ANALISI DI PROCESSI AZIENDALI
Antonio DI LEVA
Dipartimento di Informatica
Università di Torino
M*
Lo scenario
COMPLEX
L’azienda come Sistema
RICERCA
azienda
ORGANIZZAZIONE
gestisce
CLIENTI
FORNITORI
scambianoOGGETTI
scambiano
PROCESSI
controlla
RISORSE
eseguono
CONCORRENTI
ENTI
GOVERNATIVI
compongono
ATTIVITA’
2
M*
COMPLEX
Lo scenario
L’Azienda è un sistema

complesso estremamente variabile e caratterizzato da un gran numero di
attività, prodotti, attori, risorse, ...


distribuito su sistemi di comunicazione eterogenei e complessi
aleatorio condizionato da frequenti e imprevedibili eventi perturbatori:
– Andamenti delle principali economie sempre più nervosi e contraddittori
– Mercati in rapida evoluzione per il variare del contesto economico, sociale e
legislativo
– Sempre maggiori aspettative da parte del cliente in termini di qualità di
prodotto e di servizio
– Globalizzazione della concorrenza e riduzione dei margini di guadagno
deve essere gestito dinamicamente
3
M*
Le Esigenze
COMPLEX
• analisi e ottimizzazione
del Sistema che consenta di individuarne le criticità, in termini di colli di
bottiglia, tempi, costi, risorse, ... e di risolverli valutando scenari alternativi
• verifica
dell’adeguatezza del Sistema in termini di rispetto degli obiettivi di servizio
al cliente e di costo
• supporto alla gestione
del Sistema che consenta, in tempo reale, la valutazione di scelte operative
diverse in termini di tempi, costi, risorse,…
tramite delle informazioni
la base di conoscenza del sistema
4
M*
COMPLEX
Process Maturity Model
Il Process Maturity Model documenta il livello di maturità
raggiunto dall’azienda nel processo di sviluppo dei propri
sistemi informativi ed è il primo passo nell’evoluzione della
consapevolezza che un’azienda ha rispetto ai suoi processi.
maturità del processo
1
iniziale
2
ripetibile
3
definito
4
gestito
5
organizzato
produttività, qualità dei prodotti
probabilità di errore
5
M*
COMPLEX
Process Maturity Model
Livello 1: processi caotici, risultati ad-hoc
–il contesto gerarchie aziendali rigide, comunicazioni carenti
elevato grado di divisione del lavoro,
–il processo si è evoluto in modo caotico, i partecipanti ne hanno una visione
locale, relativa alla parte in cui sono coinvolti direttamente,
manca, o è priviligio di pochissimi, una visione globale del proceesso;
–il prodotto la qualità dei prodotti non è predicibile,
non si effettuano misure o controlli, se non alla fine del processo.
migrazione 1 2
 migliorare
la comunicazione fra i partecipanti al processo;
 formalizzare e gestire la documentazione dei passi del processo;
 accrescere la comprensione globale del processo e la collaborazione (team
interfunzionali)
6
M*
COMPLEX
Process Maturity Model
Livello 2: processo ripetibile, risultati monitorizzati
–il contesto ricomposizione dei processi (la complessità aumenta)
spostamento dell’ottica: da tecnica a organizzativa/manageriale,
aumente in azienda la comunicazione fra i vari ruoli;
–il processo i passi del processo sono documentati
consapevolezza nei partecipanti del processo in cui sono coinvolti;
–il prodotto la qualità, anche se non necessariamente elevata, può essere
prevista, la documentazione è alla base della predicibilità dei risultati.
migrazione 2 3
 analisi
del processo e dei suoi passi (attività) specificando ingressi, uscite e
risorse (persone, strumenti, materiali …);
 formalizzare e gestire la documentazione del processo.
7
M*
COMPLEX
Process Maturity Model
Livello 3: processo definito, risultati standardizzati
–il contesto la complessità dei processi è evidenziata
–il processo è specificato completamente e ben documentato
descrizione del controllo: “come” e “quando”
uso di modelli +/- formali: diagrammi di flusso, modelli funzionali (IDEF0)
–il prodotto standardizzato.
migrazione 3 4
 analisi
della qualità del processo e dei suoi passi;
 determinazione di criteri per valutarne efficacia ed efficenza
risorse - produttività delle risorse (personale, strumenti, materiali) e fattori che
influenzano tale produttività;
tempi di esecuzione / tempi di attesa - valori medi, distribuzioni
efficienza, efficacia - tipo e condizioni degli oggetti prodotti; percentuale di scarti
8
M*
COMPLEX
Process Maturity Model
Livello 4: processo definito e monitorizzato
–il contesto si predispone un ambiente di simulazione del modello di processo,
si costruisce un modello “comportamentale” delle attività per permettere la
misurazione dei parametri e si analizza il carico di lavoro del sistema
–il processo il processo è specificato completamente e misurato sulla base dei
parametri stabiliti
–il prodotto qualità: misurata, ad es. attraverso indagini di “customer
satisfaction”
migrazione 4 5
all’utilizzo una “realtà virtuale” per verificare ipotesi alternative
e scenari diversi
 addestramento
9
M*
COMPLEX
Process Maturity Model
Livello 5: miglioramento continuo processo/prodotto
–il contesto il miglioramento incrementale dei processi avviene tramite analisi
del tipo “what-if” su modelli (e non con costosi “progetti pilota”)
–il processo il processo può essere iterativamente sottoposto a miglioramenti
man mano che il modello di simulazione costruito a partire dal Liv.4 diventa
sempre più preciso e affidabile
–il prodotto il prodotto può essere iterativamente sottoposto a miglioramenti
man mano che il modello di simulazione del processo viene integrato con
modelli di simulazione del prodotto
10
M*
COMPLEX
Process Maturity Model
Migrazione
1
iniziale

