GESTIONE MAGAZZINO E SCORTE
Nozioni di base
A cura dell’Ing. Claudio TRAINI
_________________________________________________________________
Trade System Srl - Viale Gran Sasso 7 - 64013 - Corropoli (TE)
Tel: 0861 851885 - Fax: 0861 851885 - email: [email protected]
In questo modulo:
La logistica aziendale
Il magazzino
Le scorte di magazzino
La logistica integrata e la supply chain
2
La logistica aziendale
Qualsiasi impresa si pone l’obiettivo di essere presente sul mercato da protagonista, in
modo dinamico, flessibile, vincente. Per raggiungere questo obiettivo non bastano la
produzione o la distribuzione di prodotti di qualità elevata, con caratteristiche migliori
di quelle dei concorrenti.
In un sistema economico globale, caratterizzato da altissimi livelli di concorrenza e
dalla necessità di offrire prodotti sempre nuovi e diversi, l’impresa che si impone sul
mercato deve sviluppare un rapporto preferenziale col cliente, proponendogli un
prodotto di qualità e un servizio che lo rendano consapevole dei vantaggi derivanti
dall’avere scelto quel bene e quell’azienda produttrice.
In due parole, deve curare la qualità totale. È pertanto importante che essa disponga
di un’organizzazione interna razionale per il soddisfacimento delle esigenze del
mercato.
3
La logistica aziendale
In questa situazione, fattori determinanti di successo sono:
la capacità di approvvigionarsi delle materie prime e delle merci necessarie al
processo di trasformazione;
la possibilità di disporre di un’organizzazione logistica e commerciale attraverso la
quale collocare sul mercato, nei luoghi e nei tempi richiesti, il prodotto finito o le
merci.
La logistica aziendale è quella parte della gestione che si occupa di collegare in modo
razionale ed efficiente le fasi di acquisizione dei fattori della produzione, di
svolgimento del processo di trasformazione tecnico-economica e di distribuzione del
prodotto finito.
4
La logistica aziendale
Secondo l’associazione italiana di logistica (AILOG) la logistica rappresenta l’insieme
delle attività organizzative, gestionali e strategiche che governano nelle aziende i flussi
dei materiali dall’acquisto delle materie presso i fornitori fino alla consegna dei prodotti
finiti ai clienti e al servizio post-vendita.
Le funzioni della logistica sono pertanto quelle di programmare, gestire e controllare
in maniera efficiente ed efficace il flusso dei beni, dei servizi e delle relative
informazioni, dal punto di origine fino al punto di consumo.
È così possibile soddisfare le richieste della clientela, fornendo un servizio adeguato,
ottimizzando le procedure e riducendo i costi.
5
La logistica aziendale comprende:
LOGISTICA DI PRODUZIONE
(material management)
LOGISTICA DI
DISTRIBUZIONE
(distribution management)
Programmazione
dell’approvvigionamento e
delle procedure
Gestione delle scorte di
prodotti finiti
PRODUZIONE
Gestione degli acquisti e dei
servizi accessori (trasporti,
assicurazioni, ecc.)
Gestione dei depositi
Gestione delle scorte di
materie prime, materiali e
degli spazi aziendali
Gestione degli imballaggi,
delle spedizioni ai clienti,
dei trasporti
6
La logistica aziendale
La logistica assume oggi un ruolo centrale nella catena produttiva e distributiva
aziendale, ponendosi come attività di collegamento tra le altre aree dell’impresa.
L’approvvigionamento, la produzione, il marketing, la distribuzione e la finanza
costituiscono infatti diversi passaggi di un’unica catena, da fare crescere in modo
collegato e complementare al fine di massimizzare l’efficienza dell’intero sistema.
Fino a circa vent’anni fa molte aziende non erano dotate di una funzione logistica vera
e propria: in alcuni casi essa era concepita come gestione del magazzino, in altri come
servizio traffico o trasporti.
Da circa quindici anni la logistica ha via via assunto un significato più ampio, fino a
diventare la funzione alla quale l’impresa affida la realizzazione del valore aggiunto del
proprio prodotto: il servizio al cliente.
