Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
Programma
• Realizzazione di presentazioni efficaci e creazione ed impiego delle
slide per la formazione degli operatori della sicurezza
o Uso delle slide
o Preparazione del materiale
o Audience
o Tema dell’intervento
o Struttura dell’intervento
o Pratica delle presentazioni
• La costruzione delle slide
o Il Design
o Delivery
o L’apertura
o Il talk (show)
o La chiusura
2014
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Presentazioni efficaci, creazione ed impiego delle
slide.
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Con tutta probabilità tutti siamo stati vittime di presentazioni
noiose e confusionarie.
• Persino gli argomenti più noiosi possono essere resi
avvincenti e interessanti da un buon speaker.
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Presentazioni efficaci, creazione ed impiego delle
slide.
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Fare una presentazione o insegnare in generale è molto di più
che essere degli esperti nella materia.
• Si devono infatti sviluppare le capacità di comunicazione.
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Presentazioni efficaci, creazione ed impiego delle
slide.
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Prima di imbarcarsi in qualsiasi impresa, occorre conoscerne la
ragione.
• Lo stesso vale per una presentazione:
o Qual’è l’obiettivo della presentazione?
o Che cosa voglio che il pubblico apprenda?
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Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
Presentazioni efficaci, creazione ed impiego delle
slide.
• E’ importante il rispetto:
o rispetto per l’audience e per sé stessi.
• Troppo spesso invece gli speaker dimostrano un’insensibilità
totale verso il pubblico, esponendo gli argomenti in modo
confuso, incomprensibile e
noioso, e subissando gli
ascoltatori con aridi e lunghi
elenchi puntati nello sforzo
di fare bella figura e dimostrare
di “sapere”.
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Presentazioni efficaci, creazione ed impiego delle
slide.
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• E’ essenziale riconoscere al pubblico il rispetto che merita il
suo tempo e la sua attenzione, veicolando le informazioni in
modo conciso, chiaro e interessante.
• Si deve essere disposti a sacrificare alcuni dettagli per
presentare l’argomento in modo corretto all’audience. E’
questo l’obiettivo di ogni buona presentazione.
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Sull’uso delle slide
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• Il problema, soprattutto con slide contenenti molto materiale, è
che ad un certo punto o la gente legge le slide e non segue più
lo speaker.
• Oppure ascolta lo speaker e non guarda nemmeno le slide.
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Sull’uso delle slide
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• Ripensando all’obiettivo della presentazione e al contesto,
occorre invece essere pragmatici e riflettere sull’utilità delle
slide:
o il principale asset e contenuto di un talk è…
l’esposizione di un argomento dal vivo e dalla voce dello
speaker.
Le slide sono un ausilio che può essere
utile in alcuni casi.
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Sull’uso delle slide
• L’esposizione è qualcosa
di dinamico, di vivo.
• I lucidi non possono
essere un sostituto per
la conoscenza
dell’argomento che si
presenta.
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Sull’uso delle slide
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• Usare le slide come “stampelle” è la ragione sbagliata per
propinarle e una chiara indicazione del bisogno di fare più
pratica.
• Un argomento lo si deve saper spiegare senza alcun ausilio.
• Prima di preparare una presentazione, porsi la domanda:
o posso fare a meno delle slide?
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Sull’uso delle slide
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• Prima di tutto è necessario avere ben chiaro in mente:
o L’obiettivo.
o Il messaggio.
o L’audience.
• L’uso degli strumenti adatti viene di conseguenza.
Obiettivo
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Messaggio
Audience
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Sull’uso delle slide
• Il suggerimento più importante
sulla preparazione di una
presentazione è quello di
preparla lontano dal PC
(specie da PowerPoint).
• Una volta chiaro l’obiettivo,
esporre a voce alta in modalità
“freestyle” provando vari
approcci e annotando idee, frasi
e pensieri importanti.
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Sull’uso delle slide
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• Dopo aver steso l’ossatura della presentazione, scriverla su
carta (come minimo sotto forma di outline o mappa mentale).
• Solo dopo si può considerare se servono slide o meno.
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Audience
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• Informarsi sull’audience.
