U-GOV Contabilità
La logica di U-GOV
I cicli gestionali e i motori contabili
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Obiettivi della giornata
1.
Comprendere perché siamo qui:
- il contesto normativo
- come soddisfare quanto richiesto dalla norma
2. Capire come ‘cambierà’ il nostro lavoro quotidiano
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Perché siamo qui?
Il contesto legislativo
e l’evoluzione della norma
verso la contabilità economica
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Il contesto normativo
l’evoluzione della norma verso la contabilità economica
I decreti attuativi
della norma
Introduzione di un sistema di
contabilità economicopatrimonale
e analitica
Definizione dei
principi contabili e
schemi di bilancio
Affiancamento… di un sistema
…di contabilità economicopatrimonale
Incentivare la
Contabilità
Economica
2008
Linee guida
del Governo alle
università
2009
Legge 196 del
31 dicembre
2009, art. 2,
comma d
2010
legge 240 del 30
dicembre 2010,
art. 5,
comma 4
2012
2014
decreto n.18 del 27 decreto n.19 del 14
gennaio 2012
gennaio 2014
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Decreto del 27 gennaio 2012, n. 18
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Decreto del 27 gennaio 2012, n. 18
1) Le università adottano un sistema di contabilità
economico-patrimoniale e analitica.
2) Quadro informativo… rappresentato da:
Bilancio unico di previsione annuale autorizzatorio
composto da budget economico e budget degli
investimenti.
3) Le università si dotano … di sistemi e procedure di
contabilità analitica.
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Riassumendo gli adempimenti richiesti
(legge 240/2010, d.lgs 18/2012)
• Adozione di un sistema di Contabilità Economico
Patrimoniale e Contabilità Analitica
• Bilancio unico di ateneo di previsione autorizzatorio,
composto da:
• Budget economico
• Budget degli investimenti
• Bilancio unico di ateneo a consuntivo (SP, CE, NI)
• Preventivo in contabilità finanziaria non autorizzatorio
• Consuntivo in contabilità finanziaria
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Decreto del 27 gennaio 2012, n. 18
• Le università adottano il sistema di contabilità economico
patrimoniale … nonchè i sistemi di contabilità analitica
entro il 1° gennaio 2015.
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Decreto del 14 Gennaio 2014, n. 19
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Decreto del 14 Gennaio 2014, n. 19
• Art 2. ‘Definizione degli schemi di Bilancio’
• Art. 3: ‘Schemi di Bilancio’
• Art. 4 ‘ Principi di valutazione delle poste’
• Art.5 ‘Criteri di predisposizione del primo stato
patrimoniale’
• Art. 6 ‘ Piano dei conti’
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Perché siamo qui?
Perché la norma richiede:
• l’abbandono della contabilità finanziaria;
• l’adozione della contabilità economico-patrimoniale;
• il mantenimento di un controllo autorizzatorio.
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Si possono soddisfare tutte
queste richieste?
Si può abbandonare la contabilità finanziaria e
mantenere un controllo autorizzatorio?
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La contabilità generale
contabilità esterna: registra operazioni che intercorrono con
l’esterno:
si rilevano crediti e debiti, movimentazioni della banca…
contabilità che segue le logiche della partita doppia e
rileva costi e ricavi a fronte di debiti/crediti
contabilità a consuntivo: non è previsto un budget!
con la contabilità economica non si può avere un controllo
autorizzatorio!
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La contabilità analitica
contabilità interna: movimenta solo ricavi e costi
(no crediti e debiti! no banca)
contabilità interna: dettaglia quanto registrato con la
contabilità generale, individuando la struttura (in U-GOV si
parla di Unità Analitica) cui si riferisce quel costo o quel ricavo
contabilità a preventivo: è previsto un budget
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Si può abbandonare la contabilità finanziaria
e mantenere un controllo autorizzatorio?
Sì!
È in contabilità analitica che ho la predisposizione di un budget di
previsione che sostituisce il preventivo finanziario.
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L’applicazione in U-GOV Contabilità
In U-GOV il budget è autorizzatorio:
è possibile registrare costi (di esercizio e pluriennali) nel limite
degli stanziamenti inseriti (e quindi autorizzati).
