Dalla fatturazione elettronica alla
dematerializzazione del ciclo degli acquisti
Gestione delle richieste di acquisto:
sintesi dell’esperienza del Politecnico di Milano
Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini
Distribuzione della spesa nelle università
Fonte: dati 2014 pubblicati ai sensi della legge 190,
analisi condotta su 40 Atenei
Università
importo
acquisti 1-2.000 €
numero
96.205.421,03 186.353,00
importo % numero %
11%
83%
acquisti 2.000-40.000 €
243.498.126,54
35.403,00
28%
16%
acquisti 40.000-207.000 €
135.364.916,66
1.586,00
16%
1%
acquisti > 207.000 €
398.156.048,40
352,00
46%
0%
totale
873.224.512,62 223.694,00
100%
80%
Importo acquis > 207000
60%
Importo acquis 40000-207000
40%
Importo acquis 2000-40000
20%
Importo acquis 1-2000
0%
importo
Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini
numero
2
Distribuzione della spesa nei grandi comuni
Fonte: dati 2014 pubblicati ai sensi della legge 190, analisi
condotta su 7 Comuni lombardi capoluogo di provincia
Comuni
importo
acquisti 1-2.000 €
numero
importo
numero
2.787.207,05
3.711,00
0%
46%
acquisti 2.000-40.000 €
34.232.685,95
3.416,00
6%
43%
acquisti 40.000-207.000 €
54.856.495,31
597,00
9%
7%
acquisti > 207.000 €
520.346.604,52
312,00
85%
4%
totale
612.222.992,83
8.036,00
100%
80%
Importo acquis > 207000
60%
Importo acquis 40000-207000
40%
Importo acquis 2000-40000
20%
Importo acquis 1-2000
0%
importo
Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini
numero
3
Tipologia di procedure usate nelle Università
Fonte: dati 2014 pubblicati ai sensi della legge 190,
analisi condotta su 40 Atenei
Numero procedure per tipologia
Importo procedure per tipologia
2% 1%
01-Aperta
02-CONSIP
19%
1%
01-Aperta
10%
12%
03-Cottimo
04-Negoziata senza
bando
03-Cottimo
35%
9%
05-Affidamento
diretto
65%
02-CONSIP
24%
04-Negoziata senza
bando
05-Affidamento
diretto
15%
06-Altre
06-Altre
7%
4
Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini
La dematerializzazione del ciclo acquisti: applicativo
gestione richieste di acquisto
5
• Dal 2013 l’Amministrazione utilizza un applicativo per la
gestione delle Richieste di Acquisto
• Nel 2015 è in corso un progetto per evolvere questo
applicativo estendendolo alle esigenze di tutti i Dipartimenti
• Obiettivi:
 Modalità unica e definita di richiesta
 Informazioni chiare e definite
 Passaggi autorizzativi dematerializzati e tracciati
elettronicamente
 Ritorno informativo al richiedente sugli avanzamenti
dell’acquisto
 Possibilità di monitorare i tempi in modo esatto
Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini
La dematerializzazione del ciclo acquisti: applicativo
gestione richieste di acquisto
Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini
6
La Centralizzazione degli acquisti
nell’Ateneo
2012 - 2013
•
•
•
•
•
•
Cancelleria
Materiale igienico sanitario
Consumabili per stampanti
Carta da stampa
Servizi di stampa
Monografie e periodici
2014 – 2015
• Traduzioni e revisioni linguistiche
• Corriere espresso
• Agenzia viaggi
In fase di realizzazione
•
•
•
•
Portatili e tablet (alcune categorie)
Gas tecnici
Reagenti
Componentistica elettronica
Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini
7
Strumenti informatici per l’e-procurement
Elenco Fornitori
elettronico
2.850 iscritti
possibilità di gestire
gare o richieste di
preventivi elettroniche
8
Gare interamente
gestite con sistemi
telematici
Contratti elettronici
Tutte le procedure >
40.000 € per beni e
servizi sono interamente
elettroniche dal 2011
Tutti i contratti in forma
pubblica amministrativa
e i buoni d’ordine
dell’amministrazione
sono elettronici dal
2013/14
Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini
Gestione degli acquisti:
attività che costituiscono un fattore critico di successo / 1
9
• Definizione chiara e condivisa del processo di riferimento e delle policy
di gestione degli acquisti.
N.B. Attenzione alle criticità (vere, presunte, usate/enfatizzate in modo
strumentale):
 Eterogeneità della gestione vs "normalizzazione"
 Impatti non solo gestionali => può scardinare
criteri/logiche/consuetudini di acquisto consolidate da tempo
 Possibili apparenti diseconomie => acquisto "locale" a costo
inferiore
Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini
Gestione degli acquisti:
attività che costituiscono un fattore critico di successo / 2
10
• Analisi adeguata e credibile delle esigenze e dei requisiti di gestione
• Realizzazione di strumenti (applicativi sw) efficaci, integrati e di facile
uso che facciano percepire il valore aggiunto derivante dal loro utilizzo
e supportino, nel rispetto delle policy e dei requisiti, sia la gestione
operativa che le attività di gestione
• Sostegno forte, esplicito e costante delle scelte da parte della Direzione
Generale e del livello politico per garantire l‘effettiva adozione sia da
parte dell'Amministrazione che da parte dei Dipartimenti
Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini
11
Gestione degli acquisti: requisiti generali / 1
• Supporto completo del processo "procure-to-pay", dalla generazione
del fabbisogno, all'autorizzazione, al pagamento.
• Supporto alle gestione condivisa di tutti i documenti di pertinenza e
delle informazioni strutturate a corredo
• Supporto efficace e flessibile rispetto alle possibili varianti di workflow,
attributi (domini di valori ed obbligatorietà)
• Integrazione:
• [obbligatoria] con altre parti del sistema informativo di Ateneo (es.
contabilità, gestione documentale) => condivisione di
cataloghi/anagrafiche, cooperazione applicativa a supporto dei
processi e della propagazione degli eventi, integrazione delle
informazioni
• [potenziale] con i sistemi esterni per le gestione aggregata o
centralizzata degli acquisti
Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini
12
Gestione degli acquisti: requisiti generali / 2
• Supporto (opportunamente profilato) che copra i fabbisogni di tutti gli
attori implicati, inclusi quelli coinvolti nella gestione (DEC e RUP) =>
attenzione al (sotto)workflow di autorizzazione al pagamento della
fattura (collaudo, verifica corretta esecuzione, applicazione di penali,..)
• Possibilità di estensione della copertura anche alle attività di
monitoraggio e gestione delle forniture
• Possibilità di raccordo/integrazione con altri processi:
• Gestione del magazzino
• Gestione integrata degli asset
• Ciclo di vita di assegnazione
• Individuazione e gestione di legami e dipendenze tra gli item, sia
per la loro gestione che per l'erogazione dei servizi
Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini