Training Communications
Trainers
12 settembre 2007
Premessa
Parlare in pubblico può essere molto difficile o molto facile, dipende da
molti elementi e da una serie di combinazioni del tipo
personalità e carattere di colui che deve presentarsi davanti a un
gruppo di persone più o meno conosciute
da quello che il relatore rappresenta
involontariamente agli occhi dell’uditorio
volontariamente
o
dagli umori del pubblico che va ad ascoltarlo
dalle aspettative del pubblico e dalla sua disponibilità ad ascoltare
dal contenuto del discorso che l’oratore può o deve formulare nel
tempo a sua disposizione
dalla precisa situazione ambientale e psicologica nella quale
l’oratore si trova a parlare
Premessa
Prima di ogni altra cosa colui che ha in programma un discorso in pubblico
deve ricordare due piccole verità semplici e fondamentali:
Prepararsi a fondo riduce i rischi
Non si può non comunicare
E’ importante trasmettere che la nostra immagine e il contenuto del
messaggio non sono frutto del caso e di sforzi improvvisati ma sono il
risultato di una nostra programmazione cosciente e quindi il più possibile
aderente ai nostri desideri iniziali
Arrivare preparati ad una presentazione permette di:
essere più distesi, sicuri, tranquilli
di affrontare con maggiore sicurezza eventuali inconvenienti e
contrattempi
Passi per progettare una presentazione
Argomento
Prima di procedere alla stesura di una presentazione è necessario
decidere
quale è con precisione l’argomento
Oppure
quale aspetto di un argomento si andrà a trattare
L’importante è illustrare lo scopo complessivo
Passi per progettare una presentazione
Messaggio
Tre sono le fasi principali relative alla fase di progettazione
La definizione del messaggio
strutturazione della sua struttura
La formulazione - emissione effettiva del messaggio
contestualizzazione del messaggio in relazione alla situazione
ambientale che ci si troverà ad affrontare
L’effetto comunicativo finale del messaggio sull’uditorio
fase finale del processo di comunicazione, momento nel quale si
può trarre il bilancio del lavoro fatto e verificare quanto i risultati
si siano avvicinati agli obiettivi iniziali.
Passi per progettare una presentazione
Gli obiettivi del discorso
Per iniziare a dare forma ad un messaggio è utile ricordare che:
La comunicazione ha sempre una finalità: per cui è necessario
individuare e rendere espliciti gli obiettivi che vogliamo raggiungere e
scegliere il taglio più coerente
la comunicazione ha sempre un destinatario: per cui è
necessario analizzare il pubblico che ci verrà ad ascoltare
La comunicazione ha sempre una fonte: se la fonte siamo noi è
necessario pensare alla propria personalità, struttura di pensiero e
attitudine comunicazionale
La comunicazione ha sempre una struttura: per cui è necessario
costruire la scaletta del discorso (apertura, contenuti, chiusura)
Passi per progettare una presentazione
Gli obiettivi del discorso
E’ importante stabilire cosa voglio dire con il mio discorso e cosa voglio
ottenere parlando in pubblico nella situazione specifica che si deve
affrontare
Per mancanza di tempo spesso si dimentica di pensare bene e
precisamente a tutto quello che si vuole trasmettere e agli obiettivi
che si vuole raggiungere con il proprio discorso.
Per essere efficaci bisogna chiarire subito qual è l’obiettivo cercando di
rispondere a queste domande:
sto proponendo problemi od offrendo soluzioni?
sto formulando degli interrogativi o illustrando delle risposte?
Passi per progettare una presentazione
Gli obiettivi del discorso
I possibili diversi obiettivi della comunicazione possono essere:
Informare: per trasferire conoscenze. In genere è asettica,
oggettiva, rapida e descrittiva
Educare: per formare il pubblico su un determinato argomento a lui
prima ignoto
Intrattenere: per divertire il pubblico che ci ascolta. Utilizza giochi e
barzellette
Ispirare: per stimolare nel pubblico nuovi orizzonti
Convincere: per condurre il pubblico sulle proprie tesi.
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Analizzare il pubblico e la situazione
Prima di cominciare una presentazione ricordarsi che non si va mai a
parlare ad un pubblico generico, ma sempre a un preciso, specifico gruppo
di persone.
Per avere successo in una presentazione è importante esaminare:
il pubblico potenziale
quali le loro aspettative
Se non si hanno conoscenze del potenziale pubblico è consigliabile
contattare qualcuno che ci può dare un’idea su:
Natura del pubblico
Attitudini e aspettative del potenziale pubblico
Passi per progettare una presentazione
Analizzare il pubblico e la situazione
Il relatore prima di avviare una presentazione deve porsi alcune domande
Da chi è composto questo specifico pubblico davanti al quale
parlerà?
Che cosa ci si aspetta da lui?
Quante saranno probabilmente le persone che lo ascolteranno?
In quanto tempo rischia di annoiarle?
Qual è il contesto psicologico nel quale opererà?
Temono forse di essere aggredite e sconcertate o invece sentono il
bisogno di una scossa, di forti emozioni?
Desiderano che mostri rispetto e comprensione nei loro confronti o
deve escogitare il modo per dare loro la carica?
Deve creare dei problemi od offrire delle soluzioni?
Terrà il discorso in una situazione di forti tensioni psicologiche o il
clima sarà rilassato e disteso?
Passi per progettare una presentazione
Analizzare il pubblico e la situazione
Il relatore deve domandarsi che cosa è accaduto nelle due o tre ore prima
della relazione (accaldati dall’afa, sorpresi da un forte temporale, inviati in
aula contro la loro volontà)
Il relatore deve anche chiedersi perché il pubblico vuole ascoltare
proprio lui e se è stato costretto a farlo perché ad esempio appartiene ad
un gruppo politico diverso in che modo si può far “accettare” il proprio
discorso più facilmente.
Passi per progettare una presentazione
Analizzare il pubblico e la situazione
Ci si può far accettare cercando di individuare dei punti di contatto con
l’uditorio:
Hanno un passato che li lega in qualche modo?
Che cosa sanno di lui?
Hanno amici o nemici in comune?
Ci sono esperienze che possono metterli su un piano di empatia?
Queste informazioni sono importanti per definire quei terreni ed
argomenti che possono unire o dividere, avvicinare o allontanare un
oratore da un pubblico.
Ogni uditorio contiene almeno una zona minata per il relatore. Se il
relatore decide di attraversarla comunque perché indispensabile, che
almeno lo faccia con le adeguate precauzioni.
Passi per progettare una presentazione
Analizzare il pubblico e la situazione
Il relatore, qualunque siano le cose che sta per dire e il loro potenziale
impatto (anche se deve dire cose molto dure per chi lo ascolta), è bene
che rifletta su quelli che sono i terreni di incontro con i propri futuri
ascoltatori.
Se sa che non potrà farsi amare cerchi almeno di farsi rispettare e non
odiare.
Qualunque uditorio presenta infatti almeno una zona favorevole per
qualunque conferenziere.
Passi per progettare una presentazione
La motivazione all’ascolto
Per avere successo in una relazione comunicativa è importante che il
destinatario sia motivato all’ascolto
In genere sono due le variabili che condizionano la motivazione all’ascolto
del destinatario:
Il livello di competenza che il destinatario ritiene di avere
sull’argomento oggetto di comunicazione
Il grado di soddisfazione che il destinatario ha per il proprio
livello di competenza
Queste due variabili sono indipendenti tra di loro
Passi per progettare una presentazione
La motivazione all’ascolto
Il pubblico può essere composto dalle seguenti 4 tipologie:
Presidiatori: corrisponde ad un ascoltatore che si ritiene esperto
sull’argomento e soddisfatto del grado di competenza raggiunto. Il suo
atteggiamento è di “conservazione” dello status quo e di distacco, se non
di potenziale conflitto con il relatore.
Reazione da parte del relatore:
Il relatore, per conquistare l’interesse del presidiatore deve, senza
instaurare reazioni di rifiuto, farlo sentire meno preparato di quanto
pensi di essere; deve quindi essere certo dei suoi punti di forza in termini
di contenuto del discorso.
Passi per progettare una presentazione
La motivazione all’ascolto
Alieni: corrisponde ad un ascoltatore che pur riconoscendosi
incompetente in materia è soddisfatto della sua incompetenza.
Reazione da parte del relatore:
E’ una caso molto raro che, se si presenta, richiede al relatore di influire
sul livello di soddisfazione del destinatario cercando di abbassarlo. Deve
cioè presentare l’argomento trattato come rilevante per il suo interlocutore
e come una lacuna grave e problematica del suo bagaglio informativo;
dovrà quindi prevalentemente puntare sulle emozioni del pubblico
Passi per progettare una presentazione
La motivazione all’ascolto
Arrabbiati: corrisponde ad un ascoltatore che si valuta non
competente, è insoddisfatto del suo grado di competenza ed è
pertanto desideroso di apprendere.
Reazione da parte del relatore:
Il pubblico degli arrabbiati è attento e ben disposto nei confronti del
relatore che per placarne voglia di sapere dovrà evidenziare l’ampiezza e
la complessità dell’argomento che sta trattando; dovrà quindi lavorare in
termini di chiara ed esauriente articolazione dei contenuti.
Passi per progettare una presentazione
La motivazione all’ascolto
masochisti: corrisponde ad un ascoltatore che pur stimandosi
competente su un argomento non è soddisfatto del suo livello di
competenza. L’origine di questa insoddisfazione dipende dall’ambiente in
cui opera che non riconosce in modo adeguato la sua competenza o ne
ostacola la concreta operatività.
Reazione da parte del relatore:
Il rapporto che si crea tra relatore e masochista è molto instabile e
profondamente condizionato dal modo con il quale è comunicato il
messaggio. Il rapporto con il pubblico deve quindi essere centrato
sull’emotività
Passi per progettare una presentazione
Una volta individuato l’obiettivo della presentazione si può passare alla
definizione della:
Struttura
Argomenti da trattare
metodi che possono migliorare lo scopo
Nello strutturare un messaggio bisogna ricordarsi che è importante che
questo sia più possibile completo e che contenga tutto quello che si vuole
dire.
Passi per progettare una presentazione
Preparazione
Preparazione
Durante la fase di preparazione del discorso bisogna porsi le seguenti
domande:
Qual’è l’argomento?
Quale è la finalità di questa presentazione?
A chi si rivolge?
Quanto tempo dura l’esposizione?
Quali sono i mezzi di cui dispongo?
Passi per progettare una presentazione
Struttura
Struttura
Nel mondo anglosassone si consiglia spesso di organizzare la struttura del
discorso con l’obiettivo di rispondere, se necessario, alla regola 5W+H
Who: di chi si sta parlando
What: di cosa si sta parlando
Where: dove si svolge l’evento
When: quando
Why: perchè
How: come
Alcuni esperti invece suggeriscono di organizzare il proprio intervento
come una specie di piramide rovesciata nella quale gli argomenti vanno
trattati partendo dai livelli più generali e di più facile comprensione per
arrivare a quelli via via sempre più approfonditi e specifici.
