1
Easy
FATTURA ELETTRONICA DI ACQUISTO
DOMINARE LA COMPLESSITÀ IN MODO SEMPLICE:
EASY
2
Processo acquisizione fatture
elettroniche di acquisto
Accettazione Notifica di
accettazione fattura
Fornitore
SDI
FTP
EASY
Schermata
3
d’importazione
Eventuale Notifica di
rifiuto entro 15 gg
1
EASY
Salvataggio
Fattura
EASY
Contabilizzazione
Fattura
2
protocollo
PCC(002)
Titulus
PCC(003)
Ricezione fattura elettronica

3
Le fatture di acquisto elettroniche ricevute dai propri fornitori e presenti
sul Sistema di Interscambio (SDI), vengono veicolate su una cartella FTP
e poi prelevate automaticamente e memorizzate nel database di Easy.
L’utente, direttamente da Easy, potrà ricercare, visualizzare, accettare
ed importare le fatture elettroniche al fine di registrarle nel modulo IVA
di Easy.
4
Configurazione Uffici Riceventi

A seconda dell’impostazione adottata dall’Ente di appartenenza, gli uffici
riceventi saranno contrassegnati da un codice IPA specifico per ufficio o
da un unico codice IPA di Ateneo ed n ‘Riferimenti Amministrazione’, che li
identificano univocamente.
Esempio 2
Esempio 1
Codice
Ufficio IPA
Ufficio Ricevente
Codice
Ufficio IPA
Riferimento
Amministrazione
Ufficio
Ricevente
XYZABC
Affari Legali
XYZABC
AFFLEG
Affari Legali
XYZDEF
Edilizia
XYZABC
EDIL
Edilizia
XYZGHI
Dipartimento
Matematica
XYZABC
DIPMATE
Dipartimento
Matematica
Ricerca fatture di acquisto da importare
5

La tabella di Easy sulla quale vengono inserite le fatture elettroniche
prelevate dalla cartella FTP è consultabile accedendo al menu IVAFlussi Fattura Elettronica-Fatture acquisto.

Sulla base della scelta adottata dal singolo Ateneo, l’utente avrà la
possibilità di cliccare alternativamente:


sul pulsante

sul pulsante
Il pulsante
sarà abilitato solo per gli utenti che rivestono ruoli di
supervisione e controllo.
Ricerca fatture di acquisto da importare
6

Cliccando sul pulsante F.E. con IPA e Rif. Amministrazione si aprirà
l’elenco di tutte le fatture di acquisto presenti sul SDI, non ancora
registrate in contabilità in Easy, e indirizzate all’IPA di Ateneo e al
Riferimento Amministrazione assegnato al singolo ufficio ricevente.

Cliccando sul pulsante F.E. con IPA si aprirà l’elenco di tutte le fatture di
acquisto presenti sul SDI, non ancora registrate in contabilità in Easy, e
indirizzate allo specifico IPA attribuito a ciascun ufficio ricevente.
Ricerca fatture di acquisto da importare
7

Ciascuna riga visualizzata nell’elenco corrisponde ad una fattura di acquisto o nota di credito ricevuta.

Posizionandoci su una di tali righe potremo visualizzare alcuni dati relativi alla stessa:


Esercizio, Numero, Data emissione fattura e Fornitore

Data ricezione

Numero protocollo di entrata

Codice IPA del destinatario

Rif. Amministrazione dell’ufficio destinatario

Descrizione

Importo totale documento *
Saranno visibili inoltre i nomi dei file XML contenti la fattura selezionata e l’esistenza di eventuali notifiche
ricevute da SDI.
Stampa fatture di acquisto da importare
8

Posizionandoci nella seconda scheda Fattura Elettronica e cliccando sul
pulsante Visualizza File, la fattura potrà essere visualizzata.

Nel caso si desideri stamparla è possibile utilizzare il tasto destro del mouse
selezionando il comando di Stampa oppure Anteprima di Stampa.

La stampa che appare è stata realizzata utilizzando il foglio di stile ufficiale
realizzato dalla SOGEI.
* Importo Totale Documento
9

Nel campo Importo totale documento visualizzabile in Easy su ciascuna fattura
elettronica viene riportato l’importo indicato dal fornitore alla voce Importo totale
documento presente nella sezione Dati generali del documento del tracciato
della fattura elettronica.

Secondo le specifiche tecniche del tracciato del file XML della fattura elettronica,
il campo 2.1.1.9 <ImportoTotaleDocumento> va inteso come importo totale del
documento al netto dell'eventuale sconto e comprensivo di imposta a debito del
cessionario / committente.