7
Finalità della logistica
Consegna tempestiva
SODDISFAZIONE DEI
CLIENTI
Risposta rapida al cliente
Breve tempo di evasione degli ordini
Riduzione scorte in eccesso
RIDUZIONE DEI
COSTI
CONTRIBUTO
SOCIALE
Riduzione scorte
Attività a costi bassi
Imballaggio semplice
Esternalizzazione
la reverse logistics – logistica “inversa” o sostenibile – è la logistica che
cura la gestione dei flussi di ritorno (cioè il recupero e il riciclaggio) di
materiali, prodotti finiti o imballaggi. È un settore in grande crescita,
anche a seguito dell’applicazione di normne internazionali.
8
Evoluzione della logistica
Negli ultimi anni gli scenari nei quali le imprese hanno operato sono mutati in modo
radicale, imponendo alle stesse imprese rapidi e continui adattamenti operativi e
gestionali. Tra i fattori che hanno determinato l’evoluzione della gestione logistica
aziendale ricordiamo:
il processo di globalizzazione che ha fortemente modificato i flussi delle merci e
delle relative reti distributive. Le imprese moderne acquistano dove vogliono,
producono dove più conviene, vendono dove è possibile, in tutto il mondo. Controllare
e gestire questi flussi è sempre più complesso;
le nuove tecnologie informatiche: nel sistema di Internet e dell’e-commerce, la
comunicazione tra fornitore e cliente presenta costi irrisori ed è immediata. Internet
ha modificato la struttura della logistica aziendale, mentre l’e-commerce sta
modificando i livelli di vita dei consumatori;
l’evoluzione del concetto di prodotto, che viene inteso oggi in senso più ampio
rispetto al tradizionale concetto di bene concreto e tangibile.
9
PRODUZIONE
una gamma
vasta e
completa di
prodotti di
qualità
FINANZA
LOGISTICA
mezzi di
pagamento
diversi e
flessibili
possibilità di
ordini minimi
con consegna
continua
IL SERVIZIO
AL CLIENTE
RICHIEDE….
LOGISTICA
LOGISTICA/
INFORMATICA
un sistema
informativo
efficiente
una consegna
rapida e certa
LOGISTICA
LOGISTICA/
un imballo
adeguato, un
trasporto sicuro
e affidabile
COMMERCIALE
assistenza nella
vendita e nel
post vendita
10
Il magazzino
Il magazzino è la parte centrale della logistica aziendale in quanto contribuisce allo
svolgimento dei processi decisionali e operativi volti a garantire il puntuale
approvvigionamento della struttura produttiva e distributiva, consentendo il continuo
rifornimento al mercato di sbocco.
Il magazzino svolge la fondamentale funzione di raccordo tra gli acquisti dell’impresa e
i suoi processi di trasformazione tecnico-economica, garantendo:
1. la continuità del processo produttivo e la tempestività nel soddisfacimento dei
bisogni della clientela;
2. la separazione dei processi dell’attività aziendale (approvvigionamento,
trasformazione tecnico-economica, commercializzazione).
11
Il magazzino
Al termine magazzino è possibile associare due significati diversi, strettamente legati
tra loro. Il primo fa riferimento alle caratteristiche specifiche e fisiche delle scorte,
mentre il secondo evidenzia in particolare il problema della loro gestione.
Sotto l’aspetto fisico con il termine magazzino si individuano:
1) le scorte (stock) di materie, merci, semilavorati e prodotti finiti presenti
nell’azienda per essere utilizzati o venduti;
2) le strutture (fabbricati, attrezzature, materiali vari, accessori) e il personale in
grado di ricevere, custodire e consegnare le scorte.
12
Il magazzino
Dal secondo punto di vista il magazzino pone all’impresa significativi problemi di:
a) gestione degli spazi generali (layout aziendale) e specifici (layout di magazzino);
b) qualifica e motivazione del personale addetto alla ricezione, allo stoccaggio e
all’utilizzo delle scorte.
