Milano, 12-13 Marzo 2014
Corso di Europrogettazione
HORIZON 2020: Il Participant Portal
Lauro Pollachini – FSP
HORIZON 2020 – Participant Portal
Research and Innovation Participant Portal
• Il Portale offre agli utenti un entry point unico per l’interazione
con la Commissione Europea o le sue Agenzie nella gestione
delle varie azioni connesse ai progetti, dalla sottomissione della
proposta alla firma del Grant Agreement e alla fase di
implementazione, basato su:
• Il Portale offre omogeneità, trasparenza e integrazione dei
servizi per la gestione delle sovvenzioni UE (grant)
HORIZON 2020 – Participant Portal
Nuova versione del Participant Portal
La nuova versione è l’evoluzione del PP già disponibile per l’FP7:
• Focalizzato principalmente su Horizon 2020, ma supporta anche i
progetti FP7
• Pagine pubbliche consultabili da qualsiasi utente, ma accesso ai
tools IT possibile solo con un account ECAS, previo login al Portale
• Riorganizzazione delle informazioni con accento sulla facilità d’uso
e sul maggior orientamento dell’utente
• Minor numero di tools IT per Horizon 2020 per meglio semplificare
e razionalizzare il progetto nel corso del suo intero ciclo di vita
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HORIZON 2020 – Participant Portal
Nuova versione del Participant Portal
• Nuova modalità di ricerca e presentazione delle call
• Nuovo modulo per la gestione elettronica dei Grant Agreement
• Niente più firme in inchiostro blu sui documenti ufficiali
• Estensione del mandato del Legal Entity Apppointed
Representative (LEAR)
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HORIZON 2020 – Participant Portal
Chain of trust
• One person in the central administration of each organisation
to be appointed by the Legal Representative in a formal
process using blue ink signature = Legal Entity Appointed
Representative (LEAR)
• Appointment letter to comprise also supporting documents on
identity of the legal representative
• LEAR mandate (among other issues):
 assign persons authorised to sign the different types
of documents;
 supervise assignment of other roles in the portal for
its organisation
• For small organisations: a single person can easily acquire
all necessary roles and access rights
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Participant Portal - Home
6
Participant Portal - My Area
7
Participant Portal - Public and Personalised services
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Participant Portal - Services without login
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Search Calls
Different colors
means different
areas or challenges
10
Search Topics
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Call H2020-LCE-2014-3
- Call description
- Call documents
- Get support
- Subscribe notif.
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Call documents
- WP Energy
- RfP
- Gen. Annexes
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Topic description
- Specific challenge
- Scope
- Expected impact
- Type of action
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Topic conditions & Documents
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Submission service
- CSA
- IA
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Submission via ECAS
Login needed
for Submission
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Participant Portal - Services without login
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Participant Portal - Services without login
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How to participate
• H2020 Online Manual
• Reference Documents
• Beneficiary Register
• Finacial Capacity Seld-Check
• SME Participation
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H2020 Online Manual
• H2020 Online Manual
• Reference Documents
• Beneficiary Register
• Finacial Capacity Seld-Check
• SME Participation
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Reference Documents
• Legal Basis
• Model Grant Agreement
• H2020 Grants Manual
• H2020 Prizes Manual
• H2020 Experts Manual
• Specific Guidelines
• Work Programmes
• Calls - Proposal templates
and evaluation forms
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SME Participation
• Support to SME
• Is my Company an SME ?
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Participant Portal - Services without login
Experts
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Participant Portal - Services without login
Support
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Participant Portal - Services without login
Support
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Participant Portal - Services after login
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Participant Portal - Services after login
Servizi personalizzati
Il Participant Portal permette a ciascun utente di aver
accesso a uno spazio personalizzato, sulla base di tre
elementi principali:
• Ciascun utente è supposto avere un unico account
ECAS, che è l’identificatore univoco delle persone
(legato al loro indirizzo e-mail professionale)
• Ciascun account e-mail è legato ad uno (o più) PIC,
che sono gli identificatori univoci delle
organizzazioni
• Ciascun ECAS account è legato a tutti i ruoli che
l’ utente ha in progetti e/o organizzazioni tramite
l’IAM (Identity and Access Management).
