Dematerializzazione
stato dell’arte
e
possibili scenari
Dematerializzazione
Definizione
- Sabatini Coletti on-line: parola non trovata
- Gabrielli on-line: parola non trovata
- Garzanti on-line: parola non trovata
Dematerializzazione
Definizione
- Treccani on-line: s. f. [der. di dematerializzare]. –
Nel linguaggio economico-finanziario,
trasformazione di un titolo di credito (obbligazioni,
azioni, ecc.), precedentemente rappresentato da
documenti su carta, in una pura scrittura
contabile: si è proceduto alla d. dei titoli di stato.
Dematerializzazione
Quali sinonimi
- Risparmio economico (stampare quando strettamente necessario,
eliminare fotocopie, ridurre i costi di trasmissione, ecc.)?
- Informatizzazione di fasi del processo (approvazioni, integrazioni,
ecc.)?
- Riduzione del numero di documenti?
- Passaggio da documento analogico a documento informatico?
- Semplificazione/reingegnerizzazione del processo
Di cosa parliamo
- Gestione documentale (documenti amministrativi)
- Strumenti di firma
Strumenti di firma
Firma digitale
- Dispositivo locale
- Smart card
- Token USB
- Dispositivo remoto (HSM)
- Firma remota (con strumenti OTP)
- Firma automatica
(1/3)
Strumenti di firma
(2/3)
Firma elettronica avanzata
- CNS/CIE e futuro Documento unificato
Documento
unificato
(*)
- Firma grafometrica
Più di una semplice firma su tavoletta.
Registra:
Ritmo, Velocità, Pressione, Accelerazione,
Movimento
- Username + password + PIN dispositivo
(*) D:L. 13 maggio 2011 n. 70 e successive modificazioni Art. 10 comma 3bis
“Per la realizzazione e il rilascio gratuito del documento unificato […] è autorizzata la spesa di 60 mln di
€ per l’anno 2013 e di 82 mln di € a decorrere dal 2014.”
Strumenti di firma
(3/3)
Due semplici concetti
- Ad ogni attore lo strumento di firma più idoneo
- Ad ogni documento la firma di 'peso specifico' più adeguato
Dematerializzazione
Ma attenzione!
Dematerializzazione
Tecnologie abilitanti
- Sistemi gestionali di Ateneo (U-GOV)
- Sistema di gestione documentale (Titulus)
- Strumenti di firma (ConFirma)
- Strumenti di trasmissione (form on-line, PEC, mail)
- Sistema di conservazione (Conserva)
- Sistemi di voto elettronico (uVote)
Dematerializzazione
Divisione documentale
- Team composto da competenze
(*)
sui domini:
- Gestione documentale
- Firma digitale/elettronica
- Conservazione
- Voto elettronico
(*) Una
via di mezzo fra Chales Atano ([email protected]),
e Gianni Uru ([email protected])
Dematerializzazione
Attività propedeutiche:
- Analisi del processo (attori, sistemi, tipologie
documentali)
Obiettivi
- Descrizione del processo
- Semplificazione
- Definizione dei metadati
- Individuazione del formato del/dei file
- Definizione delle modalità di archiviazione e
conservazione
Dematerializzazione
1. Fascicolo di personale
(PTA, personale docente, personale
a contratto)
1.1 Rendicontazione attività
docente: registro, diario
1.2 Rendicontazione attività
docente/ricercatore: timesheet
1. Fascicolo di studente
2. Elezioni studentesche
3. Verbalizzazione on line esami di
profitto e di laurea
4. Foglio di congedo elettronico
5. ESSE3-PA (decertificazione nei
confronti di altre PA)
6. Questionari on line per la
valutazione della didattica
7. Pagamenti on line con carta di
credito
8. Mav on line
9. Conferma titoli integrato con ANS
11. Rendicontazione azioni mediche da
parte degli specializzandi
12. Tesi on line
13. Uso della PEC (tecnologia validante nel
proporre soluzioni di dematerializzazione
da e verso l’ateneo)
13.1 Ricezione attestati di malattia
13.2 Ricezione DURC
14. Albo Ufficiale di Ateneo
15. Certificazioni che lo studente può
richiedere a favore di privati o estero
16. Ciclo attivo
17. Ciclo passivo
18. Gare
19. Concorsi
20. Strumenti di consultazione ai membri