Nel termine magazzino si inglobano anche le problematiche gestionali collegate al
corretto ed efficiente utilizzo delle scorte.
Dette problematiche in un’impresa commerciale sono diverse da quelle di un’impresa
industriale.
13
Il magazzino nelle imprese commerciali
Le imprese commerciali non effettuano la trasformazione tecnica delle merci,
limitandosi al più a modificarne l’aspetto esteriore (imballo, composizioni, ecc.) per la
presentazione al cliente.
Esse svolgono una trasformazione economica dei beni, attraverso la loro conservazione
e distribuzione.
Nel magazzino di queste imprese si conservano le merci destinate alla distribuzione e il
materiale di consumo (imballaggi, cancelleria, materiale per confezioni, ecc.).
Disporre di un magazzino ampio e ben attrezzato per la conservazione delle merci
permette all’impresa commerciale di gestire con maggior elasticità i rapporti con i
fornitori e i clienti, sfruttando ad esempio condizioni favorevoli di acquisto (sconto per
quantità) e garantendo una regolare evasione degli ordini.
14
MAGAZZINO MERCI
Merci disponibili per
la distribuzione
IN
Vendite a
clienti
Merci rese
da clienti
Acquisti da fornitori
Merci danneggiate o
difettose
OUT
IN
Merci rese a
fornitori
OUT
15
Il magazzino nelle imprese industriali
Nelle imprese industriali il magazzino ha la funzione di consentire lo svolgimento del
processo tecnico-produttivo in modo indipendente dalla gestione degli
approvvigionamenti e dalla domanda di mercato. In relazione alle diverse fasi di
lavorazione dei beni si distingue tra:
1. il magazzino delle materie prime, sussidiarie e di consumo. Consente all’impresa
industriale la gestione degli approvvigionamenti in funzione della loro convenienza
e opportunità: è pertanto possibile che si effettuino acquisti rilevanti anche in
periodi di produzione non elevata;.
2. il magazzino dei semilavorati che si originano durante il processo produttivo;
3. il magazzino dei prodotti finiti. Poiché la consegna rapida al cliente è un fattore di
successo determinante per l’impresa, essa punta a soddisfare in tempi brevi le
richieste del mercato. Il magazzino prodotti finiti svolge un ruolo fondamentale
perché consente di mantenere regolari e costanti i processi produttivi, separando i
ritmi della produzione dall’andamento del mercato.
16
MAGAZZINO MATERIE
Materie disponibili
per il processo
produttivo
IN
Materie utilizzate
per la lavorazione
Acquisto da
fornitori
Materie rese
dalla produzione
Materie danneggiate
o difettose
Materie rese a fornitori
MAGAZZINO PRODOTTI FINITI
P
R
O
D
U
Z
I
O
N
E
T
E
C
N
I
C
A
Carico
prodotti finiti
Prodotti resi
alla produzione
Scarico prodotti
finiti ai clienti
Prodotti resi
da clienti
OUT
IN
OUT
17
Il magazzino nelle imprese
In periodi di calo della domanda, il magazzino costituisce un deposito di prodotti, pronti a essere
utilizzati nelle successive fasi di crescita della domanda, durante le quali l’impresa non è in grado
di produrre una quantità pari a quella richiesta .
Questo problema viene sempre più spesso risolto grazie al collegamento informatico tra l’impresa
e i suoi fornitori e più in generale ricorrendo all’outsourcing, cioè trasferendo sulle imprese
subfornitrici le problematiche legate alla gestione del magazzino.
18
Organizzazione e logistica di magazzino
Le scelte che il management deve compiere per dotare l’impresa di magazzini efficienti e
funzionali si possono suddividere in cinque aree di intervento:
1. Utilizzo degli spazi fisici dell’azienda
2. Movimentazione in azienda di merci e materiali (material handling)
3. Organizzazione degli spazi di magazzino
4. Conservazione delle scorte
5. Sistema informativo
19
Le scorte di magazzino
Il termine scorta (rimanenza o stock) indica la quantità di materie, semilavorati e prodotti finiti
presente in magazzino in un determinato momento, pronta a essere utilizzata nel processo
produttivo e distributivo.
