Convegno annuale
Programma della giornata
Ore 8:30
Registrazione partecipanti
Ore 9:00
Intervento introduttivo del Direttore del Corso
Ore 09:15
Il CAD applicato alle Istituzioni Scolastiche
L’Amministrazione trasparente
Gli adempimenti per la pubblicazione sul sito web
istituzionale
Relatore ANQUAP
Ore 11:15Coffee break
Ore 11:30
La gestione della comunicazione legale (Albo on-line)
dal dominio.it al dominio.gov.it
Relatore ANQUAP
Ore 12:30
Il progetto Segreteria Digitale – Presentazione applicativa
Esperto Gruppo Spaggiari
Ore 13:00
“Question time” - Le domande dei corsisti e le risposte del relatore
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Gli obiettivi della dematerializzazione
e la conservazione
di contenuti informatici
Mario Grimaldi e Marco Santini
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La rivoluzione digitale nelle scuole
L’avvio di un progetto di digitalizzazione dei servizi
amministrativi
richiede
uno
sforzo
organizzativo
importante.
Le amministrazioni dello Stato, scuole comprese,
sono in piena rivoluzione digitale e, volenti o nolenti,
tutti noi siamo costretti a farci entrare in testa le novità
(alcune non possono essere definite tali) introdotte
dal legislatore.
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Le scuole sono davanti a un bivio
Possiamo scegliere se continuare a lavorare alla “vecchia
maniera” o possiamo decidere di svoltare – magari
gradualmente – verso il digitale.
Nella fase di ri-progettazione del proprio sistema
di gestione documentale vanno individuate regole
condivise che debbono necessariamente prevalere
sugli “individualismi” presenti in ogni scuola!
Le difficoltà derivano dal fatto che le scuole sono tante,
ed ognuna ha le sue peculiarità e le sue caratteristiche.
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I canali di ingresso
Per quanto riguarda l’uso della PEC e della PEO è
opportuno che le Istituzioni Scolastiche riducano al minimo
i “canali di ingresso”, mantenendo solo l’indirizzo PEC
fornito dal MIUR e presente nell’indicePA – quindi l’unico
ufficiale - e, al massimo, due indirizzi di PEO:
• istituzionale/ministeriale [email protected]
• associato al dominio della scuola [email protected]
Di questi indirizzi di posta elettronica ogni istituzione deve
conoscere i parametri della posta in uscita e della posta
in entrata (password comprese).
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Evoluzione della normativa
Il Codice dell’Amministrazione digitale
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D. Lgs. 82/2005 (CAD)
Legge 15/2005 e 80/2005
D. Lgs. 150/2009 (Legge Brunetta)
D. Lgs. 235/2010 (Modifiche ed integrazioni nuovo CAD)
D. L. 5/2012 convertito con L. 35/2012 (Decreto Semplificazioni)
D. L. 83/2012 convertito con L. 134/2012 (Decreto Sviluppo)
D. L. 95/2012 convertito con L. 135/2012 (Spending Review)
D. L. 179/2012 convertito con L. 221/2012 (Decreto crescita 2.0)
L. 228/2012 (Legge Stabilità 2013)
D. Lgs 14 marzo 2013, n. 33 (riordino della disciplina riguardante gli
obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da
parte delle pubbliche amministrazioni)
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Evoluzione della normativa
Il Codice dell’Amministrazione digitale
• DPCM 3/12/2013 (protocollo)
• DPCM 3/12/2013 (conservazione)
• D.L. 24 giugno 2014, n 90 – (Decreto Pubblica Amministrazione)
• DPCM 13/11/2014 (Regole tecniche in materia di formazione,
trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione
temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e
conservazione dei documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40,
comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD.)
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Il Codice dell’Amministrazione digitale
Nella P.A. digitale le Amministrazioni cooperano tra loro e
costituiscono una rete integrata di cui il CAD definisce principi e
finalità:





la riorganizzazione gestionale e dei servizi (art. 12)
la gestione informatica dei procedimenti (art. 41)
la trasmissione informatica dei documenti (art. 45 ss.)
la disponibilità dei dati (artt. 50, 58)
le basi di dati di interesse nazionale (art. 60)
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Il Codice dell’Amministrazione digitale
SANCISCE I NUOVI DIRITTI








diritto all’uso delle tecnologie (art. 3)
diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4)
diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5)
diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail (art. 6)
diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art. 7)
diritto all’alfabetizzazione informatica (art. 8)
diritto alla partecipazione (art. 9)
diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi (art. 57)
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Il Codice dell’Amministrazione digitale
I nuovi diritti sono garantiti dalla disponibilità dei
seguenti strumenti innovativi:





i documenti informatici
le firme elettroniche
l’archiviazione ottica e la conservazione sostitutiva
la posta elettronicae la posta elettronica certificata
i siti Internet delle P.A.
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Il Decreto semplificazioni modifica il CAD
Tra quelle di maggiore impatto si annovera senza dubbio quella
introdotta con il nuovo art. 47 quinques, con cui si aggiunge il
comma 3 bis all’art. 63 del Codice dell’amministrazione digitale
(d. lgs. n. 82/2005), che a partire dal 1 gennaio 2014 impone
alle pubbliche amministrazioni di avvalersi esclusivamente
di canali e servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica
certificata, per l'utilizzo dei propri servizi, anche a mezzo di
intermediari abilitati, per la presentazione da parte degli
interessati di denunce, istanze, atti e garanzie fideiussorie, per
l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali,
assistenziali e assicurativi, nonché per la richiesta di attestazioni
e certificazioni.
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Il Decreto sviluppo modifica il CAD
Decreto Legge 83/2012, recante "Misure urgenti per
la crescita del Paese", convertito con modificazioni dalla legge
Il
134/2012, ha introdotto invece le seguenti modifiche:
 l’istituzione dell’Agenzia per l'Italia digitale e la
soppressione di DigitPA e dell’Agenzia per la diffusione
delle tecnologie per l’innovazione;
 la sostituzione del comma 1 dell’art. 68 in merito
all’acquisizione di programmi informatici.
