THE INTERNATIONAL ASSOCIATION OF LIONS CLUBS
Distretto 108L
Anno sociale 2010-2011
Naldo Anselmi
“insieme per essere utili”
Governatore
Seminario per Direttivi di Club Neo
Eletti
Pomezia 12 giugno 2011
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E’ una reciproca riflessione sulla figura
del Segretario e sull’importanza del suo
operato, per una migliore gestione del
Club sotto il punto di vista organizzativo
ed amministrativo.
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Chi è il Segretario del Club ?
3
Le norme
Gli Statuti ed i Regolamenti
(Internazionale, Multidistrettuale,
Distrettuale) indicano il
Segretario come Officer al quale
sono assegnati compiti
amministrativi o amministrativocontabile
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Le norme
Infatti, deve
… tenere un’accurata
registrazione dei verbali di tutte le
riunioni …
… assistere il Consiglio
nell’amministrazione e adempiere
agli altri compiti contemplati nello
Statuto e Regolamento …
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Il Segretario del Club
Dopo il Presidente del Club il
Segretario può considerarsi l’officer
più importante, come
principale
collaboratore del Presidente stesso.
 Una
buona Presidenza dipende
molto da un Segretario efficiente.
 Il Presidente prima di essere tale
sarebbe opportuno che ricoprisse la
carica di Segretario.

6
Funzioni
e
Compiti
Il Segretario opera sotto la direzione e
controllo del Presidente e del
Consiglio Direttivo ed agisce quale
funzionario di collegamento fra il
Club ed il Distretto.
Il Segretario dovrà quindi:
(1) Collaborare con il Comitato Consultivo di Zona del quale sarà
membro effettivo.
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Funzioni
e
Compiti
(2) Tenere aggiornati e conservare
gli atti ed i registri del Club
(3) In collaborazione con il Tesoriere
del Club, rimettere, trimestralmente
o semestralmente, ad ogni socio,
l’estratto conto delle quote e degli
altri obblighi finanziari dovuti al
Club.
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I . . . primi passi
dotarsi di:







Un Calendario impegni del proprio Club.
Un Calendario impegni della propria Zona.
Date significative delle attività del Distretto.
Temi e Service Distrettuali e Nazionali.
e
Consultare frequentemente il Sito Distrettuale.
Frequentare le pagine delle News e della LIS.
Assicurarsi che i Soci ricevano la nostra Rivista
Distrettuale.
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Compiti ed obiettivi del segretario
OGNI MESE:

Compila per via telematica il
Rapporto Mensile SOCI
al Distretto tramite il sito che
(in automatico il sistema trasmette copia al Governatore Distrettuale, Vice
Governatori, Presidente di Circoscrizione e Presidente di Zona , Segretario
Distrettuale, OTI)

Compila per via telematica il
Rapporto Mensile ATTIVITA’
al Distretto tramite il sito che
(in automatico il sistema trasmette copia al DG, VDG, RC,ZC,CS,OTI)
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Compiti ed obiettivi del segretario
Nota:

L’accesso al Sito per la redazione dei precedenti
documenti è concesso ai seguenti officers di Club:
Presidente, Segretario, Informatico.

Il Login e la password, se necessario, possono essere
richieste al Responsabile Informatico Distrettuale.

L’accesso al sito gestionale del Multidistretto è
consentito solo al Presidente del Club al quale all’inizio
dell’anno il Multidistretto provvede a far pervenire il
login e la password di accesso via e-mail.
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Compiti del segretario

Invia la convocazione per la
riunione del Consiglio Direttivo
del Club con l’Ordine del Giorno.