degli organi accademici
21. Missioni
22. Esami (Computer Based Testing)
23.Contratti della PA
Fascicolo di studente
Integrazione con ESSE3
- Apertura e chiusura automatica del fascicolo
- Archiviazione ed eventuale conservazione di:
• Domanda di immatricolazione
• Verbali di esame
• Foglio di congedo
• Diploma supplement
• Verbale di laurea
• Tesi di laurea/dottorato
- Consultabilità del fascicolo da parte dello studente
e del personale di segreteria
Camicia del fascicolo
Domanda di immatricolazione
Verbale di esame
Documento firmato
Dematerializzazione
1. Fascicolo di personale
(PTA, personale docente, personale
a contratto)
1.1 Rendicontazione attività
docente: registro, diario
1.2 Rendicontazione attività
docente/ricercatore: timesheet
1. Fascicolo di studente
2. Elezioni studentesche
3. Verbalizzazione on line esami di
profitto e di laurea
4. Foglio di congedo elettronico
5. ESSE3-PA (decertificazione nei
confronti di altre PA)
6. Questionari on line per la
valutazione della didattica
7. Pagamenti on line con carta di
credito
8. Mav on line
9. Conferma titoli integrato con ANS
11. Rendicontazione azioni mediche da
parte degli specializzandi
12. Tesi on line
13. Uso della PEC (tecnologia validante nel
proporre soluzioni di dematerializzazione
da e verso l’ateneo)
13.1 Ricezione attestati di malattia
13.2 Ricezione DURC
14. Albo Ufficiale di Ateneo
15. Certificazioni che lo studente può
richiedere a favore di privati o estero
16. Ciclo attivo
17. Ciclo passivo
18. Gare
19. Concorsi
20. Strumenti di consultazione ai membri
degli organi accademici
21. Missioni
22. Esami (Computer Based Testing)
23.Contratti della PA
Tesi di laurea/dottorato
- Analisi del processo
- Attori
- studente
- docente relatore / tutor
- segreteria studenti
- Sistemi
-
gestionale di segreteria studenti
sistemi antiplagio
documentale (fascicolo di studente)
conservazione sostitutiva
catalogo della ricerca (per le tesi di dottorato)
divulgazione (depositi istituzionali)
Deposito legale presso BNCF, BNCR, banca dati MIUR (*)
- Documenti
(*) DM 8 febbraio 2013 n. 94 –
art. 14 comma 3
Decreto nomina commissione
Domanda di conseguimento titolo
Tesi
Autorizzazione alla pubblicazione ed eventuale dichiarazione
di embargo
- Verbale di laurea/conseguimento titolo
- Pergamena di laurea/conseguimento titolo
Tesi di laurea/dottorato
- Descrizione del processo
-
Assegnazione tesi
Presentazione e accettazione domanda di laurea/dottorato
Consegna di semilavorati e consolidamento della tesi
Verifiche antiplagio
Convocazione seduta di laurea
Verbalizzazione
Archiviazione, conservazione sostitutiva e divulgazione
Consegna diploma
- Semplificazione
-
Ridurre i ping-pong inutili fra gli attori
Sburocratizzare (meno documenti)
Evitare il proliferare di versioni differenti della stessa tesi
Integrare i diversi sistemi coinvolti
Guidare ed organizzare il data entry
Individuare i tipi di firma più idonei
- Definizione dei metadati
- Utilizzo di standard archivistici
Tesi di laurea/dottorato
- Definizione formato dei file
- PDF/A o altri formati aperti ritenuti idonei alla
conservazione
- Definizione modalità di archiviazione,
conservazione e diffusione
- Individuare momento idoneo per l’archiviazione
- Definizione accordo di versamento
Stato dell’arte
- Integrazione: gruppo di lavoro CINECA 2.0 (coinvolti
referenti di ESSE3, Confirma, Titulus, Conserva, U-GOV
Ricerca, SURplus, SDL).
- Metadati: gruppo di lavoro di definizione dei metadati
- Firma: evoluzione di ConFirma verso nuove soluzioni di
firma.
- Conservazione sostitutiva: definizione accordo di
versamento.
Grazie per l’attenzione!
Paolo Vandelli
[email protected]
Charles Atano - [email protected]
Gianni Uru - [email protected]
Tamara de Lempicka – “Donna che dorme” 1935