10/10/2008 CMS Physics week di settembre 2009 a Bologna P. Giacomelli Date Dal Lunedi’ 7/09/2009 a Venerdi’ 11/09/2009 26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 2 CMS CB, 26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna CMS Bologna group CMS week in Bologna Proposed dates: Monday august 31st - Friday september 4th Modificato a Monday sep. 7th - Friday sep. 11th What we can offer: Organization Hotel reservation Meeting rooms and auditorium Coffee breaks Lunches Social event (dinner in historical palace) We will require an inscription fee of ≤150 euro 26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 4 Bologna Bologna is rather close (~550 km) to CERN and easily reachable by car, train or plane. The meetings will be organised in a complex of the University of Bologna in the centre of the town. 26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 5 Tourist information Bologna is a medium size city (~.5 M inhabitants) with one of the largest medieval centers in Europe. It is famous for having the oldest University in the western world, as well as for its medieval towers, historical buildings, many churches and porticos. Bologna is ideally located to visit several other art cities, like Florence, Venice, Verona, Ravenna etc. It is also quite close to the Adriatic sea… Social program foreseen 26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 6 Pictures of Bologna 26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 7 Pictures of Bologna 26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 8 Social event 26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 9 Participation costs (2008 prices) Transportation (example from CERN) Train ~ 180 euro Plane ~ 300-400 euro Hotels (B&B) 3* single ~ 75 euro 3* double ≥ 90 euro 4* single ~ 90 euro 4* double ≥110 euro We will also offer some cheaper rooms for students and young postdocs Meals Lunch ~ 5-12 euro Trattoria ~ 15-25 euro Restaurant > 25 euro 26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 10 Cosa significa per noi… • • • • • Avremo una settimana di riunioni CMS con sessioni plenarie e parallele con 3400 (?) partecipanti E’ un onore ma anche un grosso onere per il nostro gruppo Ci sara’ molto da fare per organizzare tutto al meglio… L’aiuto di tutti e’ necessario Alcune cose da fare rapidamente, molte altre da fare piu’ in la’… 26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 11 Preparativi • Ricezione, Hotel booking, organizzazione • Abbiamo individuato 3 ditte, ora chiederemo preventivi Due segretarie della Direzione INFN Aule Complesso in Via Belmeloro 14, palazzo A • 2 sale plenarie (35-450 persone) 5 sale per sessioni parallele (100 persone) Tutte con proiettori e connessione a Internet Cena sociale Palazzo Isolani 26/09/2008 Mercoledi’ 9/9 e giovedi’ 10/9 opzionati Possibilita’ di fare un aperitivo nel chiostro di Santo Stefano prima della cena (molto suggestivo) CMS week 2009 in Bologna 12 Finanziamenti • Finanziamenti sicuri (??) • Conf. fee di 150 euro/persona Dipartimento di Fisica INFN (Sezione, centrale ?) Finanziamenti incerti Universita’ di Bologna Ditte espositrici Fondazioni bancarie Enti istituzionali (Comune, Provincia, Regione) Capponi se vince l’Isola dei Famosi (!!???) 26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 13 Ancora preparativi… • Sito web • Descrizione, cartine, dettagli turistici Programma sociale Visite guidate, visite a musei, ecc. Altre attivita’ opzionali • Organizzazione di seminari, workshops in parallelo al convegno • Contatti con la stampa 26/09/2008 CMS week 2009 in Bologna 14