Chiara Francisconi
Supporto Titulus
15 giugno 2010
Corso PEC Titulus
Pag. 1
Argomenti della lezione
1)
PEC, quadro normativo di riferimento
2)
La PEC in Titulus:
- come si inserisce una casella di PEC
- ricezione e invio di un messaggio di PEC
- la gestione delle ricevute
Cosa è la PEC
•
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un tipo di e-mail che consente
di inviare e ricevere messaggi di testo ed allegati con lo stesso valore
legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Queste
caratteristiche fanno della PEC uno strumento chiave per digitalizzare
il lavoro delle amministrazioni pubbliche.
•
La PEC funziona come sistema di scambio e-mail certificate sia per
il mittente sia per il destinatario, in quanto certifica l’effettiva
spedizione e ricezione delle mail attraverso ricevute con valore legale
(di accettazione, di consegna, di conferma, di annullamento e di
avvenuta protocollazione).
•
Le normative vigenti regolano la gestione della PEC negli ambiti delle
amministrazioni, delle imprese, dei professionisti e dei cittadini.
•
L’indirizzo PEC viene richiesto ad enti certificatori accreditati
(es.: Poste italiane, Infocert, Aruba ecc.)
Quadro normativo di riferimento
Di seguito i principali riferimenti normativi sulla PEC:
•
D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68: “Regolamento recante disposizioni per
l’utilizzo della posta elettronica certificata”, a norma dell’articolo 27
della legge 16 gennaio 2003, n. 3 (G.U. del 28 aprile 2005, n. 97);
•
D.M. 2 novembre 2005: “Regole tecniche per la formazioni, la
trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica
certificata” (G.U. del 14 novembre 2005, n. 265);
•
D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82: “Codice dell’amministrazione digitale”,
(G.U. del 16 maggio 2005, n. 93) e successive modifiche.
I passaggi di un messaggio di PEC
Nell’immagine sottostante sono rappresentati i passaggi della circolazione di
un messaggio di posta elettronica certificata.
La PEC in Titulus
•
Le caselle di Posta Elettronica Certificata vengono configurate sull’ACL
di Titulus.
•
È possibile configurare un’unica PEC per AOO, quindi si procede
con una PEC per l’Amministrazione centrale ed una per ciascuna
AOO dell’amministrazione periferica (= dunque una per ciascun
dipartimento).
•
L’integrazione della PEC in Titulus consente:
– la ricezione automatica delle mail pervenute all’indirizzo PEC della
AOO
– l’invio dal medesimo indirizzo a caselle PEC esterne all’AOO
– la gestione delle ricevute di invio e consegna
La PEC in Titulus
•
La possibilità di ricevere e spedire messaggi di posta elettronica
certificata tramite Titulus è attiva dal momento in cui viene configurata
dall’amministratore la casella di Pec della AOO.
•
Titulus supporta unicamente il protocollo POP3/S e SMTP/S
N.B. (per atenei che hanno anche ambiente di Titulus test):
non utilizzare login e pwd delle caselle di PEC istituzionali d’ateneo per
eseguire prove sull’ambiente Titulus di test, in quanto in tal modo le bozze
ricevute vengono registrate nel test e non nell’ambiente di produzione, sul
quale devono invece risultare.
Per eseguire eventuali prove in test, utilizzate dunque una casella di PEC
alternativa a quella istituzionale d’ateneo.
Inserimento di una casella di PEC
Per inserire una casella di PEC, aprire l’anagrafica di Titulus e, nella
sezione Inserimento, scegliere il tasto “PEC”:
Inserimento di una casella di PEC
Configurare la casella di Posta elettronica certificata compilandola nei
suoi campi:
I campi della casella di PEC
- AOO - Inserimento: compilare i campi Codice Amm., Codice AOO e Nome della
casella di posta. I campi Codice Amm. e Codice AOO saranno compilati in
automatico qualora l’amministratore abbia la restrizione alla propria AOO.
- Codici AMM e AOO definiti nell’IPA: compilare i campi con i codici
Amministrazione e AOO forniti all’Ente all’atto di accreditarsi all’IPA. I codici
inseriti in questa sezione IPA sono ripresi da Titulus all’atto di compilare il file
segnatura.xml, che comunica via PEC agli enti destinatari del messaggio le
informazioni sulla propria registratura.