Passi per progettare una presentazione
Struttura
Comunque un buon modo per organizzare un discorso è quello di
suddividere la struttura in tre parti:
Apertura: annuncia l’argomento che si va a trattare
Corpo: Esposizione dei contenuti
Conclusione: riassumere ciò di cui si è parlato e si cerca il feedback da parte del pubblico
E’ sempre consigliabile alleggerire le esposizioni molto tecniche con
degli esempi, riferimenti e opinioni particolarmente autorevoli per la
platea, con analogie e ripetizioni.
Al contrario è bene supportare discorsi emozionali con qualche dato, o
con degli esenziali dati tecnici.
Passi per progettare una presentazione
Struttura
E’ molto utile fa sì che le affermazioni chiave, quelle che rappresentano il
succo del messaggio che si intende comunicare, siano:
Prima anticipate
Poi esposte
e infine ricordate
In altre parole il relatore deve organizzare la sua comunicazione facendo
in modo che nei momenti salienti, quando sta per esporre gli argomenti più
importanti, e quindi quando vuole che tutti lo ascoltino, deve rispettare
questa regola:
Prima dire ciò che sta per dire
Poi dirlo
Infine dirlo di averlo detto
Se il relatore è abile anche nel fare le pause opportune e se utilizza i toni
giusti, sarà difficile che al pubblico sfuggano i concetti più importanti e i
passaggi chiave del discorso.
Passi per progettare una presentazione
Apertura
1. Apertura
Una possibile sequenza da rispettare in questa fase può essere la
seguente:
Presentazione personale o degli assistenti
 attirare l’attenzione
Commentare i punti principali e gli obiettivi
Spiegare la metodologia che si utilizzerà
Un buon inizio è fondamentale per qualsiasi presentazione.
L’obiettivo da perseguire è che il pubblico ti presti attenzione: a tal fine
cerca di suscitare interesse prima di stabilire un rapporto con esso
Passi per progettare una presentazione
Corpo
2. Corpo
Nel corso dell’esposizione è di fondamentale importanza che il pubblico
comprenda esattamente ciò che i vuole comunicare, quindi il discorso
deve essere facile da seguire, con un ordine chiaro e preciso.
E’ consigliabile utilizzare un linguaggio semplice evitando di utilizzare
sigle, acronimi, parole straniere o in latino. Il livello culturale del pubblico
può essere differente. Tutti devono essere in grado di seguire la nostra
presentazione.
Esporre in modo ordinato i propri argomenti e servirsi di dati o esempi che
possano aiutare il pubblico a comprendere meglio il senso del discorso.
Passi per progettare una presentazione
Conclusione
3. Conclusione
Il modo migliore per realizzare un buon discorso è terminarlo bene.
Le persone tendono a ricordare gli inizi e le conclusioni per gli effetti
suscitati rispettivamente dalle prime e dalle ultime impressioni (tali principi
sono le leggi della memoria).
La conclusione è il momento riassuntivo del discorso. Nella maggioranza
dei casi dovrebbe includere i seguenti elementi:
Un riassunto, concentrato in una o due frasi, del contenuto
principale del discorso
Il chiarimento dei dubbi
Una sottolineatura degli argomenti trattati e un caloroso
ringraziamento della platea.
Passi per progettare una presentazione
Come introdurre un relatore
Introdurre un relatore
Il commento iniziale per introdurre uno speaker al pubblico è un aspetto
importante del public speaking.
Gli ascoltatori saranno più percettivi e gratificati se capiscono cosa il
relatore andrà a comunicare. Una funzione dell' introduzione è di stabilire l'
adatto " set mentale" così che il gruppo conosca come si svolgerà durante
la discussione.
Una buona introduzione consiste nel dare autorevolezza al relatore
mettendo in luce subito che lo speaker ha una preparazione speciale,
conoscenze o esperienza in quel determinato argomento.
Passi per progettare una presentazione
Come introdurre un relatore
Cosa si dovrebbe dire in un' introduzione?
I discorsi di introduzione dovrebbero non essere appiattiti o stereotipati.
Dovrebbero essere energici, arguti e divertenti. Per spiegare ciò ci
possiamo utilizzare la seguente formula: Argomento-Importanza-Relatore.
Argomento: inizia la tua introduzione dando l'esatto titolo dell'
argomento degli speaker.
Importanza: in questo passo si costruisce l'area tra l'argomento e
l'interessamento particolare del gruppo.
Relatore: qui si cita il relatore e le qualifiche particolari riferite al suo
argomento che andrà a trattare. In fine si da il nome dello speaker
distintamente e chiaramente.
Da questo punto si può usare la proprio immaginazione e creatività.
Tenendo presente tutto ciò si fa scorrere il tutto non superando mai più
di 30-45 secondi per introdurre il relatore. Una introduzione deve essere
corta e ben articolata.
Passi per progettare una presentazione
Come introdurre un relatore
Esempio di introduzione
Esempio 1:
Il nostro speaker oggi è Mario Rossi. Il sig. Rossi è un docente psicologo.
Ha uno studio suo a Sofia dove esercita la sua professione con
entusiasmo e collabora con diversi istituti in Italia. Nel suo lavoro si occupa
anche di bambini portatori di handicap dove collabora con altri
professionisti specializzati nel settore.
In base alla sua conoscenza, entusiasmo ed esperienza oggi ci parlerà del
disagio giovanile dei giovani con la famiglia e la società.
Signore e Signori …Mario Rossi.
Passi per progettare una presentazione
Come introdurre un relatore
Esempio di introduzione
Esempio 2:
Siamo veramente lieti di avere qui stasera una persona molto speciale con
noi per darci una presentazione di un nuovo sistema di sicurezza
informatico contro gli attacchi degli hacker.
Paolo Bianchi è un ingegnere informatico, che ha studiato in Italia,
Bulgaria e in America. Finiti gli studi all' università "X" , il sig. Bianchi a
lavorato presso la multi nazionale "Y" come responsabile del reparto "Z".
Durante il suo duro e appassionato lavoro ha fatto tesoro delle sue
esperienze in campo informatico sviluppando dei nuovi sistemi di
protezione contro gli attacchi di hacker. Signore e signori stasera abbiamo
il piacere di avere qui tra noi il sig. Paolo Bianchi!
Passi per progettare una presentazione
Prendere la parola
E’ fondamentale decidere come iniziare.
L’inizio è importante per chi ascolta perché la prima fase è quella che
rompe il ghiaccio ed è importante anche per il controllo dell’ansia e del
nervosismo da parte del relatore.
Ci sono molto modi per iniziare un discorso. Si elenca qualche tecnica di
inizio:
Ludica: un amico mi ha raccontato un aneddoto…..
Formale-fredda: la percentuale degli investimenti rispetto all’anno
passato…..
Di status: sono il presidente mondiale della …
Di gratificazione dell’uditorio: di fronte a questo uditorio non
posso fare a meno di ….
Di anticipazione di una tesi: voi credete che io sia venuto per
Di radicalizzazione: Giulio Cesare, il giorno prima di essere
pugnalato
Passi per progettare una presentazione
Prendere la parola
Di emotivizzazione: in questo momento tanto importante…..
Di concretizzazione: il problema specifico dell’accumulo di
sostanze tossiche è stato affrontato …..
Di storicizzazione: già nel 1957…….
Di messa in priorità: la cosa più importante in questo momento….
Di evocazione di una minaccia esterna: ci sono settori che ci
accusano ……
Di aggancio con stimoli confermanti: questo è un momento duro,
ma già emergono segnali confortanti……
Di controdomanda: io vi domando se voi ……
Di autodomanda: io mi domando spesso se sono riuscito…..
E’ consigliabile, se si può fare a meno, non iniziare con i ringraziamenti agli
organizzatori dell’incontro, alle autorità, al gentile pubblico.
Passi per progettare una presentazione
Come eliminare la paura del pubblico
La paura di parlare in pubblico
Parlare in pubblico, può far paura, e la paura senz’altro limita le capacità
comunicative.
In uno studio effettuato in Inghilterra la paura di parlare in pubblico è
risultata al primo posto tra le fobie degli intervistati, precedendo
addirittura la paura di calamità naturali e quella delle malattie.
Va detto, comunque, che la fase più critica del parlare in pubblico è quella
iniziale.
Cominciate a sudare, la cravatta vi sembra una forca, la lingua vi si attacca
al palato, il vostro viso assume il colorito di una luce al neon, mentre gli
sguardi di tutti restano puntati su di voi che non profferite parola. Certo,
sono situazioni limite, ma fino ad un certo punto.
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Come eliminare la paura del pubblico
Parlare in pubblico non ci è familiare per una lunga serie di ragioni, prima
fra tutte quella legata a precedenti esperienze negative, da ricercarsi
anche lontano nel tempo. È difficile dimenticare le brutte figure fatte in
pubblico: sono traumi difficili da cancellare.
Alcuni aspiranti oratori in difficoltà, pensano che dietro la loro fobia di
affrontare il pubblico ci siano delle ragioni psicologiche, ma il più delle volte
non è così.
L’ansia nasce soprattutto dalla non padronanza dell’argomento che si
va trattare e dalla mancata conoscenza del destinatario, abbinata alla
consapevolezza di “andare allo sbaraglio”, ovvero senza il supporto di
metodi e tecniche adeguati.
Passi per progettare una presentazione
Come eliminare la paura del pubblico
Davanti al pubblico ci sentiamo improvvisamente nudi, esposti,
l’adrenalina scatena tutta una serie di eventi psicofisiologici che
dobbiamo imparare a gestire per diminuire l’ansia.
Gli esperti definiscono tonico uno stress ordinario, cioè positivo, utilizzabile
per “caricare” le pile. Lo stress però diventa tossico quando si fa
insopportabile, quando raggiunge una soglia critica ingovernabile.
È quello che può accadere al neofita che ad un dato momento può
percepire la sua esposizione come una minaccia non più come una sfida
con cui misurarsi. È l’attimo più critico, quello in cui l’oratore può perdere il
controllo.
E’ da ricordare che lo stress è quasi sempre un problema personale, e
come tale, non visibile all’esterno!
Passi per progettare una presentazione
Come eliminare la paura del pubblico
Diventa allora necessario
utilizzare l’energia nervosa per migliorare la vostra comunicazione
aumentare il tono della voce, dare sfogo alla gestualità
alzarvi se siete seduti
prolungare il contatto visivo col pubblico.
Quindi, se il panico è ingiustificato, se gli altri non vedono il vostro disagio,
vi occorre solo la freddezza di rimettere in ordine le idee, di prendervi
qualche secondo per riprendere il controllo dei vostri muscoli fino a
quando la soglia critica non sarà superata.
Lo stress tossico dura circa 60/90 secondi poi ridiventa tonico,
funzionale, tale che ci tiene svegli, ci fa percepire la platea o il gruppo, ci
mantiene attivi e recettivi, ci rende protagonisti della scena.