Invia la convocazione dei Soci
per il meeting (conviviale) con il
programma
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


Promuove un incontro fra Officers uscenti e neo
eletti.
Controlla il numero degli anni di appartenenza
all’Associazione dei singoli Soci per richiedere
le Chevrons.
Invia (entro il 20 settembre) la convocazione ai
Soci per l’Assemblea Ordinaria con l’O.d.G.
(bilancio consuntivo anno precedente, bilancio
preventivo, quote sociali, programma anno
sociale, Comitati).
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Mese di Dicembre
 Comunica al Tesoriere il numero dei Soci al 31
dicembre per il pagamento delle quote associative del
Distretto.
Mese di Gennaio
 Collabora con il Tesoriere per l’incasso delle quote
sociali
(nel caso di ripartizione in quote semestrali).
Mese di Febbraio
 Collabora con il Comitato Elettorale per l’invio della
comunicazione relativa alle cariche per l’anno
successivo.
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Mese di marzo

Invia la comunicazione ai Soci per l’Assemblea Ordinaria che
avrà all’O.d.G. , l’elezione delle cariche per l’anno sociale
successivo e la nomina dei delegati ai Congressi Distrettuale,
Nazionale ed Internazionale.
Entro il mese di aprile


Invia “on line” il modello PU-101 al Distretto segnalando i
nominativi degli officers di Club dell’annata che sta per iniziare
(Presidente, Segretario, Tesoriere, Cerimoniere, Telematico,
Presidente Comitato Soci); i dati (non è più possibile utilizzare il
mod. PU 101 cartaceo), vengono riversati in automatico verso la
Sede Centrale Americana.
Il modulo PU-101 alla sede centrale è abolito.
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

Comunica alla Segreteria dei Congressi (entro i
termini ricordati) il numero e nomi dei Delegati
Effettivi e Supplenti.
Accerta, tramite il Tesoriere le eventuali
pendenze amministrative nei confronti del
Distretto e della Sede Centrale . Fornisce
comunque ai delegati fotocopia dei versamenti
effettuati da esibire, se richiesta, alla
“commissione di verifica dei poteri” del
Congresso.
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
Prepara il modello per la richiesta del premio 100
% Excellence di Club, nel quale è ricompreso un
riconoscimento per il Presidente, da far firmare al
Governatore.

E’ suggerito chiedere al Coordinatore Distrettuale LCIF la
somma accreditata da utilizzare per l’assegnazione del
MJF.
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

Coopera col Tesoriere per la redazione del
Bilancio Preventivo e comunica al Tesoriere i
Soci entrati nel Club.
Provvede
all’ordinazione
del
materiale
lionistico alla Sede Centrale avvalendosi del
catalogo inviato dalla stessa ogni anno (le
ordinazioni possono essere effettuate anche
on line)
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Avvalersi sempre della
collaborazione del Responsabile
Informatico del Club.
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Sostenere la collaborazione fra
ogni funzione rendendo
scorrevole il flusso dei dati coi
ruoli distrettuali, fra ruoli
distrettuali e il Club, tra gli stessi
Club e nel Club con ciascun
Socio.
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Il successo dell’annata lionistica
dipende dal lavoro di gruppo che
deve svolgere il proprio compito in
completa sintonia, non dimenticando
quanto possa essere determinante il
coinvolgimento delle/dei consorti.
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




Tutte le pwd sono valide per 13 mesi dal 1° luglio di ogni anno
lionistico al 31 luglio dell’anno successivo.
A partire dal 19-05-2010 tutti i DIT in carica avranno la possibilità di
assegnare dal loro menù le pwd ai Club.
 Potranno assegnarle a un solo amministratore in ogni Club.
 Di regola al Presidente (oppure al segretario, o responsabile
informatico, se il presidente non ha un valido indirizzo e-mail)
Le pwd distrettuali saranno assegnate secondo le politiche in atto nel distretto
approvate dal Governatore.
Entro il 31 luglio i Governatori dovranno comunicare alla Segreteria
Nazionale il socio che rivestirà la carica di DIT per l’anno lionistico
successivo.
Tutte le pwd sono generate automaticamente e trasmesse per e-mail al socio
che le detiene.
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GRAZIE
PER LA VOSTRA ATTENZIONE