Chi non possedesse i codici AMM e AOO dell’IPA può semplicemente ripetere quelli
della sezione “AOO – Inserimento”, come in esempio. I campi sono modificabili in
qualsiasi momento.
Campi della casella di PEC
- Archivio: il menù a tendina mostra gli archivi presenti nella versione di Titulus,
solitamente centrale e periferico. Scegliere quindi “Amministrazione centrale” per la
casella di PEC dell’amministrazione centrale e “Strutture periferiche” per le caselle di PEC
delle altre AOO.
- Messaggio creato da – Ufficio: in fondo ad ogni record inserito in Titulus è riportato
l’operatore che ha generato il record. Nel caso del messaggio PEC, il record è generato in
automatico da Titulus, dunque non esiste una persona fisica che crea il record. Per avere
questa informazione anche nei record generati dalla PEC, è necessario compilare questo
campo. Tale nominativo non deve essere obbligatoriamente presente tra le persone interne
di ACL, è anzi consigliabile inserire un nome diverso per facilitare in un momento
successivo la ricerca. Ad esempio “Ufficio Sistemi Informativi”, “Persona Casella PEC”,
“Amministratore PEC” o simili. Allo stesso modo il campo Ufficio può riportare un nome
del tipo “Archiviazione PEC” o simili.
- Destinatario bozze: corrisponde all’RPA del record della bozza, cioè al responsabile della
registrazione del documento (= la persona alla quale vengono consegnati i messaggi PEC
all’atto dell’arrivo in Titulus). Il campo è collegato all’ACL e recupera in automatico le
informazioni su utente ed ufficio. Questo campo è importante solo per le PEC in arrivo.
Sezione “Casella PEC”
Nella sezione “Casella PEC” vengono inserite le informazioni relative alla casella di
Posta Elettronica Certificata.
Email: inserire l’indirizzo della PEC.
Login: inserire la login della PEC.
Alcuni gestori di posta certificata utilizzano l’indirizzo stesso come login: in questo
caso scrivere anche nel campo login l’indirizzo mail.
Pwd: inserire la password della PEC
Attiva notifiche mail per destinatario delle bozze: flaggando la casella, la persona
responsabile delle Bozze (definita nel campo “Destinatario bozze”) riceve una mail
di notifica ogni qual volta arriva una PEC all’interno del sistema Titulus.
Sezione “Casella PEC”
Server posta in arrivo: inserire i dati del server di posta in arrivo, che vengono
forniti dal gestore di posta elettronica certificata. Nel menù a tendina sono
selezionabili i protocolli utilizzabili in Titulus per dialogare col server di posta.
Porta 995: Titulus riporta in automatico la porta standard utilizzata nei messaggi
PEC; il campo è comunque editabile qualora necessario.
Server posta in uscita: inserire i dati del server di posta in uscita, forniti dal gestore
di posta elettronica certificata. Nel menù a tendina sono selezionabili i protocolli
utilizzabili in Titulus per dialogare col server di posta.
Porta 465: Titulus riporta in automatico la porta standard utilizzata nei messaggi
PEC, il campo è comunque editabile qualora necessario.
Sezione “Casella PEC”
Test connessioni: questo tasto è visibile dalla pagina di modifica ed esegue una verifica
sulla raggiungibilità da parte del server dell’indirizzo inserito, sia in ricezione sia in
spedizione dei messaggi.
Se il test va a buon fine comparirà il seguente messaggio:
se invece il test fallisce, comparirà il seguente messaggio:
La PEC in arrivo
Titulus prevede una gestione differente delle PEC in arrivo e di quelle in uscita.
La PEC in arrivo ha una gestione accentrata: il messaggio PEC arriva al protocollo della
AOO, viene registrato a protocollo dal destinatario bozze e successivamente smistato alla
UOR e all’RPA di competenza.
La PEC in uscita
La PEC in partenza ha una gestione decentrata: ogni utente protocolla e invia i propri
documenti dalla casella di PEC della AOO di appartenenza. Questo fa sì che l’utente
protocollista non sia obbligato a conoscere login e pwd della casella PEC della propria AOO:
è Titulus, infatti, ad autenticarsi direttamente al server mail.