• Quali sono i suoi interessi, lo stato d’animo, i bisogni e le
aspettative?
Quanto tempo si ha a disposizione?
E’ importante capire
con chi si ha a che fare
per veicolare il
messaggio nel modo
più efficace ed
efficiente possibile.
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Tema
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• Identificare la singola idea chiave che si vuole comunicare con
la presentazione e focalizzarsi su quella.
• E’ più facile lasciare il segno quando il punto importante è uno
piuttosto che una collezione di fatti blandamente correlati.
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Tema
• L’idea centrale costituisce il tema della presentazione. Una
volta identificato, raccogliere citazioni, aneddoti, fatti a
supporto e organizzarli per costruire una storia attorno ad esso.
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Citazioni
Vissuti
Aneddoti
Tema
Esempi
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Fatti
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Tema
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• Per talk più articolati, possono esserci più idee chiave che si
vuole trasmettere, ma è bene non andare mai oltre le 3-5.
• Avere più di 5 messaggi principali rende difficile seguire il
discorso e conservarne qualche memoria.
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Struttura
• La presentazione deve avere una struttura lineare, semplice,
chiara e facile da seguire.
• Qualunque sia la tipologia dell’esposizione, la sequenza di
elementi deve avere una struttura logica coerente.
• Gli esseri umani amano
e trovano più semplice
seguire ragionamenti
lineari: una sequenza
lineare, logica e concisa
di dati, informazioni
e aneddoti correlati.
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Struttura
• Bisogna resistere alla tentazione
di farcire il talk di dati per
dimostrare la propria conoscenza
(ma non il proprio rispetto).
• Conviene distillare la
presentazione in modo quasi
“brutale” eliminando tutto quanto
non è essenziale (il tempo è
qualcosa di prezioso, non va
sprecato).
“La semplicità è la sofisticazione ultima.”
– Leonardo Da Vinci
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Pratica
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• Fare pratica, pratica e ancora pratica. Preferibilmente ad
alta voce.
• Sperimentare spostando concetti, eliminando quelli superflui
e modificando la presentazione in modo che sia ben coesa e
comunichi efficacemente l’idea centrale.
Possibilmente avendo
qualcuno in carne ed
ossa che ascolta e
fornisce feedback.
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Pratica
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• Inoltre fare attenzione che si rientri nei tempi.
• E’ molto importante praticare la presentazione, per poi poterla
esporre con sicurezza e padronanza davanti al pubblico.
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Slide
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• Inquadrare le slide come uno strumento che permette di
sorprendere, mantenere l’attenzione e fissare i concetti.
• Il criterio più importante è: semplicità e stile.
• Non pensare alle slide come ad un documento a sé stante
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Slide
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• Le slide non sono la presentazione, sono solo le illustrazioni.
L’uso delle immagini delle slide ha un grande potere: rende
possibile coinvolgere il pubblico anche emotivamente e ne
stimola l’immaginazione aiutando a mantenere desta
l’attenzione e migliorare la memoria di quello che viene detto.
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Slide
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• Scegliere immagini significative che rappresentano una
metafora (meglio se divertente) dei concetti presentati.
o Un’immagine vale più di mille parole.
• Sorprendere l’audience. E’ un altro modo per creare
un’esperienza emozionante che verrà ricordata.
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Design
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• E’ importante che le slide siano leggibili e rispettino delle
buone linee guida tipografiche.
• Se c’è qualcosa di peggio di slide mal realizzate, sono slide
mal realizzate e illeggibili.
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Design
• Ecco le linee guida più importanti:
• Semplicità e stile!
• Attenzione al contrasto: colori complementari. Sfondo chiaro,
testo scuro. Sfondo scuro, testo chiaro. Chiaro?
• Allineare il testo a destra o a sinistra: l’allineamento centrale è
poco professionale,
amatoriale e meno leggibile.
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Design
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• Andare all’essenziale: Un titolo, qualche punto e al massimo
un’immagine. Avere troppi elementi rende difficile
“decodificare” la pagina ed è stressante.
• La cosa migliore è inserire poche parole con un font di
dimensione molto grande.
