POR FESR 2007/2013
Poli d’Innovazione
Attività di Finpiemonte
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Attività di Finpiemonte
Le verifiche documentali effettuate da Finpiemonte riguardano tutte le
domande di rimborso presentate dai beneficiari e consistono
nell’accertamento della:
-
correttezza formale e sostanziale dell’intera documentazione esibita
-
conformità/regolarità della spesa
- effettività dei pagamenti eseguiti
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Attività di Finpiemonte
Il beneficiario invia a Finpiemonte la documentazione provante le spese
sostenute ed indicate già puntualmente nella piattaforma telematica.
Tale documentazione è costituita da:
-
dichiarazione di spesa prodotta dalla piattaforma telematica
- dichiarazione dei “cinque punti” prevista dai Criteri per la Rendicontazione (...)
- copia di tutte le fatture o dei documenti contabili equivalenti inseriti nella
dichiarazione di spesa.
- copia di tutte le contabili bancarie riferite al pagamento delle voci di spesa di
cui al punto precedente.
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Spese per il personale
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Lavoratori dipendenti
I documenti a cui far riferimento per valutare questa tipologia di spesa sono:
-
i criteri per la rendicontazione;
-
la determina dirigenziale n. 131 del 12/05/2010 (apporto dei soci nell’attività delle
microimprese);
-
la determina dirigenziale n. 128 del 25/03/2011 (tabella per il calcolo del costo
orario);
-
la determina dirigenziale n. 149 del 12/04/2011 (condizioni ammissibilià IRAP);
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Lavoratori dipendenti
La documentazione utile per la validazione di questo tipo di spesa è:
- copia della lettera d’incarico o ordine di servizio contenente l’indicazione dell’attività
da svolgersi, del periodo in cui la stessa deve essere svolta, dell’impegno max
previsto sul progetto (espresso in ore-giorni/uomo) (...);
- copia del curriculum vitae firmato dal dipendente (in alternativa job description);
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Lavoratori dipendenti
- copia dei time sheets a cadenza mensile firmati dal dipendente e dal responsabile
della rispettiva unità operativa coinvolta;
-
descrizione della metodologia di calcolo seguita per la determinazione del costo
del lavoro su base annuale ai sensi della DD n. 128 del 25/03/2011. Per il calcolo è
necessario sempre utilizzare il foglio di calcolo presente sul sito
www.finpiemonte.it (percorso: finanza agevolata – agevolazione di riferimento)
(...);
-
esempio di cedolino e calcolo costo orario (...).
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Lavoratori dipendenti
-
per cedolino non elettronico: copia del cedolino con l’indicazione del numero di
ore imputate al progetto riportante il timbro recante la dicitura del bando di
riferimento, se il lavoratore è impegnato su più progetti è necessario che il
cedolino sia annullato con tutti i timbri di tutti i progetti (in quest’ultimo caso, a
campione, è consigliabile fare una verifica che la sommatoria del numero di ore
riportate sul cedolino non superi il totale delle ore lavorabili nel mese);
- per cedolino elettronico: copia del cedolino (senza timbro) e dichiarazione sostitutiva
di atto notorio per tale tipologia di spesa (...)
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Spese per il personale - Contratti di Collaborazione a Progetto
La documentazione utile per la validazione della spesa è:
- copia del contratto contenente l’indicazione dell’oggetto, della durata del rapporto,
della remunerazione prevista e delle attività da svolgere;
- copia del curriculum vitae firmato dal lavoratore;
- copia del cedolino riportante in copia originale il timbro recante la dicitura del bando
di riferimento XXX (se cedolino elettronico vedere punto relativo al personale
dipendente);
-copia del modello F24 ad evidenza del pagamento dei contributi;
- esempio di calcolo (...).
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Spese per il personale - Contratti di Collaborazione a Progetto
La Determina Dirigenziale n. 324 del 24/07/2012 prevede che … i beneficiari dei bandi
possono ottemperare all’obbligo di giustificazione delle attività svolte nell’ambito dei
progetti oggetto di finanziamento da parte dei lavoratori di cui al D. Lgs. 276/2003 e
s.m.i. (es. contratto di lavoro a progetto) o di altre forme di inquadramento assimilabili
(es. assegni di ricerca, borse di addestramento alla ricerca ecc.) mediante
alternativamente:
-la presentazione dei time sheets mensili;
-la presentazione di altra documentazione (es. resoconto dell’attività svolta, elenco
degli obiettivi raggiunti, ecc.) atta a dimostrare l’attività svolta nel periodo di
riferimento.
(...)
