“Leggero, trasparente, permanente e
sostenibile”: gestione e conservazione del
documento digitale.
Firenze 18-19 Maggio 2015
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
CLINICI ELETTRONICI
Matteo SAVOLDI – Nicola CAROFIGLIO - Umberto FERRI
TEMI TRATTATI
 DCE – Documento Clinico Elettronico
 Versamento, Ruoli e Responsabilità
 Pacchetti di Conservazione e Copie di Sicurezza
 Attualizzazione Verifiche e scarti
 Esibizione: Consultazione e Copie DCE
 Modelli implementativi
THE FUTURE OF PAPER…
PREMESSA
GLI ARCHIVISTI E MEDAS
 SCRYBA - Le teorie archivistiche e il confronto continuo fra informatici
medicali e archivisti sono alla base delle scelte relative all’ evoluzione
del sistema di conservazione di Medas, “Scryba”
 Standard UNI Sincro
 MedasData*, metadatazione Primis
 Formazione archivistica interna a Medas
 Formazione e supporto archivistico c/o Aziende Sanitarie
 Medas, attraverso Medas School, è promotore di numerosi divulgativi
rivolti al mondo sanitario su temi della dematerializzazione;
 Medas oggi ha un collaboratore archivista, uno stagista archivista e una
stagista del master in “Formazione, Gestione e Conservazione di archivi
digitali in ambito pubblico e privato” del prof. Pigliapoco.
GLI ARCHIVISTI E MEDAS
DCE
Documento Clinico Elettronico
Documento Informatico
Documento Clinico Elettronico
La rappresentazione informatica di
Documento Informatico connesso
ad un Paziente.
atti,
fatti
o
dati
giuridicamente
rilevanti;
(DL 82-2005 CAD art.1 co.1 lett.p)
Documento Clinico Elettronico
Richiesta
Prenotazione
Esecuzione
Refertazione
Da processi dove il supporto fisico (carta, pellicole, …) è
necessario per proseguire con le successive fasi del PDTA
A processi dove i supporti fisici non sono necessari per la
gestione di PDTA.
Il supporto fisico serve solo per le copie analogiche.
SUPPORTO INFORMATIVO
REFERTO
è l’atto obbligatoriamente redatto in forma scritta col quale il medico
specialista dichiara conformi a verità i risultati degli esami diagnostici
ottenuti, unitamente alla interpretazione clinica dei risultati stessi, in relazione
al quadro clinico e all’anamnesi del paziente
RISULTATO
è il puro esito degli esami diagnostici eseguiti mediante strumentazioni
cliniche in un Servizio (Laboratorio, Radiologia, …); un prodotto privo di
interpretazione o valutazione clinica da parte dello specialista, ovvero una
lettura pura e semplice di un dato analitico.
CERTIFICATO
è il documento a cui il medico è obbligato (in base anche all’art.22 del
Codice di deontologia medica 1998) e nel quale deve limitarsi ad attestare i
dati obiettivi di competenza tecnica che abbia direttamente constatato in
totale aderenza alla realtà.
Esempi di DCE
La classificazione dei DCE non è
prestabilita né da norme né da
Linee
Guida
né
in
standard
nazionali o internazionali.
CLASSIFICAZIONE DEI DCE
PROT. N. 2010/143663 - AGENZIA DELLE ENTRATE
Provvedimento attuativo della comunicazione dell’impronta relativa ai documenti informatici
rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell’articolo 5 del decreto 23 gennaio 2004.
Esempio di Tipologie Documenti ai Fini Tributari
ICD-10 è la decima revisione della classificazione ICD, (International Statistical
Classification of Diseases) ossia la classificazione internazionale delle malattie e dei
problemi correlati, proposta dall'OMS. Sono classificate oltre 2000 malattie. La
traduzione ufficiale in lingua italiana, effettuata a cura dell'ISTAT e dell'Ufficio di
Statistica del Ministero della Salute, è stata pubblicata dall'Organizzazione mondiale
della sanità a Ginevra nel 2000 e a Roma nel 2001.
ICD-10
Capitoli
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
X
XI
XII
XIII
XIV
XV
XVI
XVII
XVIII
XIX
XX
XXI
XXII
Sezioni
A00-B99
C00-D48
D50-D89
E00-E90
F00-F99
G00-G99
H00-H59
H60-H95
I00-I99
J00-J99
K00-K93
L00-L99
M00-M99
N00-N99
O00-O99
P00-P96
Q00-Q99
R00-R99
S00-T98
V01-Y98
Z00-Z99
U00-U99
Titolo
Malattie infettive e parassitarie
Neoplasie
Malattie del sangue e del sistema immunitario
Malattie endocrine, nutrizionali e metaboliche
Patologie mentali e del comportamento
Neuropatie
Oftalmopatie
Patologie dell'orecchio
Disturbi del sistema circolatorio
Disturbi del sistema respiratorio
Malattie gastroenterologiche
Dermatopatie
Patologie muscoloscheletriche e connettivali
Disturbi genitourinari
Gravidanza, parto e puerperio
Disturbi congeniti
Malformazioni e anormalità cromosomiche
Segni, sintomi e dati di laboratorio patologici non altrimenti classificati
Traumatologi, tossicologia e altre cause esterne di malattia
Altre cause esterne di morbilità e mortalità
Fattori che possono influenzare lo stato di benessere
Codici speciali
La Sistematizzata NOmenclatura di MEDicina (SNOMED) è una
collezione sistematica e computer-processable di termini medici
(medicina umana e veterinaria) che specifica codici, termini,
sinonimi e definizioni che coprono l’ anatomia, le malattie, i
risultati, le procedure, i microrganismi, le sostanze, ecc .
Multi-axial design
T (Topography) – Anatomic terms
M (Morphology) – Changes found in cells, tissues and organs
L (Living organisms) – Bacteria and viruses
C (Chemical) – Drugs
F (Function) – Signs and symptoms
J (Occupation) – Terms that describe the occupation
D (Diagnosis) – Diagnostic terms
P (Procedure) – Administrative, diagnostic and therapeutic procedures
A (Physical agents, forces, activities) – Devices and activities associated with the disease
S (Social context) – Social conditions and important relationships in medicine
G (General) – Syntactic linkages and qualifiers
SNOMED
Sintassi codifica di ogni Tipologia di Documento:
ContextCode.SubContextCode.GenusCode.SpeciesCode
Ad ogni codifica sono associate le seguenti informazioni multilingua.
• Code
• Name
• Description
• Context (ContextCode, Contextname, ContextDescription)
• Subcontext (SubCcntextCode, SubContextName, SubContextDescription)
• Genus (GenusCode, GenusName, GenusDescritption)
• Species (SpciesCode,SpeciesName,SpeciesDescritption)
http://memaster.demo.medas-solutions.it/MeMaster/login/auth
Document Type Coding Schema
Documento “redatto”:
Referto, Prescrizione, …
Visita
Esame TAC
Doc. “creato automaticamente”:
Studio Immagini
Documento “redatto”:
Referto
Documenti creati automaticamente
L’evoluzione tecnologica in ambito medico porta all’aumento del
numero e della tipologia di documenti informatici multimediali,
“creati automaticamente”.
ieri
ieri
Documenti in medicina
oggi
oggi
Testi
..001
1110
011..
Immagini
..001
1110
011..
Segnali
..001
1110
011..
Suoni
..001
1110
011..
Video
Odori
DCE
..001
1110
011..
?
?
..001
1110
011..
 Formati strutturati (es. HL7-CDA, DICOM,
…)
o PRO: sono “autoconsistenti”
o CONTRO: non sono facilmente consultabili (foglio di
stile …)
 Formati non strutturati (es. pdf, …)
o PRO: la consultazione è facile
o CONTRO: devono prevedere informazioni
aggiuntive per essere gestiti
Formati attuali dei DCE
RIM
(Reference Information Model)
fHL7 CDA (file xml):
 Header
o Id documento
o Interessato
o …
 Body
o Dati
clinici
strutturati
Schema XML-CDA
Documento CDA
Documento CDA validato
Foglio di stile XSLT
Presentazione all’Utente
DCE “Documenti”: HL7 CDA
DICOM
(Digital Imaging and Communication in Medicine – ACR-NEMA)
Studio Immagini DICOM
(Study Instance UID)
Serie 1
Img 1
Img 2
Serie n
Img 1
Img 2
Img 1
Img 2
…
Img i
…
Img j
…
Serie n
…
Img k
DCE “Immagini”: DICOM
Data Element
…
0008 0060
0008 0050
0008 0080
0008 1030
…
0010 0010
0010 0020
0010 0030
0010 0040
…
0018 0015
…
0020 000D
…
0028 0010
0028 0011
…
7fe0 0010
...
ID Modality//NM
iD Accession Number//12345678
ID Institution Name//Istituto Tumori
ID Study Description//LINFO MAMM
PAT Patient Name//Nutrito Ben
PAT Patient ID//111111111
PAT Patient Birthdate//19500622
PAT Patient Sex//F
ACQ Body Part Examined//ASCELLA
REL Study Instance UID//2.16.840.1.113662.5.4163042964.76831525.1
IMG Rows// 200 512
IMG Columns// 200 512
PXL Pixel Data//Data on disk
Immagine DICOM
Punti di attenzione per favorire la “portabilita” dei DCE nel tempo e nello
spazio
 Usare codifiche nei DCE richiede la loro conservazione/trasmissione;
 Cifrare DCE (o parti di essi) richiede la conservazione/trasmissione di
chiavi e algoritmi di cifratura;
 Comprimere
DCE
(o
parte
di
essi)
comporta
la
conservazione/trasmissione degli algoritmi di decompressione;
 Modificare un DCE può prevenirne l’uso (es.: Studi Immagini DICOM e
DCE che vengono gestiti in ambiti di specifici);
 Alcuni DCE sono “meglio accessibili” solo con alcuni strumenti (es.:
alcuni studi immagini).
DCE: altre considerazioni
DCE E
LORO RELAZIONI
Un documento clinico, a prescindere dal formato digitale, può essere
composto da più “parti”.
Esempi
 Studio di immagini è un insieme di serie ciascuna delle quali
comprende un numero variabile di immagini ma:
 in caso di esame radiodiagnostico è bene considerare l’intero
studio come documento iconografico dell’esame
 in caso di teleconsulto è probabile che il richiedente selezioni solo
un insieme di immagini da sottoporre al consulente
 Referto di Laboratorio – può essere considerato come l’insieme
delle risposte degli esami indicati nella richiesta ma il più delle volte le
risposte sono l’insieme di più referti provenienti da laboratori differenti
(es. U.O. Laboratorio di analisi cliniche, U.O. Laboratorio di
microbiologia)
DCE “COMPOSTI”
 “Versione Sostitutiva”, un nuovo DCE che ne sostituisce il
precedente;
 “Versione Annullativa”, un nuovo DCE che annulla il precedente;
 “Allegato”, i.e. uno studio immagini è allegato ad un referto
 “Addendum”, un DCE che aggiunge informazioni ad un altro esistente
che continua a mantenere la sua validità.
Versioni
Sostitutive Annullative Addendum
 Anamnesi
 Patient Summary
 Diario clinico, Diario Infermieristico, Scheda Terapica, Registri, …
…
Bisogna capire quale è il miglior modo di gestire questi documenti
all’interno del contesto clinico, tecnico e organizzativo di ogni Contesto
(CCE, Reti di patologia, …)
DCE particolari
 Cartella Clinica
 Dossier
 Fascicolo Sanitario elettronico
 Fascicolo Personale
 Fascicolo Specialistico [0-n]
 Fascicolo di Rete di Patologia [0-n]
…
Fascicoli Sanitari
Cartella Clinica
Dossier
Fascicolo Sanitario elettronico
Fascicolo Personale
DCE
Fascicolo Specialistico [0-n]
Fascicolo di Rete di Patologia [0-n]
…
Un DCE appartiene a molti Fascicoli Sanitari
VERSAMENTO, RUOLI E
RESPONSABILITA’
✓
Documento in bozza
✓
Documento Approvato Documento con Qualità Garantita
Viewer Aziendali
APPLICAZIONE DI ESIBIZIONE
Produzione
Documento
Processo di
Approvazione
Sistema di
Archiviazione
APPLICAZIONE PRODUCER
 Responsabile Unità Produttiva
Sistema di
Conservazione
ARCHIVIO E CONSERVAZIONE AZIENDALE





Direttore Responsabile della Conservazione
Direttore Sanitario / Direttore Amministrativo
Responsabile Gestione Documentale
Responsabile Sicurezza e Privacy
Risk manager
SCRYBA DQA
QUALITA’ GARANTITA E CONSAPEVOLEZZA DELLE RESPONSABILITA’
Manuale della Conservazione – del conservatore
Allegato specifico riferito all’ Azienda
Accordi di Versamento
MANUALE DELLA CONSERVAZIONE
Gli Accordi di Versamento
(Submission Agreement)
dott. Matteo Savoldi - Medas
Lo standard OAIS (ISO 14721) - 1
OAIS Open Archival Information System –
Sistema informativo aperto per l’archiviazione
Standard che fornisce un quadro concettuale di
riferimento per la conservazione a lungo termine
di qualsiasi oggetto informativo
1990 – Consultative Committee for space data systems - accordo di cooperazione con l’ISO
2002 – Approvato come standard ISO 14721
2012 – ultimo aggiornamento rilasciato
Lo standard OAIS (ISO 14721) - 2
Il modello concettuale
Produttori
OAIS
Archivio
Management
Consumatori
Submission Agreement
OAIS
- 2.3.1. PRODUCER INTERACTION
- 4.1.1.5 FUNCTIONAL MODEL - ADMINISTRATION
- 4.3.1. DATA TRANSFORMATION IN THE PRODUCER ENTITY
Accordo di versamento
Un accordo tra un OAIS e un Produttore, ove è specificato il
modello dati per la Sessione di versamento. Tale modello dati
identifica i formati, i contenuti e i costrutti logici usati dal
Produttore, nonché il modo in cui sono rappresentati in ogni
sessione telematica o di consegna dei supporti.
Scopo degli Accordi di versamento - 1
1. Delineare gli ambiti di responsabilità in capo ai soggetti
coinvolti nel ciclo di produzione e conservazione dei
documenti informatici
Art. 3 DPCM 3 dicembre 2013
AdV
Il sistema di conservazione
assicura dalla presa in carico dal
produttore fino all’eventuale Produttore
Conservatore
scarto, la conservazione tramite
l’adozione di regole, procedure e
tecnologie…garantendone
le
caratteristiche di autenticità,
integrità, affidabilità, leggibilità ,
reperibilità.
Scopo degli Accordi di versamento - 2
1. Delineare gli ambiti di responsabilità in capo ai soggetti
coinvolti nel ciclo di produzione e conservazione dei
documenti informatici
RESPONSABILITA’ DEL PRODUTTORE
• Operatori che producono documenti
digitali
• Responsabili delle unità operative
(Primari)
• Direttore Sanitario
• Responsabile della gestione
documentale
• Responsabile della conservazione
•
•
•
•
•
Quali strumenti producono,
archiviano e conservano
documenti
Uso della firma elettroniche /
digitali
Gestione del versioning
Gestione della privacy
Gestione delle relazioni
Scopo degli Accordi di versamento - 3
1. Delineare gli ambiti di responsabilità in capo ai
soggetti coinvolti nel ciclo di produzione e
conservazione dei documenti informatici
La «qualità aziendale» di un documento
informatico è garantita innanzi tutto dal
produttore, che considera il documento
creato come autentico, ossia in grado di
produrre gli effetti di cui è portatore.
Scopo degli Accordi di versamento – 4
2. Definire le regole condivise affinché i documenti
siano conservati nel Sistema di Conservazione
Regole di presa in carico:
• Sono regole condivise tra il
produttore e il conservatore
• L’esito del controllo effettuato da
queste regole può essere:
• PdV accettato
• PdV accettato con warning
• PdV rifiutato
La «qualità aziendale» dei
documenti informatici, già
garantita dal Produttore, viene
ulteriormente accertata dalle
regole di presa in carico prima
che il documento venga
definitivamente accettato
all’interno dell’ OAIS
Processo di conservazione come previsto dall’art. 9 del DPCM 3/12/2013
PRODUTTORE
CONSERVATORE
UTENTE
OK/WARNING
Pacchetto di
versamento
(SIP)
Document
Quality
Assurance
DQA
Si trasforma in
KO
Sistema informativo
aziendale e SGID
Pacchetto di
archiviazione
(AIC)
Sistema di
conservazione
Pacchetto di
distribuzion
e (DIP)
Comunità
designata
(utenti)
Scopo degli Accordi di versamento - 5
2. Definire le regole condivise affinché i documenti
siano conservati nel Sistema di Conservazione
Esempi di regole di presa in carico:
• Si effettua un controllo per verificare che il PdV non sia già stato
inviato
• Si verifica se il documento è firmato digitalmente e che il
certificato sia valido
• Si verifica l’esistenza di un anagrafica del paziente
• Si verifica che siano presenti determinati metadati ritenuti
qualificanti
• Si verifica che la data di creazione del PdV sia successiva alla data
di firma
• ….