Le scorte sono classificate in base a diversi criteri:
per natura (ad esempio merci, materie prime, materie sussidiarie, materie di consumo,
componenti, ricambi, semilavorati, prodotti in corso di lavorazione sottoprodotti, prodotti finiti);
in base alle caratteristiche fisico/merceologiche (ad esempio scorte solide come rame, tessuti,
ingranaggi oppure scorte liquide come olii e combustibile o scorte gassose come gas butano);
secondo l’utilizzo e la funzione nel processo produttivo.
20
Le scorte secondo l’utilizzo e la funzione nel processo produttivo
In questo caso le scorte si classificano in:
Scorta esistente: quantitativo realmente presente in magazzino in un certo momento, rilevato dai
programmi di gestione dello stock;
Scorta virtuale: scorta esistente aumentata delle quantità ordinate ai fornitori e diminuita di
quelle già impegnate per i clienti;
Scorta normale: scorta media normalmente in magazzino nel corso dell’anno;
Scorta massima: scorta da non superare per mantenere l’equilibrio tra efficienza produttiva e
limitazione dei costi;
Scorta minima o di sicurezza: livello di stock al di sotto del quale l’impresa rischia il blocco della
produzione o della distribuzione in caso, ad esempio di improvvise variazioni di mercato;
Scorta speculativa: scorta costituita in particolari situazioni di mercato, quando si originano
aspettative circa un rialzo a breve termine del prezzo di acquisto delle materie o delle merci.
21
ESEMPIO: Scorta effettiva e scorta virtuale
Un’impresa industriale ha in magazzino una scorta del prodotto A di 350 pezzi. Per tale prodotto
l’impresa ha ricevuto ordinativi da clienti per 130 pezzi ed ha inoltrato ordini al fornitore per 100
pezzi. Determiniamo la scorta effettiva e la scorta virtuale dell’impresa.
Scorta effettiva (quantità esistente in magazzino) = 350 pezzi
Scorta virtuale (quantità esistente in magazzino + quantità ordinata ai fornitori – quantità
impegnata per i clienti) = (350 + 100 – 130) = 320 pezzi
22
La classificazione delle scorte
La gestione delle scorte richiede una precisa classificazione degli articoli e la loro codificazione,
affinchè ogni bene venga individuato in modo certo e oggettivo sia all’interno che all’esterno
dell’azienda.
La classificazione consiste nel frazionamento delle scorte in classi omogenee, per esempio in base
all’appartenenza a un settore merceologico. La seguente distinzione relativa a un’impresa
produttrice di macchine per filatura, consente di conoscere la provenienza dei beni (interna o
esterna all’impresa) e la loro tipologia.
.....................
Classe 558: componenti elettrici di acquisto esterno gestiti a magazzino
Classe 559: componenti di plastica di acquisto esterno
Classe 560: componenti in gomma di acquisto esterno
……………………….
Classe 600: componenti meccanici di produzione interna
Classe 601: componenti idraulici di produzione interna
…………………….
23
La codificazione delle scorte
La codificazione consiste nell’attribuzione a ogni articolo di un “nome” che può essere un numero
o un insieme di lettere e numeri (codice numerico o alfanumerico). Si determina in questo modo
una relazione biunivoca tra l’articolo e il codice assegnato che rende veloce e certa
l’identificazione.
L’attribuzione del codice consente di semplificare le procedure di gestione degli articoli: digitando
a terminale il codice del bene oggetto di analisi risulta infatti possibile conoscerne le
caratteristiche merceologiche, la movimentazione, i costi o i temnpi di produzione (se di
produzione interna), le rimanenze, ecc.
La costruzione del codice del prodotto richiede l’individuazione di classi, sottoclassi, gruppi e
sottogruppi, determinati soprattutto a uso interno. Vediamo, ad esempio, che informazioni
fornisce il codice R79G198610.
