LE PROCEDURE OPERATIVE NEL
MANUALE DELLA QUALITA’
UNI EN ISO 9004:2009
CHE COS’E’ UNA PROCEDURA
Si chiama procedura il documento che descrive come l’organizzazione
gestisce un processo esplicitando e definendo:
• Scopo
• Campo di applicazione
• Responsabilità
• Descrizione delle attività
A questi punti si aggiungono:
• Indicatori di processo
• Riferimenti
• Archiviazione
• Terminologia e abbreviazioni
• Allegati (per i moduli)
A COSA SERVE SCRIVERE UNA
PROCEDURA?
• Standardizzare un processo: la procedura lo descrive in modo tale che sia
ripetibile a prescindere da situazioni contingenti
• Miglioramento continuo: la procedura viene aggiornata per riportare i
miglioramenti possibili
• Individuazione dei processi chiave: si decide di proceduralizzare quello che
è veramente importante
• Conformità: la procedura permette di esercitare un controllo interno
continuo sull’implementazione dei processi
LE PARTI DI UNA PROCEDURA
• Scopo
Definisce a cosa è finalizzata la descrizione del processo, in riferimento allo
scopo del processo stesso
• Campo di applicazione
Definisce le aree di attività coinvolte nelle azioni e negli scopi della
procedura
• Responsabilità
Definisce (spesso attraverso uno schema) «chi» fa «che cosa» nel processo
descritto
• Descrizione delle attività
Descrive le attività in modo diacronico, indicando attori, azioni e prodotti,
fissandone le tappe dalla fase di progettazione fino alla conclusione ed alla
valutazione dei suoi risultati.
LE PARTI DI UNA PROCEDURA
• Indicatori di processo
Sono gli strumenti che servono a monitorare lo svolgersi del processo
descritto, gli elementi significativi, osservabili e quantificabili, che indicano come
e quanto l’implementazione delle azioni sia conforme alla loro descrizione nella
procedura.
• Riferimenti
Sono i riferimenti ai punti della Norma UNI EN ISO 9004:2009 significativi per
il processo, fatti attraverso il rimando ai corrispondenti punti e capitoli del
Manuale della Qualità UNI EN ISO 9004:2009
• Archiviazione
Definisce il luogo fisico, il responsabile e le modalità dell’archiviazione dei
documenti riguardanti il processo descritto
• Terminologia e abbreviazioni
Riporta la dizione in chiaro degli acronimi usati, in riferimento anche al cap.3 del
Manuale della Qualità
• Allegati/documenti di riferimento (per i moduli)
Elenca la modulistica usata per la documentazione del processo
COME SCRIVERE UNA PROCEDURA?
Una procedura è una descrizione: più è fedele a quanto e a come viene
veramente agito, più risulta efficace. Si suggerisce di:
• Partire da una registrazione fedele di quanto avviene durante
l’implementazione del processo, inquadrando i dati raccolti e le
conoscenze nello schema fornito;
• Individuare i punti chiave del processo, soprattutto riguardo le
responsabilità e le fasi, chiarendole e/o esplicitandole dove non siano
ancora definite, snellendo i passaggi e prevedendo i tempi;
• Stendere il testo nel modo più chiaro e breve possibile.
Si suggerisce di partire da processi consolidati e condivisi, che interessino il
maggior numero possibile di persone
COME SCRIVERE UNA PROCEDURA?
Le procedure vengono individuate con un numero di ordine e con un titolo.
Il format in uso è:
Procedura Operativa 00 (titolo)
Es.
PO 06 Stesura del Piano di Miglioramento
Le procedure di sistema sono raccolte nel Manuale delle Procedure, che
è parte integrante del Manuale della Qualità.
RIVEDERE LE PROCEDURE
• Come il Manuale della Qualità anche le procedure sono sottoposte ad
aggiornamento e revisione annuali, proprio per registrare gli eventuali
cambiamenti ed adeguamenti delle prassi agite dalla scuola in funzione di
innovazioni organizzative e normative, sia nel campo della didattica che
della gestione dei processi di supporto.
• Il numero di revisione delle procedure corrisponde di solito a quello della
revisione del Manuale della Qualità.
• Per le scuole di Rete MUSA: a fronte di un cambiamento organizzativo o
normativo una scuola può aggiornare e/o rivedere una procedura, o
aggiungerne una nuova anche nel corso dell’anno scolastico ; la revisione o
la nuova procedura vanno inviate al Polo Qualità di Napoli per
l’archiviazione.
LE PROCEDURE OBBLIGATORIE
(dalla norma UNI EN ISO 9001:2008)
Le scuole che fanno parte della Rete MUSA inseriscono nel loro
Manuale delle Procedure 5 procedure obbligatorie, tratte dalla norma
UNI EN ISO 9001:2008,
per definire in modo comune i seguenti quattro punti:
1. La gestione della documentazione riguardante il Sistema
Gestione Qualità
2. Il monitoraggio del Sistema Gestione Qualità
3. La gestione delle non conformità
4. Il miglioramento continuo
LE PROCEDURE OBBLIGATORIE
(dalla norma UNI EN ISO 9001:2008)
Secondo la seguente concordanza
1. La gestione della documentazione riguardante il Sistema Gestione
Qualità
PO 01 Gestione e organizzazione della documentazione
PO 02 Gestione e organizzazione delle registrazioni
Le due procedure descrivono il processo di documentazione e di
gestione e di accesso dei documenti del Sistema Gestione Qualità; si
riferiscono quindi solo ai documenti ed alle registrazioni inerenti ad
esso, non alla documentazione delle attività didattiche (oggetto di una
procedura a parte)
LE PROCEDURE OBBLIGATORIE
(dalla norma UNI EN ISO 9001:2008)
Secondo la seguente concordanza
2. Il monitoraggio del Sistema Gestione Qualità
PO 03 Gestione e organizzazione delle verifiche ispettive
interne
La procedura descrive le modalità di conduzione degli audit interni
come strumento di monitoraggio e di verifica delle attività in cui viene
applicato il SGQ.
