Corso di formazione specialistica
ORGANIZZARE UN EVENTO DI
SOLIDARIETA’
Docente:
Piergiorgio Greco
giornalista e responsabile Area Comunicazione Csv Pescara
Pescara, 9 e 10 novembre 2010
1
PERCHÉ QUESTO CORSO
È la continuazione dei tre corsi di formazione sulla
comunicazione che ho tenuto negli anni scorsi:
1.
2.
3.
Comunica la gratuità (2007)
Organizzare l’ufficio stampa di un’associazione
di volontariato (2008)
Organizzare i contenuti del sito internet (2009)
Organizzare un evento di solidarietà
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IL METODO
Questo corso, come i precedenti, è una
riflessione sull’esperienza personale: non
teorie, dunque, ma una conoscenza che
muove dalla mia professione di giornalista e
dal lavoro di comunicazione che dal 2007
svolgo presso il Csv Pescara.
Meglio un dialogo che una lezione!
Organizzare un evento di solidarietà
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LA STRUTTURA DEL CORSO
9 NOVEMBRE
1.
2.
L’ideazione e la progettazione di un evento
La fase intermedia di realizzazione
10 NOVEMBRE
1.
2.
3.
La fase esecutiva di realizzazione
La comunicazione
Aspetti contabili e legali
Domanda: avete spento i cellulari?
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INTRODUZIONE
ORGANIZZARE
1.
2.
3.
4.
in generale, vuol dire fare in modo che ogni
minimo dettaglio concorra al raggiungimento
dell’obiettivo che ci si pone
programmare i tempi
assegnare le responsabilità
coordinare il tutto: l’importanza di un “maestro
d’orchestra”!
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INTRODUZIONE
EVENTO
1.
2.
3.
4.
5.
qualcosa di eccezionale, unico, irripetibile
alternativa: iniziativa, incontro, appuntamento
non abusiamo della parola “evento”, perché altrimenti
si corre il rischio della favola di Esopo, nella quale il
pastore grida “Al lupo! Al lupo!”
da questa distinzione dipendono alcuni fattori decisivi,
come le risorse da destinare all’evento
gli eventi sono strumenti al servizio di obiettivi precisi,
che si stabiliscono all’inizio dell’anno
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INTRODUZIONE
SOLIDARIETÀ


parliamo di solidarietà perché questo corso è destinato
prevalentemente alle organizzazioni di volontariato, ma le
regole che riguardano l’organizzazione di un evento sono
sempre le stesse
rischio: impostare una comunicazione dell’evento
esclusivamente su elementi emozionali e non sulla
coscienza del valore per tutti di quello che si propone
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LE FASI
DELL’ORGANIZZAZIONE
1.
2.
3.
4.
preliminare
intermedia
esecutiva
finale
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FASE PRELIMINARE
Serve a:
1.
Ideare e progettare
2.
stabilire il budget
3.
individuare la sede
4.
decidere la data
5.
stabilire compiti, responsabilità e tempi
6.
affrontare i primi aspetti organizzativi
7.
richiedere i patrocini
8.
individuare eventuali sponsorizzazioni
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FASE PRELIMINARE
La distanza di questa fase dallo svolgimento
dell’evento dipende da:
1. complessità e autorevolezza dell’evento
2. risorse
umane ed economiche a
disposizione
3. il tempo minimo necessario comunque è
di almeno un mese, per un evento di piccola
portata
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FASE PRELIMINARE
Questa fase deve caratterizzarsi per:
1.
Capacità di analisi e di decisione
2.
Adeguata velocità di esecuzione
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IDEARE E PROGETTARE
Ideare e progettare un evento vuol dire:
1. delineare gli obiettivi
2. analizzare lo scenario
3. Impostare tutto il lavoro fino a dopo lo
svolgimento dell’evento
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DELINEARE GLI OBIETTIVI
È il momento più importante e delicato di tutta l’attività
organizzativa perché senza l’individuazione di un obiettivo
non ha senso nemmeno l’organizzazione. Un cammino ha
senso se c’è una meta da raggiungere.
PREMESSA
L’evento non è qualcosa che si progetta in astratto ma
deve inserirsi in una programmazione più ampia
dell’organizzazione di volontariato, almeno annuale, nella
quale sono inseriti obiettivi di massima
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DELINEARE GLI OBIETTIVI
SCELTA DELL’EVENTO
Solo dopo aver individuato gli obiettivi “a monte” si può
stabilire che tipo di evento si presta meglio al loro
raggiungimento:
- conferenza?
- spettacolo?
- manifestazione sportiva?
- iniziativa complessa?
NB: è questo il momento in cui si dà il titolo all’evento.
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DELINARE GLI OBIETTIVI
Stabilita la funzionalità di un evento rispetto ad una
progettazione annuale, si passa alla definizione
degli obiettivi dell’evento stesso:
1. l’obiettivo non deve essere troppo generico:
organizzo questo evento perché…
2. Meno sono gli obiettivi primari, meglio riesce
l’evento
3. Dall’obiettivo primario discendono gli obiettivi
secondari, che devono essere subordinati al primo
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ANALIZZARE LO SCENARIO
Approfondita ricognizione iniziale per comprendere le
caratteristiche del fenomeno (argomento) che si intende
proporre, al fine di individuare le strategie idonee.
Elementi da tener presente:
1. oggetto/tema che si intende comunicare
2. eventuali sovrapposizioni con altri eventi simili
3. pubblico di riferimento
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FASE PRELIMINARE
IL BUDGET
Tutti gli eventi, di qualsiasi tipologia essi siano, comportano costi di
organizzazione e gestione. Poiché il budget è la “benzina” senza la quale il
motore non funziona, all’inizio del viaggio bisogna fare le valutazioni al
riguardo.
Per la definizione del budget, è importante rispondere alle seguenti domande:
1. è l’evento più importante nel corso dell’anno o è una delle tante attività?
Dalla risposta a questa domanda dipende l’intero ammontare del budget
2. quanto è ambizioso questo evento che vogliamo organizzare? Dalla
risposta a questa domanda dipende l’ammontare della voce “comunicazione”
nell’ambito del budget.
3. A questo punto si fanno i preventivi per tutte le voci, compresi anche
eventuali “imprevisti”
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FASE PRELIMINARE
IL BUDGET
Ogni evento ha voci diverse,
ma ci sono alcune comuni a tutti
Location:
 affitto
 service audio e luci
 assicurazione
 allestimento (sedie)
 abbellimenti
 custodia
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FASE PRELIMINARE
IL BUDGET
Protagonisti:
 gettone di presenza
 ingaggio
 vitto e alloggio
 spostamenti
 spese di viaggio
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FASE PRELIMINARE
IL BUDGET
Comunicazione:
- ideazione e realizzazione grafica
- stampa materiali (manifesti e inviti)
- affissioni
- postalizzazione
- ufficio stampa
- spot e pagine pubblicitarie
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FASE PRELIMINARE
IL BUDGET
A questo punto è indispensabile rispondere a
queste domande:
1. Stabilita l’importanza dell’evento e preventivati i
costi, quanto si vuole spendere?
2. Il budget disponibile è sufficiente a coprire
l’intero ammontare dei costi? Individuazione di
altre entrate.
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FASE PRELIMINARE
LA SEDE
È buona norma individuare una sede adeguata:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
facilmente raggiungibile
opportunamente attrezzata (auditorium, sale workshop, area
ristorazione)
vicina ad alberghi per eventuali relatori
presenza degli impianti e delle dotazioni audio – video,
eventualmente da noleggiare se non attrezzata
rispetto delle normative antincendio, ecc.
non dimenticare di stipulare un contratto di locazione con la sede
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FASE PRELIMINARE
LA DATA
È importante scegliere la/le giornata/e a seconda del
pubblico che si intende coinvolgere e degli argomenti da
trattare ma, soprattutto, provando ad evitare
sovrapposizioni con altri eventi: l’importanza di aggiornarsi
su quello che succede in città.
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FASE PRELIMINARE
TRE DOMANDE
1.
2.
3.
Che cosa c’è da fare?
Chi deve farlo?
Entro quando va fatto?
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FASE PRELIMINARE
CHE COSA C’È DA FARE?
1.
2.
3.
4.
Occuparsi di obiettivi e contenuti dell’evento
Occuparsi del programma dell’evento (orari, relatori,
attori, concomitanze, sovrapposizioni)
Occuparsi del budget: monitorare la compatibilità tra
entrate ed uscite, segnalando tempestivamente
eventuali scostamenti
Occuparsi della compatibilità finanziaria: se il budget
assegnato all’evento e quello necessario per il
raggiungimento degli obiettivi fissati non coincidono, è
necessario trovare nuove fonti di entrata
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FASE PRELIMINARE
CHE COSA C’È DA FARE?
5.
6.
7.
8.
9.