Classe
Sottoclasse
Gruppo
Sottogruppo
Progressivo
R
79
G
198
610
Materiale per
impianto elettrico
Articoli di
sicurezza
Articoli in plastica
Pulsanti per prese
elettriche
Pulsantiera per
quadro salvavita
24
La logistica integrata e la supply chain
L’utilità e il senso della logistica sono risultati evidenti soprattutto nel momento i cui lo sviluppo di
questa funzione ha varcato i confini dell’impresa, ponendosi nella logica della customer
satisfaction e prendendo in considerazione le inefficienze derivanti dal frazionamento delle
attività e degli obiettivi aziendali.
Le imprese hanno così progressivamente sviluppato un sistema di logistica integrata, attraverso il
quale ricercare la combinazione più razionale tra i settori dell’approvvigionamento, dello
stoccaggio e dell’evasione degli ordini ricevuti dai clienti.
Proprio perché punta ad attivare procedure operative per migliorare il servizio al cliente e
minimizzare i costi dell’impresa, la logistica richiede una profonda integrazione fra le aree
aziendali, le cui singole inefficienze ricadono comprensibilmente su tutto il sistema.
25
La logistica integrata e la supply chain
Al fine di raggiungere i livelli di organizzazione ed efficienza desiderati, l’impresa deve rispettare
due passaggi fondamentali:
1. la fase che precede la gestione del magazzino, relativa alla definizione del fabbisogno di merci
o di materie prime e al loro approvvigionamento, deve essere svolta in modo specializzato e
qualificato, scegliendo materiale di qualità, contenendo i costi e individuando i fornitori più
affidabili;
2. le procedure interne di comunicazione e trasmissione dei dati devono essere tempestive e
aggiornate. I piani di lavoro di un’impresa vanno infatti impostati in tempi adeguati, con
considerevole anticipo rispetto alla gestione quotidiana. Il coordinamento tra il magazzino e la
produzione consente di evadere gli ordini nei tempi richiesti dal servizio commerciale,
mettendo l’impresa in condizione di vantaggio sul mercato.
26
Supply chain
La logistica è dunque un sistema di attività riferito trasversalmente a tutta l’impresa, con
l’obiettivo di un coordinamento delle funzioni aziendali coinvolte nella catena “riordinoproduzione-spedizione”.
Un’ ulteriore evoluzione di questo concetto è quella della supply chain (SC, anche detta value
chain, letteralmente catena di fornitura), ovvero di un ciclo di logistica complessiva che siestende
fino ai livelli “fornitura-produzione-vendite”.
A partire dal 1990 le imprese hanno infatti dato vita a reti di fornitura sempre più complesse e
articolate, sviluppate su scala globale tra diversi soggetti: i fornitori di beni e di servizi, i produttori,
i partner logistici e gestionali.
Questi soggetti, totalmente autonomi e separati dal punto di vista giuridico e operativo, agiscono
tra di loro in modo integrato e organico al fine di migliorare l’ambito gestionale e produttivo, e
dunque per ottimizzare il processo di organizzazione, produzione e vendita.
27
Supply chain
La supply chain considera l’impresa come un anello di un’unica catena logistica.
Essa rappresenta una rete di entità organizzative connesse, interdipendenti e operanti in modo
coordinato con l’obiettivo di gestire, controllare e migliorare il flusso dei materiali e informazioni
che, partendo dai fornitori e dopo aver attraversato le fasi di approvvigionamento, trasformazione
e distribuzione interni nell’impresa, raggiungono i clienti finali.
Gli attori della supply chain possono essere diversi: la catena di fornitura può infatti limitarsi a
coinvolgere i soggetti che più specificamente si occupano della produzione (fornitura di materie
prime e semilavorati, produzione in senso stretto, assemblaggio e preparazione del prodotto
finito) oppure estendersi fino ai soggetti che seguono e supportano la distribuzione e la vendita
(ad esempio le imprese di trasporto, di servizi e quelle commerciali che sviluppano il rapporto di
vendita al cliente finale).
28
Esternalizzazione e outsourcing
Sul fronte della distribuzione e della vendita, lo sviluppo della supply chain delle imprese moderne
può essere considerato un’evoluzione della terziarizzazione dei servizi logistici, cioè dell’accordo
con fornitori esterni per lo svolgimento di alcune fasi del processo logistico aziendale.
Con l’esternalizzazione della logistica l’impresa si avvale di fornitori esterni per la gestione
operativa di una o più funzioni, in un modello nel quale l’impresa stessa affida agli stessi fornitori
- legati da un rapporto di partnership aziendale – lo sviluppo di attività significative (stoccaggio,
personalizzazione dei prodotti, allestimento di ordini, imballaggio, trasporto, assicurazione ecc.).
Lo sviluppo di una significativa rete di esternalizzazione è sostenuto – soprattutto nel breve
periodo – dalla ricerca di riduzione dei costi da parte delle imprese che vi ricorrono. Ma nella
logica della supply chain l’impresa stessa si muove con la consapevolezza che la soddisfazione
delle aspettative della clientela richiederebbe investimenti in competenze e tecnologie spesso
onerose e di difficile gestione.
29
Esternalizzazione e outsourcing
Accade dunque sempre più frequentemente che intere fasi del processo gestionale aziendale non
vengano più concepite come un fattore interno alla singola impresa, ma si estendano all’intera
catena di fornitura, produzione e distribuzione, coinvolgendo sia i fornitori sia i clienti.
In questo senso la supply chain ha ampliato il concetto tradizionale di logistica, non limitandosi a
definire le condizioni interne all’azienda ma estendendo la rete operativa e ponendo tra le priorità
dell’impresa l’ottimizzazione dei rapporti gestionali con i fornitori e i clienti.
In questo modo la catena della fornitura viene ampliata fino a incorporare fasi del processo
logistico a monte e a valle della produzione, pur se giuridicamente collocate all’esterno
dell’impresa.
30
Impresa estesa e impresa virtuale
La catena logistica da ottimizzare è dunque la più vasta possibile, sviluppando in questo modo il
concetto di:
impresa estesa, che realizza l’integrazione dei processi aziendali dall’utilizzatore finale risalendo
ai fornitori di materiali, prodotti, servizi e informazioni in modo da creare valore aggiunto per il
cliente. I confini operativi della singola impresa si fanno perciò meno definiti, dando vita ad un
nuovo concetto di sistema produttivo che pone al centro dell’attività dei soggetti coinvolti nella
catena di fornitura la condivisione del business.
impresa virtuale, nella quale i flussi informativi coinvolgono tutti gli attori della catena,
generando tra di essi una profonda connessione. L’impresa non è più un’entità indipendente ma
un sistema interconnesso con i diversi partner: si realizza in questo modo una lunga rete che
costituisce un ambiente virtuale collaborativo.
31
La rete della supply chain
Nel modello operativo della supply chain, le attività di trasformazione, gli spostamenti dei
materiali e dei prodotti, le informazioni relative al coordinamento dei diversi interventi, le
procedure amministrative a burocratiche confluiscono in un unico flusso integrato di informazioni.
L’obiettivo dell’eccellenza aziendale viene perseguito attraverso:
la comprensione delle esigenze del mercato, soprattutto rispetto alla capacità di intuire le
esigenze della clientela prima che esse si rendano evidenti;
la capacità di adattamento del sistema aziendale alle richieste del mercato evitando l’aumento
dei costi;
la capacità di produrre output di qualità con il minor impiego di input possibile, limitando al
massimo sprechi, perdite e inefficienze.
32
La rete della supply chain
La riorganizzazione della logistica secondo la supply chain consente all’impresa di raggiungere
importanti obiettivi:
liberare energie a favore della propria attività principale (core business);
ottenere maggiore flessibilità operativa contenendo i costi;
sincronizzare le richieste del cliente con l’emissione di materiale da parte del fornitore;
fornire un servizio efficiente e puntuale e ottenere un vantaggio competitivo sulla concorrenza
grazie all’incremento del customer service.
33