Prima di cominciare
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superiore della schermata.
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Formazione per il Segretario di Club
1
Prima di cominciare
Benvenuti alla Formazione per Officer di Club
Il presente modulo online è
suddiviso in 5 sezioni che
possono essere completate in
una unica sessione di 30-45
minuti, ovvero in sessioni
diverse.
Per ulteriore assistenza, contatti il Presidente del Comitato Tecnologie
Informatiche del Suo club o il Centro Didattico Lions all'indirizzo
[email protected]
Formazione per il Segretario di Club
2
Eserciziario
Il presente modulo online comprende
un eserciziario che La aiuterà a
ottimizzare il Suo apprendimento.
Questo è organizzato in 5 sezioni
corrispondenti e offre l'opportunità di
prendere appunti e di ricevere ulteriori
informazioni a complemento dei
concetti trattati nel modulo stesso.
Fare clic qui se si desidera visualizzare l'eserciziario e
stamparlo prima di proseguire.
Formazione per il Segretario di Club
3
Eserciziario
N.B.:
Le responsabilità dei segretari di club variano a seconda delle
regioni e delle procedure stabilite dai club.
Formazione per il Segretario di Club
4
Navigazione
Può passare alle varie sezioni del modulo
online quando appaiono alcune icone.
Ogni diapositiva segue un programma a
tempo. A operazione completata, una freccia
nell'angolo inferiore destro
indicherà
che, quando si è pronti, si potrà fare clic e
passare alla successiva diapositiva.
indica un link ad una risorsa sul sito
web o a una pubblicazione LCI. Se fa clic su
questa icona andrà a quella risorsa. I link
saranno disponibili anche nella sezione
Risorse di questo modulo online.
Facendo clic su
tornerà alla diapositiva
dell'Indice, così potrà riesaminare o saltare a
sezioni specifiche.
Formazione per il Segretario di Club
5
Benvenuto
È stato eletto a ricoprire il ruolo di Segretario
di club
Formazione per il Segretario di Club
6
Obiettivi
Il presente corso Le offrirà le informazioni di base e le
risorse necessarie perché si possa preparare per il Suo
nuovo incarico.
Al termine di questo corso Lei sarà in grado di:
 riconoscere lo scopo di un Lions club e la sua collocazione all'interno
della struttura di Lions Clubs International
 illustrare sinteticamente le responsabilità di un segretario di club
 accedere a ulteriori risorse, secondo necessità
Formazione per il Segretario di Club
7
Indice
Fare clic sui link di seguito riportati per passare a una specifica sezione,
oppure fare clic sulla freccia per continuare alla Sezione 1.
Sezione 1: Introduzione
Sezione 2: Il team dei leader del Suo club
Sezione 3: Responsabilità del Segretario di club
Sezione 4: Pianificare il Suo mandato
Sezione 5: Risorse
Formazione per il Segretario di Club
8
Introduzione
Benvenuto alla Sezione 1:
Introduzione
Vada alla pagina 1 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
9
Introduzione
In qualità di segretario, Lei fa parte integrante del leadership
team del Suo club e opera per sostenere il presidente del club
che guida il club stesso nelle attività di service a supporto
della comunità locale e delle aree circostanti.
Tuttavia, è anche importante ricordare che Lei è parte di
qualcosa di molto più grande.
Formazione per il Segretario di Club
10
Struttura di Lions Clubs International
Lions Clubs International è
composto di una vasta rete di
Lions, con i club posti al centro.
Tale struttura facilita la
comunicazione e promuove il
service su scala locale, regionale e
mondiale.
Formazione per il Segretario di Club
11
1
Club
Struttura di Lions Clubs International
La prossima diapositiva La aiuterà
a completare la pagina 1
dell'eserciziario.
La preghiamo di dedicare qualche
minuto a terminare questa
sezione.
