Special Preparatory Programme CSF & JROP
Building Implementation Capacity CZ 02 IB SPP III
September 2003 – October 2004
Financial procedures
and
Paying Authority procedures
experience from Basilicata
SPP
PHARE TWINNING
Regione
Basilicata
Repubblica
Ceca
EU PHARE
TWINNING PROGRAMME
Special Preparatory Programme
Marzo 2004
Procedure finanziarie
e
Procedure dell’Autorità di Pagamento
L’esperienza della Basilicata
Maria Teresa Lavieri
Dirigente Ufficio Risorse Finanziarie e Bilancio della Regione Basilicata
Autorità di Pagamento FESR del POR Basilicata 2000-2006
La Programmazione per le Regioni
dell’Obiettivo 1 in Italia
Programma di Sviluppo del Mezzogiorno (PSM)
Quadro Comunitario di Sostegno (Q.C.S.)
PROGRAMMI
OPERATIVI REGIONALI
PROGRAMMI
OPERATIVI NAZIONALI
Complementi di programmazione
Contenuto dei documenti programmatici
2000-2006

Piani, QCS e PO, DOCUP e PIC





Assi prioritari strategici
Valutazione ex-ante
Risorse finanziarie per asse e fondo
Modalità di attuazione e controllo
Complemento di Programmazione








Misure
Beneficiari finali
Piano finanziario delle misure e tassi di partecipazione
Criteri di selezione degli interventi
Spese ammissibili
Procedure amministrative di spesa
Indicatori di sorveglianza finanziari, fisici, di risultato e di
impatto
Azioni di comunicazione
Il Quadro Finanziario per la programmazione
dei fondi strutturali 2000-2006

è stato definito a livello nazionale in
partenariato con i titolari dei P.O. ed
approvato nel 1999
(D. CIPE n. 139 del 06.08.1999)
ed espone:
 i fondi comunitari complessivi e la loro
ripartizione tra Programmi Operativi nazionali
e regionali
 i fondi complessivi del cofinanziamento
nazionale
 la ripartizione dei fondi tra gli assi prioritari di
intervento
 i meccanismi di premialità
Il Cofinanziamento a carico dello Stato
È
pari al 70% della quota totale del
cofinanziamento nazionale dovuto
ed
è erogato contestualmente alle quote
trasferite dalla Commissione Europea
Prima della approvazione del QCS il Governo ha deciso
che l’anticipo (7%) del cofinanziamento a carico dello
Stato per tutti i Programmi Operativi fosse erogato alle
autorità titolari dei programmi (Ministeri e Regioni),
contemporaneamente al trasferimento da parte della
Commissione Europea dell’anticipo del 7% del totale
dei fondi strutturali (FESR-FSE-FEAOG-SFOP)
(Delibera CIPE n. 60 del 22.06.2000)
Nel Q.C.S. Italia 2000-2006
La Commissione Europea ha approvato per asse prioritario e
fondo strutturale:
il
totale del cofinanziamento dei singoli fondi
strutturali
il totale del cofinanziamento pubblico a carico
delle amministrazioni nazionali distinto fra Stato
e Regione
il totale della quota dei privati (con valore
indicativo)
e per ciascun Programma Operativo Nazionale o Regionale:
il
totale del cofinanziamento
distinto per fondo strutturale
comunitario
Per ciascun Programma Operativo la
Commissione Europea ha approvato per
Asse Prioritario e per annualità
Se nazionale
 totale
cofinanziamento fondi strutturali distinto per fondo
 totale cofinanziamento bilancio dello Stato
 totale cofinanziamento privati
Se regionale
 totale
cofinanziamento fondi strutturali distinto per fondo
 totale cofinanziamento a carico del bilancio dello Stato
 totale cofinanziamento a carico bilancio della Regione o
di altri beneficiari finali pubblici (comuni, province)
 totale cofinanziamento privati
Nei Complementi di Programmazione
dei Programmi Operativi
Per ciascuna Misura sono presenti due quadri finanziari contenenti:
PROFILO SPESA PREVISTA
(importi in Euro)
FONTI FINANZIARIE (importi in Euro)
Costo totale
Finanziamento pubblico
FESR
69.850.000
195.384.616
100,00%
-
0,00%
0,00%
Centrale
40.005.000
31,50%
17.145.000
Finanziamento privato
Annualità Importo
annuale
Importo
progressivo
55,00%
FSE
FEAOG
Regionale
127.000.000
2000
2001
2002
13,50%
68.384.616
10.236.660 10.236.660
19.890.517 30.127.177
19.890.516 50.017.693
2003 (1° s.) 10.458.978
2003 (2° s.)
246.817
60.476.670
60.723.487
2004
2005
2006
2007
2008
96.572.656
139.227.170
172.497.262
195.384.616
195.384.616
35.849.169
42.654.513
33.270.092
22.887.354
-
Soggetti coinvolti nell’attuazione dei
programmi comunitari 2000-2006
 Autorità
di Gestione
 Autorità di Pagamento
 Autorità di Controllo
 Beneficiari finali
 Destinatari finali
Compiti delle Autorità di Pagamento
(artt. 9 e 32 Reg. CE 1260/99)
Per il QCS

