi
– Allerting
– SLA Monitoring
– Capacity planning
• Ispezioni e controllli
– Audit
– Business analisys
Q&A
e
Buon proseguimento