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Spese per il personale – Soci / amministratori
Con cedolino da dipendente - la documentazione utile per la validazione di questa
spesa è:
- copia della lettera d’incarico del CDA (o dell’Organo dimostrante una volontà
imprenditoriale autonoma rispetto a quella dell’amministratore – escluse le società ad
amministratore unico );
- eventuale procura in cui si attestino i vari poteri;
- descrizione della metodologia di calcolo seguita per la determinazione del costo del
lavoro su base annuale ai sensi della DD n. 128 del 25/03/2011 – eventualmente
semplificata per gli amministratori;
- copia del curriculum vitae firmato dall’amministratore;
- copia del cedolino con l’indicazione del numero di ore imputate al progetto e
riportante il timbro recante la dicitura del bando di riferimento (vale quanto
specificato sopra per i cedolini elettronici);
- copia dei time sheets, o dichiarazione sull’impegno temporale dedicato al progetto.
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Spese per il personale – Amministratore senza cedolino
Senza cedolino - la documentazione utile per la validazione di questa spesa è:
- dichiarazione sostitutiva di atto notorio attestante che l'azienda è un’impresa con un
numero di addetti non superiore a 10 alla data del rendiconto;
- copia della lettera d’incarico del CDA (o dell’Organo dimostrante una volontà
imprenditoriale autonoma rispetto a quella dell’amministratore – escluse le società ad
amministratore unico);
- la metodologia di calcolo del costo orario opportunamente certificata da un
consulente del lavoro e sulla base della DD 128; l’inquadramento nelle diverse fasce
retributive dovrà avvenire, mediante auto-dichiarazione, tenendo conto dei requisiti
professionali minimi necessari per l'espletamento della specifica prestazione con
riferimento a livelli professionali di tipo equivalente presenti in azienda ovvero alle
declaratorie di qualifica previste dal CCNL di appartenenza;
- copia del curriculum vitae firmato;
- copia dei time sheets, o dichiarazione sull’impegno temporale dedicato al progetto.
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Spese per servizi di
consulenza
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Spese per servizi di consulenza
La documentazione utile per la validazione di questa tipologia di spesa è:
- copia della fattura annullata con il timbro di riferimento;
- mandati di pagamento e contabili bancarie;
- copia del contratto con l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, della
remunerazione, delle attività svolte e delle eventuali modalità di esecuzione;
- copia del curriculum vitae firmato o brochure aziendale;
- prova dei risultati ottenuti dalla consulenza (report o altra documentazione
dell’attività prodotta).
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Spese per servizi di consulenza
ATTENZIONE alla cointeressenza e alla collusione.
Cointeressenza e collusione si intendono superate se il fornitore della consulenza è in
grado di dimostrare i costi effettivamente sostenuti e se è possibile scorporare l’utile
dalla fattura.
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Spese per l’acquisto di
attrezzature
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Spese per l’acquisto di attrezzature
Se di proprietà:
-
Copia della/e fattura/e, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del
pagamento effettuato;
-
Eventuali verbali di collaudo/accettazione;
-
Prospetto di calcolo dell’ammortamento imputabile al progetto (...);
-
Dichiarazione del responsabile del progetto circa la percentuale di utilizzo
applicata al progetto.
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Spese per l’acquisto di attrezzature
Se in locazione:
-
Contratto di locazione o leasing con descrizione del bene
-
Eventuali verbali di collaudo
-
Copia fatture dei canoni, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del
pagamento effettuato
-
Dichiarazione del responsabile del progetto circa la percentuale di utilizzo
applicata al progetto
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Spese per l’acquisto di attrezzature
Se per manutenzione:
-
Copia della/e fattura/e, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del
pagamento effettuato
-
Se effettuata con personale interno, dichiarazione per interventi eseguiti e tempi
con i documenti per il personale
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Spese per l’acquisto di
materiali di consumo
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Spese per l’acquisto di materiali di consumo
-
Copia della/e fattura/e, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del
pagamento effettuato;
-
Eventuali documenti di trasporto (DdT);
-
nel caso di componenti per prototipi: dichiarazione del responsabile del progetto
circa la natura prototipale del bene.
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Spese generali
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Spese generali
Le spese generali fanno riferimento alla funzionalità operativa e alla funzionalità
ambientale e al personale amministrativo/contabile.
Le spese generali sono considerate ammissibili a condizione che siano basate sui costi
effettivi relativi alle attività di funzionamento del beneficiario e che vengano
imputate con calcolo pro- rata a tali attività, secondo un metodo equo e corretto
debitamente giustificato.