Supervisione e coordinamento dell’organizzazione dei flussi finanziari
(Ministero Economia e Finanze - Ragioneria Generale dello Stato)
Per i Programmi Operativi





Verifica della conformità delle spese sostenute alle norme
comunitarie accertandone la regolarità, la correttezza e la
eleggibilità
Elaborazione, certificazione e presentazione delle richieste di
pagamento alla Commissione Europea (quota UE) ed al Ministero
Economia e Finanze (quota Stato) e verifica degli accrediti
Verifiche presso l’Autorità di gestione, i beneficiari ed i destinatari
finali sulle spese sostenute e i documenti giustificativi, accertando
che le operazioni sono state effettivamente realizzate
Gestione delle rettifiche finanziarie disposte dalla C.E. e recupero
dei fondi indebitamente versati
Vigilanza sui trasferimenti ai beneficiari finali che devono ricevere
con celerità i fondi
Procedure Finanziarie
della Programmazione 2000-2006
Per uniformare le procedure di attuazione del QCS è stata emanata
una specifica direttiva valida per tutti i Programmi Operativi ( D.
CIPE n. 83 del 04.08.2000) contenente
I
criteri relativi alle procedure finanziarie
Le funzioni delle Autorità di Pagamento dei
Programmi Operativi
I sistemi di gestione delle risorse finanziarie circuiti finanziari
L’esecuzione finanziaria degli interventi
Le modalità di attivazione dei flussi
Criteri da adottarsi per la definizione
delle Procedure Finanziarie

massima integrazione tra tutte le risorse disponibili
(comunitarie, statali e regionali) per valorizzare le sinergie tra
le diverse azioni finanziate;

necessaria flessibilità a tutto il circuito finanziario che
regola la programmazione e gestione degli interventi, anche al fine di
massimizzare il tiraggio dei Fondi Strutturali;

determinazione dei fabbisogni annuali, in termini di
competenza e di cassa, in funzione della capacità di spesa dei
beneficiari finali, tenendo conto, a questo fine, dei vincoli di
disimpegno automatico di cui agli artt. 31 e 32 del Regolamento (CE)
N. 1260/1999;

modalità di rappresentazione delle poste contabili e di
evidenziazione dei flussi finanziari tali da garantire la
necessaria trasparenza e la verifica dell’addizionalità delle risorse
comunitarie senza irrigidire la gestione.
Azioni poste in essere
da parte delle amministrazioni titolari dei
Programmi Operativi

Attivazione di un appropriato sistema contabile a livello di
Autorità di Gestione dei Programmi Operativi

semplificazione delle procedure di trasferimento a tutti i
livelli, al fine di rendere le risorse più rapidamente
disponibili per i beneficiari finali

Semplificazione delle voci di bilancio

Integrazione informatica del sistema di gestione del bilancio
con il sistema di gestione dei progetti finanziati

Individuazione di adeguati strumenti per la raccolta dei dati
relativi alle dichiarazioni di spesa e definizione di procedure
di controllo
I circuiti finanziari

Ogni Amministrazione nazionale o regionale responsabile della
gestione di un programma operativo prevede nel proprio bilancio
annualmente i fondi (comunitari - statali- regionali) necessari per
garantire il livello di spesa previsto dai piani finanziari del PO e del
Complemento di Programmazione
 Al trasferimento delle risorse comunitarie e di quelle del
cofinanziamento statale provvede la Ragioneria Generale dello Stato
(Ministero Economia e Finanze) attraverso uno speciale fondo del
proprio bilancio (Fondo di rotazione), accreditando tali fondi su
appositi conti correnti presso la Tesoreria Centrale dello Stato
(Banca di Italia) alle Regioni ed alle Amministrazioni interessate
previa presentazione delle domande di pagamento
 Le Regioni, nel rispetto delle procedure di contabilità, prelevano le
risorse da detti conti per eseguire le erogazioni in favore dei
beneficiari finali, in relazione alle effettive esigenze di cassa
 Le Amministrazioni statali utilizzano i fondi attraverso appositi conti
presenti sul bilancio di ciascun ministero dove vengono versati i
fondi comunitari e del cofinanziamento nazionale da parte del fondo
di rotazione.
Le modalità di attivazione dei flussi
La
Commissione provvede al versamento di un acconto contestualmente
al primo impegno che interviene all’atto della decisione che approva
ciascuno intervento. Questa anticipazione è pari al 7% della partecipazione
complessiva dei Fondi al singolo Programma Operativo e può essere
erogata in una o due tranches (artt. 31 e 32 del Reg.(CE) n.1260/1999)
La fase successiva del flusso finanziario prevede pagamenti intermedi ed il
saldo finale a titolo di rimborso di spese effettivamente sostenute e
certificate dalle Autorità di Pagamento.
Le Autorità di Pagamento presentano le richieste di pagamento,
certificando le spese effettivamente sostenute, alle Amministrazioni capofila
dei singoli Fondi che provvedono all’inoltro alla Commissione europea e alla
Ragioneria Generale dello Stato(MEF)
 Una copia completa delle domande di pagamento deve essere trasmessa
a titolo informativo all’Autorità di Gestione del QCS e all’Autorità di Gestione
del Programma Operativo di riferimento. Le Autorità di pagamento
elaborano un’unica domanda di pagamento per richiedere sia la quota
comunitaria che la quota statale.
La Ragioneria Generale dello Stato trasferisce sui conti delle
Amministrazioni titolari le risorse comunitarie e contestualmente attiva le
procedure per il trasferimento della quota nazionale di cofinanziamento,
dando comunicazione alle Autorità di Pagamento.
Tempistica
delle domande di pagamento
 Le
Amministrazioni centrali capofila ricevono le domande di
pagamento elaborate dalle Autorità di pagamento e, previa
verifica della loro correttezza formale e della sussistenza delle
condizioni di ammissibilità, le inviano alla Commissione europea
quattro volte l’anno, alle seguenti scadenze: 28 febbraio, 30
aprile, 31 luglio, 31 ottobre.
 La scadenza del 31 ottobre è l’ultima possibile per ogni anno,
come previsto dal Reg. CEE 1260/99.
 Le Autorità di pagamento devono far pervenire le domande di
pagamento almeno 10 giorni lavorativi precedenti la scadenza
prevista per l’inoltro a Bruxelles.
 Le domande di pagamento pervenute oltre i termini vengono
inviate alla Commissione europea alla successiva scadenza.
 Per accelerare i tempi di inoltro, le domande di pagamento
vengono trasmesse per via telematica
Assegnazione della quota statale
viene
disposta, per ciascun programma operativo,
sulla base del piano finanziario della decisione
comunitaria che approva e fissa la partecipazione
finanziaria dei Fondi strutturali
viene
effettuata,
annualmente,
con
decreto
ministeriale, in favore di ciascun P.O., sulla base
dell’istruttoria tecnica condotta da un gruppo di lavoro
istituito presso il Dipartimento della Ragioneria
generale dello Stato
la parte dell’assegnazione non erogata e non
riprogrammata per l’avvenuto disimpegno automatico
della Commissione Europea viene disimpegnata
Pagamento della quota statale
è
eseguito in conformità dei corrispondenti impegni ed ha come
destinatario, di norma, l’autorità di pagamento di ciascun intervento.
 Nei casi in cui il PO è gestito da Amministrazioni dello Stato che non
operano autonomamente con un proprio bilancio, la Ragioneria
Generale dello Stato provvede ad effettuare i pagamenti agli aventi
diritto sulla base delle disposizioni impartite dall’Amministrazione
titolare del programma, oppure da quella responsabile del
coordinamento della misura o dell’azione.
 può assumere la forma di Acconto, Pagamenti intermedi, Saldo
 il totale cumulato di acconti e pagamenti intermedi non può superare il
95% dell’importo totale attribuito sul programma
 il pagamento del saldo finale viene eseguito dietro presentazione, da
parte dell’Autorità di pagamento, entro sei mesi dal termine di chiusura
del P.O., di una dichiarazione certificata delle spese effettivamente
sostenute dai beneficiari finali.
 L’erogazione del saldo è, inoltre, subordinata alla presentazione della:
 relazione finale di esecuzione dell’intervento al Ministero dell’Economia
e delle Finanze ed alla Commissione europea;
 Dichiarazione predisposta ai sensi dell’articolo 38, paragrafo 1, lettera
f) del Reg.CE n. 1260/99 dall’autorità di controllo ai sensi del Reg. CE
n. 438/2001
Recuperi e rimborsi