In assenza di contabilità finanziaria,
è con la contabilità analitica che si ha il
CONTROLLO di DISPONIBILITA’ e si adempie
alla funzione AUTORIZZATORIA
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U-GOV, come padroneggiarlo?
Obiettivi e modalità
della formazione
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Obiettivi di queste giornate
1. Comprendere le logiche di U-GOV
2. Capire come ‘cambierà’ il nostro lavoro quotidiano
con
 l’abbandono della contabilità finanziaria
 l’introduzione della contabilità economico-patrimoniale
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Obiettivo di queste giornate
Comprendere le logiche di U-GOV
NON CI INTERESSA TRATTARE TUTTE LE CASISTICHE
NON CI INTERESSA SAPERE IL SIGNIFICATO DI TUTTI I CAMPI
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Perché non ci interessa trattare tutte le
casistiche?
Perché la formazione si articola in due momenti:
1. gli incontri in videoconferenza con gli esperti CINECA
2. la fruizione di corsi on-line
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1. Gli incontri in videoconferenza
• l’esperto CINECA illustra il funzionamento di U-GOV
• i partecipanti interagiscono con lui tramite il tutor di aula
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Ruolo del tutor
Domande
??
Pausa caffè
Compiti!!
Imprevisti
tutor
Chiarimenti
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2. Corsi on line
Come fare per…?
•
•
•
•
•
tutorial
video-lezioni registrate
documenti
test di autovalutazione
sondaggi
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I tutorial
https://elearning.u-gov.it/
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3. L’helpdesk di I livello
Keyuser
interazione
tramite TTS
helpdesk di I livello
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Per concludere
videoconferenza
tutorial
Helpdesk di I livello
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Partita doppia?
I tempi della videoconferenza
• per U-GOV Contabilità sono previste 4 giornate di
videoconferenze con inizio il lunedì e termine il giovedì;
• orari: dalle 9 alle 13;
• pause: almeno 2;
• l’esercitazione in aula
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Dubbi?
5 minuti di break per riorganizzare le idee!!
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Le logiche di U-GOV
Il ciclo acquisti
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Logica di U-GOV contabilità
Documenti Gestionali e Motori Contabili
1. il fatto amministrativo assume una funzione centrale, tale
obiettivo si ottiene utilizzando il concetto di Documento
Gestionale (DG)
2. i “motori” contabili leggono e rilevano gli elementi portati dal
DG medesimo.
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Logica di U-GOV contabilità
Documenti Gestionali
Sono ad esempio classificati come DG:
• Ordine al fornitore
• Ddt (in U-GOV si parla di “DCE” documento entrata merce)
• Fattura di acquisto
• Nota di credito
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Logica di U-GOV contabilità
Motori Contabili
Sono motori contabili, alimentati in modo integrato ma indipendente:
Contabilità Finanziaria (COFI): contabilità orientata al controllo
autorizzativo dei flussi finanziari nominali o certi
Contabilità Generale (COGE): contabilità di consuntivo che
segue le logiche della partita doppia e rileva le nature economiche,
nonché debiti/crediti
Contabilità Analitica (COAN): SISTEMA DI SUPPORTO
orientato al Controllo di Gestione.
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Logica di U-GOV contabilità
Motori Contabili
Sono presenti inoltre questi ulteriori motori contabili:
– Contabilità Inventariale: orientata alla gestione dei beni patrimoniali
– Gestione Fiscale: orientata alla gestione delle operazioni iva.
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Definizione del ciclo: ciclo acquisti
Documenti Gestionali che compongono il ciclo acquisti
Richiesta
d’acquisto
Contratto
passivo
Ordine
Doc.
Consegna /
Erogazione
Fattura
Ordinativo
di
Pagamento
Riscontro
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Definizione delle scritture del ciclo acquisti
Documenti Gestionali
Motore
CoFi
CoAn
CoGe
Richiesta
d’acquisto
Ordine Contratto
Doc.