Ricezione di un messaggio di PEC
L’arrivo di un messaggio di PEC genera una bozza nella vaschetta del destinatario
bozze, evidenziata in rosso. Tale bozza si somma a quelle eventualmente già presenti,
conteggiate a fianco:
Ricezione di un messaggio di PEC
Cliccando sulla vaschetta delle Bozze, viene restituito l’elenco di tutte le bozze in carico alla
persona, fra le quali ricercare il messaggio di PEC in arrivo che si intende aprire. La ricerca
può essere eseguita individuando la PEC di interesse tramite le colonne Soggetto o Oggetto
(in rosso nell’imm.).
Cliccando sull’icona a sinistra (cerchio verde della figura sottostante), l’utente apre la bozza:
Apertura di una bozza di PEC in arrivo
Il documento ricevuto è una bozza in arrivo con alcuni campi compilati.
Se il documento è stato inviato da un sistema di protocollo (Titulus o altro), la bozza
si presenta come nell’immagine sottostante:
Mittente: viene compilato con il mittente della PEC recuperato dal file segnatura.xml.
Dati doc.: i dati doc (in verde nell’imm.) sono il numero protocollo mittente e la
data di invio, che Titulus riporta se al messaggio di PEC è associato il file
segnatura.xml (in rosso nell’imm.), rispondente alle specifiche CNIPA, ora Digit\PA.
Il file segnatura.xml è un file di accompagnamento della PEC ed è generato da
sistemi di protocollo associati a casella di PEC.
Ricezione di un messaggio di PEC
Oggetto: viene compilato con lo stesso “Oggetto” della PEC.
Sezione Responsabilità – UOR e RPA: vengono compilati in automatico con il nome
dell’ufficio e della persona definiti in fase di configurazione della PEC.
Al momento della protocollazione il destinatario bozze individua l’ufficio e la persona
che saranno assegnatari del documento e smista in tal modo il documento.
Documenti informatici: la sezione viene compilata con tutti i file allegati al messaggio
PEC. Il testo del messaggio vero e proprio è presente solo se non risulta vuoto: se il
messaggio PEC è un mero vettore di file privo di testo, non viene riportato nella
sezione “Documenti informatici”.
Ricezione di un messaggio di PEC
Se il mittente è una persona o un ente esterno che invia il messaggio da un client di
posta e non da un sistema di protocollo, la bozza si presenta come nell’immagine
sottostante:
Mittente: viene riportato il nome del mittente della PEC preceduto dal suffisso “Per
conto di:” (in verde nell’imm.)
I messaggi inviati da un client di posta, diversamente da quelli inviati da un sistema di
protocollo NON sono accompagnati dal file segnatura.xml.
Se il messaggio PEC contiene del testo, questo viene inserito tra gli allegati con il
nome di “testo email” (in verde nell’imm.).
La gestione della bozza
Queste le operazioni di gestione della bozza consentite da Titulus una volta aperta la
bozza stessa:
tasto Cancella: l’utente può decidere di cancellare la bozza. La cancellazione è consigliata
solo in caso di spam, che non può essere ricevuto quando si utilizza una casella PEC
chiusa, cioè abilitata a ricevere solo da altre PEC.
tasto Non protocollato: l’utente può decidere di registrare il documento senza registrarlo
a protocollo, cioè di trasformarlo in un documento non protocollato.
La gestione della bozza
tasto Protocolla: cliccando su “Protocolla” si effettua la registratura a protocollo della
bozza, che diventa così un documento protocollato a tutti gli effetti e cessa di essere una
bozza.
Smistamento – tasti Nuovo RPA e Nuovo cc: : è possibile cambiare l’RPA attraverso la
funzione “Nuovo RPA” (in verde), nonché inserire persone in cc ed in cds. Una volta
eseguita l’assegnazione e la registratura a protocollo, Titulus tratta il record come qualsiasi
altro record di registrazione.
tasto Modifica: vedi slide successiva
La gestione della bozza: “Modifica”
tasto Modifica: cliccando su “Modifica” si accede alla maschera sopra riportata.
La bozza ricevuta è qui modificabile in tutti i campi, ad eccezione di “Data doc.” e “Prot.
mittente” in caso di ricezione da altro sistema di protocollo. L’operatore decide se e come
integrare e modificare la bozza (es: classificazione, oggetto, ecc…). In seguito può decidere
di protocollarla, di trasformarla in un “documento non protocollato” o di cancellarla.