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Il Decreto spending review modifica il CAD
... si parte con iscrizioni online, pagelle e registri in formato elettronico ed e-mail per
comunicare con le famiglie
Il Decreto Legge 95/2012, convertito con modificazioni dalla Legge
135/2012, ha introdotto ulteriori modifiche al testo vigente del CAD ed,
in particolare, ha previsto:
l’abrogazione dei commi 3-bis, 3-ter, 3-quater, 3-quinquies, 3-sexies, 3septies e 3-octies dell'articolo 15 del CAD (istituiti con il decreto
legge 5/2012), in merito alla gestione in forma associata delle
funzioni ICT.
Vengono quindi abrogate le recenti indicazioni inserite nel CAD,
riportando la gestione associata dell’ICT alle funzioni
fondamentali nell’art. 14, comma 28, del Decreto Legge 78/2010,
convertito con modificazioni dalla Legge 122/2010.
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Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
Il Decreto Legge 179/2012, convertito con modificazioni in Legge
221/2012, ha introdotto nuove modifiche al testo vigente del CAD.
In particolare si evidenziano i seguenti nuovi obblighi:
 l’inserimento dei requisiti tecnici di accessibilità all'art 57 su moduli e
formulari;
 l'ampliamento dell'indice degli indirizzi delle pubbliche
amministrazioni ai gestori dei pubblici servizi nell'art. 57bis;
 l'ulteriore modifica all'art. 68, dedicato all’analisi comparativa delle
soluzioni informatiche, stilando un elenco di soluzioni che le PA
devono adottare per acquisire programmi informatici o parti di essi;
 principio dell’open by default;
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Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
La novella degli articoli 52 e 68 CAD
Art. 50 c.1
I dati delle pubbliche amministrazioni sono formati, raccolti, conservati,
resi disponibili e accessibili con l'uso delle tecnologie dell'informazione e
della comunicazione che ne consentano la fruizione e riutilizzazione, alle
condizioni fissate dall'ordinamento
L'articolo 52 c.1
I dati e i documenti che le amministrazioni titolari pubblicano, con
qualsiasi modalità.... , si intendono rilasciati come dati di tipo aperto ai
sensi all'articolo 68, comma 3, del presente Codice.
L'articolo 68 c.2
Le pubbliche amministrazioni nella predisposizione o nell'acquisizione dei
programmi informatici, adottano soluzioni informatiche, quando possibile
modulari, basate sui sistemi funzionali resi noti ai sensi dell' articolo 70 , che
assicurino l'interoperabilità e la cooperazione applicativa e consentano la
rappresentazione dei dati e documenti in più formati, di cui almeno uno
di tipo aperto, salvo che ricorrano motivate ed eccezionali esigenze
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Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
La novella degli articoli 52 e 68 CAD
L'articolo 68 c.3 Agli effetti del presente decreto legislativo si intende per:
a) formato dei dati di tipo aperto, un formato di dati reso pubblico, documentato
esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici necessari per la
fruizione dei dati stessi;
b) dati di tipo aperto, i dati che presentano le seguenti caratteristiche:
1) sono disponibili secondo i termini di una licenza che ne permetta l'utilizzo
da parte di chiunque, anche per finalità commerciali, in formato
disaggregato;
2) sono accessibili attraverso le tic,..., in formati aperti ai sensi della lettera a),
sono adatti all'utilizzo automatico da parte di programmi per elaboratori e
sono provvisti dei relativi metadati;
3) sono
resi
disponibili
gratuitamente
attraverso
le
tecnologie
dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese le reti telematiche
pubbliche e private, oppure sono resi disponibili ai costi marginali sostenuti
per la loro riproduzione e divulgazione
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Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
perché in OPEN DATA ?
Open governement
La dottrina dell’Open Government si basa sul principio per
il quale tutte leattività dei Governi e delle Amministrazioni
dello Stato devono essere aperte e disponibili per favorire
azioni efficaci e garantire un controllo diffuso sulla gestione
della cosa pubblica.
In tal senso, l’Open Government si basa su tre elementi:
1) trasparenza
2) collaborazione
3) partecipazione
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Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
perché in OPEN DATA ?
Trasparenza
La trasparenza favorisce e promuove la responsabilità fornendo
ai cittadini le informazioni sulle attività dell’Amministrazione. Una
Amministrazione trasparente, per questo, è un’Amministrazione
più controllata e nel contempo più aperta e affidabile.
Partecipazione
La partecipazione dei cittadini alle scelte della Pubblica
Amministrazione aumenta l’efficacia dell’azione amministrativa e
migliora la qualità delle decisioni dell’Amministrazione.
Collaborazione
La collaborazione vede un coinvolgimento diretto dei cittadini
nelle attività dell'Amministrazione
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Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
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20
Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
Perché in OPEN DATA ?
Per distinguere i diversi formati utilizzabili nella codifica dei
set di dati, è stato proposto un modello di catalogazione
che li classifica in base alle loro caratteristiche su una scala
di valori da 1 (una stella) a 5 (cinque stelle):
livello base, costituito da file non strutturati
dati strutturati ma codificati con un formato proprietario
dati strutturati e codificati in un formato non proprietario
dati strutturati e codificati in un formato non proprietario
(URI)
Linked Open Data (LOD).
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Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
Perché in OPEN DATA ?
E’ un progetto
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Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
Il nuovo articolo 68 CAD: siamo davvero alla svolta open source
nella PA?
Art 68 c.1
Analisi comparativa delle soluzioni.
Le pubbliche amministrazioni acquisiscono programmi informatici o
parti di essi nel rispetto dei principi di economicità e di efficienza,
tutela degli investimenti, riuso e neutralità tecnologica, a seguito di
una valutazione comparativa di tipo tecnico ed economico tra
le seguenti soluzioni disponibili sul mercato:
- riutilizzo di software o parti di esso sviluppati per conto della pubblica
amministrazione;
- software libero o a codice sorgente aperto;
- software fruibile in modalità cloud computing;
- software di tipo proprietario mediante ricorso a licenza d'uso;
- software combinazione delle precedenti soluzioni.