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Design
• Titolo con dimensione tipicamente fra 36 e 44, in grassetto (ed
eventualmente ombreggiato, dipende dallo sfondo) – sempre
nello stesso colore;
• Primo livello del testo tipicamente fra 24 e 32, meglio se in
grassetto (ed eventualmente ombreggiato, dipende dallo
sfondo) – sempre nello stesso colore;
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36 - 44
24 - 32
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Design
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• Usare font della famiglia Serif per il corpo: sono i font che
rendono meglio su schermo (tipo Arial, Helvetica, Tahoma,
Verdana, ecc.), niente stili leziosi tipo SCRIPT, glamour o altro
che si leggono malissimo.
• Evitare di usare il testo tutto in MAIUSCOLO, o di scrivere
tutto in corsivo.
Script
Glamour
Brush
…
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Arial
Tahoma
Verdana
……
EVITARE DI USARE
IL TESTO TUTTO IN
MAIUSCOLO,
BASTANO SOLO LE
INIZIALI,
ALTRIMENTI SI
LEGGE MALISSIMO;
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Design
• Evitate sfondi troppo leziosi, con serigrafie, linee, colori
troppo forti, foto con forti contrasti, zone chiare e zone scure
sul quale non si azzecca mai il colore del testo ecc..
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Design
Evitate sfondi troppo leziosi, con serigrafie
linee, colori troppo forti, foto con forti
contrasti, zone chiare e zone scure sul quale
non si azzecca mai il colore del testo ecc..
Attenzione al contrasto dei proiettori
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Design
• Scegliere uno sfondo molto chiaro (col testo scuro) oppure
blu (con testo chiaro) e come unica
leziosità un minimo di sfumatura.
Buon contrasto
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Cattivo contrasto
Cattivo contrasto
Ottimo contrasto
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Design
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• Evitate di fare slide con troppo testo: costringono il pubblico a
fare una scelta fra leggere la diapositiva o ascoltare l’oratore.
• Quando c’è troppo testo, anche l’oratore è invogliato a
leggerlo tale e quale diventando estremamente noioso;
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Design
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• Evitate frasi complete con soggetto, verbo e complemento.
Meglio quindi qualcosa di più semplice e lineare.
• Limitare l’uso di effetti di transizione, possibilmente non
usarne nessuno: distraggono e basta. Non siate esibizionisti.
EVITARE DI USARE IL TESTO
TUTTO IN MAIUSCOLO,
BASTANO SOLO LE INIZIALI,
ALTRIMENTI SI LEGGE
Attenzione al contrasto dei proiettori
MALISSIMO;
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Design
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Schemi di flusso, grafici e diagrammi sono quasi sempre di
grande aiuto.
• I grafici debbono sempre riportare chiaramente che cosa sono
gli assi e – a parte alcuni grafici puramente qualitativi – l’unità
di misura e la gradazione (tacche ed etichette).
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Design
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• Inserire un indice della presentazione (programma) che vi
accingete a illustrare (così il pubblico capisce la “mappa” della
strada su cui lo state conducendo), e durante la presentazione,
nel passaggio fra un argomento e l’altro, richiamate questo
indice (così il pubblico ha un’idea della tappa a cui è arrivato).
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Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
Design
• Evitate l’uso di icone
grafiche di consuete (tipo
quelle dell’omino che si
gratta la testa, quello
dell’omino con la lampadina
delle idee, quella degli omini
che si stringono la mano,
quella del pianeta Terra.
• Invece, le fotografie di un
ambiente, in genere, sono
molto più interessanti.
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Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
Design
• Per par condicio …..
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Design
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Non mettere troppo slide!!
• Ricordarsi che una slide per minuto rappresenta generalmente
una buona “densità”.
• In una presentazione, è concesso una volta sola mostrare una
slide per meno di 30 secondi ma “solo” se non contiene testo.
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Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
Delivery
• Presentare qualcosa si tratta di
una vera e propria esibizione
comprendente elementi teatrali e
di drammaticità.
• Bisogna imparare a comunicare
con efficacia usando non solo le
parole ma anche il linguaggio del
corpo, il giusto ritmo, le
emozioni, la consapevolezza
dell’audience e di come questi
elementi li influenzino.