Passi per progettare una presentazione
Come eliminare la paura del pubblico
Un approccio piacevolmente positivo vi farà risultare subito più
interessanti, più simpatici e piacevoli. Un pensiero positivo aiuta molto a
farsi amare dagli altri, infonde fiducia.
Un’apertura lieve e simpatica del discorso è come una stretta di mano,
crea subito una atmosfera di fiducia.
Qualche battuta scherzosa iniziale adattata all’uditorio serve a rompere il
ghiaccio, a creare un clima più “caldo”, familiare.
Ma attenzione la platea non è mai totalmente disinibita né sempre ben
disposta nei confronti dell’humor, dunque fare attenzione a che la battuta
sia attinente al proprio tema.
Passi per progettare una presentazione
Come eliminare la paura del pubblico
Uno studio americano del 1993 (Nalini, Ambay & Robert Rosenthal) ha
evidenziato che il pubblico è in grado di valutare il relatore nei primi trenta
secondi del suo intervento e che gli elementi principali che non devono mai
mancare in un discorso sono:
1) entusiasmo
2) ottimismo
3) confidenza, come capacità di mettere il pubblico a proprio agio e di
farlo sentire sullo stesso piano del relatore.
Bisogna invece:
evitare le atmosfere troppo seriose
essere esuberanti con misura
essere allegri ma non eccessivi
essere cordiali e simpatici, ma senza pregiudizi e falsità.
Passi per progettare una presentazione
Come eliminare la paura del pubblico
Bisogna avere fiducia in se stessi!
Non rinunciare mai a nessuna occasione che viene offerta di parlare in
pubblico.
Di queste esperienze bisogna farne tesoro:
annotate in un blocco note tutto quello che vi ha colpito del pubblico e
della vostra esposizione,
le sensazioni che sono state provate (disagio, insicurezza, paura,
nervosismo).
Si accumula così un “database” utilissimo per guidarci in futuro nel
programmare, attuare, migliorare le vostre strategie oratorie.
Passi per progettare una presentazione
Come eliminare la paura del pubblico
Nelle fasi iniziali di questo sforzo di apprendimento mettete in conto alcune
inevitabili brutte figure, ma ricordatevi che l’esercizio e l’allenamento
possono sviluppare la vostra eloquenza.
Non fare l’errore di leggere il discorso: si perde in spontaneità e
immediatezza della gestualità e, quel che è peggio, si è costretti a
rinunciare al contatto visivo col pubblico, a trasmettere il proprio
entusiasmo.
Talento e fiducia in se stessi sono elementi imprescindibili per un leader,
ed un relatore deve essere un leader. Bisogna credere fermamente di
avere talento per l’oratoria.
A volte nonostante una preparazione ineccepibile, può sempre capitare per
una qualsiasi circostanza di perdere il filo. Allora solo la fiducia in sé stessi
e l’autocontrollo possono dare la possibilità di riordinare le idee, di gestire
una sosta, e di trovare le parole giuste per superare il momento critico.
Mai farsi prendere dal panico in queste circostanze!
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La gestione delle obiezioni
Le obiezioni, anche se differenziate si dividono in genere in due grandi
categorie, in quelle:
Emotive
e quelle
Razionali
Le obiezioni emotive non hanno come oggetto reale di opposizione gli
aspetti logici o di contenuto. Sono piuttosto contrapposizioni alla figura
del leader o comunque manifestazioni di resistenza al procedere del
gruppo.
Possono essere gestite con tre tecniche fondamentali:
La tecnica dell’eco
La tecnica dello specchio
La tecnica del perché
Passi per progettare una presentazione
La gestione delle obiezioni
La tecnica dell’eco
Si ripete in forma interrogativa l’obiezione appena formulata affinché
l’obiettore sia spinto a chiarire il suo pensiero in forma razionale: “lei non è
d’accordo su questo punto perché sostiene che ...”
La tecnica dello specchio
Si tratta l’obiezione formulata come una domanda che si presume sia
stata appena effettuata, ma non se ne è certi, sempre al fine di far
razionalizzare la riflessione dell’obiettore: “immagino che la sua domanda
probabilmente nasca da queste considerazioni ...”
La tecnica del perché
Non si risponde alla domanda, ma si chiede da quali considerazioni più
generali nasca “perché lei afferma che ….”
Passi per progettare una presentazione
La gestione delle obiezioni
Le tecniche di risposta alle obiezioni razionali che in genere nascono per
dissenso o per necessità di chiarimenti in merito a ciò che si sta facendo
sono ancora più numerose e varie:
Lo spostamento delle responsabilità
L’accordo a metà
L’anticipazione di una possibile e prevedibile obiezione
Il rinvio della risposta
L’autoconversione
L’effetto boomerang
L’allargamento delle responsabilità
La ricerca dei consensi autorevoli
Passi per progettare una presentazione
La gestione delle obiezioni
Lo spostamento delle responsabilità
L’obiezione è attribuita a qualcun altro, non presente alla riunione, che era
stato male informato: “probabilmente qualcuno può averle detto … ma …”
L’accordo a metà
Si dà ragione a chi obietta segnalandogli però che ci sono ulteriori
considerazioni da fare e che ora gli si esporranno: “è vero, ma ….”