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Il nuovo CAD
D.L. 90/2014
Articolo 58 - Modalità della fruibilità del dato
 Le pubbliche amministrazioni comunicano tra loro attraverso
la messa a disposizione a titolo gratuito degli accessi alle
proprie basi di dati alle altre amministrazioni mediante la
cooperazione applicativa.
 L'Agenzia per l'Italia digitale, sentiti il Garante per la
protezione dei dati personali e le amministrazioni interessate
alla comunicazione telematica, definisce entro novanta giorni
gli standard di comunicazione e le regole tecniche a cui le
pubbliche amministrazioni devono conformarsi.
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Il nuovo CAD
D.L. 90/2014
Sanzioni in arrivo per tutte le pubbliche amministrazioni che non
ottemperano all'obbligo di erogazione dei servizi in rete e di accesso
telematico alle basi di dati, secondo quanto prescritto dall'art. 63 e dall'art.
52 del Codice dell'Amministrazione Digitale.
• trascorsi 180 giorni dall'entrata in vigore della legge di
conversione (avvenuta il 19.08.2014), le PP.AA. che non rispettano
le norme relative all'erogazione dei servizi online e all'accesso e
riutilizzo dei dati (artt. 63 e 52, comma 1, d.lgs. 82/2005) sono
soggette alla sanzione amministrativa non inferiore a 1.000 euro e
non superiore a 10.000 euro (di cui all'art. 19, comma 5, lett. b) del
decreto)
• trascorsi entro 30 giorni dall'entrata in vigore della legge di
conversione (avvenuta il 19.08.2014), le PP.AA., cui si applica il
codice dell'amministrazione digitale, comunicano all'Agid
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Il Codice dell’Amministrazione digitale
A norma dell’art. 63 del CAD, le Pubbliche Amministrazioni devono
progettare e realizzare i servizi in rete mirando alla migliore soddisfazione
delle esigenze degli utenti adottando, a tal fine, tutti gli strumenti idonei
alla rilevazione immediata, continua e sicura del giudizio degli utenti.
 attivare forme semplici di raccolta dei reclami e delle segnalazioni dei
cittadini con modalità dirette ed on line;
 assicurare un sistema permanente per la raccolta e l’elaborazione dei
dati sulla customer satisfaction dei servizi erogati attraverso diversi
canali;
 garantire la pubblicazione degli stessi mediante una sezione del sito
web dedicata;
 utilizzare i dati raccolti per attivare processi di razionalizzazione e
miglioramento dei servizi erogati.
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DPCM 13/11/2014
(Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione
temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici
delle pubbliche amministrazioni – GU 12 gennaio 2014)
- entrerà in vigore “decorsi trenta giorni dalla data della sua
pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale
- le pubbliche amministrazioni adeguano i propri sistemi di gestione
informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall'entrata in
vigore del presente decreto
- acquisizione automatica di copie di documenti
- le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti
attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione
- sistema di conservazione non solo dei documenti amministrativi
informatici (art. 11), ma anche di fascicoli informatici, registri e repertori
informatici della PA
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Analisi della strumentazione e delle dotazioni
tecnologiche che possono essere utilizzare
per il sistema informativo
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La dematerializzazione
Il termine dematerializzazione indica il progressivo
incremento
della
gestione
documentale
informatizzata e la conseguente sostituzione dei
supporti
tradizionali
della
documentazione
amministrativa in favore del documento informatico.
Atto di indirizzo 2014
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29
La dematerializzazione: gli strumenti
L’ introduzione all’interno delle amministrazioni di un
sistema per la gestione documentale informatizzata
presenta non pochi problemi e criticità di tipo
organizzativo, di ordine tecnologico e di natura
archivistica.
Gli elementi di un sistema informativo scolastico, quali la
dotazione tecnologica, le risorse umane e il processo di
gestione del flusso documentale, dovranno essere
attentamente valutati al fine di individuare la migliore
soluzione possibile adeguata ad ogni singola
realtà/dimensione.
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30
Il Processo di dematerializzazione dei documenti
Il processo di dematerializzazione dei documenti prevede che le
pubbliche amministrazioni debbano formare, gestire, trasmettere,
pubblicare, conservare gli originali dei propri documenti e gestire i
procedimenti amministrativi, utilizzando le tecnologie dell'informazione e
della comunicazione.
Formazione
Gestione
contesto, forma e contenuti obbligatori,
autenticità, paternità, integrità
protocollo informatico
Trasmissione modalità di tenuta, modalità di
emissione, trasmissione, notifica, ricezione;
modalità di memorizzazione e archiviazione,
Conservazione
modalità di conservazione
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31
Il Processo di dematerializzazione dei documenti
• protocollo
informatico
• firma
digitale
formazione
gestione
documento informatico
trasmissione
conservazione
• PEC
• archiviazione
digitale
E’ un progetto
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32
Il documento informatico
La possibilità per la P.A. di sostituire completamente il
documento cartaceo col documento informatico è stato
confermato dal nuovo quadro normativo che ha conferito
all’attività amministrativa informatica la medesima efficacia di
quella posta in essere attraverso la modalità tradizionale.
Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti art . 1 c. 1, p
Il documento informatico da chiunque formato, la
registrazione su supporto informatico e la trasmissione con
strumenti telematici conformi alle regole tecniche sono validi e
rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del
codice. Art 20
E’ un progetto
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33
La firma elettronica
•[Art. 1, c. 1, lett. q, CAD] - definisce firma elettronica
“l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure
connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici
ed utilizzati come metodo di identificazione informatica”
•[Art 21, c. 1, CAD] - il documento informatico, cui è apposta
una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente
valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche
oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità
E’ un progetto
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34
La firma elettronica
•[art. 64, c. 1 e 2, CAD] – la CIE e la CNS costituiscono strumenti
per l’accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche
amministrazioni per i quali sia necessaria l’identificazione
informatica. Le pubbliche amministrazioni possono consentire
l'accesso ai servizi in rete che richiedono l'identificazione
informatica anche con strumenti diversi dalla CIE e CNS, ma in
ogni caso devono consentire l’accesso ai loro servizi tramite la
CIE e la CNS
•[art. 64, c. 2-bis, CAD] – Per favorire la diffusione di servizi
in rete e agevolare l'accesso agli stessi da parte di cittadini e
imprese, anche in mobilità, è istituito, a cura dell'AGID, il sistema
pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese
(SPID)
E’ un progetto
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35
Sistema pubblico per la gestione dell'identità
digitale di cittadini e imprese (SPID)
Con l'istituzione del Sistema Pubblico per la gestione
dell'Identità Digitale di cittadini e imprese (SPID) le
pubbliche amministrazioni potranno consentire l'accesso in
rete ai propri servizi, oltre che con lo stesso SPID, solo
mediante la carta d'identità elettronica e la carta nazionale
dei servizi.
La possibilità di accesso con carta d'identità elettronica e
carta nazionale dei servizi resta comunque consentito
indipendentemente dalle modalità predisposte dalle singole
amministrazioni.
http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/spid
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36
Valore probatorio del documento informatico
sottoscritto
a) il documento informatico è sprovvisto di qualsiasi firma elettronica ed ha la
stessa efficacia probatoria delle riproduzioni meccaniche disciplinate dall’art 2712 del
codice civile; si tratta di qualsiasi documento informatico, nel significato più lato che
questo termine può assumere.
b) il documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice o debole o
non avanzata è liberamente valutabile dal giudice tenuto conto delle sue
caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, ai sensi
dell’articolo 116 del codice di procedura civile. Si tratta di tutti quei sistemi che in
vario modo possono permettere di individuare un soggetto in base alle sue
conoscenze (PIN, password e username e-mail). La valutazione dell’efficacia
probatoria di tali documenti è interamente rimessa alla decisione del giudice.
c) documento informatico munito di firma digitale o di firma elettronica
qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del
dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova
contraria (Art. 21 comma 2)
E’ un progetto
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37
Il Processo di dematerializzazione dei documenti
La diffusione del documento informatico è tuttavia
ancora frenata da alcuni elementi di varia natura:
1. difficoltà interpretative delle diverse norme;
2. scarsa diffusione di prassi per la sottoscrizione dei
documenti informatici;
3. limitata usabilità degli strumenti per la sottoscrizione dei
documenti e, soprattutto, per la gestione dei documenti
firmati;
4. insufficiente fiducia nella e-mail come strumento di
trasmissione formale dei documenti;
5. difficoltà di “esibizione” del documento informatico;
6. scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione
digitale di lungo periodo.
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38
La dematerializzazione: gli strumenti - scanner
Dotato di cassetto alimentatore per gli originali corredato da
software per acquisizione, OCR ed editing dei documenti.
Utilizzando uno scanner, il documento cartaceo viene
sottoposto al processo di dematerializzazione mediante
scansione.
Al fine di ottenere un documento che rispetti le regole
dell'accessibilità è necessario aver configurato il software
d'acquisizione in modo tale che il file di risulta venga salvato in
modalità PDF testo (non PDF immagine) e la risoluzione
impostata su 250/300 dpx.
È comunque consigliabile tenere un rapporto qualità/peso del
documento tale da non determinare una eccessiva perdita di
qualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazio
negli archivi digitali.
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39
La dematerializzazione: gli strumenti - scanner
Software per la conversione e il salvataggio in formato PDF di
documenti digitali di varia natura:
Software: doPDF - PdfCreator...
Appartengono a questa famiglia di programmi i software che,
installando una stampante virtuale consentono, attraverso le
normali procedure di stampa offerte dai vari software, la stampa
o più precisamente il salvataggio di documenti attivando
semplicemente la stampa degli stessi.
Anche in questo caso è opportuno verificare la configurazione
dei programmi affinché possano salvare i files nella modalità
accessibile, (Pdf testo).
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40
La dematerializzazione: gli strumenti – modem fax
eliminazione del fax nella comunicazione tra le pubbliche
amministrazioni, disposta dall’art. 14 legge 98/2013
Modem Fax
Modem fax e relativo software che consente ai fax
di essere ricevuto direttamente in formato
elettronico da un computer.
Il fax digitale è rappresentato sempre con una
immagine e pertanto dovrà anch'esso essere
sottoposto alla conversione in formato PDF testo
(accessibile).