Contenuto degli Accordi di Versamento
RESPONSABILITA’
REGOLE DI PRESA IN
CARICO
 Descrizione dei sistemi che
producono, archiviano e
 Esplicitare tutte le regole
conservano documenti
che si vogliono
 Descrizione delle tipologie
implementare con la
documentarie, delle firme
specifica se
associate, dei formati e dei
 PdV rifiutato
tempi di invio in conservazione
 PdV ammesso con
 Descrizione delle responsabilità
warning
in riferimento ai singoli
documenti prodotti
Riferimenti e bibliografia
CCSDS, Reference model for an open archival information system
(OAIS)
http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf
Direzione generale per i beni librari e per gli istituti culturali,
OAIS. Sistema informativo aperto per l’archiviazione,
a cura di G.Michetti , ICCU, 2007
Per approfondire la tematica dell’autenticità
Progetto internazionale InterPARES, Authenticity Task Force,
Requirements for assessing and maintaining the authenticity of
electronic records,
http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip1_authenticity_r
equirements.pdf
DEMO DQA
PROCESSO DI VERSAMENTO, PACCHETTI DI
CONSERVAZIONE E COPIE DI SICUREZZA
RESPONSABILITY LINE
1a1
SIP
Submission
Information
Package
molti in 1
AIP
Archival
Information
Package
molti in 1
PV
Preservation
Volume
molti in 1
SM
Storage
Media
SP
Storage
Place
PdV
PdA
MdC
SdC
Pacchetto di
Versamento
Pacchetto di
Archiviazione
Media di
Conservazione
Spazio di
Conservazione
Esempi:
 un referto
 uno studio immagini
 una fattura
 …
 un allegato
Esempi:
 un bluray
 un nastro LTO
 una NAS
 …
Esempi:
 una cassaforte
 un rack
 …
LE STRUTTURE INFORMATIVE DI SCRYBA
Scryba
Storage online
Storage
Capacitivo
Submitter
Scryba CS Console
Storage
High Performance
Submitter
Scryba
server
…
Scryba
CSC server
NAS
LTO
DVD/BD
Scryba
server
MM
Scryba CS Console
Scryba backup
server
Scryba
CSC server
NAS
LTO
DVD/BD
COPIE DI SICUREZZA
SCRYBA MEDIA MANAGER
DEMO PRODUZIONE
VERIFICHE, SCARTI
ATTUALIZZAZIONE
SourceIdC
Descrizione: Informazioni relative a uno o più indici di conservazione da cui è originato quello in
oggetto. Tali informazioni assumono rilievo per ricostruire la storia degli oggetti digitali sottoposti a
conservazione. Il SourceIdC può riferirsi a:
• una precedente versione dell’IdC attuale (per esempio in caso di migrazione e/o modifiche del
formato dei file, ove da un VdC si migri ad un nuovo VdC);
• più IdC cronologicamente antecedenti che hanno generato per fusione l’IdC attuale (per esempio
in caso di riorganizzazione della struttura dell’archivio, ove più VdC vengano aggregati in un
singolo VdC);
• un IdC cronologicamente antecedente che per frammentazione ha generato l’IdC attuale (per
esempio in caso di scarto di documenti da un VdC, ove a partire da un VdC si generino più VdC).
Elementi sovraordinati: SelfDescription.
Elementi subordinati: Hash, ID, Path.
Attributi: [nessuno].
SourceVdC
Descrizione: Informazioni relative a uno o più volumi di conservazione da cui è originato
quello in oggetto (per esempio per migrazione di un volume o per aggregazione di più volumi).
Elementi sovraordinati: VdC.
Elementi subordinati: ID, IdC_ID.
Attributi: [nessuno].
PATRIMONIO DOCUMENTALE
PATRIMONIO DOCUMENTALE
Anno X
Anno X + DeltaT
Archival Information
Package
Archival Information
Package
new
old
Preservation Volume
old
Processo di
verifica, scarto e
attualizzazione
Preservation Volume
new
Storage Media
Storage Media
old
PROCESSO DI VERIFICA SCARTO E ATTUALIZZAZIONE
new
I processi di attualizzazione
e scarto
dott. Nicola Carofiglio - Medas
Attualizzazione
Funzione strategica di Scryba consente di mantenere attuale il patrimonio
documentale conservato mediante riversamento delle strutture
informatiche.
1.
2.
3.
