Alma Mater Studiorum Università di Bologna
Facoltà di Economia - Bologna
CLEA, CLED, CLEF, CLEM
Prof. Jacopo Di Cocco
Idoneità informatica e
Sistemi informatici
Parte prima
Automazione d’ufficio: videoscrittura,
calcolo, rappresentazione e presentazione
(automazione e videoscrittura)
Il programma della lezione
• L’automazione d’ufficio integrata (All in one)
– Personale
– Di gruppo
• Microsoft Office
– Programmi base integrati
– Programmi isolati
• La video-scrittura
– Editor
– Word-processor
J. Di Cocco
Informatica e Sistemi informatici
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L’automazione personale e di gruppo:
dalla programmazione dilettantesca
all’automazione d’ufficio generalizzata
•
•
•
•
Oggi sono i primi servizi che un utente richiede ed
impara ad usare anche da solo, ma realizzati
gradualmente da pochi lustri, dopo più di 30 anni di vita
dei calcolatori, che hanno rivoluzionato l’EDP
Riduzione dei costi e volumi, aumento di potenza:
premessa all’automazione personale (un calcolatore reale
o virtuale a disposizione di un solo utente)
Prima la programmazione in linguaggio semplice (basic)
Poi programmi e pacchetti preconfezionati prima privati
(delibere, verbali, ecc.), poi commerciali predisposti da
case informatiche: prima di hardware e software poi
specializzate nel software (esempi Lotus, Microsoft, ….)
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Strumenti dell’automazione
personale e di gruppo
Gli applicativi tipici dell’automazione d’ufficio:
•
•
•
•
•
•
•
Editor, video-scrittura e video-dettatura
Browser web
Foglio elettronico (calcolo e rappresentazioni grafiche),
Presentazione: rapporti e tabulati stampati (report),
lucidi, pagine web
Archivi di dati: casellari, schedari, semplici DB
Comunicazioni: E-mail, Voice on IP, videoconferenza
Calendari, agende e gruppi di discussione
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L’integrazione: essenziale
nell’automazione d’ufficio
• Integrazione tra applicativi omologhi
– Pacchetti integrati (All-in-one)
• Integrazione tra applicativi eterogenei
– I protocolli di apertura (API)
• Integrazione tra utenti in rete
– Messaggistica, protocolli di colloquio, sistemi
operativi di rete (scambi d’informazioni,
gestione delle risorse ed interfacce utenti)
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Un pacchetto integrato: Office
• Un pacchetto integrato comprende una serie più o meno completa di
programmi specializzati capaci di comunicare tra loro (scambiarsi i
risultati)
• E’ aperto se, adottando alcune API standard è in grado di fornire e
ricevere risultati da applicativi di altri sistemi o produttori
• E’ un pacchetto di gruppo se un insieme (chiuso o aperto) di utenti
collegati in rete possono scambiarsi i risultati e le informazioni su cui
lavorare
• Office della Microsoft è uno dei pacchetti integrati più diffusi, altri
sono quelli di Lotus (IBM), come organizzazione grafica dei comandi
tutti derivano da quelli prodotti per i Machintosh della Apple; a seguito
della diffusione di sistemi unix basati su linux si stanno diffondendo
pacchetti aperti e proprietari basati su questo sistema operativo
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Panoramica su Microsoft Office System
Vuole essere uno strumento semplice e diretto a vantaggio delle aziende
• Microsoft Office si è trasformato da una famiglia di prodotti ideati per la
produttività personale in un sistema più completo e integrato. Partendo
da strumenti noti, Microsoft Office System include ora applicazioni,
server, servizi e soluzioni progettati per agevolare la risoluzione di
numerosi problemi aziendali.
• Microsoft Office System fornisce i componenti di base per la creazione
di soluzioni che consentiranno di:
– Garantire agli utenti aziendali un più facile accesso alle informazioni di cui
hanno bisogno, in modo che possano acquisire conoscenze più approfondite
e intraprendere azioni più efficaci.
– Migliorare la capacità dell'azienda di anticipare, gestire e rispondere
prontamente ai cambiamenti del mercato.
– Consentire a team e aziende di collaborare con la necessaria rapidità e
agilità.
– Incrementare la produttività personale e permettere agli utenti aziendali di
offrire il proprio contributo in un ambiente sempre più integrato.
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Applicativi di Microsoft Office 2003
• Le edizioni di Office 2003, rappresentano il fulcro
di Microsoft Office System. Facilitando la
connessione agli utenti, alle informazioni e ai
processi aziendali appropriati mediante
innovazioni come l'integrazione con le tecnologie
di collaborazione Intranet di Microsoft, IRM
(Information Rights Management) e il supporto del
linguaggio XML (Extensible Markup Language)
standard, le edizioni di Office 2003 consentono di
intraprendere azioni più efficaci e di ottenere
migliori risultati.