L’anticipazione di una possibile e prevedibile obiezione
Ci si autofornisce la possibilità di ulteriori argomentazioni: “dicendo ciò che
lei può obiettare che …”
Il rinvio della risposta
Si conferma all’interlocutore che l’obiezione è stata afferrata, ma che ci
sono altre cose particolarmente urgenti da sviluppare e il tempo a
disposizione è molto poco: “certamente questo problema esiste ma
approfondirlo ora potrebbe deviare il filo del discorso”
Passi per progettare una presentazione
La gestione delle obiezioni
L’autoconversione
Si afferma di aver sempre pensato come l’interlocutore fino a quando
abbiamo dovuto cambiare idea in seguito alla conoscenza di una serie di
nuovi dati o di più specifiche informazioni: “veda, questo è stato il mio
punto di vista fino a quando mi sono reso conto che….”
L’effetto boomerang
Si trasforma proprio l’obiezione in una valida motivazione a favore: “è
proprio questa sua considerazione che mi porta ad affermare che ….”
L’allargamento delle responsabilità
Si accetta totalmente e integralmente l’obiezione, ma la si pone in un
contesto più ampio e di indefinibili e inaccertabili responsabilità: “se
affrontiamo il problema in questi termini, chi non è responsabile di ….”
La ricerca dei consensi autorevoli
Si confuta l’obiezione citando fonti molto autorevoli per l’interlocutore:
“proprio il suo direttore, direttore della Gazzetta di …. Sosteneva ieri….”
Passi per progettare una presentazione
Public speaking e salute
Parlare in pubblico e salute
Nel Public speaking è molto importante essere fisicamente e mentalmente
in forma.
Non si può essere un buon relatore se non si riesce a dare il meglio di se
fisicamente e mentalmente.
Essere in salute fa si che ci si possa sentire bene e di permettere di
parlare di più e con più energia.
Cosa determina una buona salute?
Come può un public speaker mantenere la sua salute?
La salute consiste nel mantenimento dell' aspetto sia fisico che psichico
Passi per progettare una presentazione
Public speaking e salute
Salute fisica
Avere una salute fisica significa che il proprio corpo lavori come dovrebbe,
senza dolore, sconforto, o senza capacità.
Molto importante e anche la voce del relatore. Tutto ciò può essere
fortemente influenzato dalla salute. Una voce calda, possente e
rassicurante può avere un' impatto decisamente maggiore sul pubblico.
Una salute fisica inizia con una buona dieta che comprenda sufficienti
esercizi per migliorare la salute. Gli esercizi incrementano anche l’energia
e la vitalità formando dei muscoli tonici positivi per il proprio aspetto e look.
Un relatore fuori forma non ha la stessa credibilità o fascino come uno
in forma.
Passi per progettare una presentazione
Public speaking e salute
E’ certamente vietato
fumare
bere alcool
prendere droghe
Che non hanno solo effetti negativi sul proprio fisico ma si riflettono anche
sull' aspetto del relatore trasmettendo l' idea di essere un ciarlatano.
Passi per progettare una presentazione
Public speaking e salute
Salute emozionale
Per salute emozionale si intende che la mente e le emozioni funzionano
come dovrebbero, senza ansie, depressioni, o altre emozioni negative.
Un generale atteggiamento positivo è la via giusta per mantenere una
salute emozionale.
In conclusione prendersi cura di se sotto l' aspetto sia fisico che psichico
farà crescere quel rapporto con se stessi aumentando l' energia, la fiducia
ed autostima.
Questo si rifletterà di fronte un pubblico che sarà colpito dallo speaker.
Passi per progettare una presentazione
Il linguaggio corporale e verbale
In genere è bene sapere che si trasmette:
il 70 % dell’informazione con il corpo
il 50% dell’informazione con i gesti
il 20% dell’informazione con la voce
il 10% dell’informazione con le parole
Ciò significa che il modo per trasferire il messaggio è importante tanto
quanto il messaggio stesso
Passi per progettare una presentazione
Il linguaggio corporale
Linguaggio corporale: Cos'è più opportuno, restare seduti durante il
discorso oppure stare in piedi?
Ciò varia da persona a persona e da come ci si sente più a proprio agio,
occorre però ricordare che se si sta in piedi si coinvolge il pubblico
maggiormente. Ci sono persone che amano muoversi tra il pubblico, per
coinvolgerlo o per raggiungere un determinato risultato.
Il contatto visivo con il pubblico ha un'importanza cruciale al fine di
stabilire un rapporto con esso; è importante mantenere lo sguardo con
l'interlocutore e non dirigerlo verso l'alto o abbassarlo sistematicamente e
per lungo periodo.
L'espressione del viso deve essere adeguata all'argomento di cui si sta
parlando. Per esempio, se si vuole far ridere il pubblico, l'espressione deve
essere gioiosa.
Passi per progettare una presentazione
Il linguaggio corporale
Evita di eccedere nella gestualità, se esageri puoi rischiare di distrarre il
pubblico. Al contrario, utilizzala per enfatizzare un punto importante.
In linea di massima possiamo affermare quanto segue:
Utilizza gli occhi per stabilire un contatto visivo con gli
interlocutori, per creare un rapporto con essi e per evidenziare
l'interesse che provi nei loro confronti.
Fai in modo di restare in piedi e di sederti il meno possibile, per
favorire il contatto visivo e coinvolgere al massimo il pubblico.
Utilizza le mani e i movimenti per enfatizzare un aspetto
importante o per passare da un argomento ad un altro.
Sorridi, in modo tale da trasmettere tranquillità ai tuoi interlocutori.
Passi per progettare una presentazione
Il linguaggio verbale
Linguaggio verbale
Il linguaggio diretto è solitamente migliore di quello indiretto, e la voce
attiva è più efficace di quella passiva.