Verifica di leggibilità e integrità;
Riscrittura periodica delle strutture (AIP, VdC, SM) in nuove
strutture;
Cancellazione delle precedenti (l’eliminazione di strutture
informatiche e distruzione degli storage media fisici).
Limite massimo attualizzazione 5 anni (Dpcm 3 dicembre 2013, Art. 7
comma f.)
È compiuta in automatico da Scryba in seguito ad alcune operazioni
manuali.
Attualizzazione - Canali
Applicata, singolarmente, a ogni canale Scryba.
Due ragioni:
• motivazione di natura tecnica: ogni canale
possiede i propri AIP, i propri VdC ed i propri SM;
• motivazione logistica: concedere al cliente
massima flessibilità decisionale e organizzativa.
Algoritmo di verifica, scarto e
attualizzazione
1. Verifica: verifica l’integrità e la completezza delle
strutture (AIP, PV, SM) conservate all’interno del Canale
dell’anno in esame.
2. Scarto: scarta tutti gli AIP che hanno raggiunto il loro
tempo minimo di conservazione, la cui eliminazione è già
stata approvata dall’amministrazione archivistica.
3. Attualizzazione: riscrive tutte le vecchie strutture prese
in esame, “ricopiandole” in nuove strutture (in cui non vi
saranno gli AIP scartati). Genera nuove strutture,
permettendo l’eliminazione di quelle vecchie.
Document Type
Selezione e scarto AIP sono regolati dalla codifica Prontuariodiscarto,
basata sulla la codifica DocumentType che identifica, univocamente,
mediante la combinazione di 4 codici una specifica tipologia di
documento.
Esempio : Certificato di assistenza al parto (CEDAP)
002.000.120.330
CONTEXT
Clinico
SUBCONTEXT GENUS
Non-noto
Certificato
SPECIES
CEDAP
Document Type - 2
• Context: contesto informativo - ambito relativo ad una specifica
comunità di riferimento, caratterizzato da uno specifico set di
metadati (Amministrativo, Clinico, …)
• Sub-Context: dominio specifico del Contesto di riferimento
(Amministrativo – Tributario, Clinico – Veterinario)
• Genus: genere del documento identificato sulla base di un’analisi
archivistica e normativa della documentazione (lettera, verbale,
registro, referto, certificato)
• Species: specie del documento volta a raffinare ulteriormente la
categoria del genere (lettera – Dimissione Ospedaliera, verbale –
Pronto Soccorso, certificato – CEDAP)
Document Type - 3
Ad una stessa tipologia documentaria appartengano più tempi di
conservazione minimi.
Esempio: “Certificato di Assistenza al Parto (Cedap)”
Cartella clinica SI
Illimitato
Cartella clinica NO
30 anni
Codifica Prontuariodiscarto - 1
Attribuisce ad ogni DocumentType più istanze
particolari che determinano valori di tenuta diversi)
(“situazioni”
Ogni istanza è caratterizzata da alcune condizioni.
Condizioni:
Metadato
PatientCurrent
Location
Operatore logico
=
Tempo Illimitato
Valore specifico
Paziente ricoverato
Codifica Prontuariodiscarto – 2
Termini da cui conteggiare il tempo minimo di conservazione indicati
dalla normativa:
1.
Data di creazione del documento (DocumentCreationDateTime)
2.
Data del decesso del paziente
3.
Data di erogazione della prestazione ambulatoriale
4.
Data della chiusura del fascicolo ambulatoriale
5.
Data dell’ultima visita
Autorizzazione allo scarto
•
Prontuariodiscarto permette a Scryba di creare una lista di AIP
•
La lista convertita in PDF e firmata digitalmente viene inviata mediante
PEC.
•
La
•
•
•
•
•
La risposta della Soprintendenza viene caricata all’interno del sistema
di conservazione, corredata degli opportuni metadati.
scartabili (raggiunto tempo legale minimo di conservazione) da inviare
alla Soprintendenza archivistica ai fini dell’autorizzazione.
richiesta presenta le seguenti informazioni:
Numero degli AIP
Tipologia dei documenti presenti nell’elenco
Classificazione dei documenti presenti nell’elenco
Consistenza documentazione in gigabyte (sostituisce i “metri
lineari” propri dell’analogico).
Eliminazione delle strutture
Riscrittura delle strutture (prive degli AIP scartati, annotati nel
RegistrodiScarto).
Eliminazione strutture:
• alienazione vecchi VdC e AIP in essi contenuti,
• distruzione fisica Storage Media (mediante procedure controllate,
contenendo dati sensibili).