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Miglioramenti per le aziende
– L'integrazione con i prodotti e le tecnologie di
Microsoft SharePoint, che consente ai team di lavorare
in modo più rapido e agile e di offrire il proprio
contributo in un ambiente aziendale sempre più
impegnativo.
– Il supporto XML in Microsoft Office Word 2003,
Microsoft Office Excel 2003 e Microsoft Office Access
2003, che fornisce i componenti di base utilizzabili
dalle aziende per creare soluzioni in grado di migliorare
le capacità individuali di previsione, gestione e risposta
ai cambiamenti nell'organizzazione e nel mercato.
– Il supporto della tecnologia IRM, che consente alle
aziende di proteggere le informazioni da un uso
improprio e da appropriazioni indebite.
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I programmi base di Microsoft-Office
La Core-Suite di Office comprende:
• Microsoft Word per la videoscrittura
• Microsoft Excel come foglio elettronico
• Microsoft Outlook per E-mail , agenda, ecc.
• Microsoft PowerPoint per le presentazioni
• Microsoft Access per la creazione e gestione di
archivi di dati (data base: DB)
A questi va aggiunto Microsoft Internet Explorer,
anche se formalmente non appartiene ad Office
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L'elaboratore di testi: Word 2003
• La versione 2003 offre nuove funzionalità per semplificare
la creazione, la condivisione e la lettura dei documenti.
• Le funzionalità di revisione e inserimento di commenti sono
state potenziate per adeguarsi ai diversi modi in cui si tiene
traccia delle modifiche e si gestiscono i commenti.
• Supporta anche l'XML come formato di file e può essere
utilizzato come editor XML completo.
• È possibile utilizzare Word 2003 per salvare e aprire file
XML da integrare con dati aziendali di importanza cruciale.
• XML consente di produrre file articolati in parti
comprensibili al calcolatore: autore, titolo, testo,
bibliografia, ecc.
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Il foglio elettronico: Excel 2003
• Excel 2003, l'applicazione per fogli di calcolo di
Microsoft Office, include il supporto per XML e
nuove funzionalità che semplificano l'analisi e la
condivisione delle informazioni.
• È possibile definire una parte di un foglio di
calcolo come elenco ed esportarla in un sito Web
di Microsoft Windows® SharePoint Services.
• Gli smart tag in Excel 2003 sono più flessibili
rispetto a Office XP e i miglioramenti apportati
alle funzioni statistiche consentono di eseguire
analisi più accurate delle informazioni.
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Agenda e posta: Outlook 2003
• Microsoft Office Outlook® 2003 è l'applicazione per la
comunicazione e per la gestione dei dati personali
• Costituisce uno spazio unico per la gestione di posta
elettronica, calendari, contatti e altre informazioni personali
e dei team.
• I miglioramenti introdotti in Outlook 2003, come la nuova
modalità cache, il raggruppamento automatico dei
messaggi, la gestione della posta indesiderata e le
visualizzazioni di lettura più facilmente consultabili,
incidono molto positivamente sull'organizzazione e la
gestione delle informazioni, nonché sulle prestazioni e sulla
connettività dell'utente.
• Il lato debole si era rilevato la perforabilità ai virus.
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La presentazione: PowerPoint 2003
• Microsoft Office PowerPoint® 2003, è l'applicativo
per la creazione di presentazioni, consente attirare
l'attenzione, in aula o in linea.
• Con i miglioramenti introdotti nell'interfaccia utente
e il supporto per gli smart tag, PowerPoint 2003
semplifica la visualizzazione e la creazione di
presentazioni.
• Modifiche significative sono state apportate anche
al supporto multimediale:
– I file creati con PowerPoint 2003 potranno essere salvati
in un CD senza alcuna difficoltà,
– l'integrazione con M.W. Media® Player consentirà di
riprodurre flussi audio e video in una presentazione.
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Un semplice DBMS relazionale : Access 2003
• Access 2003, è l'applicativo di Microsoft Office
per la gestione di database,
• Garantisce una maggiore facilità di utilizzo e una
migliore capacità di importare, esportare e
utilizzare file di dati XML.
• Lavorare con Access 2003 è oggi più semplice
perché gli errori più comuni vengono identificati e
contrassegnati automaticamente e viene offerta la
possibilità di correggerli.
• Una nuova funzionalità consente inoltre agli
sviluppatori di database di individuare le
dipendenze degli oggetti.