Cerca di formulare frasi brevi. Una frase eccessivamente lunga può
ostacolare la comprensione da parte del pubblico e può far sì che l'oratore
perda il filo del proprio discorso.
E' opportuno evitare i giuramenti e le parole oscene; inoltre, se non sei
sicuro del significato di una parola, evitala oppure consulta un dizionario
prima di utilizzarla. Le frasi fatte o idiomatiche devono "brillare per la loro
assenza".
Il linguaggio utilizzato deve adeguarsi al pubblico al quale il discorso si
rivolge, indipendentemente dall'argomento trattato.
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Supporti visivi
L'impiego di supporti può contribuire ad enfatizzare ciò che si dice e può
essere d'aiuto per esprimere concetti difficili. Tali strumenti mirano a
favorire il ricordo, suscitando e mantenendo elevato il livello d'interesse.
L'oratore, nel corso del suo intervento, deve ordinare mentalmente il
proprio discorso in modo tale da poterlo riprendere anche in caso di
interruzioni.
Tra i vari strumenti disponibili possiamo citare i seguenti:
Materiale cartaceo
Lavagna
Lavagna a fogli mobili
Proiettore
Video
Diapositive
Lucidi
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Supporti visivi
Come utilizzare la lavagna a fogli mobili
Controllare che il cavalletto sia stabile
Collocare il cavalletto in modo che sia ben visibile a tutti
Anticipare in sintesi il contenuto di ogni foglio
Non voltare le spalle all’uditorio mentre si parla
Mettersi di lato al cavalletto e guardare sempre il pubblico
Utilizzare una bacchetta o pennarello per evidenziare un punto
particolare sul foglio
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Supporti visivi
Proiezioni di lucidi (slides)
La proiezione di lucidi è indicata per gli interventi in una riunione
numerosa, in quanto consente a tutti di vedere anche da una certa
distanza.
Ispezionare la sala in cui avrà luogo la presentazione per localizzare
con esattezza le prese elettriche
Verificare che l’illuminazione non impedisca di vedere con chiarezza
quanto viene proiettato o che possa essere opportunamente regolata
Prima di iniziare la presentazione, controllare che il proiettore sia
perfettamente funzionante
Posizionarsi in maniera tale da non ostruire la vista a nessuno
Passi per progettare una presentazione
Come dominare i nervi
La paura di parlare in pubblico è l'ansia sociale più diffusa e affligge anche
chi è disinvolto in tutti gli altri contesti. Può essere decisamente molto
costruttiva, a condizione però che si converta debitamente in sicurezza.
Ecco i consigli degli esperti per superare questo blocco:
Preparare bene l'argomento: in tal modo si acquisirà maggior
confidenza e sarà possibile dominare la tensione.
Prima di entrare in scena respirare profondamente, trattenendo il
fiato per quattro secondi. Ripetere l'operazione 3 o 4 volte.
Prendere la bocca secca e le mani tremanti per quello che sono:
la prova che il corpo si prepara allo sforzo.
"Non bere caffè e altri eccitanti" Fanno aumentare l'ansia.
Chi viene ad ascoltarvi lo fa perché desidera sentire quello che
voi sapete, e quindi il coltello dalla parte del manico l'avete voi"
Assumere la posizione più comoda: da seduto o in piedi.
Esercitarsi simulando mentalmente la situazione con uno
svolgimento eccellente e senza prefigurarvi alcuna insicurezza.
Non rinunciare: il più delle volte l'ansia si riduce da sola.
Passi per progettare una presentazione
Eloquenza e immaginazione
Eloquenza e immaginazione
Il parlare in pubblico non è altro che l’espressione della personalità, della
cultura, e della sensibilità dell’oratore, è la capacità di sostenere le proprie
idee e di essere incisivi nelle proprie proposte.
Un relatore raccoglie dalla sua realtà di vita un’esperienza, è un uomo o
una donna che, teoricamente, dovrebbe avere una sensibilità capace di
suscitare nell’uditorio una immaginazione.
Dovrebbe riuscire a trasportare nel proprio mondo, verso le proprie idee, la
maggior parte possibile dell’uditorio.
Questo risultato si può ottenere programmandosi con lucida freddezza,
oppure lasciandosi consapevolmente trascinare dalle proprie
emozioni. In ambedue i casi si tratta di una manifestazione della propria
personalità e sensibilità.
Passi per progettare una presentazione
Eloquenza e immaginazione
Un relatore, anche se occasionale, non deve mai lasciarsi coinvolgere
emotivamente dall’uditorio, anzi, l’uditorio deve essere oggetto della sua
analisi più lucida e più avanti capiremo perché.
Il compito del relatore è quello di far vivere agli altri le emozioni nelle
parole e non perdersi dentro le emozioni.
Per quanto un discorso possa essere coinvolgente ed emozionante, quindi,
non bisogna farsi incarnare dalla sostanza emotiva delle parole. Se si
racconta la storia di un orfano afgano che dopo essersi perduto per mesi
nella guerra ritrova la madre che credeva morta, non si può scoppiare in
singhiozzi. Si fa in modo, invece, di lasciar trasparire dalle parole la propria
ansia, il proprio civile dolore, la propria disapprovazione della guerra.
Passi per progettare una presentazione
Eloquenza e immaginazione
Il pubblico deve sentire che la storia che si raccontando vi ha
profondamente colpito e ha raggiunto il vostro cuore ancor prima di quello
degli altri.