Consegna /
Erogazione
Fattura
Ordinativo
di
Pagamento
Riscontro
In assenza di contabilità finanziaria,
Registrazione
Registrazione
Pagamento
è con
la contabilità analitica
che si ha il CONTROLLO
di
Impegno
Mandato
DISPONIBILITA’ e si adempie alla funzione AUTORIZZATIVA
Anticipata:
rilevazione del
costo
Normale:
rilevazione del
costo effettivo
Normale:
rilevazione del
costo effettivo
Anticipata:
costo a fatture
da ricevere
Prima: fatture da
ricevere a debito
Ultima: debito
a banca
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Il controllo autorizzatorio in U-GOV:
la scrittura anticipata coan
Il costo sorge nel momento in cui viene consegnato il bene o
erogato il servizio (non al momento dell’ordine):
solo in questo momento, il budget dovrebbe essere scalato.
Per avere un controllo autorizzatorio tempestivo non si può
aspettare la consegna della merce o l’erogazione del servizio
 ecco perché in U-GOV è stata prevista la
Scrittura anticipata Coan
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riassumendo
le scritture contabili del ciclo acquisti
COAN
Ordine/
Contratto
COGE
SCALA IL BUDGET
NON PREVEDE BUDGET
ha rilevanza INTERNA
ha rilevanza ESTERNA
COAN ANTICIPATA:
rilevazione del costo
Doc.
Consegna /
Erogazione
Fattura
COGE ANTICIPATA
COAN NORMALE
Costo
Verifica ed eventuale
adeguamento del costo scalato
COAN NORMALE
Verifica ed eventuale
adeguamento del costo scalato
Fatture da
ricevere
Fatture da
ricevere
COGE PRIMA
Debito
Debito
COGE ULTIMA
Riscontro
Banca
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riassumendo le scritture contabili
del ciclo acquisti senza DCE
COAN
Ordine/
Contratto
COGE
SCALA IL BUDGET
NON PREVEDE BUDGET
ha rilevanza INTERNA
ha rilevanza ESTERNA
COAN ANTICIPATA:
rilevazione del costo
Fattura
COAN NORMALE
Verifica ed eventuale
adeguamento del costo scalato
COGE PRIMA
Costo
Debito
Debito
COGE ULTIMA
Riscontro
Banca
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Dubbi? Domande?
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Break!! 15 minuti per un buon caffè!!
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Caso pratico
Acquisto di materiale di consumo
in attività istituzionale
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Caso pratico
Acquisto di un servizio
in attività commerciale
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L’applicativo U-GOV
I concetti visti oggi…
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Logica di U-GOV contabilità
Documenti Gestionali e Motori Contabili
1. il fatto amministrativo assume una funzione centrale, tale
obiettivo si ottiene utilizzando il concetto di Documento
Gestionale (DG)
2. i “motori” contabili leggono e rilevano gli elementi portati dal
DG medesimo.
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Il controllo autorizzatorio in U-GOV:
la scrittura anticipata coan
Il costo sorge nel momento in cui viene consegnato il bene o
erogato il servizio (non al momento dell’ordine):
solo in questo momento, il budget dev’essere scalato.
Per avere un controllo autorizzatorio tempestivo non si può
aspettare la consegna della merce o l’erogazione del servizio
 ecco perché in U-Gov è stata prevista la
Scrittura anticipata Coan
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le differenze nelle scritture COGE
degli acquisti istituzionali e comm.
ATTIVITA’
ISTITUZIONALE
Ordine/
Contratto
Doc.
Consegna /
Erogazione
ATTIVITA’
COMMERCIAL
E
NESSUNA SCRITTURA COGE!
COGE ANTICIPATA:
COSTO a FATTURE DA RICEVERE
COSTO a FATTURE DA RICEVERE
COGE PRIMA MOVIMENTAZIONE del conto DEBITO
Fattura
FATTURE DA RICEVERE a DEBITO
DIVERSI
a
DEBITO
FATTURE DA RICEVERE
IVA a CREDITO
COGE ULTIMA MOVIMENTAZIONE del conto BANCA
Riscontro
DEBITO a BANCA
DEBITO a BANCA
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La valorizzazione del
periodo di competenza
In contabilità economica è fondamentale valorizzare
correttamente il Periodo di competenza.
Tale campo:
 non va valorizzato nei beni di consumo;
 non va valorizzato nei beni ogg di ammortamento;
 va valorizzato per i servizi.
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Esercitazione
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