Prenotazioni centralizzate – Aumento del fatturato – Clienti
soddisfatti
TUTORIA
L
SOFTWARE PRO
COME FUNZIONA?
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SOMMARIO
Primi passi con theforkmanager Pro (p. 4)
1. Come funziona theforkmanager?
2. Come si accede a theforkmanager?
Le prenotazioni con theforkmanager Pro (p. 6)
1. Come si accettano le prenotazioni con theforkmanager?
2. Esercitazione: accettare la prima prenotazione con
theforkmanager.
3. Quali operazioni è possibile effettuare sulle prenotazioni?
Gestione dei servizi con theforkmanager Pro (p. 8)
1. Presentazione della schermata Gestione servizi
1.1 Modifica della data, del pasto e del numero di coperti
disponibili per la prenotazione online
2. Elenco delle prenotazioni
3. Quali sono i principali stati della prenotazione?
4. Scheda del cliente
5. Come si usa la pianta della sala?
5.1 Inserimento di una prenotazione sulla pianta della sala
5.2 Lettura e leggenda della pianta della sala
6. Come aprire o chiudere un servizio?
7. Come gestire i tavoli disponibili per la prenotazione?
8. Esercitazione: gestione di un servizio.
Il calendario (p. 18)
1. Accesso al calendario theforkmanager
2. A cosa serve il calendario theforkmanager?
3. Esercitazione: uso del calendario theforkmanager.
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SOMMARIO
Impostazioni e consigli utili (p. 20)
1. Come si stampa l'elenco delle prenotazioni?
2. Come si aggiorna la scheda del ristorante?
3. Come si modifica o personalizza nome utente e password?
4. Come si crea una promozione?
5. Come si consultano le fatture?
6. Come si consultano le recensioni dei clienti?
7. Come si crea un lungo periodo di chiusura?
8. Quali sono gli stati secondari della prenotazione?
9. Come si aggiunge un pulsante di prenotazione sulla pagina
Facebook o sul sito web della struttura?
10. Come trovare risposte a dubbi e domande su theforkmanager?
Questionario finale (p. 28)
1. Accettazione delle prenotazioni
2. Gestione delle prenotazioni
3. Prenotazioni online
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PRIMI
PASSI
1. Come funziona theforkmanager?
theforkmanager
è
uno
strumento
sviluppato
appositamente per consentire ai ristoranti di
gestire
le
strutture
in
modo
efficace
ed
efficiente. Il software consente di:






Gestire le prenotazioni in tempo reale
Gestire i servizi
Creare un database dei clienti
Raccogliere statistiche e opinioni sul
ristorante
Attirare nuovi clienti
Comunicare con i clienti via email o SMS.
2. Come si accede a theforkmanager?
 Digitare
www.theforkmanager.com
nella
barra
degli
indirizzi
del
browser
Internet
per
accedere al proprio account theforkmanager.
Importante: per utilizzare theforkmanager in modo
efficace, si consiglia di installare la versione
più recente di uno dei seguenti browser Internet:
Google Chrome, Mozilla Firefox o Safari.
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du Sentier, 75002 Parigi
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+3902
026060060631310202
Email:
[email protected]
|
Email:
[email protected]
PRIMI
PASSI
 Inserire il nome utente e la password (ricevuti
via email al momento della registrazione).
È
possibile
dispositivo.
effettuare
L'unico
l'accesso
requisito
è
da
qualsiasi
la
posizione
disponibilità
di
e
una
connessione a Internet.
3. Creazione di un collegamento a theforkmanager
Si
consiglia
di
creare
un
collegamento
a
theforkmanager
sul
desktop,
facendo
clic
sull'icona "Impostazioni"
sulla destra della
barra di navigazione.
Quindi, accedere a "Strumenti", "Crea collegamento
all'applicazione". Selezionare tutte le opzioni
elencate e confermare facendo clic su "Crea".
theforkmanager
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du Sentier, 75002 Parigi
| |
Email:
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Tel:Tel:
+3902
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pagina 5
PRENOTAZIONI CON
THEFORK
1. Come si accettano le prenotazioni con theforkm
 Fate clic sull'icona "Accetta prenotazione" dal
menu principale di theforkmanager (1).
1
 Fate clic sul giorno e sul servizio a cui
associare la prenotazione, quindi inserite le
informazioni necessarie (2) e i dati del cliente
(3).
 Salvate i dati e inviate una conferma al cliente
via email o SMS, se desiderate (4).