Nota bene: in modifica, cliccando sul tasto “Registra” (in verde nell’imm.) si salvano le
modifiche, ma non si passa alla protocollazione, si resta bensì in bozza. Per registrare a
protocollo, cliccare direttamente “Protocolla” (in rosso nell’imm.).
La conferma di protocollazione
Quando il destinatario protocolla una bozza in arrivo, riceve da Titulus il seguente
messaggio di invio al mittente della conferma di registratura a protocollo:
e il documento, ora protocollato, si presenta come sotto, recante cioè la ricevuta di Conferma
protocollazione, sotto forma di file xml, come nell’imm. sottostante:
La conferma di protocollazione
Quando il destinatario protocolla una bozza in arrivo, il mittente trova la conferma di
avvenuta protocollazione sul proprio documento di PEC in uscita, come evidenziato in rosso
nell’immagine sottostante. Ciò avviene quando il mittente ha inviato il messaggio da Titulus
o da altro sistema di protocollo.
Cancellazione della bozza
Se il destinatario della bozza in arrivo cancella la bozza, riceve da Titulus il seguente
messaggio di invio al mittente della notifica di annullamento di registratura a protocollo:
e il mittente del messaggio, se ha inviato da Titulus o da altro sistema di protocollo, trova
la notifica di cancellazione sul proprio documento di PEC in uscita, come evidenziato in
rosso nell’immagine sottostante:
Invio di un messaggio di PEC
È possibile inviare documenti via PEC direttamente da Titulus: in fase di configurazione
occorre associare una casella PEC all’AOO dell’utente che vuole utilizzare il servizio, nelle
modalità viste nelle slide n. 8 e seguenti (“Inserimento di una casella di PEC”).
La registrazione in partenza è possibile nel rispetto di due requisiti:
1) la struttura o la persona individuata come destinatario deve avere il campo “E-mail
certificata” della scheda ACL valorizzato con il suo indirizzo PEC, come nell’imm.
sottostante:
Se il dato non è presente, aggiungerlo in anagrafica prima della registrazione.
2) il documento deve contenere almeno un file associato (Titulus impedisce con un allert la
spedizione di messaggi PEC privi di allegati).
Soddisfatte queste due condizioni, si può procedere alla registratura a protocollo della PEC
in uscita.
Invio di un messaggio di PEC
Per inviare un messaggio di PEC tramite Titulus, scegliere il tasto “Protocollo in partenza”
nella pagina di apertura del programma.
Inserito il destinatario cui si intende inviare il messaggio, il suo indirizzo di posta elettronica
certificata, se presente nella scheda ACL della struttura o della persona destinataria*,
comparirà in automatico a destra della parentesi quadra, come nell’imm. sottostante:
Se il dato “e-mail certificata” del destinatario non è presente nella scheda ACL del medesimo,
una volta inserito il nome del destinatario, il campo di destra della parentesi quadra NON
apparirà compilato con l’indirizzo PEC, bensì vuoto.
* N.B.: è possibile inviare un messaggio di posta elettronica certificata ANCHE alle persone
esterne, compilando il campo “E-mail certificata” presente nella scheda ACL delle persone
esterne dalla versione 3.11 di Titulus.
Invio di un messaggio di PEC
Una volta compilati tutti i campi del documento in partenza, cliccare su “Registra” per la
registratura a protocollo. Il documento si presenterà come sotto, provvisto di numero di
protocollo:
Per effettuare l’invio del messaggio al destinatario cliccare sulla busta accanto al nome del
ricevente in caso di destinatario unico (in blu nell’imm.), oppure su “Invio a tutti i destinatari
PEC” (in rosso nell’imm.) in caso di destinatari PEC multipli. Successivamente dare l’ok.
Ad invio eseguito, comparirà il seguente messaggio:
Invio di un messaggio di PEC
Dopo aver inviato il messaggio a tutti i destinatari PEC, il documento riporta:
- il file segnatura.xml di conferma dell’invio telematico, generato da Titulus
- la ricevuta di accettazione
- la ricevuta di consegna
N.B.: l’invio tramite Titulus non consente di scrivere del testo nel messaggio di PEC: si può
utilizzare per un eventuale testo un ulteriore allegato (lettera di trasmissione).
Gestione delle ricevute standard
I documenti ricevuti e inviati via PEC generano ulteriori file che attestano l’avvenuta
ricezione dei messaggi da parte degli attori coinvolti.
