La Sala Situazione Del Giubileo
Gestione della complessità di un
sistema urbano
Torino 21 giugno 2000
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Sala Situazione
• Il progetto
– Contesto
–
–
–
–
–
–
Obiettivi
Organizzazione e Struttura Organizzativa
Processi
Risorse Umane
Struttura Architettonica e infrastrutture tec.
Architettura Informatica e TLC
• Le prime esperienze
– I grandi eventi del Giubileo (Gennaio - Giugno)
– Trasferimento temporale , ricontestualizzazione
• esigenze
• Nuove tecnologie (Hardware, communication, modelli)
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Contesto
L'Agenzia romana per la preparazione del Giubileo è una società per azioni a capitale
totalmente pubblico, nata nel 1995 per fornire il necessario supporto tecnico e progettuale
alle amministrazioni pubbliche incaricate di realizzare interventi e servizi per milioni di visitatori
attesi a Roma per le celebrazioni dell’anno 2000.
I suoi azionisti sono il Comune di Roma, la Provincia di Roma, la Regione Lazio,
la Camera di Commercio di Roma, lo Stato (attraverso la Cassa depositi e prestiti del
Ministero del Tesoro), il Comune di Firenze e il Comune di Napoli.
Presidente e amministratore delegato è Luigi Zanda.
Spesso si pensa che il dibattito attorno alle opere pubbliche, agli interventi infrastrutturali,
alle iniziative per l'accoglienza, l'adeguamento della rete sanitaria e dell'assistenza, la formazione
professionale degli addetti ai servizi di pubblica utilità o i restauri conservativi e le ristrutturazioni
di chiese e monumenti possa far dimenticare che l'appuntamento con il 2000 è un appuntamento
sacro prima che un'occasione di crescita economica o di sviluppo per il territorio.
Badaloni
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Contesto
L'organizzazione e la gestione dell'anno 2000, con i suoi 582 appuntamenti in calendario,
di cui ben 256 tra celebrazioni religiose ordinarie e straordinarie, 304 eventi culturali e 22 sportivi.
Nel complesso saranno interessati 152 giorni dell'anno, con picchi eccezionali nei periodi di alta stagione
e in occasione di particolari eventi come il Giubileo dei giovani (20 agosto: previsto l'arrivo
di un milione e mezzo di persone), il Giubileo dei lavoratori (1° maggio), il Congresso eucaristico
internazionale (18-25 giugno), il Giubileo delle famiglie (14-15 ottobre) e naturalmente la messa
di Pasqua (23 aprile).
L'impegno della Regione Lazio, a questo proposito, si è indirizzato in molti campi, per lo più attinenti
a quelle che sono le sue specifiche competenze istituzionali. I 155 interventi proposti, di cui hanno
beneficiato la stessa amministrazione regionale, le Asl, le Aziende ospedaliere, i Comuni del Lazio e
altri enti pubblici, riguardano l'assistenza sociosanitaria, la riqualificazione delle strutture ricettive,
la viabilità e i trasporti, la valorizzazione del patrimonio culturale, artistico, religioso, ambientale e
produttivo, la formazione degli operatori nei diversi servizi di accoglienza e lo sviluppo dei sistemi
informativi di assistenza ai pellegrini.
Badaloni
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Contesto
Con i due piani per il Giubileo sono stati avviati 1.926 interventi per un investimento complessivo
di oltre 7.200 miliardi di cui 5.500 a carico dello stato e 1.700 di cofinanziamenti (pari al 5% nel
Giubileo Lazio e al 45% per il Giubileo fuori Lazio).
Daniela Barbato : Direttore dell’Ufficio per Roma Capitale e Grande Eventi
Il quadro istituzionale è dunque rimasto, per la realizzazione delle opere e dei servizi e per la
gestione del 2000, inalterato. In questo contesto il principale istituto per il coordinamento delle
scelte progettuali è stata la Conferenza di servizi (art. 14 della legge 241/90) “un tavolo unico”
per le decisioni delle molteplici Amministrazioni e soggetti pubblici che si è andato nel tempo
affinando come strumento di superamento dei veti.
Ciro dell’Acqua
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Le Fasi di Lavoro dell’Agenzia
•pre-costitutiva (inizio 1995 - giugno 1995),
•avvio (luglio 1995 - settembre 1997) nella quale sono stati messi a fuoco i progetti
e gli strumenti operativi,
•preparazione (settembre 1997 - dicembre 1999), avviata al momento della prima
disponibilità effettiva dei finanziamenti.
La fase di definizione: inizio 1995 - giugno 1995
Il documento traccia inoltre le linee fondamentali del “Piano degli interventi” per il Giubileo:
un complesso di azioni mirate al rafforzamento dei principali sistemi infrastrutturali collegati
alla mobilità, al miglioramento dei servizi nelle aree di visita, alla valorizzazione del patrimonio
culturale e infine, nello spirito del Giubileo, alla solidarietà sociale.