Formazione per il Segretario di Club
12
1
Club
Struttura di Lions Clubs International
Area
Costituzionale
• Un club consiste di un minimo
di 20 soci
• Una zona consiste di 4-8 club
• Una circoscrizione consiste di
10-16 club *
• Un distretto è composto da
almeno 35 club con 1250 soci
attivi
• Alcuni distretti in una
determinata area geografica
formano un multidistretto
• Ogni Lions club è situato in
una delle sette Aree
Costituzionali, rappresentata
da almeno un direttore
internazionale
Multidistretto
Distretto
Circoscrizione*
Zona
Club
*facoltativo
Formazione per il Segretario di Club
13
Struttura di Lions Clubs International
Area
Costituzionale
I singoli club e i loro
soci rappresentano il
cuore
dell'Associazione.
Multidistretto
Distretto
Circoscrizione*
Zona
Senza il loro impegno
a servire la gente a
livello locale, non
riusciremmo a
mantenere la nostra
missione di service
globale.
Club
Formazione per il Segretario di Club
14
Come club all'interno della più vasta Associazione
Internazionale di Lions Clubs, la vostra missione è:
DARE MODO ai volontari di servire la propria
comunità, rispondere ai bisogni umanitari,
incoraggiare la pace e promuovere la
comprensione internazionale tramite i Lions club.
Formazione per il Segretario di Club
15
Scopo dei Lions Club
Affinché la nostra missione possa diventare realtà, i nostri
club devono adoperarsi a favore di molti scopi.
Esaminiamo ora rapidamente lo Statuto e Regolamento Tipo
per Club per verificare se Lei conosce tutti gli scopi di un Lions
club.
Formazione per il Segretario di Club
16
Scopo dei Lions Club
Verranno visualizzate una serie di affermazioni. Selezioni "Sì"
se l'affermazione descrive uno degli scopi stabiliti dei Lions
club oppure "No" se non si tratta di uno degli scopi stabiliti dei
Lions club.
Formazione per il Segretario di Club
17
Scopo dei Lions Club
Lo scopo dei Lions club è…
Ecco la prima affermazione.
Unire i soci con i vincoli dell’amicizia, del cameratismo e della comprensione
reciproca.
Fare clic su SÌ o NO
Sì
NO
SÌ
Questo è uno degli scopi stabiliti dei Lions club
Formazione per il Segretario di Club
18
Scopo dei Lions Club
Lo scopo dei Lions club è…
Ecco
la prossima
Incoraggiare
le personeaffermazione.
predisposte a servire la comunità senza alcun vantaggio
personale economico, incoraggiare l’efficienza e promuovere alti valori di etica
nel commercio, nell’industria, nelle professioni, nelle attività pubbliche e in quelle
private.
Fare clic su SÌ o NO
SÌ
SÌ
NO
Questo è uno degli scopi stabiliti dei Lions club
Formazione per il Segretario di Club
19
Scopo dei Lions Club
Lo scopo dei Lions club è…
Passiamo alla prossima?
Interessarsi attivamente al bene civico, culturale, sociale e morale della comunità.
Fare clic su SÌ o NO
SÌ
SÌ
NO
Questo è uno degli scopi stabiliti dei Lions club
Formazione per il Segretario di Club
20
Scopo dei Lions Club
Quali di queste affermazioni NON è uno scopo stabilito dei Lions club?
OK, queste erano piuttosto facili.
Ora proviamone una un po' più difficile.
Fare clic sulla risposta prescelta.
Creare e promuovere uno
spirito di comprensione
tra i popoli del mondo.
Promuovere i principi di
buon governo e buona
cittadinanza.
Promuovere i leader
Promuovere
i leader
politici che sostengono
politici
che
sostengono
la missione dei Lions la
missione
club s. dei Lions club.
Fornire un luogo di
dibattito per discussioni
aperte su tutte le questioni
di interesse pubblico…
Si possono esaminare tutte e 6 le affermazioni relative agli scopi
all'Articolo II dello Statuto tipo dei club
Formazione per il Segretario di Club
21
Scopo dei Lions Club
Come può contribuire Lei a promuovere la missione e gli
scopi dei Lions club?
Scriva la risposta a pagina 2 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
22
Benvenuto alla Sezione 2:
Il leadership team del Suo club
Vada alla pagina 3 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
23
Ogni Lions club è composto da un
team di leader che sostengono le
attività del club.
La prossima diapositiva La aiuterà a completare la struttura
organizzativa dei club a pagina 3 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
24
Il team dei leader del Suo club
Diamo uno sguardo alla struttura organizzativa dei Club.
Club
SociMembers
del club
Board
of Directors
Consiglio
direttivo
President
Presidente
Segretario
Formazione per il Segretario di Club
1o VP
2o VP
25
Immediato
Past
Presidente
Tesoriere
Il team dei leader del Suo club
In qualità di segretario, Lei è la persona che gestisce le attività
del club.
 È l'officer di collegamento tra il club e il distretto e con l'Associazione
 Agisce sotto la supervisione del presidente e del Consiglio direttivo
Club
SociMembers
del club
Board
of Directors
Consiglio
direttivo
President
Presidente
Segretario
Formazione per il Segretario di Club
1o VP
2o VP
26
Immediato
Past
Presidente
Tesoriere
Il team dei leader del Suo club
Il Consiglio direttivo è formato da:
 presidente
 immediato past presidente
 vice presidenti
 segretario
 tesoriere
 cerimoniere (facoltativo)
 censore (facoltativo)
 presidente di comitato addetto ai soci
 qualsiasi altro membro del Consiglio eletto
A pagina 7 del Manuale per il Team degli Officer di Club si
può trovare una descrizione di ciascun incarico.
Formazione per il Segretario di Club
27
Il team dei leader del Suo club
Esaminiamo ora rapidamente le responsabilità condivise.
Fare clic una volta sul puzzle per far apparire le responsabilità
Insieme il Consiglio direttivo…
condivise.
Prenderà in considerazione ed
esaminerà tutte le nuove
attività e norme del club prima
che vengano presentate e
sottoposte all'approvazione dei
soci del club.
Nominerà il garante per la
cauzione di ogni officer del
club.
Avvalendosi di pratiche di
contabilità di uso comune,
manterrà almeno due (2) conti
separati.
Formazione per il Segretario di Club
Autorizzerà ogni spesa e
non creerà alcuna
passività per il club.
Designerà, su indicazione del
comitato finanze, una o più
banche per il deposito dei
fondi del club.
Non autorizzerà spese
per scopi amministrativi
di fondi raccolti in
pubblico.
28
Avrà il potere di modificare,
annullare o revocare le
decisioni di qualsiasi officer del
club.
Farà sì che i registri, i conti e
le operazioni del club siano
controllati annualmente.
Sottoporrà tutte le questioni
inerenti nuove iniziative e
direttive del club al relativo
comitato permanente o
speciale, per la valutazione e la
sua raccomandazione.
Il team dei leader del Suo club
Che cosa può fare Lei, come segretario di club, per
contribuire a far sì che il team di leader del club collabori
bene al suo interno?
Scriva la risposta a pagina 4 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
29
Sviluppare competenze di leadership
Risorse supplementari
Il Centro Didattico Lions offre corsi online gratuiti finalizzati
ad aiutare i soci a sviluppare competenze di leadership.
Consideri di seguire i seguenti corsi online:
Introduzione alla Leadership Lions
Ascolto efficace
Team efficaci
Ulteriori informazioni sul Centro Didattico Lions si possono
trovare qui.
Formazione per il Segretario di Club
30
Benvenuto alla Sezione 3:
Responsabilità del Segretario di
club
Vada alla pagina 5 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
31
Responsabilità del Segretario di club
Come persona che gestisce le attività del club e come
membro del Consiglio direttivo, tra le Sue responsabilità
principali figurano …
 Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio
direttivo
 Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
 Redigere il verbale della riunione
 Mantenere i registri del club
 Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
 Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
 Cooperare come membro effettivo del Comitato
Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del
club
Formazione per il Segretario di Club
32
Responsabilità del Segretario di club
A quante riunioni dovrà partecipare?
 Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio
direttivo
 Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
 Redigere il verbale della riunione
 Mantenere i registri del club
 Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
 Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
 Cooperare come membro effettivo del Comitato
Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del
club
Formazione per il Segretario di Club
33
Responsabilità del Segretario di club
Il programma di seguito indicato è piuttosto frequente:
Mensilmente
Tipi di riunioni
• Riunione ordinaria del Consiglio direttivo
• Riunione ordinaria di club
A seconda delle necessità
• Riunioni straordinarie del Consiglio direttivo (quando
richiesto da 3 o più membri del Consiglio)
• Riunioni straordinarie di club (richieste almeno 10 giorni
prima)
Annualmente
• Riunione per la transizione degli officer
• Anniversario della charter
Formazione per il Segretario di Club
34
Responsabilità del Segretario di club
Una parte importante delle Sue responsabilità è legata
all'organizzazione delle riunioni.