4
p. 6
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PRENOTAZIONI CON
THEFORK
2. Esercitazione: accettare la prima
prenotazione con theforkmanager.
 Accettate una prenotazione per 6
vostro nome per il prossimo servizio
persone
a
3. Quali operazioni è possibile effettuare
sulle prenotazioni?
 Per visualizzare le operazioni, basta fare
clic sulla prenotazione.
Scheda cliente:
consente di
accedere
all'anagrafica del
cliente e
modificarla
Mancata
presentazione: il
cliente non si è
presentato presso
la struttura, senza
preavviso
Cancella: consente
di cancellare la
prenotazione nel
momento in cui il
cliente avvisa di
non poterla onorare
thefork
Prenotato: stato
predefinito di una
prenotazione
registrata
Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: [email protected]
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GESTIONE DEI
SERVIZI
1. Presentazione della schermata Gestione servizi
 Sulla barra di navigazione theforkmanager, è
possibile scegliere la data e il servizio
desiderati. Fate clic per scegliere il
giorno e i servizi da visualizzare (1).
 Fate clic su "Accetta prenotazione" o su una
linea vuota per inserire manualmente una
prenotazione. Fate clic sul nome del cliente
per accedere alla relativa scheda.
3
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du Sentier, 75002 Parigi
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83 77
77 02
| Email:
[email protected]
Tel: +39Tel:
020160
067131
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GESTIONE DEI
SERVIZI
1.1 Modifica della data, del pasto e del numero
di coperti disponibili per la prenotazione
online
 Fate clic su "Impostazioni" (1) sulla barra
di navigazione, quindi su "Gestione pasti"
(2) e su "Disponibilità per una settimana
standard" (3).
2
3
4
 È
possibile gestire
i
diversi
tipi
di
disponibilità
per
uno
o
più
giorni
in
particolare, senza modificare la settimana
standard
impostata,
in
"Disponibilità
giornaliera" (4).
lafourchette - 20, rue
du Sentier, 75002 Parigi
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77 02
| Email:
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Tel: +39Tel:
020160
067131
| Email:
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GESTIONE DEI
SERVIZI
2. Elenco delle prenotazioni
 Per accedere all'elenco delle prenotazioni,
fate clic sulla lente di ingrandimento. Per
trovare
un
cliente
o
una
prenotazione
specifici, inserite il cognome, l'indirizzo
email, il numero di telefono o altro dato
direttamente nella casella di ricerca
1
3. Quali sono i principali stati della
prenotazione?
p. 10
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Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: [email protected]
GESTIONE DEI
SERVIZI
4. Scheda del cliente
 In "Gestione servizi" (1), fate clic sul
nome
del
cliente
nell'elenco
delle
prenotazioni (2) quindi su "scheda cliente"
per accedere ai dettagli (3).
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Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: [email protected]
p. 11
GESTIONE DEI
SERVIZI
 Facendo
clic
sulla
scheda
"Profilo
personale" (1), è possibile specificare
diversi dati del cliente, ad esempio stato
civile,
numero
di
telefono,
stato
o
indirizzo.
 La scheda "Preferenze" (2) consente di
specificare eventuali allergie alimentari,
tavolo
preferito,
bevande
o
cameriere
preferiti e altro.
 Dalla scheda "Cronologia cliente" (3) si
accede all'elenco di tutte le prenotazioni
del cliente nei ristoranti del gruppo.
3
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GESTIONE DEI
SERVIZI
5. Come si usa la pianta della sala?
 Di
passaggio:
consente
di
accettare
rapidamente
una
prenotazione
durante
il
servizio. È necessario inserire solo il
numero di persone.
 Accetta
prenotazione:
utilizzate
questa
opzione quando i tavoli sono già selezionati
 Blocca il tavolo: utilizzate questa opzione
per evitare che venga selezionato un tavolo
già occupato durante le prenotazioni online.
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GESTIONE DEI
SERVIZI
5.1 Inserimento di una prenotazione sulla
pianta
della sala
 Fate clic sul nome del cliente nell'elenco delle
prenotazioni, quindi su Assegna e infine fate
clic sul tavolo desiderato.
 Fate clic sul nome del cliente nell'elenco delle
prenotazioni, tenendo premuto i pulsante del
mouse trascinate il nome fino al tavolo
desiderato.
* Se desiderate assegnare più tavoli, è necessario
5.2
Lettura e
leggenda
della
della sala
selezionarli
prima
di eseguire
le pianta
operazioni
descritte ai punti 1 e 2.