2
ripetibile
3
definito
4
gestito
5
organizzato
Per ottenere tutto ciò è necessario:
– una metodologia che guidi l’analista nella
migrazione (M*COMPLEX),
– degli strumenti automatizzati di supporto alla
metodologia (M*PROCESS).
11
M*
COMPLEX

M*COMPLEX
I Modelli
Perché
sono potenti strumenti di supporto alla decisione per tutti
gli attori del processo :
• per analizzare i processi in termini di prestazioni, flussi, obiettivi e
vincoli, costi ... ,
• per valutare l’impatto di eventi esterni sui processi,
• per individuare e verificare soluzioni migliorative
• per controllare e gestire i processi, se integrati in una architettura
operativa con strumenti di work flow, analisi, visualizzazione,
consuntivazione e gestione dati, ecc...
12
M*
COMPLEX

I modelli in azienda
Quando
Nella Fase di Progettazione:
• per valutare soluzioni tecnologiche
e ipotesi organizzative alternative.
durante l’intero
CICLO DI VITA
dei processi
Nella Fase di Realizzazione:
• per emulare componenti di sistema
non ancora disponibili durante la
verifica di sistemi complessi.
Nella Fase Operativa:
ATTUAZIONE
PROGETTAZIONE
REALIZZAZIONE
• per analizzare situazioni di fatto e
valutare modifiche tecnologiche e/o Nell’intero Ciclo di Vita:
organizzative.
• forniscono una documentazione
• per valutare soluzioni alternative a
completa, coerente e sempre
13
problemi operativi in atto.
aggiornata del processo.
M*
COMPLEX
I modelli in azienda
3 Operazione
controllo, visualizzazione
se “qualcosa non funziona”
ambiente
4 Simulazione ambiente/sistema
analisi/ottimizzazione
di scelte operative
ATTUAZIONE
PROGETTAZIONE
1 Simulazione ambiente/sistema
REALIZZAZIONE
analisi/ottimizzazione
ipotesi di progetto
sistema
2 Emulazione ambiente
Verifica sistema
14
M*
Scelte metodologiche e realizzative
COMPLEX
FORNITORI
flusso ordini
flusso materiali
AZIENDA
CLIENTI
metodologia
strumenti
modelli
• operazionali
• modulari
• integrati
• flessibili
• facili da usare
• auto documentanti
FORNITORI
flusso ordini
M*COMPLEX
tecniche
• modelli a stati finiti
• dinamica dei sistemi
• Object Orientation
flusso materiali
AZIENDA
CLIENTI
15
M*
COMPLEX
LA METODOLOGIA M*COMPLEX
LO STRUMENTO M*PROCESS
obiettivi aziendali
3 FASI:
requisiti
utente