Diamo un'occhiata in dettaglio.
 Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio
direttivo
 Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
 Redigere il verbale della riunione
 Mantenere i registri del club
 Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
 Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
 Cooperare come membro effettivo del Comitato
Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del
club
Formazione per il Segretario di Club
35
Responsabilità del Segretario di club
I suoi compiti riguardo alle riunioni consistono di 3 fasi.
1. Prima della riunione
2. Durante la riunione
3. Dopo la riunione
La preghiamo di rispondere alle domande a pagina 5
e 6 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
36
Responsabilità del Segretario di club
Fase 1 - Prima della riunione
 Notificare anticipatamente ai soci le date/gli orari delle
riunioni
 Insieme al presidente, creare l'ordine del giorno della riunione
 Raccogliere tutta la corrispondenza da distribuire ai presidenti
o membri di comitato competenti
 Preparare premi o kit per nuovi soci, se necessario
 Preparare l'annuario dei soci del club per prendere le presenze
Formazione per il Segretario di Club
37
Responsabilità del Segretario di club
Fase 2 - Durante la riunione
 Prendere le presenze
 Redigere il verbale della riunione
 Documentare la presenza di eventuali oratori ospiti, visitatori
non Lions e Lions in visita
 Raccogliere e registrare le quote associative e consegnare ai soci
le relative ricevute
 Raccogliere informazioni sulle attività dai presidenti di comitati
 Chiedere ai nuovi soci di compilare i moduli necessari
Formazione per il Segretario di Club
38
Responsabilità del Segretario di club
Fase 3 - Dopo la riunione
 Registrare le presenze
 Registrare i premi consegnati
 Verificare l'ammontare del denaro raccolto e registrare i
pagamenti delle quote
 Depositare o consegnare il denaro raccolto al tesoriere e
ottenere da questi relativa ricevuta
 Archiviare/distribuire una copia del verbale della riunione in
seguito alla sua approvazione
 Effettuare una verifica su eventuali questioni pendenti emerse
nel corso della riunione
Formazione per il Segretario di Club
39
Responsabilità del Segretario di club
Il segretario deve anche prepararsi per le riunioni del
Consiglio direttivo. Consultare la pagina 6 dell'eserciziario
per ulteriori informazioni.
È importante ricordare che le responsabilità dei segretari di
club variano a seconda delle regioni e delle procedure
stabilite dai club.
È opportuno che Lei adatti i suggerimenti presenti in questo
modulo alle esigenze del Suo club.
Formazione per il Segretario di Club
40
Responsabilità del Segretario di club
Ora esaminiamo come redigere il verbale delle riunioni.
 Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio
direttivo
 Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
 Redigere il verbale della riunione
 Mantenere i registri del club
 Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
 Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
 Cooperare come membro effettivo del Comitato
Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del
club
Formazione per il Segretario di Club
41
Responsabilità del Segretario di club
La preghiamo di dedicare un po' di tempo, insieme al
segretario uscente, a esaminare in che modo viene redatto il
verbale al momento attuale.
Normalmente, sul verbale viene indicato …
• Il tipo di riunione (ordinaria, straordinaria o del consiglio
direttivo)
• La data e il luogo della riunione
• Il nome della persona che presiede la riunione
• Se il verbale della riunione precedente è stato approvato
• Tutte le mozioni, i proponenti delle stesse e se esse sono state
approvate o respinte
• Tutti i punti all'ordine del giorno e gli appelli, e se sono stati
approvati o respinti
• A che ora la riunione è stata iniziata e conclusa
Formazione per il Segretario di Club
42
Responsabilità del Segretario di club
Il verbale serve a prendere nota di ciò che il club fa e non di
ciò che i soci affermano.
Pertanto, la discussione è considerata informale e non viene
trascritta.
È importante che venga utilizzata la terminologia
appropriata.
Consultare la pagina 7 dell'eserciziario per ulteriori
informazioni.