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Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
Delivery
• Ogni presentazione è una performace finalizzata
all’intrattenere il pubblico in modo che al termine ne esca
arricchito (possibilmente di quello che si aspettava, meglio se
di più).
• Se possibile, arrivare prima dell’inizio del talk e preparare
tutto prima che il pubblico giunga in sala.
• Vestirsi in modo consono all’occasione e all’audience.
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Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
Apertura
• E’ normale essere un
po’ nervosi prima di
cominciare
un’esposizione.
• Le cose importanti
sono fare molta
pratica e iniziare la
presentazione con
entusiasmo e
sicurezza.
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Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
Delivery
• Per rompere il ghiaccio si può:
o Porre una domanda.
o Sfidare l’audience.
o Citare una persona famosa.
o Raccontare una storia divertente.
o Raccontare un fatto interessante.
o Proporre una visione grandiosa (e poi proporre come farla
avverare)
o Proporre una visione spaventosa (e poi parlare di come
non farla realizzare)
• In altre parole basta cominciare il talk con qualcosa di
interessante che catturi l’attenzione.
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Talk (show)
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• Muoversi e guardare le persone negli occhi.
• Usare il linguaggio del corpo per sottolineare certi punti è
utile, ma senza esagerare: non è una prestazione sportiva!
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Talk (show)
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Non recitare i punti a memoria o peggio leggere le slide.
• Bisogna avere rispetto per il tempo degli altri.
• Si deve conoscere bene ciò che si presenta, e questo significa
essere in grado di illustrarlo senza che siano necessari ausili
esterni.
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Talk (show)
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Usare un tono di voce chiaro, parlare lentamente e variare
spesso il ritmo.
• Bisogna parlare in modo da essere sentiti portando rispetto
verso il pubblico, evitando di annoiarlo a morte con un tono di
voce costante e
noioso (soporifero).
Spesso i novizi
durante i talk
parlano troppo
velocemente.
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Talk (show)
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Evitare i “filler”, ovvero cose come: “cioè, uhm, eh” ecc.
Denotano insicurezza.
• Raccontare una storia. Anche se inventata, è utile per
intrattenere e mantenere viva l’attenzione.
• Può essere utile anche mischiarla con delle metafore utili ad
illustrare certi concetti e relazioni.
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Talk (show)
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Usare la retorica per essere
incisivi e memorabili.
• Fare una pausa prima di esporre un
punto importante crea
anticipazione e drammaticità: un
momento teatrale che mantiene
l’attenzione.
• Se ci si dimentica qualcosa, andare
avanti con la presentazione senza
scusarsi o fermarsi per cercare di
ricordare.
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Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
Talk (show)
• Emozionare.
o E’ uno dei modi
principali e più efficaci
per mantenere
l’attenzione e far arrivare
i concetti a destinazione.
• E’ utile anche raccontare
aneddoti (soprattutto se
personali), umorismo e
storie.
o Un tocco personale può
aiutare molto a rendere
una presentazione
autentica e interessante.
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Talk (show)
ENTUSIASMO! L’entusiasmo è contagioso.
La presentazione deve essere colma di passione.
Creare una sensazione di intimità con il pubblico.
Dare l’impressione di essere lì per loro e di conoscerli
trattandoli come amici.
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•
•
•
•
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Talk (show)
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Eventualmente coinvolgere il pubblico trasformando la
presentazione in una discussione interattiva.
• Invitare a fare commenti e portare contributi personali.
• Decidere subito dove, come e quando accettare domande da
condividere con il pubblico.
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Talk (show)
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Se non si conosce qualche risposta si può reagire in modo
diverso a seconda della situazione:
o “Non conosco la risposta mi dispiace.”
o Ridirigere la domanda a chi può avere la risposta.
o “Ora non so risponderti, non appena conoscerò la risposta
la scriverò sul mio blog.”
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Talk (show)
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Presentazione memorabile = informazioni + intrattenimento.
• Registrarsi e rivedersi
• Selfie
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Chiusura
Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci
• Chiudere la presentazione con un sommario che ricapitola i
punti principali ed i messaggi chiave.
• Il pubblico deve avere la sensazione di aver ottenuto qualcosa
dalla presentazione.
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Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci