Gestione delle Imprese Informatiche
Lezione 8
Padova, 18 febbraio 2009
Stefano Guida
Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8
1
La gestione di progetto
Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8
2
Gestione di progetto - definizione
Gestione di un’attività complessa unica e di durata
determinata rivolta al raggiungimento di un obiettivo
chiaro e predefinito mediante un processo continuo
di pianificazione di risorse differenziate con vincoli
interdipendenti di:
1) Tempi
2) Costi
3) Qualità
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3
Elementi di un progetto
TECNICA
PERSONE
COORDINAMENTO
• Risorse
• Vincoli
• Pianificazione e controllo
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Obiettivi della gestione di progetto






Dare in ogni momento una visione complessiva e
realistica del progetto
Responsabilizzare le varie unità di progetto su obiettivi
specifici
Evidenziare situazioni critiche
Elaborare situazioni di “what if” per valutare situazioni
alternative
Dare evidenza delle fasi future del progetto e delle
attività per portarlo a termine
Assicurare coerenza fra obiettivi parziali assegnati alle
unità di progetto e gli obiettivi generali del progetto
medesimo
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L’incertezza come contesto
I progetti si svolgono solitamente in un contesto incerto dal momento
che si propongono di sviluppare nuovi prodotti, di cambiare una
certa situazione, di costruire qualcosa di noto in un ambiente
mutevole.
L’incertezza è dovuta:
 Alla complessità (un progetto si compone di molte variabili in
connessione tra loro)
 Alla condivisione di obiettivi tra diversi soggetti
 Alla novità (spesso si opera in carenza di conoscenze)
 Alla variabilità delle condizioni nel tempo
Questi fattori di incertezza rendono indispensabile un’attività
permanente di pianificazione e controllo
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Alcuni esempi di progetto





Sviluppo di un nuovo software
Sviluppo di una campagna pubblicitaria
Cambiamento organizzativo in azienda
Costruzione di una nave
Il progetto Apollo
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Le fasi della gestione di progetto
Impostazione del progetto
1.



Definizione obiettivi
Struttura organizzativa
Analisi rischi
Pianificazione
2.




Struttura e tempi
Assegnazione compiti e responsabilità
Stima impegno risorse
Stima economica
Coordinamento e controllo
3.



Controllo costi
Stato avanzamento lavori
ripianificazione
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8
Impostazione di progetto - Obiettivi
Obiettivi primari




Prodotto/servizio da realizzare
A quali costi
In quanto tempo
Con quale qualità
Caratteristiche degli obiettivi primari



Chiari – descrizione non ambigua
Misurabili – metrica di misurazione e misura target
Realistici – dati risorse, costi e tempi gli obiettivi devono
essere realizzabili
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Impostazione di progetto – Struttura
organizzativa