Formazione per il Segretario di Club
43
Responsabilità del Segretario di club
Esamineremo ora come conservare i documenti del club.
 Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio
direttivo
 Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
 Redigere il verbale della riunione
 Mantenere i registri del club
 Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
 Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
 Cooperare come membro effettivo del Comitato
Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del
club
Formazione per il Segretario di Club
44
Responsabilità del Segretario di club
Tra i documenti del club figurano:
• La charter del club
• Lo statuto e il regolamento
 Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio
• direttivo
La storia del club
• Organizzare
I verbali diletutte
le riunioni
e del Consiglio
riunioni
del club e di
delclub
Consiglio
direttivo
 Redigere il verbale della riunione
• I rapporti annuali degli officer di club e dei comitati
 Mantenere i registri del club
• I rapporti sulle attività
 Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
• L'annuario dei soci del club
 Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
Se il Suo club non ha un sistema di conservazione dei documenti,
 Cooperare
come membro
effettivoedel
compresi
quelli relativi
alle presenze
al Comitato
pagamento delle quote,
Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del
è necessario
metterne a punto uno ora.
club
La preghiamo di rispondere alla domanda a pagina 8 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
45
Responsabilità del Segretario di club
Esamineremo ora la corrispondenza del club.
 Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio
direttivo
 Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
 Redigere il verbale della riunione
 Mantenere i registri del club
 Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
 Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
 Cooperare come membro effettivo del Comitato
Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del
club
Formazione per il Segretario di Club
46
Responsabilità del Segretario di club
Il segretario del club riceve molte informazioni, sia da LCI che
da altri, relativamente ad attività di formazione, a eventi e a
riunioni.
La corrispondenza può arrivare via posta regolare o
elettronica, e può riguardare il presidente, il tesoriere, i
presidenti di comitato e/o di progetto.
È importante che tutta la corrispondenza sia aperta, letta e
distribuita tempestivamente.
Può scrivere appunti a pagina 9 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
47
Responsabilità del Segretario di club
Si raccomanda decisamente che il segretario e il presidente di
club si incontrino all'inizio del mandato per discutere di come
si dovrà rispondere, conservare e registrare la
corrispondenza.
In alcuni club, il segretario è responsabile del notiziario e
svolge un ruolo essenziale nelle relazioni pubbliche del club.
Se Lei non è responsabile di tali compiti, è importante che sia
in stretto contatto con coloro che lo sono. Ciò assicura che
vengano pubblicate tutte le notizie importanti del club.
Formazione per il Segretario di Club
48
Responsabilità del Segretario di club
La redazione e l'invio dei rapporti di club è un altro compito
fondamentale del segretario di club.
 Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio
direttivo
 Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
 Redigere il verbale della riunione
 Mantenere i registri del club
 Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
 Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
 Cooperare come membro effettivo del Comitato
Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del
club
Formazione per il Segretario di Club
49
Responsabilità del Segretario di club
È essenziale inviare rapporti accurati e puntuali anche ai
fini dell'assegnazione del Premio Club Excellence.
Tra i rapporti e i moduli di cui Lei sarà responsabile
figurano:
• Rapporto Mensile Soci
• Rapporto mensile sulle attività di servizio del club
• Rapporto degli officer di club
• Modulo d'Ordine forniture di club
Formazione per il Segretario di Club
50
Responsabilità del Segretario di club
MyLCI è il sito per i rapporti utilizzato da molti club in
tutto il mondo, cui si accede tramite il sito web di LCI; tutti
i moduli vengono inviati utilizzando tale strumento. *
*Non tutti i distretti utilizzano MyLCI. Se il Suo distretto non lo usa, verifichi
con l'attuale segretario come vengono inviati i rapporti del Suo club.
Formazione per il Segretario di Club
51
Responsabilità del Segretario di club
Utilizzare MyLCI offre molti vantaggi
È possibile:
• Inviare online i moduli mensili soci e degli officer
• Visionare, aggiornare e scaricare informazioni sui soci di
club o stampare le tessere dei soci
• Registrare ogni mese le attività di service del club
• Esaminare le attività di successo svolte da altri club
Può scrivere appunti a pagina 9 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
52
Responsabilità del Segretario di club
Quando sono stati comunicati alla sede LCI i nuovi officer
di club, viene inviata un'email che fornirà le informazioni
su come accedere al sistema e scegliere la propria
password.