Ogni tavolo assume il colore della prenotazione a
cui è assegnato. Se il tavolo è verde, significa
che è libero.
È possibile assegnare più prenotazioni allo stesso
tavolo, ad esempio quando un ristorante riempie i
tavoli più volte durante lo stesso servizio.
La pianta rappresenta un'istantanea della sala
nella data e nell'ora in cui viene visualizzata, il
suo aspetto
è dunque variabile nel tempo.
Il tavolo è disponibile
È già stata presa una prenotazione per il tavolo, ma questo è successivamente disponibile (ad esempio per il 2 o
servizio)
È già stata presa una prenotazione per il tavolo, ma questo è disponibile prima di allora (ad esempio per il 1 o
servizio)
Il tavolo è già prenotato è non è possibile aggiungere altre prenotazioni
Sono già state prese varie prenotazioni per il tavolo e non è possibile prenderne altre
Il tavolo è bloccato. Non è possibile effettuare altre prenotazioni.
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lafourchette - 20, rue
du Sentier, 75002 Parigi
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Tel: +39Tel:
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067131
| Email:
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GESTIONE DEI
SERVIZI
6. Come aprire o chiudere un servizio?
Dalla schermata di gestione dei servizi sono
disponibili dei pulsanti in corrispondenza dei nomi
dei pasti. Selezionate la data di interesse.
Consente di chiudere il pasto per indicare che il
ristorante è chiuso (giorni festivi, imprevisti
che impediscono di ricevere i clienti in buone
condizioni)
Permette di interrompere l'arrivo di nuove prenotazion
7. Come gestire i tavoli disponibili per la
prenotazione?
 Fate clic su "Impostazioni" sulla barra di
navigazione, quindi su "Gestione pasti" e su
"Disponibilità per una settimana standard".
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GESTIONE DEI
SERVIZI
Disponibilità
del ristorante
(tipo di
vendita 0)
La "Disponibilità del ristorante" rappresenta il
numero totale di coperti disponibili nel
ristorante, ovvero il livello superiore di
disponibilità. Nel momento in cui viene presa una
prenotazione tramite il software, tale
disponibilità viene direttamente ridotta.
La "Disponibilità Internet" cambia in funzione
della disponibilità del ristorante ed è quindi
sempre inferiore
o uguale a quest'ultima.
Disponibilità
Internet
(tipo di
vendita 1)
La disponibilità Internet rappresenta il numero
di coperti prenotabili online (portale MRG,
MRB…). Cambia in funzione della disponibilità del
ristorante e include la "Disponibilità per tipo
di vendita". Il numero di coperti corrisponde per
impostazione predefinita alla disponibilità del
ristorante.
Rappresenta il livello superiore delle varie
"disponibilità
per tipo di vendita". Queste sono dunque sempre
inferiori
o uguali alla "Disponibilità Internet".
Ogni prenotazione che riduce il numero di coperti
della "Disponibilità Internet" riduce anche i
coperti della "Disponibilità del ristorante".
Se la disponibilità Internet è aperta ma nessun
tipo di vendita è aperto alle prenotazioni, non
sarà possibile prenotare il ristorante online.
Disponibilità
per tipo di
vendita (tipo
di vendita 2)
p. 16
La disponibilità per tipo di vendita rappresenta
il numero
di coperti per ciascun tipo di vendita (per
impostazione predefinita è uguale al numero di
coperti riservati alla disponibilità Internet).
Ogni prenotazione che riduce il numero di coperti
della "Disponibilità per tipo di vendita" riduce
anche i coperti della "Disponibilità Internet".
Ogni tipo di vendita è associato a un livello di
disponibilità.
La disponibilità "Fuori promozione" (o "normale")
è un tipo di vendita creato ad hoc. Definisce il
numero di coperti disponibili per la prenotazione
non associata a un tipo di vendita (menù fissi o
promozioni).
possibile
chiuderlo
in caso di
lafourchette - 20,Èrue
du Sentier, 75002
Parigi
thefork
menù fissi obbligatori, ad esempio un menù
Tel:
83 77
7131
77 02
| Email:
[email protected]
Tel: +39
020160
06per
Email:
[email protected]
speciale
San| Valentino.
GESTIONE DEI
SERVIZI
8. Esercitazione: gestione di un servizio.
Prendete l'agenda delle prenotazioni del ristorante
relativa al servizio serale e chiedete a qualcuno di
dettarvi la prima prenotazione.