Tale importo inoltre viene comunicato automaticamente dal SDI alla Piattaforma
di Certificazione dei Crediti (PCC), perciò non sarà consentito salvare in Easy
fatture che abbiano un importo totale documento diverso da quello indicato nel
tracciato.
* Importo Totale Documento
N.B:
10
 Nei casi in cui si decida di voler richiedere l’intervento dell’assistenza
per forzare il salvataggio della fattura con un importo totale differente
da quello indicato dal fornitore, la richiesta dovrà essere inoltrata per
iscritto dal referente per la fatturazione elettronica.
 In questo caso la comunicazione alla PCC delle operazioni di
contabilizzazione per le fatture modificate, dovranno essere gestite a
mano sul sito PCC ed escluse dalla generazione del file 003. (Non
verranno effettuate assistenze relative a tali casi)
Salva file XML fatture di acquisto da
importare - Protocollazione
11

Solo se non è attivo un sistema di protocollazione automatica, torneremo nella
scheda Principale cliccheremo sul pulsante Salva file al fine di salvare il file XML
contenente la fattura di acquisto sul nostro PC, per poter procedere alla
protocollazione.

Una volta effettuata la protocollazione del file, cliccheremo su Inserisci Protocollo,
digiteremo il numero di protocollo della fattura di acquisto e cliccheremo su OK.

La fattura potrà essere Accettata\Rifiutata solo se protocollata.
ATTENZIONE!
Per gli Atenei che hanno adottato una gestione automatizzata del servizio di
protocollazione, il campo Numero protocollo di entrata risulterà già valorizzato.
Fatture di acquisto da importare - Salva
allegati
12

Le fatture elettroniche ricevute potrebbe contenere degli allegati.

Per salvare sul nostro PC tali allegati cliccheremo sul pulsante Salva
Allegati
ATTENZIONE!
Se il pulsante Salva allegati non è abilitato vuol dire che la fattura NON
contiene alcun allegato! E’ assolutamente normale.
Accettazione\Rifiuto fatture elettroniche
in Easy

13
Sulla base delle disposizioni e delle indicazioni operative che ciascun Ateneo
ritiene di dover adottare, l’ufficio ricevente provvederà a verificare che la fattura
sia corretta e deciderà a propria discrezione e in base alle regolamentazioni
interne dell’Ateneo ad accettare o rifiutare la singola fattura ricevuta, cliccando
rispettivamente sui pulsanti Accetta o Rifiuta.
ATTENZIONE!
Prima di accettare la fattura in Easy bisogna esserne certi poiché viene inviata
immediatamente la Notifica di accettazione al SDI e quindi NON sarà più possibile
rifiutare la fattura. In ogni caso sarà sempre possibile chiedere al fornitore la nota di
credito, inviando alla PCC la contabilizzazione in stato di SOSP (sospesa) e all’arrivo
della Nota di credito lo stato di NONLIQ (Non liquidabile)
Accettazione fatture elettroniche in Easy
14

Quando clicchiamo su Accetta, potrebbe scattare il seguente messaggio di
avvertimento (NON BLOCCANTE) L'importo totale calcolato sui Dati di
Riepilogo è di € …. SI INTENDE PROCEDERE COMUNQUE?

Il messaggio segnala che l’importo indicato dal fornitore nel campo Importo
totale documento presente nella sezione Dati generali del documento del
tracciato della fattura elettronica (importo che va in PCC) è diverso da quello
calcolato prendendo in considerazione Dati di riepilogo per aliquota IVA e
natura (dati che fanno fede ai fini IVA).

Sarà l’utente, sentiti i responsabili, a valutare se accettare comunque la
fattura cliccando su OK o se cliccare su Annulla e procedere al rifiuto.
AVVISO IMPORTANTE!
15
IMPORTANTE!
Informiamo che in tutti questi casi in cui l’importo totale non coincide con
l’importo calcolato in base ai dati di riepilogo, il settore assistenza si asterrà dal
prestare assistenza, se non dopo aver ricevuto precise indicazioni scritte via mail.
Es. «La fattura elettronica N. File 55 ha un importo totale di 100,00 € che
corrisponde al solo imponibile. Nei dati di riepilogo è presente l’IVA, quindi
l’importo totale corretto è di 122,00 €. Voglio comunque registrare e pagare la
fattura per 122,00 €, quindi chiedo di intervenire sul software in tal senso.»
Notifica di decorrenza termini
16

Se la fattura si trova nello stato Decorsi i termini, vuol dire che sono
trascorsi più di 15gg dalla data di ricezione della stessa e che quindi il
SDI ha inviato la Notifica di decorrenza termini.

Ciò implica che non sarà più possibile né Accettare, né Rifiutare la
fattura. La stessa si intenderà implicitamente accettata e dovrà
essere registrata in contabilità in Easy.

