Automazione della
Segreteria Didattica
Software per la “Centralizzazione ed Automazione
dei documenti” e “Protocollo Informatico” con
“Sissi in Rete”
Obiettivi della Segreteria Automatizzata
• Avere a disposizione uno strumento che “piloti” l’ operatore nella
creazione e classificazione dei documenti.
• Riaprire immediatamente un documento archiviato, usando facili
strumenti di filtraggio, evitando di “sfogliare” le cartelle e cercando il
“nome di file” tra centinaia di documenti
• Poter lavorare direttamente sul Database Sissi in Rete, potendo
utilizzare, in tempo reale, tutti i dati contenuti, senza doverli riscrivere
• Avere finalmente a disposizione uno strumento software per il
Protocollo Informatico, semplice e potente, automatizzando e
velocizzando le procedure, evitando quindi possibili errori
• Assolvere a tutte le norme sulla sicurezza e privacy dei dati personali,
utilizzando il server per l’archiviazione automatica dei documenti,
potendo automaticamente effettuare tutte le “copie esterne” (del
database Sissi, documenti archiviati, ed eventuali cartelle scelte
manualmente)
Sissi.Doc
2
Esigenze Operative
•
•
Semplicità
e Velocità
Sicurezza
e Privacy
•
•
Automazione
al 100%
•
Integrazione
Sissi in Rete
•
Protocollo
Informatico
Compatibilità
con altri sw
•
Sissi.Doc
Punto primo: la praticità e semplicità
d’uso del software
Velocità di creazione e recupero
documenti senza pericolo di
cancellazioni e doppioni
Operare in regola con la legge sulla
Sicurezza e Privacy dei Dati,
utilizzando un solo pc per l’ubicazione
di tutti i doc. (solitamente il server di
Sissi, già oggetto di backup periodico)
Utilizzare tutti i tipi di documenti
creati dai vari programmi, scaricati
(Internet) o ricevuti (posta
elettronica, etc.)
Integrazione Completa con Sissi in
rete utilizzando ed aggiornando
direttamente tutti i dati in esso
contenuti
Protocollo Informatico su Database
Sissi in Rete, e Protocollo Automatico
in Entrata (posta elettronica, scanner,
etc)
100% compatibile con altri sw: dati
elaborati all’interno del DB Sissi in
Rete
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Soddisfare le esigenze
•
•
•
Soprattutto per i meno esperti,
semplicità e logica sono elementi
fondamentali. Per “Riaprire” documenti
salvati o “crearne” di nuovi in modo
completamente automatico, bastano 2
“clic” del mouse!
E bastano altri 2 “clic” x creare e
rileggere un documento o un Protocollo
L’utilizzo contemporaneo delle
principali tabelle “SiSSi in Rete”,
permette l’associazione dei documenti a
qualsiasi soggetto (persone fisiche,
aziende, Enti) in esso archiviati, senza
dover “reinserire” alcun dato
manualmente (intestazione automatica
dei doc.)
AUTOMAZIONE = SODDISFAZIONE
Integrazione
SISSI in Rete
Protocollo Informatico
con 2 soli “clic”
Apertura e creazione
documenti con 2 soli “clic”
La scarsa esperienza informatica mi obbliga a:
1) ricercare i documenti salvati
2) rivedere più volte gli stessi dati commettendo errori
Sissi.Doc
4
Analisi dei costi
• Abbiamo pensato alla
formula di Noleggio a
costo fisso annuale,
comprendente tutta
l’assistenza ed
aggiornamenti periodici
durante l’anno, con
l’abbattimento dei costi
iniziali di un classico
acquisto.
10
9
8
7
6
5
Acquisto, Assist.,
Aggiornam.
Standard
4
3
Noleggio (tutto
compreso)
2
1
0
1° anno
Sissi.Doc
Seguenti
5
La Schermata Iniziale di Sissi.Doc
Scelta Ambiente di lavoro
Scelta Tabella Mittente/Destinatario
Apri Documenti del Mitt./Dest. scelto
Mittente/Dest. scelto
Scelta Tipologia Documento
Elenca Documenti in base alle scelte
Interrogazione
e Apertura immediata del Protocollo
Sissi.Doc
6
Gestione Documenti del Mitt./Destinatario scelto
Doppio clic del mouse:
Apertura Protocollo
Inserimento nuovo Documento
Sissi.Doc
Doppio clic del mouse:
Apertura o Creazione Documento
7
Gestione Documenti in base alle scelte fatte
Doppio clic:
Apre Protocollo
Doppio clic :
Apre Documenti Mitt/Dest
Doppio clic :
Apre il documento
Sissi.Doc
8
Creazione e Apertura Automatica del Documento
Esempio di Documento Microsoft Word
creato automaticamente dalla carta intestata dell’Istituto
- CON 1 DOPPIO CLIC DEL MOUSE -
Sissi.Doc
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Automazione Documenti in Entrata
Scelta del Mittente
Doppio clic:
Crea Protocollo
sono stati salvati 2 messaggi di Posta elettronica:
Scegliendo il Mittente e 1 doppio clic sulla casella Protocollo,
i documenti vengono immediatamente protocollati
In tempo reale, i documenti “Salvati” in 1 cartella prescelta, saranno immediatamente archiviati:
Sissi.Doc
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Punti di forza
Funzionalità
Facilità
Risparmio
Sicurezza
Sissi.Doc
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Fasi successive
• Come tutte le procedure software elaborate su
misura, più utenti (segreterie didattiche) utilizzeranno
la procedura, più esigenze potranno essere
soddisfatte, condividendo fra tutti le migliorie
apportate dietro ogni richiesta, creando un vero e
proprio gruppo di lavoro.
Sissi.Doc
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