• Aggiungete una nota alla prenotazione (un seggiolone
per bambini)
• Inserite un'allergia al glutine nella scheda del
cliente
• Modificate la nota nel riepilogo
• Aggiungete un'occasione alla prenotazione
(compleanno)
• Modificate lo stato del cliente in cliente eccellente
• Assegnate la prenotazione a un tavolo del ristorante
a scelta
lafourchette - 20, rue
du Sentier, 75002 Parigi
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Tel: +39Tel:
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CALENDARIO IN THEFORK
PRO
1. Accesso al calendario theforkmanager
 Aprite
il
calendario
facendo
clic
"Calendario" sulla barra di navigazione (1).
su
È importante chiudere i servizi se sapete di non poter più accettare prenotazioni da Internet. In
questo modo eviterete di infastidire i clienti.
 Se il pasto diventa di
colore rosso significa che
è stato raggiunto il numero
massimo
di
coperti.
Il
pasto è quindi al completo
(2).
 Se il pasto diventa di
colore arancione significa
che
è
sta
per
essere
raggiunto il numero massimo
thefork
p.di
18 coperti. Il pasto è
Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email:
2
[email protected]
3
CALENDARIO IN THEFORK
PRO
2. A cosa serve il calendario theforkmanager?
 Per chiudere il ristorante fate semplicemente
clic sul pulsante rosso
In questo modo vengono bloccate anche le
prenotazioni
online
oltre
a
quelle
di
theforkmanager.
 Se desiderate chiudere solo
online, fate clic sul simbolo
le
prenotazioni
.
3. Esercitazione: uso del calendario theforkmana
 Chiudete il servizio pranzo per il prossimo 25
aprile.
lafourchette - 20, rue
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77 02
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Tel: +39Tel:
020160
067131
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IMPOSTAZIONI E CONSIGLI
UTILI
1. Come si stampa l'elenco delle prenotazioni?
 Per stampare l'elenco delle prenotazioni, fate
clic su "Gestione servizi" sulla barra di
navigazione (1).
 Selezionate la data del pasto desiderato (2).
 Fare clic sull'icona "
" (3).
3
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du Sentier, 75002 Parigi
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020160
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IMPOSTAZIONI E CONSIGLI
UTILI
2. Come si aggiorna la scheda del ristorante?

 Per aggiornare la scheda del ristorante, fate
clic su "Gestione Internet" sulla barra di
navigazione
(1).
Scegliete
la
sezione
da
aggiornare (2):
 La sezione "Scheda del ristorante" consente di
aggiornare
le
informazioni
principali
del
ristorante e di inserire una breve descrizione.
 La sezione "Menù fissi e à la carte" è la più
importante da aggiornare, permette infatti di
stimolare
l'attenzione
degli
utenti
e
invogliarli a provare il vostro ristorante.
Aggiornate sempre l'estratto del menù in base
alle varie stagioni e pubblicate sempre i menù
fissi.
 La sezione "Foto" consente di pubblicare online
le foto più accattivanti della struttura, dei
piatti o della sala. Attenzione: è necessario
caricare le foto in formato .jpg.
3
Utilizzate questo strumento per riempire il vostro ristorante durante i periodi di
minore affluenza. In media, una promozione con sconto del 50% sui piatti del
menù à la carte, genera il 30% di prenotazioni in più.
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Tel: +39Tel:
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067131
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IMPOSTAZIONI E CONSIGLI
UTILI
3. Come si modifica o personalizza nome
utente
e password?
 Per
personalizzare
i
dati
di
accesso
a
theforkmanager, fate clic su "Impostazioni"
sulla barra di navigazione, quindi su "Gestione
utenti" e infine scegliete la sezione "Elenco
account" (1).
 Fate clic sull'icona
(2)
modificare il nome utente e la password.
2
1
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per
thefork
Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: [email protected]
IMPOSTAZIONI E CONSIGLI
UTILI
4. Come si crea una promozione?
 Per
creare
una
promozione,
fate
clic
su
"Gestione
Internet"
(1)
sulla
barra
di
navigazione, quindi su "Promozioni" (2).
 Scegliete la promozione da lanciare.
 Scegliete i giorni e i servizi a cui applicare
la promozione.
 Confermate
e
preparatevi
a
ricevere
tanti
clienti.
2
Utilizzate questo strumento per riempire il vostro ristorante durante i periodi di
minore affluenza. In media, una promozione con sconto del 50% sui piatti del
menù à la carte, genera il 30% di prenotazioni in più.
thefork
Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: [email protected]
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IMPOSTAZIONI E CONSIGLI
UTILI
5. Come si consultano le fatture?
 Fate clic su "Il mio account"
di navigazione (1).
sulla barra
6. Come si consultano le recensioni dei clienti?
 Fate clic su "Gestione clienti"
sulla barra
di navigazione (2).