Un utente può avere tanti ruoli quanto necessario
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Participant Portal - Services after login
IAM – Identity and Access Management
• L’ Identity and Access Management permette di
definire e/o gestire i cambiamenti di diritti di accesso degli
utenti del Participant Portal
• L’IAM fornisce un accesso personalizzato e sicuro ai diversi
servizi del Participant Portal
• Consente flessibilità nella gestione online del Consorzio, con
coinvolgimento minimo della Commissione / Agenzie
• Qualsiasi cambiamento nei ruoli degli utenti è salvato dal
sistema per permettere un servizio di monitoraggio e tracking
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Participant Portal - Services after login
Nuova versione dell’IAM (gennaio 2014)
Roles:
- PCoCo
- CoCo
- PaCo
- TaMa
- TeMe
- LSIGN
- FSIGN
- LEAR
- AccAd
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Participant Portal - Services after login
Osservazioni importanti
• Solo i ruoli chiave del LEAR e del Primary Coordinator
Contact (PCoCo) sono definiti/modificati dalla
Commissione.
Il resto dei ruoli è lasciato alla discrezione del Consorzio.
• Una persona può avere diversi ruoli allo stesso tempo.
• La complessità del Consorzio dipende dai partecipanti.
La configurazione minima è:
1 Primary Coordinator Contact (PCoCo) – assegnato dalla CE
1 Participant Contact per beneficiario (PaCo) – basato sui dati
della proposta (modificabile dal PCoCo)
1 LEAR per organizzazione (da nominare e validare dalla CE)
1 Legal Signatory (LSIGN) per organizzazione (da nominare,
almeno uno è necessario per la firma dei contratti H2020)
1 Financial Signatory (FSIGN) per organizzazione (da
nominare, almeno uno è necessario per la firma dei Form C)
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Participant Portal - Services after login
Configurazione minima
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Participant Portal - Services after login
Diritti di acesso / Access rights
Nominate the FSIGN and LSIGN
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Participant Portal - Services after login
Il processo di nomina: “Ruoli originali”
Roles:
Alcuni ruoli sono automaticamente assegnati negli stadi iniziali
del Progetto (“ruoli originali”) come segue:
- PCoCo
• Il promotore della proposta – indicato nella proposta come
‘Main contact person’ – nella fase di sottomissione della
proposta sarà automaticamente riconosciuto dalla
Commissione come il Primary Coordinator Contact (PCoCo)
- PaCo
• Le ‘Contact Persons’ delle organizzazioni partecipanti
identificate durante la sottomissione della proposta
diventeranno i Participant Contacts (PaCo) o i Team
Members (TeMe) all’inizio della negoziazione
- LSIGN
• Il LEAR è validato dalla Commissione durante il processo di
validazione della sua organizzazione.
- AccAd
- CoCo
- TaMa
- TeMe
- FSIGN
- LEAR
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Participant Portal - Services after login
I diritti di nomina
Roles:
- PCoCo
- CoCo
- PaCo
- TaMa
- TeMe
- LSIGN
- FSIGN
- LEAR
- AccAd
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Participant Portal - Services after login
Il processo di nomina:
Come Nominare / Revocare qualcuno
Per attribuire un ruolo, occorre inserire l’indirizzo e-mail del “nuovo
utente”; questo indirizzo e-mail deve essere lo stesso di quello
usato per l’account ECAS del “nuovo utente”.
Se il “nuovo utente” non ha un account ECAS, esso riceverà
automaticamente un invito via e-mail a creare il suo account ECAS.
Se il “nuovo utente” è già in possesso di un account ECAS,
esso verrà semplicemente informato via e-mail della nomina nel
ruolo considerato.
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Participant Portal - Services after login
Il processo di nomina:
Come Nominare / Revocare qualcuno
Per attribuire un ruolo, occorre inserire l’indirizzo e-mail del “nuovo
utente”; questo indirizzo e-mail deve essere lo stesso di quello
usato per l’account ECAS del “nuovo utente”.
Se il “nuovo utente” non ha un account ECAS, esso riceverà
automaticamente un invito via e-mail a creare il suo account ECAS.
Se il “nuovo utente” è già in possesso di un account ECAS,
esso verrà semplicemente informato via e-mail della nomina nel
ruolo considerato.