ANALISI
ORGANIZZATIVA
Analisi Organizzativa
prototipo

Progetto Concettuale

Progetto Implementativo
VALIDAZIONE
PROGETTO
CONCETTUALE
prototipo
PROGETTO
IMPLEMENTATIVO
VALIDAZIONE
MANUTENZIONE
sistema
informativo
MESSA A PUNTO
16
M*
COMPLEX
RAPPRESENTAZIONE dei SISTEMI
COMPLESSI con M*COMPLEX
4 VISTE:
Organizzativa
Comportamentale
Informativa
Risorse
17
M*
COMPLEX
LA VISTA ORGANIZZATIVA
rivestito-da
riveste
RUOLO
esegue
eseguito-da
AGENTE
responsabile-di
appartiene
dipende-da
comprende
COMPORTAMENTO
COMPONENTE
eseguita-da
esegue
ATTIVITA’
POSTO DI LAVORO
coordin-da
gestito-da
comprende
coordina
FUNZIONE
FUNZIONE DI STAFF
svolta-da
comprende
svolge
gestisce
UNITA’
ORGANIZZATIVA
FUNZIONE DI LINEA
Analizza la struttura da 2 punti di vista:
 Struttura delle componenti aziendali
 Gestione dei suoi comportamenti
18
M*
COMPLEX
IL MODELLO ORGANIZZATIVO
<U,P,A>
• Insieme delle unità organizzative
• Insieme dei posti di lavoro
U
P
Struttura Organizzativa
• Insieme di archi diretti
A
19
M*
COMPLEX
LA VISTA COMPORTAMENTALE
comprende
precede
coordinata-da
coordina
FUNZIONE
usato-da
del
ATTIVITA’
precede
controlla
PROCESSO
opera
utilizza
gestisce
comprende
utilizza
usato-da
genera
genera
OGGETTO
associato-a
usata-da
RISORSA
gestita-da
EVENTO
attiva
attiva
temporale
interno
esterno
“COSA VIENE FATTO ”
• Ottica verticale FUNZIONI-ATTIVITA’
• Ottica orizzontale ATTIVITA’-PROCESSI
20
M*
COMPLEX
IL MODELLO COMPORTAMENTALE
(FUNZIONALE)
• cella funzionale
La
<nome_funzione>
cod.
• flusso
Rete funzionale
Input
C1
O1
I1
Output
X1
F1
A1
A2
O4
C2
F2
R1 R2
O5
A3
X2
O6
O7
O8
O2
R3
Controlli
I2
I3
X3
F3
R3
Risorse
A4
A5
F4
O9
X4
O3
R2
21
M*
Definizione delle reti comportamentali a
livelli di dettaglio successivi
COMPLEX
LIVELLO: 0 AUTORE: X CONTESTO: Azienda_ABC DATA:...
C1 C2
I1
I2
I3
0
X0
O1
O2
O3
F
LIVELLO:1
AUTORE: X CONTESTO: Azienda_ABC
DATA:...
C1
R1 R2 R3 R4
NODO: /
I1
PAG 1 DI 1
X1
FILE: XYZ
F1
A1
A2
R1 R2 I2
O1
O4
F2
X2
LIVELLO:2 AUTORE: X CONTESTO: Azienda_ABC DATA:...
O4
I2
F4
X21
1
O5
A6
A7
NODO: X0
R3
O6
A8
F5
R3 R4
I3
O2
A3
O5 C2
X3
F3
A4
A5
O3
R2
PAG 1 DI 1
FILE: XYZ
O2
X22
2
R4
22
NODO: X2
PAG DI
FILE: XYZ
M*
COMPLEX
LE LIBRERIE DI M*PROCESS
3 librerie generalizzate
• per la struttura organizzativa
e lo schema comportamentale
• per lo schema di processo
• per la gestione delle risorse
1 libreria personalizzata
• per i processi della Pubblica
Amministrazione
23
M*
COMPLEX
LA LIBRERIA PER GLI SCHEMI
ORGANIZZATIVO E COMPORTAMENTALE
Unità O. Principale
Unità O. Intermedia
Funzione di Contesto
Sotto-funzione
Descrittori
Unità O. Terminale
Sotto-funzione PdL
Unità Organizzative e Funzioni