 Dal menu a sinistra, è possibile selezionare
l'opzione
"Misurare
la
soddisfazione"
che
consente di visualizzare le recensioni dei clienti
(3).
3
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| Email:
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Tel: +39Tel:
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| Email:
[email protected]
IMPOSTAZIONI E CONSIGLI
UTILI
7. Come si crea un lungo periodo di chiusura?
 Fate clic su "Impostazioni"
sulla barra di
navigazione (1), quindi su "Gestione pasti" (2)
e infine su "Periodi di chiusura" (3).
2
4
3
 Fate clic sul pulsante "Crea un periodo di
chiusura" (4).
 Scegliete il tipo di chiusura facendo clic sul
menu a discesa "Tutti i tipi di chiusura" (5).
5
 È possibile specificare qui i periodi di ferie o
di lavoro. Nelle date specificate come chiusura
non sarà possibile prenotare il ristorante
online.
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| Email:
[email protected]
Tel: +39Tel:
020160
067131
| Email:
[email protected]
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IMPOSTAZIONI E CONSIGLI
UTILI
8. Quali sono gli stati secondari della prenotazi
Arrivato: tavolo non
completo, mancano
ancora delle persone
Conto: il cliente al
tavolo ha chiesto il
conto
Accomodato: il cliente
sta consumando il
pasto
Liberato: il cliente
ha liberato
il tavolo
Caffè: il cliente sta
prendendo
il caffè
Messaggio: mostra un
numero di telefono,
attira l'attenzione su
una nota scritta nel
corso della
prenotazione
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du Sentier, 75002 Parigi
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| Email:
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Tel: +39Tel:
020160
067131
| Email:
[email protected]
IMPOSTAZIONI E CONSIGLI
UTILI
9. Come si aggiunge un pulsante di
prenotazione sulla pagina Facebook o sul sito
web
struttura?
 della
Per utilizzare
un pulsante di prenotazione, fate
clic su "Prenotazione online" sulla barra di
navigazione
(1),
quindi
su
"Modulo
di
prenotazione" (2). Installando il pulsante di
prenotazione sul sito web o sulla pagina
Facebook della struttura, è possibile generare
tra il 5% e il 10% di prenotazioni in più.
2
10. Come trovare risposte a dubbi e domande
su theforkmanager?
 Avete domande particolari su theforkmanager o su
thefork
in
generale?
email
all'indirizzo
[email protected] o telefonicamente al numero
02 60 06 31 02.
lafourchette - 20, rue
du Sentier, 75002 Parigi
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| Email:
[email protected]
Tel: +39Tel:
020160
067131
| Email:
[email protected]
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QUESTIONARIO
FINALE
1. Accettazione delle prenotazioni
 Se nell'accettare una prenotazione avete selezionato il
giorno sbagliato, cosa occorre fare per modificare la data?
 Avete selezionato il cliente sbagliato, come modificarlo?
 Come si indica che un cliente è allergico al glutine?
2. Gestione dei servizi
 Come si visualizzano le prenotazioni: per un giorno in
particolare? Per il pranzo/la cena/tutti i servizi? Per una
data futura?
 Come si accede a una prenotazione online in particolare o a
una prenotazione di gruppo?
 Come si modifica una prenotazione?
 Nel software theforkmanager, come si specifica che un
cliente è arrivato al ristorante?
 Nel software theforkmanager, come si specifica che un
cliente ha cancellato la prenotazione per telefono?
 Nel software theforkmanager, come si indica che un cliente
non ha onorato la prenotazione?
 Come si accede all'elenco delle prenotazioni cancellate?
3.NelLasoftware
pianta
della salacome si trova un cliente che si

theforkmanager,
è presentato al ristorante?
 Come si sostituisce un tavolo?
 Come si blocca un tavolo?
4.Come
Configurazione

si bloccano le prenotazioni per un tavolo?




Come si modificano i giorni e gli orari di apertura?
Come si impostano i giorni di chiusura?
Come si chiudono le prenotazioni online?
si chiudono le prenotazioni online per una determinata
5.Come
Scheda
del ristorante su thefork
fascia oraria?
 Come si modifica il numero di coperti disponibili per la
prenotazione online?
thefork

p. Come
28 si aggiornano i suggerimenti sulla scheda del
Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: [email protected]
ristorante?