Questi file, o ricevute standard, sono generati dai server di posta elettronica certificata e sono:
Nome file
Funzione
Accettazione
attesta al mittente
Mail al mittente o ricevuta
l’avvenuta spedizione del
Server PEC del mittente
sul documento
messaggio
Consegna
Ricevuta
attesta al mittente
l’avvenuta consegna del
messaggio al destinatario
attesta al destinatario la
generazione della
Consegna
Cosa è:
Generato da:
Mail al mittente o ricevuta Server PEC del
sul documento
destinatario
Mail al destinatario o
allegato sul documento
Server PEC del
destinatario
Gestione delle ricevute generate dai protocolli
Alle ricevute standard viste nella precedente slide, si aggiungono altri messaggi scambiati
tra sistemi di protocollo via PEC.
Detti file trasportano al mittente o al destinatario metadati relativi alla registratura del
protocollo, e vengono gestiti da Titulus all’interno dei documenti negli spazi
immediatamente sottostanti il mittente o il destinatario.
La tabella sottostante li descrive:
Nome file
Funzione
Presente nei documenti: Generato da:
Invio telematico
(segnatura.xml)
Trasmette i dati della
registratura
in partenza
Sistema di protocollo
mittente
Ricezione telematica
(Segnatura.xml)
Contiene i dati della
registratura
in arrivo
Sistema di protocollo
mittente
in partenza (ricezione di
Contiene un file xml che
conferma protocollazione)
Ricevuta di conferma conferma al mittente
Sistema di protocollo
protocollazione
l’avvenuta protocollazione
destinatario
in arrivo (invio di
del documento
conferma protocollazione)
Ricevuta
annullamento
protocollazione
Contiene un file xml che
conferma al mittente
l’avvenuto annullamento
del documento
in partenza
Sistema di protocollo
destinatario
LA PEC APERTA
La casella di PEC può essere di tipo chiuso, se riceve posta solo da altre caselle di PEC,
oppure aperto, quando riceve anche posta elettronica non certificata.
Al momento dell’apertura della casella di PEC, l’utente chiede al gestore di posta
certificata se attivare il servizio di PEC chiusa o aperta.
Una mail inviata a casella PEC di Titulus da un indirizzo di posta NON certificata viene
ricevuta nella vaschetta Bozze, che mostra, come nel campo in rosso dell’imm.
sottostante, il fatto che il messaggio non è stato inviato da posta certificata:
LA PEC APERTA
Per spedire dalla casella PEC della propria AOO ad un indirizzo di posta non certificata,
occorre inserire nel campo “indirizzo di posta certificata” della scheda ACL della persona
esterna l’indirizzo non certificato (per es.: [email protected]).
Il documento in partenza verso indirizzo mail non certificato riporta, come nell’immagine
sottostante, il nome della persona e l’indirizzo mail non certificato:
La CEC PAC
La CEC-PAC è un tipo particolare di posta elettronica certificata che consente al
cittadino di comunicare esclusivamente con la pubblica amministrazione. Non può
essere utilizzata per comunicazioni tra aziende o tra cittadini.
Sconsigliamo l’utilizzo della CEC-PAC, in quanto presenta una serie di limiti quali:
1. utilizza solo protocolli IMAP, non supportati da Titulus
2. comunica esclusivamente con altri indirizzi CEC-PAC o con indirizzi registrati
all’I.P.A., l’indice della Pubblica Amministrazione.
La mail ricevuta da CEC-PAC può essere considerata mail con firma elettronica;
eventuali allegati presenti, invece, non sono di per sé documenti con firma
elettronica, in quanto non firmati.
Appendice
N.B.: l’indirizzo di posta elettronica certificata va inserito solo nella casella PEC della
struttura e non nel campo “Posta elettronica certificata – E-mail” della scheda ACL della
struttura. Il campo è presente nella scheda ACL delle strutture interne in vista di una
eventuale futura gestione da parte di Titulus di più indirizzi PEC per AOO.
Appendice
Di seguito il link alla pagina della nostra wiki che raccoglie le domande più frequenti sulla
posta elettronica certificata:
http://wiki.titulus.it/doku.php/documentazione:manuale_utente_titulus:manuale_acl?&#pec
_faq
Corso PEC Titulus
Arrivederci e grazie
15 giugno 2010
Pag. 39