LE PROCEDURE OBBLIGATORIE
(dalla norma UNI EN ISO 9001:2008)
Secondo la seguente concordanza
3. La gestione delle non conformità
PO 04 Tenuta sotto controllo delle non conformità
La procedura descrive le modalità di accertamento, gestione e
risoluzione delle non conformità.
LE PROCEDURE OBBLIGATORIE
(dalla norma UNI EN ISO 9001:2008)
Secondo la seguente concordanza:
4. Il miglioramento continuo
PO 05 Azioni correttive e preventive
La procedura descrive le modalità di gestione delle azioni correttive
delle non conformità e delle misure di prevenzione per evitarne il
ripetersi.
LE PROCEDURE DELLA RETE MUSA
(dall’Accordo di Costitutivo di Rete MUSA, 6 giugno 2014)
Le scuole aderenti alla Rete MUSA implementano altre procedure comuni che
sono, per la revisione dell’a.s. 2014/15:
• PO 06 Stesura del piano di miglioramento
• PO 07 Gestione della documentazione didattica
• PO 08 Pianificazione e controllo delle attività didattiche
• PO 09 Stesura del POF
• PO 10 Gestione della comunicazione
• PO 11 Accertamento e gestione BES
CORRISPONDENZA FRA I CAPITOLI
DEL MANUALE DELLA QUALITA’
E LE PROCEDURE OPERATIVE
Nel cap. 1 del Manuale della Qualità, prima della descrizione delle attività e dei
processi della scuola, vanno inseriti:
• Le modalità di gestione dei documenti del SGQ;
• La tavola di corrispondenza fra i capitoli del Manuale e le procedure.
Capitoli del Manuale della
Qualità
Cap. 1, 2, 3
Procedure Operative
Nessuna procedura
Cap.4
PO.11 ACCERTAMENTO E GESTIONE DEI BES
Cap.6
PO.01 TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLA
DOCUMENTAZIONE
PO.02 TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE
REGISTRAZIONI.
PO. 07 GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
DIDATTICA
PO.10 GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE INTERNA
ED ESTERNA
PO.08 PIANIFICAZIONE E CONTROLLO ATTIVITA’
DIDATTICHE
PO. 09 STESURA DEL POF
Cap.7
Cap.8
PO.03 VERIFICHE ISPETTIVE;
PO.04 AZIONI PREVENTIVE E CORRETTIVE
PO.05 GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ.
PO.06 STESURA DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO
Cap.9
FORMAT DELLE PROCEDURE
Di tutte le procedure, sia obbligatorie che di rete,
è disponibile un format all’indirizzo:
www.qualitascuola.com
Sezione: Sistema Gestione Qualità
Titolo della procedura
INDICE
1. SCOPO
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
3. RESPONSABILITA’
4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ
5. INDICATORI DI PROCESSO
6. RIFERIMENTI
7. ARCHIVIAZIONI
8. TERMINOLOGIA ED ABBREVIAZIONI
9. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
1. SCOPO
Questa procedura definisce i sistemi utilizzati dall'Istituto per
………………………………….e in conformità a quanto previsto
dalla Politica della Qualità individuata e condivisa con tutte le
parti interessate e da……………………………..
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura si applica a…………………………………….,
che può riguardare i seguenti processi implementati
dall’istituto, sia a livello dell’area didattica che di quella
organizzativa, come:
 ………………………………………
 ……………………………………….
3. RESPONSABILITÀ
Le responsabilità relative alle attività della presente procedura sono così distribuite:
CHI FA
CHE COSA
individua …………………………….
Dirigente Scolastico
Riferisce su ……………….. sui risultati delle misurazioni, dei
monitoraggi e di tutti gli altri strumenti di indagine usati,
Gruppo di lavoro
raccoglie e formalizza ………………….
individua e propone ……………………….
Responsabile Qualità Scuola
segue la progettazione, l’implementazione e il monitoraggio
del………………………………;
archivia e rende disponibile ed accessibile la relativa
documentazione
Collegio
dei
Dipartimenti
Docenti
– ………………………………
esaminano e discutono i risultati ottenuti, fornendo indicazioni e
proposte per l’anno scolastico seguente
4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’
Le azioni previste da questa procedura, basati su giudizi informati e
sulla individuazione di priorità, sono:
a)…………………………………
b)…………………………………….
c)……………………………………..
5. INDICATORI DI PROCESSO
Sono fissati i seguenti indicatori di processo:
a)…………………………………
b)…………………………………….
c)……………………………………..
6. RIFERIMENTI
Manuale della Qualità, Capitolo ……………….
Procedura operativa n°………..
…………….
……………………..
7. ARCHIVIAZIONE
Il (documento) è archiviato dal RQS per……… anni, fra i documenti
dell’archivio …………
8.TERMINOLOGIA ED ABBREVIAZIONI
RQS: Responsabile Qualità Scuola
9. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
Norma UNI EN ISO 9004:2009 Gestire un’organizzazione per il
successo durevole
…………………………………………
Procedure: ……..
«Ci sono molti modi di arrivare,
il migliore è partire»
Ennio Flaiano