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MY AREA: My Projects
Project
Roles:
- CoCo
- PaCo
- TaMa
- TeMe
- FSIGN
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MY AREA: My Organisation(s)
- FSIGN
- LSIGN
- AccAd
My Area: My Projects
Organisation
Roles:
(attributed
by the LEAR)
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Participant Portal - Services after login
Il processo di nomina: LSIGN / FSIGN
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Participant Portal - Services after login
Il processo di nomina: LSIGN / FSIGN
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Participant Portal - Services after login
MY AREA:
 My Organisations
 My Proposals
 My Projects
 My Notifications
 My Expert Area
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1. Registrazione delle organizzazioni
• La persona che registra i dati riceve online il “PIC number”
per la propria organizzazione
• I partecipanti sono incoraggiati a registrare la propria
organizzazione il prima possibile prima di abbozzare una
proposta
• E’ possibile registrare una organizzazione per conto di
qualcun altro
• E’ possibile la gestione di più PIC
2. Accesso ai dati relativi alla organizzazione
3. Aggiornamento dei dati dell’organizzazione
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My Organisation(s)
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My Organisation(s)
45
My Organisation(s)
46
Registration
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PIC number :
Personal Identification Code
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1. Accesso alla lista delle proposte in draft e sottomesse
• Il servizio di sottomissione delle proposte è disponibile sulla
pagina web della call (dopo login a ECAS): va selezionato il
TOPIC e il Tipo di Azione (RIA, IA, CSA, SME, … )
• La procedura guidata consente agli utenti di creare e inviare una
proposta passo per passo, garantendo la riservatezza dei dati.
• Le proposte in draft possono essere salvate e sottomesse in
un secondo tempo, dopo essere state modificate e completate.
Le proposte in draft e sottomesse sono accessibili dal pagina web
My Proposals del Portale. Per le proposte in draft sono mostrati
i giorni mancanti alla deadline per la sottomissione prevista dalla
call.
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My Proposals
Remaining Time:
Giorni mancanti
alla deadline di
sottomissione
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Online Submission Service
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Procedura guidata
di sottomissione
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I PIC number sono richiesti nel proposal submission system,
pertanto i partecipanti sono incoraggiati a registrare le loro
organizzazioni il prima possibile prima di inserire il draft di una
proposta.
Le proposte sono formate da:
• Form amministrativi (Part A): dedicati alle informazioni di tipo
amministrativo (lista dei partecipanti, form strutturati legali e
finanziari da compilare online, etc. );
• Annesso tecnico (Part B): un documento pdf (uno o più) col
contenuto scientifico e tecnico del progetto;
• Possono esserci documenti addizionali (opzionali), ad es. sugli
aspetti etici o sulla sicurezza.
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Online Submission Service
Access rights – Proposal submission
• Diritti di accesso potenziati, per consentire i diritti di sola lettura
delle proposte;
• Pieno accesso (= Coordinator Contact o Participant Contact)
oppure diritti in sola lettura (= Team Members) per ogni persona
di contatto della proposta;
• I diritti di accesso sono gestiti nel “sistema di sottomissione” fino
alla chiusura della call;
• Tutte le persone di contatto ricevono i diritti di accesso e sono
elencate nella Parte A: le persone di contatto principali con dati
completi; gli altri contatti con dettagli minimi, Fellows/Principal
Investigators (proposte ERC) con un ‘profilo del ricercatore’.
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Struttura della proposta - Parte A
• Informazioni generali
Abstract, quadro generale, parole chiave
New: Dichiarazioni, lista di domande
• Partecipanti e persone di contatto accesso: i dati della
organizzazione sono in sola lettura dall’URF (Unique Registration
Facility) e dallo Step 4 di registrazione (persone di contatto);
• Tabella del budget – specifica per tipi di azione (RIA, IA, CSA,…);
• New: Tabella degli Aspetti Etici – strutturata, con riferimento alla
Parte B (tecnica);
• Domande specifiche della call: set di domande specifiche relative
alla call;
• Il sistema offre check/controlli di validazione: qualsiasi problema è
elencato alla fine della Parte A (amministrativa).
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Struttura della proposta - Parte B e Annexes
• Templates per call/topic – scaricabili dal sistema; draft sono
disponibili sulla pagina dei Documenti del Participant Portal
• Limiti di pagina possono essere applicati agli allegati: il
controllo è basato sulle pagine del documento in pdf.
• Alle pagine oltre il limite sarà applicata una filigrana;
• Limiti generali: 10 MB per il documento pdf;
• Il pacchetto completo della proposta riceve una ricevuta
elettronica (e-receipt) al momento della sottomissione.