Occuparsi della logistica: rapporti con chi gestisce la
location, i fornitori (es. sedie, gazebo)
Occuparsi dei protagonisti dell’evento (relatori, attori
ecc.): prenotazioni, esigenze particolari
Occuparsi della comunicazione: rapporti con il grafico,
tipografia, uffici pubbliche affissioni, stampa, radio, siti
internet, al fine di garantire una omogeneità in termini
di comunicazione
Occuparsi del recall
Occuparsi dell’accoglienza
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FASE PRELIMINARE
CHI DEVE FARE CHE COSA?
L’importanza di stabilire un buono
STAFF ORGANIZZATIVO
occorre individuare le risorse umane di cui si può disporre al fine di valutare la
necessità di rivolgersi anche a collaborazioni esterne.
Nel mettere a punto lo staff operativo, vanno individuati:
1.
i tempi operativi e le scadenze
2.
un organigramma dettagliato, con ruoli e funzioni, consente di verificare
il corretto operato di ognuno rispetto alla tabella di marcia
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FASE PRELIMINARE
LO STAFF ORGANIZZATIVO
Due regole:
1.
Le responsabilità devono essere chiare: chi fa
che cosa
2.
Serve un responsabile ultimo, che oltre ai suoi
compiti, interviene laddove altri non sono
intervenuti o lo hanno fatto in maniera
inefficace
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FASE PRELIMINARE
LO STAFF ORGANIZZATIVO
Chi fa che cosa?
1.
Occuparsi di obiettivi e contenuti dell’evento: questa mansione spetta
rigorosamente alla governance (presidente e direttivo)
2.
Occuparsi del programma dell’evento (orari, relatori, attori, concomitanze,
sovrapposizioni): questa mansione spetta alla governance ma, più spesso, al
responsabile dell’evento (direttore o altra persona individuata)
3.
Occuparsi del budget: monitorare la compatibilità tra entrate ed uscite, segnalando
tempestivamente eventuali scostamenti: di questa mansione si occupa il
responsabile dell’evento (direttore o altra persona individuata)
4.
Occuparsi della compatibilità finanziaria: se il budget assegnato all’evento e quello
necessario per il raggiungimento degli obiettivi fissati non coincidono, è necessario
trovare nuove fonti di entrata. Di questa mansione si occupa la governance
(presidente e direttivo) o una persona da questa delegata
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FASE PRELIMINARE
LO STAFF ORGANIZZATIVO
Chi fa che cosa?
5.
Occuparsi della logistica: rapporti con chi gestisce la location, i
fornitori (es. sedie, gazebo)
6.
Occuparsi dei protagonisti dell’evento (relatori, attori ecc.):
prenotazioni, esigenze particolari
7.
Occuparsi della comunicazione: rapporti con il grafico, tipografia,
uffici pubbliche affissioni, stampa, radio, siti internet, al fine di
garantire una omogeneità in termini di comunicazione
8.
Occuparsi del recall
9.
Occuparsi dell’accoglienza
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FASE PRELIMINARE
ENTRO QUANDO VA FATTO?
È decisivo fare un
cronoprogramma “a ritroso”, vale a
dire a partire dall’evento e
tornando indietro con le varie fasi
dell’organizzazione.
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FASE PRELIMINARE
ASPETTI ORGANIZZATIVI
Sin dalla fase preliminare, è importante fare una
ricognizione dei dettagli che poi rendono un
evento senza disguidi.
Due regole:
1. i tempi della burocrazia non sono i nostri tempi
2. i cosiddetti “tempi tecnici” non vanno mai
calcolati al minuto
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FASE PRELIMINARE
PATROCINI
1.
2.
3.
In relazione alla tipologia dell’evento e dei suoi
contenuti può essere importante valutare
l’opportunità di chiedere patrocini e contributi
di Regione, Provincia, Comune o anche
Università o altre istituzioni.
Patrocini onerosi e non onerosi
Le richieste vanno indirizzate ai presidenti o
agli assessorati interessati, o ai presidi delle
Facoltà ed enti interessati
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FASE PRELIMINARE
SPONSORIZZAZIONI
1.
2.
Meglio individuare in questa fase
eventuali
sponsorizzazioni
che
completino le entrate.
È una ricerca molto difficile, che chiede
tempi anche lunghi, per cui è meglio
intraprenderla subito, anche per inserire
gli sponsor nella realizzazione grafica.
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I MIEI RECAPITI
Piergiorgio Greco
335 1709639
[email protected]
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Pescara, 9 novembre 2010
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A DOMANI!
Organizzare i contenuti del sito Internet
Pescara, 12 novembre 2009
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