Attività
Input, Output, Risorse e Controlli
24
M*
COMPLEX
IL MODELLO DI PROCESSO
• Nodo START
• Nodo END
START
• Attività
END
ATTIVITA’
stato
id.
• Archi di controllo
Schema di processo
• Connettori
ritiro
domanda
START
richiesta
iscrizione
&
ritiro
diploma
&
verifica
compl./corr.
ritiro
bollettini
• Sotto-processi
riconsegna
doc.
informaz.
X
X
registraz.
studente
consegna
matricola
END
25
M*
COMPLEX
LA LIBRERIA PER LO SCHEMA DI
PROCESSO
Split
Attività
Giunzioni
Join
Sottoprocesso
Descrittori
Start
End
Attività
Giunzioni
26
M*
COMPLEX
LA VISTA RISORSE - INFORMAZIONI
aggrega
in_relazione_a
OGGETTO
generalizza
FUNZIONE
gestisce
opera
RISORSA
assegnata_a
usa
ATTIVITA’
tecnologica
umana
Descrive gli oggetti aziendali
27
M*
Ogni oggetto delle librerie ha una specifica
COMPLEX
operazionale
Attività Elementare
28
M*
COMPLEX
LA LIBRERIA PER LA GESTIONE DELLE
RISORSE
29
M*
COMPLEX
L’ANALISI ORGANIZZATIVA
requisiti utente
documenti
organigrammi
ANALISI SITUAZIONE ATTUALE
struttura
organizzativa
schema
dei processi
schema
funzionale
rapporto
di analisi
DIAGNOSTICA E RISTRUTTURAZIONE
schema ristrutturato dei processi
Analisi Strutturale
4 Compiti
Analisi Comportamentale
Ricostruzione dei processi
Validazione dei processi
30
M*
COMPLEX
Analisi Organizzativa
ANALISI STRUTTURALE
Identificazione:
unità organizzative
dipendenze gerarchiche
attività controllate
risorse gestite
situazione attuale
modello
organizzativo
Specifica:
procedure, attività
risorse richieste
ANALISI COMPORTAMENTALE
modello
funzionale
31
M*
COMPLEX
Analisi Organizzativa
RICOSTRUZONE DEI PROCESSI
Descrizione modo di operare:
modelli comportamentali di
processi e attività,
risorse utilizzate,
monitoraggio
VALIDAZIONE DEI PROCESSI
Verifica delle specifiche dei processi:
simulazione
analisi “what-if
situazione attuale
modello
dei processi
Migrazione
1
2
3
4
5
32
M*
COMPLEX
ESEMPIO DI APPLICAZIONE
Sportello Unico per le Aziende Comune di Torino
Esempi di attività
• pre-istruttoria
• protocollazione
• aggiornamento del Sistema Informativo
• segnalazione carenze
modello
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M*
COMPLEX

Diagnostica e Ristrutturazione
Utilizzo del Modello dei Processi:
– valutare le prestazioni del sistema ed evidenziarne i
“colli di bottiglia”
– reingegnerizzare il processo
– verificare ipotesi strutturali alternative del sistema
(analisi what-if)
– analizzare e ottimizzare l’allocazione delle risorse
– valutare i costi (Activity Based Costing - ABC)
– utilizzare il modello per la gestione del sistema
(Activity Based Management - ABM)
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