Per funzione – No struttura dedicata. Ogni funzione
dell’azienda/ente gestisce parte del progetto – Progetti semplici che
richiedono elevata specializzazione del personale
Per progetto – Struttura dedicata con risorse dedicate – progetti
complessi molto grandi
A matrice – Il progetto è una struttura che prende a prestito
temporaneamente risorse dalla organizzazione stabile
dell’azienda/ente – Progetti di media complessità
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Impostazione di progetto – Gestione dei
rischi
Possibili rischi:
 Stime di tempi e costi irrealistici
 Skill del personale non adeguato
 Attività svolte da gruppi diversi di lavoro o da esterni
all’azienda senza adeguato coordinamento
Per affrontare i rischi occorre:
1. Classificarli in base all’impatto sull’intero progetto
2. Attivare meccanismi di monitoraggio dei rischi in modo continuativo
3. Elaborare scenari alternativi in caso il rischio si renda effettivo
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Pianificazione – Struttura e tempi
Occorre prima di tutto scomporre il progetto in attività
elementari in modo che sia più semplice analizzare i
compiti da assegnare alle persone, stimare i costi ed
individuare i tempi necessari
Si parla allora di:
Work Breakdown Structure
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Pianificazione – Struttura e tempi - WBS
E’ uno strumento (grafico) che permette di rappresentare la
scomposizione del progetto in attività complesse, a loro volta
scomposte in attività più semplici, e così via fino al raggiungimento
di un livello di dettaglio soddisfacente
Criteri possibili di scomposizione sono:
1. Temporale: fasi del progetto
2. Funzionale: scomposizione in moduli
3. Tipo di lavoro: scomposizione per competenze
professionali
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2008
Q1 Q2
Q3
Q4
2009
Q1 Q2
Q3
Q4
2010
Q1 Q2
Existing Contract
Q3
Q4
2011
Q1 Q2
Q3
Q4
2012
Q1 Q2
Q3
Q4
2013
Q1 Q2
Two year extension
Sign contract extension
Contract Changes
Minor Changes
Design
MSA + 3
Catalogue
Global Delivery
Global Delivery Model
Minor Changes
Design
Global Email operations
Operate global email service
Global services offering
Global delivery model
Multi-supplier Service Management
Esempio WBS
Workshops
Design
Infrastructure
Retained services
Outsourced services
Operate Integrator services
Business Platform Management
Manual workarounds
Design
SPOC business office
Operate BPM service
Apps monitoring
SAP reengineering
Service Desk in Multi-supplier environment
Migrate to new tools
Design
Integration with other suppliers
Knowledge base
Green Data Centre
Build business plan
Consultancy
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EDS\dwalton\Greenfield\’Greenfield Transformation Flightplan v0a 18-Jul-2008.ppt’
Pianificazione – Struttura e tempi - PERT
Una volta individuata la WBS è importante individuare le relazioni causa effetto
tra le diverse attività di progetto.
Per fare questo una possibilità è quella di usare il diagramma PERT
(Program Evaluation and Review Technique) che descrive in
modo grafico le relazioni che intercorrono tra le diverse attività di
progetto in termini di:
1.
relazioni causa-effetto
2.
precedenza logica
3.
successione temporale
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Pianificazione – Struttura e tempi - GANTT
Il diagramma di GANTT (dal nome dello studioso che
utilizzò per primo questo metodo) rappresenta il
processo produttivo/progetto utilizzando delle barre
temporali
Aiuta a definire il calendario delle attività
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Pianificazione – Struttura e tempi - GANTT
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Pianificazione – Struttura e tempi - Milestone
All’interno del progetto possono essere definite delle
“Milestone” che sono dei punti di arrivo particolarmente
importanti e rappresentano eventi importanti e
significativi.
Una milestone solitamente è:
1.
Specifica
(Specific)
2.
Misurabile
(Measurable)
3.
Condivisa
(Accepted)
4.
Significativa
(Relevant)
5.
Tempificata
(Time-bound)
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Pianificazione - Assegnazione compiti e
responsabilità
Individuate la struttura del progetto, le relazioni tra le fasi e
i tempi occorre assegnare ruoli e responsabilità.
Si individuano i “Work package” (unità elementari) che
prevedono:
 Un responsabile (“Owner”)
 Un prodotto finale (“Deliverable”)
Matrice compiti/responsabilità
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Pianificazione – Stima impiego risorse
Per ogni work package è bene stimare il numero di risorse
dedicate a tale compito e le ore che ciascuna risorsa
deve dedicare a tale compito.
Incrociando GANTT e matrice compiti/responsabilità si può
elaborare il diagramma di carico che traccia il livello di
impiego di una risorsa nel tempo.
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Pianificazione – Stima economica



Il dettaglio dell’impiego delle risorse fornisce
il costo in termini di giorni/uomo
Si stimano eventuali costi di viaggio
Si stimano eventuali costi esterni (forniture,
consulenze, oneri finanziari, tasse,…)
Si definisce un costo per attività in ogni periodo del progetto
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Pianificazione – Stima economica
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Coordinamento e controllo – Controllo
costi
E’ necessario predisporre dei
meccanismi/strumenti di rilevazione dei
costi in corso d’opera:
1. Rilevazione ore lavorate
2. Rilevazione altri costi diretti (viaggi, costi
esterni,…)
3. Metodo per allocazione dei costi indiretti
(spazi, overhead,…)
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Coordinamento e controllo – Stato
avanzamento lavori
Uno dei metodi per misurare lo stato avanzamento lavori è
quello dell’avanzamento ponderato:
Avanz Pond= Costo attività X Percent avanz
Se questa rilevazione viene fatta periodicamente si può confrontare con la curva
dei costi prevista e valutare il ritardo/anticipo di progetto
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Coordinamento e controllo –
Ripianificazione
E’ necessario verificare continuamente l’andamento dei
costi e lo stato avanzamento lavori per
pianificare/ripianificare i costi e i tempi “a finire”:
1.
2.
3.
4.
Rilevazioni periodiche
Processi di consuntivazione e ripianificazione definiti
Strumenti di rilevazione e ripianificazione definiti a
priori
Chiare assegnazioni di ruolo per i compiti di controllo
(program office)
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