In molte scuole di comunicazione per imparare l’arte di parlare in pubblico si
utilizzano specifiche tecniche teatrali e di drammatizzazione, si tratta di
metodi che consentono in modo efficace e divertente di fare acquisire ai
futuri oratori la fiducia in loro stessi, di fargli recuperare la gestualità, di
coordinare il loro tono, proprio come avviene per un attore in teatro.
Le tecniche servono per empatizzare meglio col pubblico, l’empatia è la
sensibilità ai sentimenti altrui ed è utilissima per entrare in sintonia con la
platea.
Passi per progettare una presentazione
Eloquenza e immaginazione
E’ bene ricordare che il pubblico si accorge fin troppo presto del livello
emotivo del coinvolgimento dell’oratore ed è in grado di comprendere se
il relatore sta giocando con le parole o se sta dicendo delle cose sensate.
Una eloquenza controllata ed un coinvolgimento emotivo sinceramente
orientato a soddisfare il pubblico presente, sembrano essere le vere armi
vincenti della comunicazione verbale.
Chi sa influenzare gli altri ha successo! Ciò deriva dalla consapevolezza dei
propri mezzi e delle proprie idee.
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Immaginazione e volontà
Immaginazione e volontà
Chi decide di fare l’esperienza di parlare in pubblico o ne fa una scelta
professionale deve, prima di tutto, essere capace di far vivere nella fantasia
del pubblico quello che fino ad un momento prima della relazione era un
suo esclusivo patrimonio.
Per raggiungere questo obiettivo, tecnicamente importante, si dovrebbero
mettere in atto tre ben distinti elementi:
1. Seguire attentamente lo sviluppo logico di ogni singolo punto del
discorso.
2. Controllare che il discorso si svolga seguendo la successione
dei singoli punti che vi siete proposti.
3. Accertarsi che tutti i punti del discorso convergano in maniera
graduale verso l’obiettivo finale.
Passi per progettare una presentazione
Immaginazione e volontà
Alcuni consigli utili:
 Evitare in ogni modo digressioni troppo lunghe
 Fare solo un accenno a tutto ciò che è considerato laterale al
proprio obiettivo
 Evitare strade che portano in zone neutre, lontane dall’obiettivo
del proprio discorso.
 Non usare a sostegno delle proprie opinioni elementi di cui non
si è certi perché gli argomenti potrebbero perderebbero valore.
 Essere coerenti. Ricordarsi che quando si parla in pubblico si è
sotto esame, se per facilitare la comprensione dell’uditorio si fanno
degli esempi, questi devono essere rapidi, perché da un esempio
può iniziare un altro discorso non pertinente al proprio. Insomma,
non bisogna perdere di vista il proprio obiettivo.
Passi per progettare una presentazione
Immaginazione e volontà
È ovvio che il relatore deve tenere conto delle scansioni emotive del suo
pubblico, adattandosi continuamente agli umori ed alle modificazioni che
durante una relazione si rendono necessarie per una buona comunicazione
verbale, senza perdere mai di vista il fine del suo discorso.
Adattarsi agli umori del pubblico significa mettere in atto, durante
l’esposizione verbale dei contenuti, tutte quelle strategie utili a rendere
efficace e garbatamente delizioso il proprio argomentare.
In certi momenti potrà rendersi utile una battuta, in altri un allegro aforisma,
in altri ancora una citazione e così via.
Passi per progettare una presentazione
Immaginazione e volontà
Si deve fare il possibile per rendere efficace e penetrante la propria
comunicazione verbale, e per fare questo si deve:
riuscire ad interessare il pubblico presente,
riuscire a piacere
riuscire a comunicare sensazioni.
In altre parole si deve far capire agli altri il proprio messaggio e non fare
l’errore di compiacersi delle proprie parole, di pensare di strappare
l’applauso.
Comunicare significa influenzare, ma soprattutto farsi capire ed
assumersi la responsabilità di ammettere che ogni volta che il pubblico non
comprende le nostre comunicazioni la colpa è nostra.
Herb Choen, considerato uno dei più grandi negoziatori del mondo
sostiene che non è importante quello che si dice ma come si dice,
quando si dice, dove si dice.
Passi per progettare una presentazione
Immaginazione e volontà
Si può quindi affermare che la comunicazione verbale è una forma di
seduzione.
Infatti, interessare, piacere, fare emozionare il pubblico che ci ascolta
significa sedurre, quindi parlare in pubblico è una forma di seduzione.
L’aspetto più interessante del parlare in pubblico è insomma l’arte di saper
piacere, l’arte di portare le vostre argomentazioni dentro uno stile
gradevolmente convincente, uno stile capace di persuadere, commuovere,
divertire e perché no, fare sognare i vostri interlocutori.
Gli uomini e le donne di tutto il mondo usano la seduzione per conquistare o
fare innamorare il partner. In realtà che cosa fanno se non comunicare
sensazioni cercando di piacere e interessare ?
Ogni relatore dovrebbe vedere il pubblico
come un partner da fare innamorare,
da conquistare, da affascinare.
Passi per progettare una presentazione
Immaginazione e volontà
Non fare l’errore di pensare che queste affermazioni siano delle banalità
Il mondo del lavoro è pieno di manager capaci che tuttavia hanno fallito i
loro obiettivi perché non sono stati in grado di comunicare col proprio
gruppo, creando conflitti e malcontenti che si sono ripercossi sull’azienda.
Sedurre il proprio pubblico o anche una persona con cui si sta
conversando, non solo ci rende gradevoli, ma aiuta a raggiungere i
propri obiettivi e ci pone in una situazione di forza rispetto agli altri.