Le Autorità di pagamento di ciascun PO procedono al
recupero, presso i beneficiari finali o gli altri organismi
responsabili, dei contributi comunitari e nazionali loro
trasferiti e non utilizzati nei termini previsti maggiorati degli
interessi legali maturati nel periodo intercorso tra la data di
erogazione dei contributi stessi e la data di recupero.

Le somme recuperate devono essere versate al Ministero
dell’Economia e Finanze- Ragioneria Generale dello Stato
che provvede alla restituzione alla Commissione Europea o
li trattiene a seconda che si tratti di fondi comunitari o fondi
statali.
Struttura organizzativa della Regione Basilicata per
l’attuazione del POR 2000-2006
AUTORITÀ DI GESTIONE
=
Resp. Ufficio Staff nel Dip. Presidenza della Giunta
AUTORITA’ AMBIENTALE
=
Resp. Ufficio Staff nel Dip. Presidenza Giunta
AUTORITÀ DI PAGAMENTO FESR
=
Resp. Ufficio Ris.Finanziarie e Bilancio
AUTORITÀ DI PAGAMENTO FEAOG
=
Resp.Ufficio del Dipartimento Agricoltura
AUTORITÀ DI PAGAMENTO FSE
=
Resp. Ufficio Dipartimento Formazione
AUTORITÀ DI CONTROLLO
=
Resp. Ufficio Controllo finanziario e di gestione
RESPONSABILI DI MISURE
=
Dirigenti delle strutture competenti
per materia dei vari Dipartimenti
(Ambiente, Infrastrutture, Sicurezza Sociale,
Attività Produttive, Agricoltura,
Formazione, Presidenza)
Chi è e cosa fa il
Responsabile di Misura
E’ un dirigente del Dipartimento regionale competente nelle
materie oggetto della misura
Attua la misura
seleziona i progetti
emana gli atti di concessione dei contributi
gestisce il progetto sotto il profilo finanziario ed amministrativo
autorizza gli impegni dei fondi sul bilancio regionale
controlla i progetti e autorizza i pagamenti al beneficiario finale o
al destinatario della sovvenzione se il beneficiario finale è la
Regione
effettua il monitoraggio finanziario, fisico e procedurale dei progetti
fornisce e certifica i dati finanziari all’Autorità di gestione ed alla
Autorità di Pagamento
conserva tutta la documentazione amministrativa per i controlli ai
vari livelli
Chi sono …. nella programmazione
comunitaria 2000-2006

