Toshiba –Tec Italia in collaborazione con Sinapsi Network ha sviluppato la
soluzione TOP GI che mira ad offrire servizi in Cloud Computing per il mercato
della Gestione Immobiliare .
La nuova legge per l’amministrazione
condominiale, oltre a prevedere la possibilità di
aprire un sito del condominio, spinge ad una
maggiore informatizzazione delle comunicazioni
e ad una vera innovazione digitale
Toshiba, in collaborazione con Sinapsi Network,
ha sviluppato una soluzione dedicata agli
Amministratori Condominiali, totalmente in
outsourcing, sfruttando i vantaggi del Cloud
Computing.
Il sistema è stato sviluppato in ottemperanza alla
riforma del condominio. (Legge n°220 11-122012)
Funzionalità della
soluzione TOP GI
La soluzione prevede la fornitura di device multifunzionali di riproduzione e stampa
(MFP), direttamente connessi con il portale TOP GI di Sinapsi, in grado di sfruttare le
seguenti funzionalità
Scan to Cloud: attraverso un’interfaccia grafica integrata nella MFP è possibile effettuare
la scansione di un documento depositandolo in un archivio remoto preimpostato. I
documenti vengono archiviati oppure Conservati in modalità sostitutiva a norma di
legge.
Scan To Post: invio di comunicazioni e documenti direttamente dalla MFP, oltre che dal
portale web, attraverso il sistema di Postalizzazione evoluta. Grazie all’integrazione dei
sistemi in cloud è possibile inviare comunicazioni singole e massive attraverso canali che
forniscono certezza di invio e ricezione:
• Email/P.E.C./P.E.R.
• Cartacea (Raccomandata o posta ordinaria)
• Fax/sms/mms
Funzionalità della
soluzione TOP GI
POSTALIZZATORE:
Permette di inviare le comunicazioni dirette o
massive via eMail, SMS, PEC, PER, ecc.
Include l’archiviazione semplice dei documenti
Modulo indispensabile
OCR:
Permette l’indicizzazione automatica dei
documenti scansiti attraverso MFP Toshiba (per
archiviazione semplice / conservazione
sostitutiva)
LEGENDA:
Moduli base in listino TOP GI
Moduli di conservazione
sostitutiva in base al numero
documenti (in listino TOP GI)
Connettore Multifunzionale
(Meta Scan) in listino Toshiba
RENDICONTATORE:
Permette di contabilizzare automaticamente i
costi variabili di TOP GI (es. SMS, valori bollati,
marche temporali, ecc.) e di attribuirli al
Condominio di competenza
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA:
Permette di conservare a norma di legge i
documenti fiscali (dematerializzazione)
CONNETTORE MULTIFUNZIONALE:
Permette di scansire con modalità «guidata» i documenti da MFP Toshiba ed inviarli al Portale TOP GI
POSTALIZZAZIONE E ARCHIVIAZIONE SEMPLICE
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Postalizzazione e
archiviazione semplice
GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE
- Estrazione delle anagrafiche presenti nel
software gestionale dello studio con:
- Inserimento e modifica manuale.
- Estrazione e importazione con file excel.
- Sincronizzazione delle anagrafiche dei principali
gestionali di settore.
Postalizzazione e
archiviazione semplice
POSTALIZZAZIONE EVOLUTA
•
LA PIATTAFORMA MULTICANALE PERMETTE L’INVIO DI COMUNICAZIONI SINGOLE E
MASSIVE UTILIZZANDO I PRICIPALI SISTEMI DI COMUNICAZIONE: Pec/Per, FAX/sms,
Posta tradizionale
•
Per qualsiasi canale garanzia e certificazione di: DATA di invio, di Consegna e di Lettura,
CONTENUTO
•
Spedizione Contemporanea per tutti i Condòmini: PEC, PER, FAX, SMS, Posta
Tradizionale, Consegna a Mano
•
Certezza della consegna per ogni invio in tempi definiti: se i messaggi inviati attraverso
i canali digitali PEC/PER, FAX, SMS non sono letti vengono automaticamente inviati ai
canali di postalizzazione tradizionale.
•
Invio di ALERT via SMS e/o email e reminder, in caso di non lettura della PER/PEC, FAX,
SMS
•
Rendicontazione costi per ciascun condòmino: in base alla tipologia di comunicazione
utilizzata PEC, PER, FAX, SMS, Posta Tradizionale
Conservazione
sostitutiva
DEFINIZIONE E FUNZIONALITA’ TOP GI
La Conservazione Sostitutiva è un processo che consente la dematerializzazione degli
archivi cartacei e la gestione dei documenti digitali, assicurando agli stessi pieno
valore probatorio sia ai fini fiscali che ai fini civilistici.
Attraverso un’interfaccia grafica integrata nel multifunzionale Toshiba è possibile
effettuare la scansione di un documento, depositandolo in un archivio del portale TOP
GI predisposto alla Conservazione Sostitutiva a norma di legge.
Conservazione
sostitutiva
REQUISITI E DOCUMENTI CONSERVABILI
PRINCIPALI DOCUMENTI
CONSERVABILI
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Preventivi
Ordini
Fatture Fornitori
Estratti conto
PEC
Rendiconto
Verbali di assemblea
Pratiche di sinistro
REQUISITI DI LEGGE
 Firma digitale
 Marca temporale per
lotti di periodo
 Responsabile della
conservazione
Connettore
Multifunzionale
SCANSIONE DOCUMENTALE DA DEVICE TOSHIBA
– Scansione e postalizzazione
Scansione e invio diretto via postalizzatore, web, fax, sms
– Scansione e archiviazione
Scansione e archiviazione digitale su Portale TOP GI
– Scansione e pubblicazione
Scansione, collegamento ad evento e pubblicazione su portale di accesso selettivo
per i condòmini
– Scansione e conservazione sostitutiva
Scansione ed invio alla conservazione sostitutiva (registro anagrafica condominiale)
– Scansione e registrazione
Scansione, lettura elettronica (OCR) del contenuto della fattura e registrazione della
stessa verso gestionale