http://www.onlineocr.net/default.aspx
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La firma elettronica qualificata e firma digitale
•[ Art. 1, c. 1, lett. r), CAD] – Per firma elettronica qualificata
s’intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia
basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un
dispositivo sicuro per la creazione della firma
•[Art. 1, c. 1, lett. s), CAD] – Per firma digitale s’intende un
particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un
certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una
pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave
pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici
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42
La firma elettronica remota ed avanzata
•[Art. 1, DPCM 22 febbraio 2013] – La firma remota è un particolare
procedura di firma elettronica qualificata o di firma digitale, generata su
HSM, che consente di garantire il controllo esclusivo delle chiavi private
da parte dei titolari delle stesse
•[Art. 1, c. 1, lett. q-bis, CAD] – Per firma elettronica avanzata
s’intende l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi
a un documento informatico che:
• consentono l'identificazione del firmatario del documento
• garantiscono la connessione univoca al firmatario
• sono creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un
controllo esclusivo
• sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da
consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente
modificati
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43
La firma elettronica remota ed avanzata
•[Art. 21, c. 1, CAD] –
Il documento informatico sottoscritto con
firma elettronica avanzata formato nel rispetto delle regole
tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano
l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del
documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice
civile
•[Art. 55, DPCM 22 febbraio 2013]
- La realizzazione di soluzioni di
firma elettronica avanzata è libera e non è soggetta ad alcuna
autorizzazione preventiva
•La firma elettronica avanzata realizzata
in conformità con le
disposizioni delle presenti regole tecniche, è utilizzabile
limitatamente ai rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore
e il soggetto che ne fa uso per l’erogazione dei suoi servizi
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44
La firma elettronica grafometrica
•Per firma grafometrica non s’intende la scansione di una
firma autografa né il processo di acquisizione del tratto
grafico mediante un tablet, bensì l'acquisizione, oltre che
del tratto grafico, anche di una serie di parametri
comportamentali legati alla firma, che permettono di
identificare con certezza il firmatario
•Tra questi parametri comportamentali figurano:
•la velocità di scrittura
•la pressione esercitata sul tablet
•l’angolo di inclinazione della penna
•l’accelerazione dei movimenti
•il numero di volte che la penna viene sollevata dalla tavoletta
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45
La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale
 è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un
sistema di chiavi asimmetriche crittografiche, una pubblica e una
privata, correlate tra loro
 Strumento che permette di verificare la provenienza e l’integrità di
un documento informatico o di un insieme di documenti informatici
 la generazione della firma digitale avviene tramite un certificato
digitale qualificato rilasciato da un’autorità certificata e riconosciuta da
AGID: certificatore ufficiale
E’ un progetto
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46
La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale
Valore della Firma digitale:
- autenticità: certezza dell’autore non è una “firma falsa”
- integrità: non modificabilità del documento originale (dopo che è
stato firmato)
- non ripudiabilità: l’autore non può negare di aver firmato il
documento
CAdES
PAdES
(file con estensione p7m) (file con estensione pdf)
E’ un progetto
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XAdES
(file con estensione xml)
47
La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale
L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce
l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e
marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla
normativa vigente, in sintesi il sistema della firma
digitale soddisfa il requisito della forma scritta.
Dunque, se si utilizza la firma digitale, in caso di
contenzioso un giudice non avrà margini di valutazione
su autenticità del documento, integrità e provenienza
della firma.
E’ un progetto
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48
La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale
Una firma digitale NON è valida se è generata con un
certificato elettronico scaduto, sospeso o revocato.
E’ valida quella firma digitale alla quale è associabile un
riferimento temporale opponibile a terzi che collochi la
generazione delle firma in un momento precedente alla
sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato.
• [Ai sensi dell’art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013] - Oltre alla
marca temporale, costituiscono validazione temporale:
• marca temporale;
• il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo;
• il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di
conservazione il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo
del servizio di posta elettronica certificata;
E’ un progetto
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49
La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale
Come leggere un file firmato digitalmente?
Procedura operativa n° 1
Programma installato sul proprio computer
https://www.firma.infocert.it/installazione/installazione_DiKe.php
Procedura operativa n° 2
Usufruire di un servizio on-line
https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php
https://postecert.poste.it/verificatore/service?type=0
Procedura operativa n° 3
Installare un add-on per Adobe Acrobat Reader® (versioni X, 9 e
8)
http://www.adobe.com/it/security/italiandigsig.html
E’ un progetto
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50
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Copie informatiche di documenti analogici (Art.22)
E’ un progetto
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51
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Copie informatiche di documenti analogici.
1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici,
scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e
documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su
supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari
pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena
efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice
civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui
che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma
elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione
sostituisce quella dell'originale.
E’ un progetto
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52
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Copie informatiche di documenti analogici.
2. Le copie per immagine su supporto informatico di
documenti originali formati in origine su supporto analogico
hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui
sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio
o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con
dichiarazione allegata al documento informatico e
asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi
dell'articolo 71.
E’ un progetto
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53
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Copie informatiche di documenti analogici.
4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 2 e 3 sostituiscono ad
ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto
analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di
conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal
comma 5.
5. Con D.P.C.M. possono essere individuate particolari tipologie
di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di
esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della
conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di
conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve
essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò
autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed
allegata al documento informatico.
E’ un progetto
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54
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Copie analogiche di documenti informatici. (Art. 23)
E’ un progetto
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55
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Copie analogiche di documenti informatici.
L'art. 23 prevede, al primo comma, che le copie su supporto
analogico
(cartaceo)
di
documento
informatico,
anche
sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale,
hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono
tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti
e' attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
E’ un progetto
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56
Il Codice dell’Amministrazione digitale
Articolo 23-ter.
Documenti amministrativi informatici.
 Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti
informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle
stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è
possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni
e copie per gli usi consentiti dalla legge.
 I documenti costituenti atti amministrativi con rilevanza interna al
procedimento amministrativo sottoscritti con firma elettronica
avanzata hanno l'efficacia prevista dall'art. 2702 del codice civile
 Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica
amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa
detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di
legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità
all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito
dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza,
mediante l'utilizzo della firma digitale
E’ un progetto
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La dematerializzazione dei documenti a scuola
Copie analogiche di documenti informatici (Art. 23)
Noi PA Cedolino elettronico
E’ un progetto
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58
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Per assicurare la provenienza e la conformità all’originale,
sulle copie analogiche di documenti informatici è
possibile apporre a stampa, un contrassegno generato
elettronicamente tale da consentire la verifica automatica
della conformità del documento analogico a quello
informatico.
Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a
tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può
essere richiesta la produzione di altra copia analogica con
sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I
programmi software eventualmente necessari alla verifica sono
di libera e gratuita disponibilità.
E’ un progetto
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59
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Codici grafici bidimemsionali
E’ un progetto
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60
La dematerializzazione dei documenti a scuola
l’articolo 3-bis, commi 4-bis, 4-ter e 4-quater del Codice
Copie analogiche di documenti informatici.
E’ un progetto
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61
La dematerializzazione dei documenti a scuola
4-bis. In assenza del domicilio digitale di cui al comma 1, le
amministrazioni possono predisporre le comunicazioni ai cittadini come
documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica
avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi,
per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia
analogica di tali documenti sottoscritti con firma autografa
sostituita a mezzo stampa predisposta secondo le disposizioni di
cui all'articolo 3 del decreto legislativo 12 dicembre 1993, n. 39.
4-ter. Le disposizioni di cui al comma 4-bis soddisfano a tutti gli effetti
di legge gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti
previsti dalla legislazione vigente laddove la copia analogica inviata al
cittadino contenga una dicitura che specifichi che il documento
informatico, da cui la copia e' tratta, e' stato predisposto e conservato
presso l'amministrazione in conformità alle regole tecniche di cui
all'articolo 71.
E’ un progetto
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62
La dematerializzazione dei documenti a scuola
Il Dirigente Scolastico
MARIA GRAZIA ROSSI
copia analogica sottoscritta con firma a mezzo stampa predisposta
secondo l'articolo 3 del D.lgs 12 dicembre 1993, n. 39 e l'articolo 3bis,
comma 4bis del Codice dell'amministrazione digitale.
Documento prodotto e conservato in originale informatico e firmato
digitalmente ai sensi dell'art. 20 del 'Codice dell'Amministrazione
Digitale' nella data risultante dai dati della sottoscrizione digitale.
E’ un progetto
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63
Strumenti: la posta elettronica certificata
[email protected]
L’art.54, c.2-ter del CAD
Le amministrazioni pubbliche pubblicano nei propri siti un indirizzo
istituzionale di PEC a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi
richiesta ai sensi del presente codice.
Le amministrazioni devono altresì assicurare un servizio che
renda noti al pubblico i tempi di risposta”.
L’indirizzo di PEC (come anche esplicitato dall’art.2, comma 1,
lettera a della Legge Stanca n.4/2004), a cui fare riferimento deve
essere immediatamente accessibile nella home page del sito web
istituzionale.
E’ un progetto
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64
Strumenti: la posta elettronica certificata
[email protected]
Il documento informatico trasmesso con PEC si
intende inviato e pervenuto al destinatario,
all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato. La trasmissione del
documento
informatico
mediante
PEC,
equivale
alla
notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla
legge.
Comunicare con il MIUR via Posta Elettronica Certificata applicazione degli artt. 45 e 47 del Codice dell'Amministrazione
Digitale (CAD) (D.Lgs 7 marzo 2005 e s.m.i.)
restituire al mittente citando: documento non conforme per la pubblicazione ai sensi
dell'art. 9 DL 179/2012 e DM 20 marzo 2013.
E’ un progetto
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65
Strumenti: la posta elettronica certificata
[email protected]
 Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del
servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova
legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali
allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del
destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.
 Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di
sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del
contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia
per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati.
E’ un progetto
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66
Strumenti: la posta elettronica certificata
[email protected]
 La Posta Elettronica Certificata garantisce, in caso di contenzioso,
l'opponibilità a terzi del messaggio.
I vantaggi, invece, possono essere semplificati nei seguenti
punti:
 Semplicità, risparmio, comodità
 Valore legale
 No virus e Spam
 Sicurezza
E’ un progetto
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67
Comunicazione Elettronica Certificata tra
Pubblica Amministrazione e Cittadino
CEC-PAC
La Cec-Pac, il servizio gratuito di posta elettronica certificata istituito nel
2010 dall'ex Ministro della Pubblica Amministrazione, Renato Brunetta,
verrà progressivamente sospeso a partire dal 18 dicembre 2014.
 dal 18 dicembre 2014 non saranno più rilasciate nuove caselle CEC-
PAC
 dal 18 Marzo 2015 al 17 luglio 2015 le caselle saranno mantenute
attive solo in modalità di ricezione e sarà consentito agli utenti
l'accesso solo per la consultazione e il salvataggio dei messaggi
ricevuti;
E’ un progetto
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68
Comunicazione Elettronica Certificata tra
Pubblica Amministrazione e Cittadino
CEC-PAC
 dal 18 luglio 2015 le caselle non saranno più abilitate alla ricezione di
messaggi, e l'accesso sarà consentito, fino al 17 settembre 2015, solo
per la consultazione e il salvataggio dei messaggi ricevuti;
 dal 18 settembre 2015 al 17 marzo 2018, sarà garantita agli utenti del
servizio CEC-PAC la possibilità di richiedere l'accesso ai log dei propri
messaggi di posta elettronica certificata.
Inoltre, dal 18 Marzo 2015 tutti gli utenti CEC-PAC avranno l'opportunità
di richiedere una casella PEC, gratuita per un anno, attraverso l'indirizzo
[email protected]
E’ un progetto
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69
La dematerializzazione dei documenti: la comunicazione
Creare aree che consentano agli utenti del servizio scolastico di
comunicare con gli uffici e con le figure di sistema
Ma per fare questo è necessario
che tutti gli operatori scolastici
siano utenti registrati del sito
della scuola e quindi attribuzione
di un account per l'accesso al sito
ed alle procedure riservate a tutto il
personale in servizio
E’ un progetto
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Ma per fare questo è necessario
che tutti gli operatori scolastici
siano telematicamente raggiungibili … e quindi attribuzione di
una casella email istituzionale
a tutto il personale in servizio
riservata alle comunicazioni di
servizio.
70
Le comunicazioni della PA
Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica
tra le pubbliche amministrazioni (Art 47 del CAD)
Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni
avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione
applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo
una volta che ne sia verificata la provenienza
Le comunicazioni sono validamente inviate quando:
- sono sottoscritte con firma digitale
- dotate di segnatura di protocollo
- ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo
quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui
all'articolo 71 (esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax)
- sono trasmesse via PEC.
E’ un progetto
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71
Le comunicazioni della PA
Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche
amministrazioni per via telematica. (Art 65 del CAD)
Le pubbliche amministrazioni sono tenute ad avviare il
procedimento a seguito di istanze e dichiarazioni inviate dal
cittadino per via telematica, con le modalità stabilite dal codice
dell'amministrazione digitale (CAD): l'eventuale inosservanza
comporta l'insorgenza di responsabilità dirigenziale e disciplinare in
capo al titolare dell'ufficio competente.
Il mancato avvio del procedimento da parte del titolare dell'ufficio
competente a seguitodi istanza o dichiarazione inviate ai sensi e
con le modalità di cui al comma 1, lettere a), c) e c-bis),comporta
responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare dello stesso
E’ un progetto
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72
Le comunicazioni della PA
Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche
amministrazioni per via telematica. (Art 65 del CAD)
L'art. 65 prevede che le istanze e le dichiarazioni presentate alla P.A.
per via telematica sono valide:
a) se sottoscritte mediante la firma digitale
b) quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della
carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi;
c) quando l'autore è identificato dal sistema informatico con i diversi
strumenti predisposti dalle amministrazioni per l'individuazione del
soggetto che richiede il servizio (ad es. POLIS), nonché quando le
istanze e le dichiarazioni sono inviate con le modalità di cui
all'articolo 38, comma 3, del D.P.R. n. 445/2000 ( invio telematico di
copia dell'istanza e copia non autenticata del documento)
c) bis ovvero se trasmesse dall'autore mediante la propria Pec-id
E’ un progetto
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73
Le comunicazioni della PA
Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche
amministrazioni per via telematica. (Art 47 del CAD)
La
pubbliche
amministrazioni
utilizzano
per
le
comunicazioni tra l’amministrazione ed i propri dipendenti
la posta elettronica o altri strumenti informatici di
comunicazione nel rispetto delle norme in materia di
protezione dei dati personali e previa informativa agli
interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti
utilizzati.
Si veda anche il rapporto 2013 del MIUR sull’uso della PEC
E’ un progetto
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74
Le comunicazioni della PA
Posta
elettronica
Pubblica
Amministrazione
sono stati istituti
IPA
indice degli indirizzi della PA
INIPEC
indice nazionale degli indirizi di
PEC delle imprese e dei
professionisti
ANPR*
Anagrafe Nazionale della
Popolazione Residente
* Prevista entro giugno 2015
E’ un progetto
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75
Le comunicazioni della PA
Posta
elettronica
Pubblica
Amministrazione
In sintesi, tutte le comunicazioni tra pubbliche amministrazioni/
professionisti/ imprese, possono essere inviate attraverso PEC senza
che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad
accettarne l’utilizzo (art. 16, comma 9 del D.L. n° 185/2008).
Inoltre, a decorrere dal 1° luglio 2013, la presentazione di istanze,
dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti tra le
imprese e le amministrazioni pubbliche avvengono esclusivamente in
via telematica. (DPCM del 22 luglio 2011)
E’ un progetto
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76
Le comunicazioni della PA
Art. 57 bis CAD
Al fine di assicurare la trasparenza delle attività istituzionali è istituito
l’indice degli indirizzi di posta elettronica delle amministrazioni
pubbliche da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di
informazioni e per l’invio di documenti. La gestione dell’indice sono
affidate a DigitPA
Le amministrazioni aggiornano gli indirizzi e i contenuti dell'indice
tempestivamente e comunque con cadenza almeno semestrale
secondo le indicazioni di DigitPA. La mancata comunicazione degli
elementi necessari al completamento dell'indice e del loro
aggiornamento è valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e
dell'attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti responsabili.
E’ un progetto
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77
Strumenti: la posta elettronica certificata
[email protected]
Indice nazionale degli indirizzi di
posta elettronica certificata
Nasce il registro degli indirizzi di posta elettronica certificata, un elenco
attraverso il quale i cittadini potranno trovare il recapito telematico di
imprese e professionisti.
Imprese
Ini-Pec
Professionisti
E’ un progetto
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78
Anagrafe nazionale della popolazione residente
A.N.P.R.
E' istituita presso il Ministero dell'interno l'Anagrafe nazionale della
popolazione residente (ANPR)
DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 10 novembre
2014, n. 194
Regolamento recante modalita' di attuazione e di funzionamento
dell'Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) e di
definizione del piano per il graduale subentro dell'ANPR alle anagrafi
della popolazione residente.
E’ un progetto
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79
Archiviazione dei documenti informatici
L’archivio è definito come “un complesso organico di documenti
prodotti, o comunque sia acquisiti, da un soggetto pubblico o
privato, ente o famiglia, durante lo svolgimento delle sue funzioni”
L’archivio
nasce spontaneamente, quale sedimentazione
documentaria di un’attività pratica, amministrativa, giuridica
Il documento archivistico viene prodotto nell’ambito di
un’attività pratica, amministrativa o giuridica, pertanto esso è
strettamente correlato ai suoi precedenti e susseguenti, nonché al
soggetto produttore.
L’archivio si forma correttamente nella misura in cui queste
relazioni sono mantenute evidenti
E’ un progetto
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80
Archiviazione dei documenti informatici
• [Art. 53, c. 5, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445] e [DPCM
03/12/2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico] -
La registrazione di protocollo è «un’operazione obbligatoria
per i documenti ricevuti o spediti da una pubblica
amministrazione e per tutti i documenti informatici»
• Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette
ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica
amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre
disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i
giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a
manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo
diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque sia
rilevanza amministrativa.
E’ un progetto
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Archiviazione dei documenti informatici
• Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già
soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione
• Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica
dei documenti devono essere eliminati tutti i sistemi di
registrazione dei documenti alternativi al protocollo
informatico
• La registrazione dei documenti informatici determina la loro
immissione nell’archivio digitale: da quel momento in poi non
potranno più essere modificati o cancellati.
E’ un progetto
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Archiviazione dei documenti informatici
• La registrazione di protocollo dei documenti informatici
prevede la memorizzazione delle stesse informazioni indicate
per quelli cartacei con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’
impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza
di simboli binari in grado di identificarne univocamente il
contenuto.