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Le estensioni di Microsoft Office
• OneNote 2003: per prendere e gestire gli
•
•
•
•
•
appunti,
FrontPage: per creare e gestire siti web
Publisher: per produrre materiali da stampare su
carta o in rete
Microsoft Project: per redigere e seguire progetti
Visio: per la produzione di diagrammi tecnici e
aziendali
InfoPath 2003: per l'acquisizione e la gestione
delle informazioni
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Appunti e scambio dati: OneNote 2003
• Microsoft Office OneNote™ 2003, è l'applicativo per
prendere e gestire gli appunti,
• Consente di acquisire, organizzare e riutilizzare le proprie
note su un computer portatile o desktop oppure su un
Tablet PC.
• Rappresenta uno spazio unico per l'acquisizione di diversi
tipi di dati, inclusi appunti digitati o scritti a mano,
diagrammi disegnati a mano, registrazioni audio, foto e
immagini scaricate dal Web e informazioni ricavate da
altre applicazioni.
• Consente poi di organizzare e riutilizzare tali informazioni
nel modo che si preferisce, per ottimizzare la gestione dei
numerosi dati che ci si trova ad affrontare ogni giorno.
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L’editor per siti web: FrontPage 2003
• Microsoft Office FrontPage® 2003, è l'applicativo per la
creazione e la gestione di siti Web, queste le nuove
caratteristiche:
– Offre funzionalità e controlli avanzati che consentono di
progettare siti Web più sofisticati,
– Generare codice (programmi) più velocemente ed estendere le
capacità Web mediante l'inserimento di codice XML e la
connessione a origini dati esterne.
• FrontPage 2003 consente di passare dalla semplice
creazione di pagine statiche alla progettazione di siti Web
interattivi (pagine dinamiche) dalle caratteristiche e
funzionalità avanzate.
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Publisher 2003
• Microsoft Office Publisher 2003, il programma per
publishing aziendale e materiale di marketing di Microsoft
Office,
• rende più semplice che mai creare, progettare e pubblicare
materiale di marketing e comunicazione di livello
professionale.
• È possibile creare documenti per la stampa, la posta
elettronica e il Web utilizzando la stessa interfaccia utente
estremamente intuitiva delle altre applicazioni di Microsoft
Office System.
• Publisher 2003 innalza il livello della creazione e della
pubblicazione di materiale per il marketing.
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Per redigere e seguire i progetti:
Microsoft Office Project 2003
• M.O. Project 2003, pur facendo parte di Microsoft Office
System, è a sua volta una famiglia di prodotti comprendente
M. O. Project Standard 2003, M. O. Project Professional
2003 e M. O. Project Server 2003.
• Project Professional 2003 e Project Server 2003
interagiscono per garantire una soluzione EPM (Enterprise
Project Management) avanzata che consente alle
organizzazioni di allineare le iniziative di lavoro, i progetti e
le risorse allo scopo di migliorare i risultati professionali.
• Grazie alle flessibili funzionalità di analisi e di creazione di
relazioni, si disporrà sempre di informazioni utili per
ottimizzare le risorse, definire la priorità delle attività da
eseguire e allineare i progetti agli obiettivi globali
dell'azienda o dell’ente finanziatore (in particolare quelli
finanziati dalla Commissione dell’Unione Europea).
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Diagrammi tecnici ed aziendali:
producibili con Visio 2003
• Microsoft Office Visio® 2003:
– consente la creazione di diagrammi tecnici e aziendali,
– consente di trasformare le idee e i tradizionali dati
aziendali in diagrammi.
• I diagrammi:
– agevolano la comprensione e la divulgazione delle
informazioni strategiche, permettendo di migliorare il
processo decisionale,
– creano consenso all'interno dell'azienda,
– potenziano la comunicazione per incidere in maniera
più professionale e duratura sui destinatari dei messaggi
aziendali.
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Interfaccia con i sistemi informativi:
InfoPath 2003
• Microsoft Office InfoPath™ 2003:
– consente: l'acquisizione e la gestione delle informazioni,
– semplifica il processo di acquisizione dei dati.
•
Questa nuova applicazione consente infatti di eseguire tre
attività chiave:
– creare moduli dinamici,
– completarli e
– inoltrarli ai sistemi e ai processi aziendali abilitati per XML.
• Offre anche un modo estremamente efficace e flessibile per
ottenere informazioni e renderle riutilizzabili per chiunque
faccia parte dell'azienda.
• InfoPath 2003 fa sì che chi lavora con le informazioni possa
fornire e ottenere senza alcuna difficoltà i dati necessari in
maniera tempestiva, affinché sia possibile prendere
decisioni ben ponderate.
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Gli strumenti dei programmi Office
• La ripartizione dello schermo tra:
– Barre di comandi (finestre ed icone)
– Barra di stato (del sistema operativo e del programma)
– Una o più aree di lavoro (finestre principali sul video
sovrapposte o affiancate)
• Appunti: per salvataggi temporanei e scambi dati
• Produttore di documenti per la stampa con
specifici formati (report)
• Gestore delle lingue di lavoro
• Editor di oggetti multimediali (formule, grafici,
foto, ecc.)
