Servizio del Personale LNF-INFN Patrizia Fioretti Responsabile Il Servizio è dotato dei seguenti Uffici: Ufficio Gestione del Personale Stefania Corona (Responsabile) Massimiliano Menale Ufficio Concorsi, Borse di Studio, Utenti Esterni Gianluca Dalla Vecchia (Responsabile) Marco Tagliaferri (art. 15) Ufficio Controllo Orario e Procedure Informatico-Amministrative. Maurizio Palmerio (Responsabile) Daniele Mazzone (art. 15) Compiti e attività del Servizio (Disciplinare organizzativo LNF del 25/10/2011) - applicazione delle norme contrattuali e legislative in materia di lavoro; - gestione della dotazione organica dei Laboratori Nazionali, organigramma, struttura fine; - gestione delle procedure relative ai concorsi o selezioni per l'assunzione di personale a tempo indeterminato e determinato e per l'attribuzione degli assegni di ricerca e delle borse di studio; - assunzione, gestione amministrativa del personale dipendente e del personale con contratto di collaborazione coordinata e continuativa; - rilevazione delle presenze, controllo dell'orario di lavoro e adempimenti per la liquidazione delle competenze accessorie, partecipazione in qualità di struttura pilota ai test per il sistema informativo per la rilevazione delle presenze; - assistenza sanitaria all'estero; - tenuta del libro matricola, del libro infortuni ed adempimenti in caso di infortunio sul lavoro; - gestione dei borsisti e degli assegnisti di ricerca, convenzioni per assegni di ricerca e dottorati; - gestione delle richieste per l’attribuzione degli incarichi di ricerca scientifica o tecnologica, di collaborazione tecnica e di associazione scientifica, tecnologica o tecnica; - gestione degli utenti esterni e dell'utilizzo delle foresterie; - realizzazione e gestione del database dei dati anagrafici e professionali del personale dei Laboratori Nazionali, realizzazione delle procedure informatiche per la gestione amministrativa del personale dei LNF; - rilascio dei badges utili per la rilevazione dalle presenze e per l’accesso ai LNF; - consulenza nelle materie di competenza; - compiti dei quali il Servizio sia direttamente incaricato dal Direttore. N.B.: In rosso sono riportate le attività non indicate nel Disciplinare Organizzativo e sono state cancellate le attività non più di competenza del Servizio. Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013 Descrizione estremamente sintetica delle attività di competenza di ciascun Ufficio UFFICIO GESTIONE DEL PERSONALE UFFICIO CONCORSI, BORSE DI STUDIO, UTENTI ESTERNI UFFICIO CONTROLLO ORARIO E PROCEDURE INFORMATICOAMMINISTRATIVE •Assunzione e gestione amministrativa del personale dipendente a tempo determinato, indeterminato e gestione personale con contratto di collaborazione coordinata e continuativa •Gestione malattie e visite di controllo •Tenuta e aggiornamento del fascicolo personale •Tenuta del libro infortuni e adempimenti in caso di infortunio sul lavoro •Adempimenti amministrativi relativi alle richieste di benefici assistenziali, ass. familiari, ricognizioni periodiche dei dati anagrafici, IBAN ecc. •Rilascio badges per il personale dipendente, abilitazione tornello •Gestione delle procedure relative ai concorsi o selezioni per l’assunzione di personale a TI eTD; per il conferimento degli assegni di ricerca e delle borse di studio •Gestione dei borsisti e degli assegnisti di ricerca, comprese pratiche al SUI per gli stranieri •Gestione degli utenti esterni e dell’utilizzo delle foresterie •Rilascio badges per il personale personale associato e ospite dei LNF, borsisti e assegnisti LNF, abilitazione tornello gestione richieste di incarichi di ricerca scientifica o tecnologica, di collab. tecnica e di associazione scientifica, tecnologica o tecnica Elaborazione statistiche e report •Rilevazione delle presenze e controllo dell’orario di lavoro nel rispetto della normativa di riferimento •Adempimenti per la liquidazione delle competenze accessorie (straordinari, turni, indennità) •Assistenza sanitaria all’estero •Partecipazione al gruppo di lavoro del sistema informativo per la rilevazione delle presenze (struttura pilota) ed assistenza al personale dei LNF •Realizzazione procedure informatiche per la gestione amministrativa del personale •Realizzazione e gestione del database dei dati anagrafici e professionali del personale LNF •Elaborazione statistiche e report Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013 Oggi, 5 giugno 2013 , il personale afferente ai LNF, a vario titolo, ammonta a n. 703 unità 48 185 283 150 13 associati ospiti borsisti assegnisti dipendenti TI dipendenti TD 24 Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013 L’attuale struttura organizzativa ed organizzazione che il Servizio si è data, risponde alle esigenze dei Laboratori. In alcuni periodi particolari o per cause anche esterne ai LNF si possono presentare CRITICITA’ • • • • • Informazione e formazione non tempestiva ed esaustiva Sistema per la rilevazione delle presenze (inizio lavori 2010) • Incompleto, presenta ancora lacune e genera ancora errori • Inadeguato a rispondere alle richieste che ci arrivano da AC • Manca la possibilità di produrre in autonomia i report necessari • Gli utenti hanno ancora bisogno di assistenza • Problema serio del flag “assistenza sanitaria all’estero” nel modulo missioni Scelte ed indirizzi non coerenti e costanti nel tempo; tali atteggiamenti generano incertezza e diffidenza; Flusso documentale ancora cartaceo, vengono presentate ancora in formato cartaceo le richieste di assegni familiari, borse studio figli, sussidio, prestito INA, riscatto INA; i CUD devono essere consegnati personalmente a ciascun dipendente, così come molte altre comunicazioni che arrivano dall’AC Pratiche al SUI per l’accesso degli stranieri (inizialmente solo per i dipendenti e assegnisti, ora servono anche per borsisti ed eventuali familiari al seguito) Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013 segue CRITICITA’ Necessità di effettuare sempre numerosi solleciti per la presentazione e/o per la regolarizzazione di pratiche/procedure entro le scadenze La chiusura dei cartellini e l’autorizzazione dei responsabili non arriva mai entro i primi 10 giorni del mese Il rispetto della pianificazione delle ferie e delle ore in esubero non è verificato dal Responsabile o da un suo delegato ma deve essere verificato dal Serv. Personale In generale le richieste (ospitalità, foresteria, selezioni, contratti TD) arrivano spesso incomplete e/o errate Le richieste di rinnovi e proroghe dei contratti a tempo determinato arrivano spesso a ridosso delle scadenze (25 di ogni mese) Prassi di chiedere informazioni agli Uffici dell’AC e bypassare gli uffici LNF non informandoli delle decisioni prese o delle conclusioni cui si giunge Criticità oggettive collegate all’attribuzione di nuove attività al Servizio Organizzazione della foresteria a pagamento Rilascio dei badges Bandi borse di studio Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013 PROPOSTE OPERATIVE strettamente correlate alle attività del Servizio del Personale per superare le criticità (e per prevenirle) • • • • • Sanare le carenze di organico, appena possibile (il 30% dell’organico è a TD) Il sistema informativo per la rilevazione delle presenze deve essere completato ed implementato, è necessario in tal senso l’autorevole intervento del Direttore dei LNF in quanto sul Laboratorio più grande inevitabilmente si ripercuotono i maggiori disagi; occorre inoltre • sciogliere i nodi normativi dove c’è ancora ambiguità di interpretazione • consentire all’ Ufficio del Personale la possibilità di accedere ai dati ed elaborare in proprio i report necessari L’informazione e la formazione del personale deve diventare una priorità, in particolare in un settore come quello del Personale dove le materie sono in continua evoluzione e si susseguono nuove leggi e regolamenti Accelerare l’informatizzazione dei flussi documentali ed attivare la firma digitale (prestiti, sussidi, borse di studio, prestito INA, riscatto INA, CUD, contributi ai figli in età prescolare, assegni familiari, dichiarazioni IRPEF) Poter contare sulla collaborazione delle Segreterie e del personale tutto ed evitare così le dispendiose perdite di tempo che si rendono necessarie per sollecitare il rispetto delle scadenze e la regolarizzazione delle pratiche amministrative. Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013 Considerazioni finali (… a proposito di informazione ) In quale scenario di riorganizzazione/razionalizzazione nazionale dell’INFN ci stiamo muovendo? Quale riorganizzazione si prevede per i LNF? Il Servizio del Personale dei LNF sarà oggetto di una riorganizzazione? Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013