Nella sezione Risorse di questo modulo di formazione
troverà dei link ai video tutoriali su MyLCI e alle domande
frequenti.
Nel Manuale per il Team degli Officer di Club si possono
trovare ulteriori informazioni su come inviare i rapporti.
Formazione per il Segretario di Club
53
Responsabilità del Segretario di club
Accipicchia!
Non poche responsabilità.
Riesaminiamo brevemente quanto illustrato sino ad ora.
Formazione per il Segretario di Club
54
Responsabilità del Segretario di club
Può trovare aiuto per le risposte nella sezione 3
dell'eserciziario.
Domanda n. 1
Nei verbali delle riunioni di club normalmente si registra tutto ciò
che segue tranne
a) Il tipo di riunione
b) La data e luogo della riunione
c) Chi ha detto cosa alla riunione
d) L'ora di inizio della riunione
La discussione non viene inserita nel verbale, vengono registrati
Fare iclic
solo
socisulla
che hanno
rispostapresentato
prescelta o sostenuto una mozione.
Formazione per il Segretario di Club
55
Responsabilità del Segretario di club
Può trovare aiuto per le risposte nella sezione 3
dell'eserciziario.
Domanda n. 2
Se una mozione non riceve un numero sufficiente
di voti, viene trascritta come respinta.
True
False
Essa viene registrata come "respinta" o "bocciata"
Fare clic sulla risposta prescelta
Formazione per il Segretario di Club
56
Responsabilità del Segretario di club
Può trovare
Questa
è l'ultima
aiutodomanda.
per le risposte nella sezione 3
dell'eserciziario.
Domanda n. 3
I segretari di club sono responsabili di tutto ciò che segue, tranne
cosa?
a) Ordinare le forniture per il club
b) Programmare le riunioni
c) Leggere e distribuire la corrispondenza del
club
d) Conservare i documenti del club
Il presidente del club è responsabile della programmazione delle
riunioni, mentre il segretario è responsabile di notificare la riunione ai
Fare clic sulla risposta prescelta
partecipanti.
Formazione per il Segretario di Club
57
Responsabilità del Segretario di club
L'ultimo argomento da trattare relativo alle responsabilità è
quello dei Suoi impegni al di là del Suo club.
 Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio
direttivo
 Organizzare le riunioni del club e del Consiglio
 Redigere il verbale della riunione
 Mantenere i registri del club
 Ricevere la corrispondenza del club e rispondere
 Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI
 Cooperare come membro effettivo del Comitato
Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del
club
Formazione per il Segretario di Club
58
Responsabilità del Segretario di club
Comitato Consultivo del DG
L'ultimo
relativo
alle responsabilità è
Comitatoargomento
Consultivoda
deltrattare
Governatore
Distrettuale
quello dei Suoi impegni al di là del Suo club.
Il Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale è composto da
• il presidente di zona
• i presidenti di club e
• i segretari di club all'interno della zona
Questo comitato offre consulenza al presidente di zona su
questioni inerenti la zona e presenta raccomandazioni su questioni
riguardanti tutti i club del distretto.
Il presidente di zona quindi condivide tali raccomandazioni con il
governatore distrettuale e il comitato di distretto.
La preghiamo di rispondere alla domanda a pagina 10
dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
59
Responsabilità del Segretario di club
Comitato Consultivo del DG
Come membro del Comitato Consultivo del Governatore
Distrettuale, lei dovrà…
 Lavorare con il presidente di zona per assicurare che ogni
club della Sua zona operi in modo efficiente e segua lo Statuto
e il Regolamento dell'Associazione
 Promuovere la partecipazione ai congressi distrettuali,
multidistrettuali e alla Convention Internazionale
 Promuovere la partecipazione alle serate della charter
 Discutere dei modi per aiutare i club che hanno bisogno di
assistenza per far crescere l'affiliazione o per sviluppare la
leadership
 Promuovere varie funzioni ed eventi di club, come le riunioni
interclub, l'investitura di officer di club e di nuovi soci, o
cerimonie in onore dei vincitori di Premi chiave
Formazione per il Segretario di Club
60
Responsabilità del Segretario di club
Comitato Consultivo del DG
Potrebbe anche dover…
 Aiutare nella redazione dei rapporti, per preparare le riunioni
del Comitato Consultivo
 Aiutare con i preparativi se il club è stato prescelto per
ospitare una riunione di zona
Formazione per il Segretario di Club
61
Responsabilità del Segretario di club
Il Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale
dovrebbe riunirsi almeno tre volte l'anno.
Partecipare alle riunioni…
Vantaggi
• Consente di scambiare idee su programmi, progetti, raccolte
di fondi e questioni legate all'affiliazione
• Offre un foro per stabilire rapporti di collaborazione tra i club
• Offre l'opportunità di incontrarsi con altri Lions dell'area
La preghiamo di rispondere alla domanda a pagina 10
dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
62
Responsibilities of the Club Secretary
Risorse supplementari
Il Centro Didattico Lions offre corsi online gratuiti finalizzati
ad aiutare i soci a sviluppare competenze di leadership.
Consideri di seguire i seguenti corsi online:
Pubbliche Relazioni
Oratoria efficace
Gestione delle riunioni
Ulteriori informazioni sul Centro Didattico Lions si possono
trovare qui.
Formazione per il Segretario di Club
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Benvenuto alla Sezione 4:
Pianificare il Suo mandato
Vada alla pagina 11 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
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Pianificare il Suo mandato
L'obiettivo di questa sezione è di offrirLe delle indicazioni
per strutturare il Suo mandato di segretario di club.
Riusciremo a…
 Determinare in che modo si può
preparare al Suo nuovo ruolo e alle
Sue nuove responsabilità
 Delineare le azioni costanti che dovrà
intraprendere nel corso del Suo
mandato
 Individuare gli elementi da
considerare mentre il Suo club
effettua la transizione verso il
successivo team di leader
Formazione per il Segretario di Club
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Pianificare il Suo mandato
La preghiamo di completare le pagine 11 e 12
dell'eserciziario per avere rapidamente accesso alle
responsabilità del Suo mandato.
Formazione per il Segretario di Club
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Pianificare il Suo mandato
Prepararsi al mandato
Prima che assuma ufficialmente l'incarico, vi sono diverse
azioni che può intraprendere per prepararsi meglio.
 Partecipare alla Formazione per Officer di Club
 Incontrarsi con l'attuale segretario per esaminare
eventuali questioni pendenti
 Se utilizza MyLCI per l'invio dei rapporti, creare un
account ed esaminare il materiale di formazione
 Verificare che le informazioni sugli officer e sui soci
nell'annuario del club, presso LCI e a livello di
MD/distretto siano corrette
 Collaborare con il presidente e il tesoriere del club
riguardo al bilancio annuale e aiutare nel formare
eventuali comitati
Formazione per il Segretario di Club
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Pianificare il Suo mandato
Ogni mese dovrà:
Mensilmente
 Partecipare alle riunioni di club e del Consiglio
direttivo
 Presentare i rapporti mensili soci
 Inviare il rapporto sulle attività
 Tenere aggiornati i registri soci
 Raccogliere e consegnare il denaro al tesoriere del club
e ottenere da questi relativa ricevuta
 Rispondere/inviare eventuali lettere o corrispondenza
Formazione per il Segretario di Club
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Pianificare il Suo mandato
Ogni trimestre dovrà:
Trimestralmente
 Partecipare alla riunione di zona con il presidente di
club
 Riferire al presidente e al Consiglio direttivo su
eventuali insolvenze e sulle azioni intraprese per
riscuotere i fondi dovuti
Formazione per il Segretario di Club
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Pianificare il Suo mandato
Semestralmente
Due volte l'anno dovrà:
 Confermare a LCI l'elenco dei soci in relazione
all'elenco delle quote semestrali inviate al tesoriere con
i documenti del club
 Collaborare con il tesoriere per presentare a ogni socio
un estratto conto relativo alle quote semestrali e ad altri
obblighi finanziari dovuti al club (il Suo club può
decidere di svolgere questo compito trimestralmente o
annualmente)
Formazione per il Segretario di Club
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Pianificare il Suo mandato
A seconda delle necessità
A seconda delle necessità Lei dovrà:
 Verificare le richieste di nuovi soci e inserirle
nell'archivio del club
 Presentare le informazioni sui nuovi soci a LCI
 Ordinare le forniture per club e i premi attraverso LCI o
un fornitore locale
Formazione per il Segretario di Club
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Pianificare il Suo mandato
Al momento delle elezioni
In seguito alle elezioni annuali, Lei dovrà:
 Inviare il Rapporto officer di club (PU-101)
 Ricevere e distribuire informazioni sui congressi
MD/distrettuali e sulla Convention internazionale
 Presentare a LCI e al Distretto le richieste di premi per i
soci
Formazione per il Segretario di Club
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Pianificare il Suo mandato
Termine del Mandato
Ha
delun
Suo
mandato
di segretario
di club.