Per la rendicontazione di questa tipologia di spese dovrà essere utilizzata la
dichiarazione sostitutiva presente sul sito (...).
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Spese di viaggio
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Spese di viaggio
Per quanto concerne le spese relative alle missioni, occorre sempre controllare che le
rendicontazioni contengano un’evidente corrispondenza tra il numero nella
dichiarazione di spesa e il numero sul giustificativo, la data e il soggetto beneficiario
della missione stessa.
La documentazione utile per la validazione di questa tipologia di spesa è:
-copia della convocazione del coordinatore, ordini del giorno e/o verbali (per riunioni
tra partner);
- copia delle autorizzazioni dei responsabili di progetto allo svolgimento della
missione;
-copia del programma della manifestazione e di tutto ciò che permetta di dimostrare
la relazione tra i costi di partecipazione e gli obiettivi del progetto (per partecipazioni a
seminari o convegni);
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Spese di viaggio
- per l’utilizzo dell’auto propria/auto Dipartimento, dichiarazione sostitutiva di atto
notorio in cui si dichiari l’oggettiva impossibilità di raggiungere i luoghi sede dell’azione
con i normali mezzi pubblici e la complessiva maggiore economicità. Inoltre va indicato
il metodo di calcolo utilizzato per il calcolo del rimborso chilometrico;
- copia delle note spese, sottoscritte dal personale che viaggia, contenenti il dettaglio
delle singole spese sostenute con allegate le copie dei documenti di viaggio e
trasferta;
- prove in campo: va allegata una dichiarazione con l’indicazione dell’attività svolta;
- copia del regolamento aziendale relativo alle trasferte/missioni e relative regole di
rimborso.
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Delucidazioni sulle possibilità
di dimostrazione della
quietanza di pagamento
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Modalità di pagamento
-per i pagamenti effettuati tramite home banking: l’estratto conto (elettronico o
cartaceo) dovrà essere sempre allegato ai giustificativi di spesa;
-per i pagamenti cumulativi effettuati è necessario che la distinta del bonifico
contenga sempre il riferimento alla data, all’importo ed al numero di ogni documento
giustificativo di spesa contenuto nel bonifico. Se il bonifico non è dettagliato si
richiederà copia di tutte le fatture pagate mediante flusso unico di pagamento (...);
- per i pagamenti mediante assegni: copia dell’assegno stesso (non sarà sufficiente la
matrice) ed estratto conto, attestante l’uscita di cassa in quanto solo con entrambi i
documenti è possibile verificare il beneficiario del pagamento e controllare, numero
dell’assegno alla mano, il pagamento;
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Modalità di pagamento
-in caso di tesoreria
documentazione:
centralizzata:
è
necessario
richiedere
la
seguente
- regolamento interno di gestione della tesoreria;
- contratto stipulato tra il beneficiario e l'ente tesoriere (in genere le funzioni di
tesoreria sono detenute dalla società che è proprietaria del beneficiario o da una
società interna al gruppo esclusivamente dedicata a tali funzioni) per la gestione
centralizzata della tesoreria;
- contratto di conto corrente di tesoreria.
- Ri.ba (ricevuta bancaria): copia del pagamento con relativa distinta di dettaglio
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Modalità di pagamento
- carte di credito aziendali e bancomat: i pagamenti con carte o bancomat personali
non sono ammissibili, per i pagamenti con carte e bancomat aziendali richiedere copia
dell’estratto conto e dettaglio del pagamento
- pagamenti in contanti e compensazioni: non sono ammissibili. Nel caso di
compensazioni parziali a saldo delle fatture rendicontate, verrà scorporata la quota
compensata
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Modalità di pagamento
Cessione del credito ad una società di factoring, in questi casi è necessario presentare
la seguente documentazione:
- notifica al beneficiario, da parte del soggetto fornitore, della cessione alla società di
factoring del credito sorto in forza della fattura trasmessa al beneficiario
- accettazione da parte del beneficiario ad effettuare il pagamento della fornitura alla
società di factoring in luogo del fornitore
- bonifico del pagamento da parte del beneficiario alla società di factoring e relativa
quietanza dalla quale desumere che il pagamento è stato effettuato in riferimento alla
fattura emessa dal fornitore nei confronti del beneficiario
-dichiarazione del fornitore di ritenersi saldato con il pagamento dell’azienda
effettuato alla società di factoring e quindi di non avere nulla a pretendere da parte
del beneficiario
-contratto con il quale il soggetto fornitore cede il credito (o più crediti tra cui quello
relativo al contributo pubblico) alla società di factoring
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