N.B= a prescindere dallo scarto, tutte le vecchie strutture
informatiche e fisiche vengono comunque cancellate o distrutte,
conseguentemente alla creazione di nuove strutture.
Vantaggio dello scarto: nelle nuove strutture non vi saranno gli AIP
scartati, con ovvi risparmi di spazio (a livello informatico e fisico).
DEMO VERIFICHE SCARTI E ATTUALIZZAZIONE
ESIBIZIONE:
CONSULTAZIONE E
COPIE
Ruolo dell’ Azienda titolare del Sistema di Conservazione:
RdC: Responsabile della Conservazione
RdC -delegato. Delegato del Responsabile della Gestione Documentale
RGD: Responsabile Gestione Documentale
RGD-delegato: Responsabile Gestione Documentale
Risk Manager
Risk Manager-delegato
Direttore Generale
Direttore Generale-delegato
Direttore Sanitario
Direttore Sanitario-delegato
Direttore Scientifico
Direttore Scientifico-delegato
Direttore Amministrativo
Direttore Amministrativo-delegato
Producer
Producer-delegato
NB: Titolare e Responsabili del Trattamento dei Dati Personali, rientrano in altri ruoli
Ruoli del Conservatore:
Conservatore - Amministratore di Sistema
Conservatore – Tecnico
Conservatore - Responsabile del Servizio di Conservazione
Conservatore - Responsabile della Funzione Archivistica di Conservazione
Conservatore - Responsabile del Trattamento dei Dati Personali
Conservatore - Responsabile della Sicurezza dei Sistemi per la Conservazione
Conservatore - Responsabile dei Sistemi Informativi per la Conservazione
Conservatore - Responsabile dello Sviluppo e della Manutenzione del Sistema di Conservazione
COMUNITA’ DI RIFERIMENTO
Utenti DIRETTI
Funzionalità:
Query - Retrieve
Utenti INDIRETTI
App 1
App 2
Utenti di App 2
…
Utenti di App …
Applicazioni
Certificate Scryba
ESIBIZIONE DIRETTA E INDIRETTA
Utenti di App 1
Visualizzazione
Pacchetto di
Distribuzione
Ricerca per
Metadati
Selezione
Contesto
Ricerca
Semantica
Selezione
AIP
Ricerca
Specifica
Stampa
Esibizione
Specifica
PROCESSO DI ESIBIZIONE DIRETTA
• DocLens
• Imagelens
• …
•
•
•
•
•
•
•
•
PdD Standard01
…
PdD Cartella Clinica01
…
PdD Dicom01
…
PdD CarrieraUniversitaria01
…
• DocumentoEOverlay01
• …
• DicomSend
• …
DEMO ESIBIZIONE
MODELLI
IMPLEMENTATIVI
Clienti
Fornitori
Sistema di Intermediazione
Producers
Amministrativi
•
•
•
•
•
Sistema Amministrativo
Protocollo
Delibere
Determine
…
Gestore
Documentale
Canale DAE
Producers
Immagini DICOM
•
•
•
•
•
Radiologia
Radioterapia
Cardiologia
Gastro
…
Producers
Documenti Clinici
•
•
•
•
•
•
Radiologia
Laboratorio
Lett. Dimissioni
Verbali PS
Cartelle Cliniche
…
PACS
Canale PACS
Canale DCE
Repository
Clinico
Fascicolo sanitario
Elettronico
SISTEMA UNICO DI CONSERVAZIONE AZIENDALE
DPCM 03-12-2013 Art. 5 co. 3
Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all'interno della propria struttura
organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati
Gestione interna
(Medas fornisce
solo SW Scryba e
la sua
manutenzione)
Gestione esterna
insourcing
Sede Azienda Titolare dei
Documenti
Sistema di
Conservazione Aziendale
Sede Azienda Titolare dei
Documenti
Sistema di
Conservazione Aziendale
Sede Azienda Titolare dei
Documenti
Gestione esterna
outsourcing
Server Farm del Conservatore
Sistema di
Conservazione Aziendale
SCENARI DI IMPLEMENTAZIONE
“Leggero,
trasparente,
sostenibile”: gestione e
documento digitale.
permanente
conservazione
e
del
Firenze 18-19 Maggio 2015
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
CLINICI ELETTRONICI
Matteo SAVOLDI – Nicola CAROFIGLIO - Umberto FERRI