Lei raggiunto
continueràilatemine
svolgere
ruolo
importante
per il successo
futuro del club pianificando una transizione efficace.
 Verificare i documenti per valutare eventuali premi
Presenza perfetta e "anni di servizio"
 Preparare nuovi moduli per la registrazione delle
presenze per l'anno entrante
 Preparare il rapporto annuale di attività, donazioni, ore
ecc. per il ricevimento o la riunione di fine anno
 Confermare che l'archivio del club sia aggiornato e
pronto per essere trasferito al segretario entrante
 Incontrarsi con il segretario entrante ed esaminare i
documenti e le questioni pendenti
Formazione per il Segretario di Club
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Pianificare il Suo mandato
Quali obiettivi spera di raggiungere durante il Suo mandato
di segretario di club?
Compili un elenco a pagina 13 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
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Pianificare il Suo mandato
Risorse supplementari
IlPrima
Centro
diDidattico
concludere…
Lions offre corsi online gratuiti finalizzati
ad aiutare i soci a sviluppare competenze di leadership.
Consideri di seguire i seguenti corsi online:
Definizione della missione personale
Impostazione degli obiettivi
Gestione del cambiamento
Ulteriori informazioni sul Centro Didattico Lions si possono
trovare qui.
Formazione per il Segretario di Club
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Benvenuto alla Sezione 5:
Risorse
Vada alla pagina 14 dell'eserciziario.
Formazione per il Segretario di Club
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Sono molte le cose da ricordare all'inizio del
mandato di segretario di club
In qualsiasi momento potrà rivedere questa
intera presentazione o tornare ad una
specifica sezione.
Formazione per il Segretario di Club
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Risorse
Si possono comprendere meglio alcuni concetti e ottenere ulteriori
informazioni studiando i documenti e il materiale di formazione sulle
seguenti pagine web del sito di Lions Clubs International.
Pagine web :
MyLCI
Orientamento degli officer di club
Centro Risorse Leadership
Centro Didattico Lions
Risorse per i soci dei Lions club
Gestione di un Club
Formazione per il Segretario di Club
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Risorse
Video tutoriali su MyLCI:
Introduzione a MyLCI
Utilizzo del sito web MyLCI
Pubblicazioni :
Statuti e Regolamenti
LA-1 – Internazionale
LA-2 – Tipo per club
LA-4 – Distretto
Manuale per il Team degli Officer di Club
L'Arte del riconoscimento
Formazione per il Segretario di Club
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Sono stati raggiunti gli obiettivi preposti?
In questo modulo online abbiamo:
 Esaminato lo scopo del Suo club e l'importanza della
posizione che i club rivestono nella struttura di Lions
Clubs International
 Sintetizzato le molte responsabilità che Lei ha in quanto
segretario di club
 Fornito dei link a risorse aggiuntive che potrebbero
esserLe utili
Formazione per il Segretario di Club
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Il passo successivo è quello di completare la formazione per
segretari
di club a livello
distrettuale,
riceverà
Congratulazioni
per aver
completatoinlacui
prima
parteulteriori
della
informazioni Formazione
e discuterà del
di gruppo
degli officer di
perlavoro
Segretari
di Club.
club, della definizione degli obiettivi e della creazione dei piani
d'azione.
Formazione per il Segretario di Club
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Grazie per aver partecipato!
Per eventuali domande, La preghiamo di
contattare :
[email protected]
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