Questo non esclude che possa essere richiesta al fornitore l’emissione
di una Nota di credito, qualora la fattura risulti errata.
Registrazione fatture elettroniche in Easy

17
Se la fattura elettronica è nello stato Accettata, il passo successivo è
quello di registrarla nel modulo IVA di Easy, così come avveniva per le
fatture cartacee. Per procedere alla registrazione clicchiamo sul
pulsante Crea in contabilità.
N.B! Non è assolutamente corretto caricare in Easy le fatture ELETTRONICHE
accedendo al menu IVA-Fattura. Tale modalità di registrazione continuerà ad
essere utilizzata solo per l’inserimento di: Fatture di vendita, Fatture estere,
Fatture cartacee emesse dai fornitori prima del 30/03/2015.
Registrazione fatture elettroniche in Easy
18

Prima di procedere con la spiegazione delle modalità con cui si registra una
fattura elettronica in Easy, è bene ricordare che rispetto alla fatturazione
cartacea è cambiata solo la modalità di ricezione delle fatture e il formato
delle stesse. La normativa sul Codice degli appalti e la normativa IVA non
sono cambiate.

Così come già avveniva per le fatture cartacee, ciò che fa fede ai fini IVA
sono i dati presenti nella sezione Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura
presente nel tracciato della fattura elettronica.

Pertanto l’imponibile e l’IVA della fattura caricata in Easy dovranno
corrispondere fedelmente agli stessi importi presenti nei Dati di riepilogo per
aliquota IVA e natura del tracciato della fattura elettronica.
Registrazione fatture elettroniche in Easy
- Selezione anagrafica
19

Dopo aver cliccato sul pulsante Crea in contabilità, se il programma non è in grado di
attribuire univocamente l’anagrafica del fornitore riportata nella fattura elettronica,
perché ad esempio in Easy vi sono più anagrafiche con la medesima partita IVA, si
aprirà l’elenco delle anagrafiche compatibili e sarà l’utente a selezionare quella
pertinente.

Si rende necessaria una ricognizione delle anagrafiche esistenti e la disattivazione
degli eventuali duplicati.

Se in Easy è presente una sola Anagrafica con la partita IVA presente nel tracciato
XML della fattura, questa verrà impostata in automatico e non comparirà alcun
messaggio.

Se in Easy non esiste alcuna anagrafica con la partita IVA presente nel tracciato XML
della fattura, questa dovrà essere inserita nell’apposito form delle Anagrafiche, prima
di poter importare la fattura.
Registrazione fatture elettroniche in Easy
- Selezione Tipo documento IVA
20

Anche il Tipo documento IVA dovrà essere selezionato opportunamente
dall’utente, tra quelli che compariranno nell’elenco proposto, a seconda che
la fattura si riferisca ad un acquisto effettuato nell’ambito di attività
istituzionale o commerciale.

A seconda della Tipologia di documento codificata all’interno del tracciato
telematico, l’elenco filtrerà i Tipi documento Fatture o i Tipi documento Note di
Credito.
Registrazione fatture elettroniche in Easy
21

Una volta selezionato il Tipo documento IVA opportuno, si aprirà
automaticamente un form in cui saranno visibili i dettagli della fattura
elettronica ricevuta.

Se esistono in Easy dei Contratti passivi intestati all’anagrafica del fornitore
della fattura che si sta importando, i dettagli di questi saranno visualizzati nella
parte sottostante della schermata.
Registrazione fatture elettroniche in Easy –
Esegui Associazione col Contratto Passivo