I Beneficiari finali


Organismi, soggetti pubblici e privati responsabili
della committenza delle operazioni; nel caso dei
regimi di aiuto, i beneficiari finali sono gli
organismi che concedono gli aiuti; per le opere
pubbliche sono gli enti pubblici che eseguono
l’appalto dei lavori.
I destinatari finali

I percettori ultimi delle risorse finanziarie rese
disponibili (imprese realizzatrici di opere
pubbliche, piccole e medie imprese, società di
assistenza tecnica, allievi, docenti, fornitori, ecc..)
Reg.(CE) n.1260/99, art.9
Cosa fanno i Beneficiari finali







Attuano gli interventi/azioni selezionati dall’Autorità di
gestione
Se proponenti di interventi/azioni, ne elaborano la
progettazione esecutiva
Definiscono
le
procedure
di
attuazione
degli
interventi/azioni ed i rapporti con il destinatario finale
Adeguano la propria struttura funzionale ed i sistemi
contabili per il rispetto dei vincoli e degli adempimenti
imposti dalla Commissione Europea e dallo Stato
Implementano il sistema di contabilità del progetto
Implementano il sistema integrato di controllo,
monitoraggio e rendicontazione della spesa
Trasmettono le informazioni sull’attuazione degli interventi
alle Autorità competenti
Flussi finanziari nel POR Basilicata
Responsabile di
Misura
Ragioneria Generale
della Regione
Che provvede ad effettuare
l’impegno di spesa sul bilancio
e ordina alla banca tesoriera
di pagare l’importo
disposto dal responsabile di misura
Invia i dati e
la certificazione
delle spese
Autorità di Gestione
del POR
Autorità di Pagamento
del Fondo
Beneficiari finali
(comuni, province)
Destinatari finali
(privati, imprese)
Esecuzione finanziaria degli interventi
Il sistema contabile a livello di Programma Operativo,
fondato su documenti giustificativi soggetti a verifica,
deve essere in grado di garantire:
La
partecipazione dei Fondi strutturali nei limiti fissati;
I pagamenti ai beneficiari finali senza decurtazioni e senza
ritardi ingiustificati;
La conformità degli impegni e dei pagamenti alle prescrizioni
comunitarie;
La destinazione delle azioni coerente con quella indicata nel
Programma Operativo;
La registrazione delle somme recuperate a seguito di
irregolarità accertate.
La fase dell’impegno

L’impegno delle risorse destinate alla realizzazione di un
intervento/azione, secondo l’accezione comunitaria, rappresenta
l’atto formale (atto giuridicamente vincolante) dal quale
scaturisce una obbligazione per il Beneficiario finale e può
essere antecedente o posteriore all’impegno contabile sul
bilancio (ciò dipende dalle norme di contabilità interne al
soggetto attuatore).

Per le infrastrutture
Per i regimi di aiuto
Per i contratti di servizio



è il contratto stipulato con l’appaltatore dei lavori
è l’atto di concessione del contributo+ la notifica
è il contratto stipulato con l’affidatario dei servizi
L’impegno, formalizzato con atti amministrativi e contabili validi
ai fini della rendicontazione, è una delle grandezze finanziarie
chiave del sistema di monitoraggio, controllo e rendicontazione
Pagamento e contabilizzazione




La fase di pagamento corrisponde all’esborso finanziario, e
quindi alla spesa effettivamente sostenuta del beneficiario
finale, a fronte degli impegni assunti.
Il pagamento viene provato, nel caso di un ente pubblico, dal
mandato emesso nei confronti del fornitore che ha effettuato la
prestazione (ditta appaltatrice di lavori infrastrutturali, PMI in
caso di regimi di aiuto, società o altro soggetto affidatario di
incarico professionale, ecc.);
L’importo della spesa, conformemente alla normativa civilistica e
fiscale, deve essere registrato nel sistema contabile e l’atto di
pagamento deve recare a corredo la documentazione di debito
necessaria (fattura, certificato di pagamento, ecc.)
Anche il pagamento è una delle grandezze finanziarie chiave
che va ad alimentare il sistema di monitoraggio, controllo e
rendicontazione
La fase della rendicontazione
E’ un
processo trasversale a tutta l’attuazione che non
si esaurisce nella consuntivazione delle spese
Interagisce con le fasi del processo di formazione dei
costi e del processo di controllo
Progettazione
di
un
sistema
integrato
di
rendicontazione e controllo del cui funzionamento è
responsabile il Beneficiario Finale
Gli aspetti critici del processo di
rendicontazione