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I comandi alternativi di Office
• Da tastiera più tasti premuti simultaneamente (due
o tre es.[CTRL]+[lettera]), alternative veloci per
chi li conosce,
• A tendina o menù (apribile o con il mouse da una
lista su un’apposita barra orizzontale o con
[ALT]+[Lettera]. Insieme completo di comandi
• Tramite icone inserite o inseribili in apposite
barre orizzontali o verticali (fiancate) ad azione
diretta o tramite apposite maschere con le opzioni
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Saper scrivere: la videoscrittura
• Gli editor per scrivere programmi
– Scrivono file ASCII, direttamente leggibili a video da
ogni calcolatore anche privo dell’editor generatore;
– Di regola non usano corpi, diacritici e grafiche
differenziate,
– Seguono le regole di redazione dei linguaggi prescelti
– Sono nati dal passaggio di scrittura dei sorgenti dei
programmi dai moduli cartacei tradotti in schede
perforate a quelli su video memorizzati su file
• Dall’evoluzione di questi sono nati gli elaboratori
di testi (word-processor o WP)
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Creare, aprire, salvare e chiudere un testo
• Un testo è sempre inserito in un file
• Il file viene creato con “nuovo”
• Predisposto alla lettura, modifica e stampa
con “apri”,
• ……..(elaborazione e/o uso) …..
• Archiviato con “salva” o/e “salva con nome”
• Terminato con “chiudi”
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Formati dei file e scambi dei testi
• Ciascun programma di videoscrittura e spesso ciascuna
versione scrive i file con regole proprie per cui la loro
lettura richiede programmi ad hoc interni od esterni al WP
• TXT (Text) produce un file in formato ASCII leggibile
direttamente, ma che perde le specifiche non inclusi tra i
caratteri ASCII
• RTF (Rich text format) è un formato che consente lo
scambio di file elaborabili tra WP diversi
• Postscript è un formato di stampa,
• PDF è un formato per la rappresentazione e la stampa di
testi definitivi (non destinati ad ulteriori elaborazioni)
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Modificare le impostazioni di lavoro
• Modificare le impostazioni di base:
– Barra strumenti
– Visualizzazione della pagina e dei caratteri di controllo
– Dimensioni a video
• Impaginare: (con e senza righello)
–
–
–
–
Margini, rientri, tabulazioni, colonne,
Numerazione e intestazione
Interlinea, dimensioni ed orientamento del foglio
Stampante prevista: a carattere o grafica, B/N o a colori
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La composizione dei testi
• La scrittura avviene battendo naturalmente i caratteri e gli
spazi sulla tastiera; questi vengono inseriti nella posizione
occupata sul video dal cursore.
• I caratteri si cancellano singolarmente:
– Quello precedente, premendo il tasto
– Quello su cui si trova il cursore tramite il tasto
Canc
• E’ possibile cambiare dei caratteri:
–
–
–
–
Tipo, corpo, alfabeto
Aspetti (corsivo, grassetto, sottolineato, ombreggiato, barrato, ecc.)
Posizione (apici e pedici) e spaziatura
Effetti di visualizzazione (in particolare per facilitare revisioni)
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L’edizione corrente
• Evidenziare e creare blocchi
• Cancellare, spostare (tagliare ed incollare)
e copiare blocchi
• Trovare e sostituire termini
• Altre frequenti opzioni grafiche sono:
– La giustificazione ed il salto pagina,
– Il colore e l’evidenziazione
– L’articolazione in elenchi numerati o puntati
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Gli inserimenti
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Numeri ed intestazioni di pagina
Note a piè pagina o in calce
Formule
Tabelle, grafici, marchi, firme, foto
Riferimenti ipertestuali
Indirizzi e frasi di convenienza o ricorrenti
Cornici, sfondi
Titoli e paragrafi
Indici, riassunti, parole chiave, metadati (XML)
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La revisione editoriale
• Fondere testi
• Ordinare (o. alfabetico, crescente,
decrescente)
• Adottare e usare un modello
d’impaginazione (lettera, rapporto, libro, ...)
• Contare: caratteri, parole e righe, pagine….
• Stampare con diversi strumenti, formati e
supporti
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I principali servizi del WP
•
•
•
•
•
•
•
La lingua di lavoro
la sillabazione
I controlli ortografici, grammaticali e sintattici
Le correzioni manuali ed automatiche
I salvataggi periodici e la protezione
La datazione
Gli indirizzari
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Le funzioni per esperti
•
•
•
•
•
•
•
•
I modelli di documenti
Schemi di edizione
La produzione di pagine web
Macro
Aggiornamenti automatici
Gestione dei dizionari
Controlli semantici
La produzione di documenti strutturati con XML
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