22
Nella parte in basso del form notiamo la presenza di quattro pulsanti:
1.
Questo pulsante non è indispensabile e va utilizzato solo nei casi in cui c’è una
perfetta corrispondenza di ciascun dettaglio fattura, con il rispettivo dettaglio di contratto
passivo. I dettagli fattura e i corrispondenti dettagli ordine vanno infatti selezionati a coppie,
cliccando sul pulsante Esegui Associazione col Contratto Passivo.
Quando clicchiamo su questo pulsante, in fattura vengono inseriti tutti i dati presenti sui dettagli
del contratto passivo (imponibile, aliquota IVA, sconti, causali contabili, ecc…), ad eccezione
della Quantità, che verrà prelevata dai dettagli fattura. E’ frequente infatti che a fronte di ‘n’
quantità ordinate, ne venga fatturata di volta in volta una parte.
ATTENZIONE!
Dopo aver eseguito tale associazione, nessuno ci vieta di cliccare sul pulsante Correggi dei dettagli fattura e
rettificare gli stessi al fine di rendere la fattura fedele a quella elettronica.
Resta però fortemente consigliato adeguare il contratto passivo alla fattura, inserendo una variazione
all’ordine in aumento o in diminuzione e adeguando i movimenti finanziari di spesa che contabilizzano il
contratto stesso.
Registrazione fatture elettroniche in Easy –
Importa TUTTI i dettagli della FE, senza associarli
al Contratto Passivo
2.
23
Questo pulsante va utilizzato solo nei casi in cui non esista in Easy il contratto
passivo relativo all’acquisto fatturato (esempio: fatture per utenze telefoniche, forniture di
energia elettrica, ecc…).
Quando clicchiamo su questo pulsante, in fattura vengono inseriti tutti i dettagli della fattura così
come presenti nel tracciato della fattura elettronica.
Easy leggerà l’aliquota IVA dal tracciato della fattura elettronica, ma ci chiederà di selezionare
quella opportuna tra quelle proposte.
ATTENZIONE!
Prima di salvare la fattura in Easy i dati dei dettagli vanno in ogni caso attentamente controllati
ed eventualmente rettificati cliccando sul pulsante Correggi, al fine di rendere la fattura fedele
a quella elettronica.
Registrazione fatture elettroniche in Easy –
Ignora e Inserisci manualmente (FORTEMENTE
CONSIGLIATO)
3.
24
L’utilizzo di questo pulsante è fortemente consigliato, se esiste un ordine a
fronte della fattura ricevuta. Tale pulsante permette di ignorare i dettagli della fattura elettronica
e di accedere alla scheda Dettagli del form Fattura di Easy. Nella scheda Dettagli, così come
abbiamo sempre fatto, cliccheremo sul pulsante Aggiungi da ordine e verificheremo che
l’importo della fattura corrisponda a quello riportato nella fattura elettronica, prima si salvare.
ATTENZIONE!
Non è indispensabile che i dettagli fattura inseriti in Easy siano identici ai dettagli riportati nella
fattura elettronica! L’importante è che gli importi totali siano fedeli.
Esempio: la fattura contiene 40 dettagli tutti con la stessa aliquota IVA. Il mio ordine contiene
una sola riga con imponibile pari alla somma degli imponibili dei 40 dettagli e l’IVA corrisponde
a quella riportata nei Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura. Con il tasto Aggiungi da ordine
richiamerò il mio dettaglio ordine e salverò la fattura.
Salvataggio fattura elettronica di acquisto

25
Dopo aver inserito i dettagli in fattura e verificato gli importi totali, dobbiamo a
questo punto completare l’inserimento dei campi necessari al salvataggio
della fattura, come di consueto (Scadenza, Causale di costo nei dettagli,
Natura di spesa ai fini PCC, ecc…)
ATTENZIONE!
La Data ricezione verrà impostata in automatico dal programma e coinciderà
con la data di arrivo del file della fattura nella cartella FTP.
Il Numero protocollo di entrata verrà impostato in automatico in quanto Easy
leggerà dal form della fattura elettronica di acquisto il numero di protocollo
assegnato automaticamente o inserito a mano dall’utente prima
dell’accettazione, a seconda del sistema di protocollazione adottato da
ciascun Ateneo.
Salvataggio fattura elettronica di acquisto
26

Clicchiamo sul pulsante Salva e Easy attribuisce un numero progressivo al
Tipo documento IVA inserito, generando la scrittura in partita doppia.

Le procedure di contabilizzazione delle fatture NON sono cambiate, quindi si
accederà come di consueto alle procedure guidate SpeseContabilizzazione fattura di acquisto oppure Spese-Contabilizzazione fattura
di acquisto senza contratto, qualora non sia stata effettuata l’associazione
tra dettagli fattura e dettagli contratto.
Regola bloccante GEIVA071

27
La regola scatta in due casi:
1.
L’importo totale della fattura caricata in Easy è diverso dall’importo presente nei Dati
generali del documento del tracciato della fattura elettronica
Regola bloccante GEIVA071
2.
28
Se l’importo di cui al punto 1 manca nel tracciato e l’importo totale della fattura caricata in
Easy è diverso dall’importo calcolato prendendo a riferimento i dati presenti nei Dati di
riepilogo per aliquota IVA e natura del tracciato della fattura elettronica:
141,50 * 22% = 31,13
141,50 + 31,13= 172,63
Regola bloccante GEIVA071

29
Se la regola scatta perché ci si trova in uno dei due casi su descritti, sarà
necessario rettificare i dati presenti nei dettagli fattura, al fine di far
coincidere gli importi con quelli presenti nella fattura elettronica.
ATTENZIONE!
Se ciò non è possibile e la fattura è errata o presenta ambiguità, si prega di
NON contattare il servizio di assistenza, ma di rivolgersi al responsabile
referente per la fatturazione elettronica del rispettivo Ateneo. Lo stesso
saprà indicarvi come procedere e cioè vi consiglierà di farvi emettere Nota
di Credito dal fornitore, oppure invierà lui stesso una richiesta scritta al
settore assistenza per forzare il salvataggio. Le richieste di assistenza
verranno inoltrate ai rispettivi referenti.
30
GRAZIE PER L’ATTENZIONE