• La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti
per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere
ad ogni messaggio una registrazione
E’ un progetto
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Archiviazione dei documenti informatici
• Ogni persona tende ad organizzare i propri documenti in un
modo che rispecchia il suo carattere e i suoi interessi
• Siccome l’archivio è la memoria di un’intera organizzazione,
alle logiche personali di organizzazione dei documenti devono
subentrare metodi e regole condivise
• Il titolario di classificazione è il sistema precostituito di
partizioni astratte (di solito denominate: titoli, categorie, classi,
sottoclassi), gerarchicamente ordinate (dal generale al
particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni
dell’ente
E’ un progetto
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Archiviazione dei documenti informatici
• Classificare un documento significa associarlo, in base all’oggetto
cui si riferisce, alla partizione del titolario (ad esempio categoria e
classe) che individua la relativa funzione.
• [Art. 56 del DPR n. 445/2000] - Le operazioni di registrazione e
segnatura di protocollo, nonché di classificazione dei documenti,
sono operazioni necessarie.
• I documenti informatici in arrivo, dopo essere stati scaricati dalla
PEC istituzionale, protocollati e classificati, sono assegnati agli uffici
per competenza o conoscenza. L’assegnazione di un documento si
traduce nell’autorizzazione all’accesso da parte dell’assegnatario
tramite il sistema di gestione informatica dei documenti, ma non
dovrebbe determinare lo spostamento fisico dei file
E’ un progetto
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Archiviazione dei documenti informatici
• I
relativi ad un determinato procedimento
amministrativo, ad una persona fisica o giuridica, o comunque
sia formati per la trattazione di un oggetto specifico, devono
essere riuniti in fascicoli
documenti
• I fascicoli devono ricadere necessariamente in una partizione
del
titolario
di
classificazione
e
sono
numerati
progressivamente nell’ambito di ciascuna categoria, classe e
sottoclasse
• I fascicoli rappresentano le unità di base, indivisibili, di un
archivio
E’ un progetto
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Archiviazione dei documenti informatici
• Mentre
si forma attraverso la
sedimentazione fisica dei documenti che vi afferiscono, un
fascicolo informatico è rappresentato con l’ausilio di un
software che analizza i metadati a esso associati, individua i
documenti che lo compongono e visualizza l’insieme
risultante in una forma grafica che ricorda i tradizionali
carteggi
un
fascicolo
cartaceo
• Agendo direttamente e opportunamente sull’insieme dei
metadati associati ai documenti e ai fascicoli informatici, si
possono creare una moltitudine di link che permettono di
“navigare” agevolmente nell’archivio digitale alla ricerca dei
vari oggetti informativi
E’ un progetto
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Archiviazione dei documenti informatici
• Lo spostamento di documenti informatici registrati sul sistema
di gestione informatica dei documenti avviene sempre
attraverso il sistema con l’operazione di riassegnazione.
• Per soddisfare il requisito dell’unitarietà dell’archivio digitale,
occorre evitare la dispersione dei documenti informatici nei
sistemi utilizzati per la loro produzione o acquisizione
• Il legislatore ha previsto anche l’utilizzo di un registro di
emergenza
E’ un progetto
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Archiviazione dei documenti informatici
• Le pubbliche amministrazioni devono:
• istituire le Aree Organizzative Omogenee (AOO), indicando per
ciascuna di esse le unità operative che la compongono
• attivare in ogni AOO il Servizio di protocollo informatico e
nominare un Responsabile con idonei requisiti professionali, ai
sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000
• ri-progettare l’intero sistema di gestione dei documenti,
elaborando un nuovo modello organizzativo ed archivistico
• adottare il manuale di gestione dei documenti ai sensi del DPCM
31 ottobre 2000 e dell’art. 5 del DPCM 03/12/2013 sulle regole
tecniche per il protocollo informatico.
E’ un progetto
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Conservazione dei documenti informatici
• I fattori che incidono negativamente sulla conservazione a lungo
termine di un contenuto informativo digitale riguardano:
• il deterioramento dei media, che può avvenire per cause naturali
o per effetto di agenti atmosferici
• l’obsolescenza tecnologica, che colpisce indifferentemente tutti i
componenti del sistema
• la perdita di dati in modo accidentale o intenzionale
• La normativa vigente in Italia (Deliberazione CNIPA 19 febbraio
2004, n. 11) è stata recentemente modificata ed integrata dal DPCM
del 03/12/2013 sulle regole tecniche in materia di conservazione
E’ un progetto
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Conservazione dei documenti informatici
• L’art. 2 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11
dichiara: gli obblighi di conservazione (sostitutiva) dei
documenti, previsti dalla legislazione vigente sia per le
pubbliche amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a
tutti gli effetti se il processo di conservazione è effettuato con
le modalità di cui agli articoli 3 e 4.
• L’AGID ha emanato la circolare n° 65 del 10/04/2014 che
disciplina le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui
soggetti pubblici e privati che svolgono attività di
conservazione dei documenti informativi
E’ un progetto
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Conservazione dei documenti informatici
• L’art. 3 della delibera n. 11/2004 dichiara che la conservazione
di documenti informatici, anche sottoscritti, avviene mediante
memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione,
sull’insieme dei documenti, o su un’evidenza informatica
contenente una o più impronte dei documenti, o di un insieme
di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da
parte del Responsabile della conservazione che attesta così il
corretto svolgimento del processo.
• Per fronteggiare l’obsolescenza dei supporti, il legislatore ha
assegnato al Responsabile della conservazione il compito di
verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5
anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati
provvedendo, se necessario, al riversamento diretto del
contenuto dei supporti.
E’ un progetto
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Conservazione dei documenti informatici
• Per fronteggiare l’obsolescenza dei formati elettronici, il
legislatore è ricorso alla tecnica del riversamento sostitutivo che
consiste nel trasferire uno o più documenti conservati da un
supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la
loro rappresentazione informatica
• [Art 44-bis, c. 1, CAD] – I soggetti pubblici e privati che
svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e
di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi
ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei
requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di
sicurezza, chiedono l'accreditamento presso l’AGID ai sensi
delle regole che l’AGID definirà nel rispetto dell’art. 13 del
DPCM 03/12/2013.
• AGID Accreditamento e conservatori
E’ un progetto
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