Rispetto dei criteri di rendicontazione fissati dalla
normativa comunitaria e dal singolo programma
Spese ammissibili
Categorie di costo ammissibili e importi ammissibili
per ciascuna categoria di costo
Definizione della struttura e organizzazione del
sistema di rendicontazione:soggetti coinvolti, flusso
documentale e finanziario, ruoli e responsabilità
L’impostazione del sistema di
rendicontazione

Prevede la realizzazione delle seguenti attività




Definizione dei criteri di eleggibilità delle spese
Individuazione delle tipologie di spesa ammissibili e
definizione dei relativi requisiti di ammissibilità e criteri di
determinazione
Impostazione del sistema di contabilità di progetto e
definizione dei criteri di contabilizzazione delle spese
Analisi e disegno dei principali processi operativi finalizzati
alla rendicontazione e predisposizione di modelli e strumenti
Dettaglio delle registrazioni contabili e della
documentazione a livello del beneficiario finale

La registrazione dei singoli pagamenti per ciascun
progetto/azione deve essere effettuata distintamente per voce di
spesa:





Lavori, somme a disposizione distinte per natura, per le infrastrutture
Opere murarie, spese di progettazione, impianti, macchinari, attrezzature,
capitale circolante, nel caso di regimi di aiuto
Progettazione, allievi, docenze, sede, ecc., nel caso di azioni sulle risorse
umane
……
La documentazione che il beneficiario finale ha l’obbligo di
conservare è la seguente:



Quadro tecnico economico,stati di avanzamento lavori e certificati di
pagamento, documentazione di spesa, certificazione di spesa con riparto
definitivo tra lavori e somme a disposizione, prospetto di rendiconto finale
per le infrastrutture
Computo metrico delle opere murarie, fatture quietanzate per le spese di
progettazione, impianti, macchinari, attrezzature, ecc., nel caso di regimi di
aiuto
Registri presenze allievi e docenti, documentazione di spesa, prima nota
cassa, registro del magazzino, libri consegna materiale didattico, prospetto
di rendiconto finale, ecc., nel caso di acquisizione di beni e servizi
formativi
Ammissibilità delle spese
Norma
Generale
Si applicano le norme nazionali a meno che non siano state emanate norme
comuni dalla Commissione Europea in materia di ammissibilità delle spese

Condizioni
di ammissibilità
La
spesa deve essere stata sostenuta, dal beneficiario finale, dopo la data di
ricezione del programma (PO, DOCUP, PIC,…);
La spesa deve essere stata sostenuta, dal beneficiario finale, entro la data
finale fissata nella decisione di approvazione del programma;
La spesa deve essere regolare e documentabile;
Gli stati membri devono accertarsi che l’operazione finanziata dai Fondi non
subirà modificazioni sostanziali nei cinque anni successivi alla data della
decisione di partecipazione
 -che ne alterino la natura o le modalità di esecuzione
 -che procurino un vantaggio indebito a impresa/ente pubblico
 -che determinino un cambiamento nella natura della proprietà di una
infrastruttura oppure la cessazione o il cambiamento di una attività
produttiva
Rif. Reg.(CE) n. 1260/1999, art. 30
Programmazione ordinaria e
programmazione comunitaria
Per assicurare il rispetto del principio di aggiuntività delle
risorse comunitarie sancito dai regolamenti, occorre
orientare tutta la programmazione nazionale, regionale e
locale, quella finanziata con i fondi ordinari, agli stessi
obiettivi della programmazione comunitaria
Concentrazione
delle risorse sugli stessi obiettivi
Disponibilità di un “parco progetti” più ampio da
rendicontare
Maggiore disponibilità di risorse nazionali per il
cofinanziamento