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Guidance
• I documenti ufficiali relativi a Call e Topic sono disponibili dalla
pagina web della Call/Topic del Participant Portal (es. H2020
Guide to the submission and evaluation process);
• Help Online sul Participan Portal:
- H2020 Online Manual
- H2020 Helpdesk
- IT Helpdesk
• Testo guida Incorporato nei form: testo nascosto o di
orientamento dietro i punti interrogativi; collegamenti ipertestuali;
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1. Accesso alla lista dei progetti in cui il partecipante è
convolto
2. Accesso ai servizi relativi al progetto
• Grant Preparation (
• Amendments (
);
• Reporting Tools (
• Project Management (
);
);
)
3. Vista dei ruoli del consorzio per un dato progetto
4. Attribuzione/revoca dei ruoli per un dato progetto
(a condizione che l’utente abbia l’autorizzazione per farlo)
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My Projects
Project details
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My Projects
AN = Access Negotiation
AA = Access Amendment
MP = Manage Project
FT = Financial Reporting
PR = Project Reporting
RD = Report & Deliverab.
PC = Project Consortium
Available tools
for theProject
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My Projects
View of all roles in the Project. If the user has sufficient
rights, he/she can nominate / revoke roles for other persons.
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1. Accesso a tutte le notifiche personali per i servizi del
Participant Portal
• Esempi: Cambio di ruoli, forms pronti per la firma,
disponibilità di ricevute elettroniche (e-receipts); etc.
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My Notification(s)
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1. Nuovi “esperti” possono creare il loro profilo
2. “Esperti” già registrati possono aggiornare il loro
profilo
3. Gli “esperti” possono gestire i loro contratti
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My Expert Area
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My Expert Area
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• Electronic grant management: non più firme con inchiostro
blu, eliminazione degli scambi cartacei
• Scambi in un sistema elettronico sicuro
• Gestione dell’identità e degli accessi tramite ECAS
• Sigillo digitale per tutte le operazioni (tramite eReceipt)
• “Catena della fiducia” per assicurare l’identità delle persone:
Estensione del mandato del Legal Entity Appointed
Representative (LEAR)
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“Chain of trust”
• Una persona della amministrazione centrale di ogni
organizzazione deve essere nominata dal Legal
Representative in un processo formale mediante firma su
carta in originale
= Legal Entity Appointed Representative (LEAR)
• Lettera di nomina che comprende anche documenti di
supporto sull’identità del Legal Representative
• Mandato del LEAR (tra le altre cose):
 Assegnare le persone autorizzate a firmare i diversi tipi di
documenti (Form C, Grant Agreement, …)
 Supervedere l’assegnazione di altri ruoli nel portale IAM
per la propria organizzazione
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“Valore dell’eReceipt”
• Ricevuta elettronica = versione PDF firmata digitalmente di un
documento sottomesso tramite il Participant Portal.
• Sia il contenuto del documento che una serie di metadati (data
e ora, credenziali ECAS di chi ha sottomesso) sono sigillati
digitalmente.
• Il meccanismo di firma digitale lega in maniera univoca la
eReceipt alla operazione ed assicura la sua piena integrità.
Pertanto una traccia completa firmata digitalmente
dell’operazione è disponibile sia per i beneficiari che per la
Commissione.
• Ogni tentativo di modificare il contenuto porterà ad una
rottura dell’integrità della firma elettronica, che può essere
verificata in qualsiasi momento cliccando sulla firma del
documento PDF.
• La eReceipt è memorizzata nell’archivio del Progetto, da dove
può essere scaricata i qualsiasi momento da un attore del
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Progetto e memorizzata in altri supporti elettronici.
Esempio di eReceipt (già implementato oggi):
Sottomissione senza carta dei rendiconti finanziari
• Il LEAR nomina una lista di persone autorizzate a firmare i
rendiconti finanziari (Form C) per ciascun Progetto;
• Solo queste persone (FSIGN) hanno accesso alla funzione
“Sign and submit” nel modulo di rendicontazione finanziaria;
• “Sign and submit” fa scattare la creazione di una eReceipt che
è memorizzata nell’archivio elettronico del Progetto;
• Tutte le persone che devono sapere (incluso il LEAR) vengono
notificate dell’operazione e hanno accesso alla eReceipt.
Modulo di Grant Management (in corso di realizzazione)
• Accessibile da
tramite l’icona
sotto le
azioni del Progetto. Consente la gestione elettronica
del Progetto.
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Lauro Pollachini - RSE / FSP
E-mail: [email protected]
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