La fase di avvio: luglio 1995 - dicembre 1996
•La definizione del Piano degli interventi
•Le istruttorie tecniche preliminari
•L’avvio delle progettazioni
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Progetti speciali
nel maggio del 1996, su commessa del Comune di Roma, alcuni
progetti preliminari che, fin dalla fase iniziale, erano stati definiti come prioritari per lo
sviluppo successivo degli interventi finalizzati all’accoglienza dei pellegrini e dei visitatori:
• il Progetto informatico e telematico
a) il sistema di previsione dei flussi di visitatori
b) il sistema di informazione e comunicazione telematico
c) i modelli di simulazione a supporto delle decisioni dei soggetti istituzionali
d) il sistema coordinato di prenotazione
e) il sistema di monitoraggio e gestione della mobilità
• i Piani di coordinamento e gestione delle aree delle basiliche e degli itinerari giubilari.
•L’avvio del piano di accoglienza
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La fase di preparazione del Giubileo: gennaio 1997 - dicembre 1999
•la realizzazione del “piano di accoglienza” per il Giubileo
•l’informazione e la comunicazione
•la realizzazione dei servizi informatici e telematici per la preparazione del Giubileo
•le iniziative culturali
•altre attività di supporto alla preparazione del Giubileo ( tor Vergata)
Il Piano di Accoglienza e il “Master Plan”
•la gestione
la Sala Situazione, gli strumenti informatici e telematici, i sistemi informativi (banche dati)
il volontariato, le attività di coordinamento e gestione dei cantieri;
•l’informazione:
Centri informativi, la rete informativa, il centro servizi stampa, la segnaletica,
e le campagne informative rivolte a operatori e visitatori;
•l’organizzazione:
Mobilità, sicurezza, protezione civile, sanità, igiene urbana
la formazione e i programmi culturali.
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Ingegneria di sistema per la gestione
•servizi concretamente operativi nel territorio di Roma
•“cultura” e esperienza di integrazione tra istituzioni,
enti erogatori di servizi, soggetti privati, terzo settore, residenti
Tempo e formazione mirata
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PREVISIONE DEGLI ARRIVI NEL 2000
CENTRO DEL VOLONTARIATO
PER L’ACCOGLIENZA GIUBILARE
AREA PER I GRANDI EVENTI
COMPRENSORIO DI TOR VERGATA
PIANI DEI SERVIZI NELLE AREE
DI VISITA E LUNGO I PERCORSI
DI INTERESSE GIUBILARE
CENTRI INFORMATIVI
INFORMAZIONE E
COMUNICAZIONE
OSPITALITA’ E SERVIZI
CENTRO STAMPA
STRUMENTI OPERATIVI
L’AGENDA
INFORMATIZZATA
DEL 2000
BANCA DATI E
SISTEMA
INFORMATIVO
TERRITORIALE
RETE TELEMATICA DI
INFORMAZIONE E
COMUNICAZIONE
SCENARI E
SIMULAZIONE
PER LA
SALA SITUAZIONE
SALA SITUAZIONE
SISTEMA DI
CONTROLLO
CIRCOLAZIONE E
SOSTA
AUTOBUS TURISTICI
SISTEMA
COORDINATO
DI
PRENOTAZIONE
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Jubileum 2000 Self regulating system
DEMAND
Our Customers
Offer
Pilgrims & Tourists ;
Incoming Flows,
needs, preferences
+
-
Residents :
internal
flows, needs
Info hannels
(Papers , tele,
radio etc)
Mobility,
housing,
security,
environment,
places
+
+
Aggregated Demand
Info channels
(SAC, Phone.
etc)
-
+
+
Cooperative
Subjects
Offering
+ +
Models
Quality of Experience of staying in
Rome
-
Crowding,
queues, access
Services and
Resources
utilization
Satisfaction
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Il Sesto rapporto di previsione dei flussi
Il quadro di previsione per l’anno 2000: gli arrivi
Arrivi a Roma e provincia suddivisi per per tipo di alloggio
Italiani
Stranieri
Totale
Ospiti di strutture ricettive
alberghiere ed extra-alberghiere
6.400.000
7.000.000
13.400.000
Ospiti in casa
di parenti o amici
2.100.000
1.000.000
3.100.000
Escursionisti
8.400.000
1.100.000
9.500.000
Totale
16.900.000
9.100.000
26.000.000
Arrivi: secondo la definizione dell’Organizzazione Mondiale del Turismo, si riferiscono a visitatori pernottanti (persone che alloggiano in strutture
ricettive alberghiere, extra alberghiere e come ospiti in case private) e non pernottanti (escursionisti). Non sono compresi i residenti a Roma e provincia.
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breve
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lungo
L E P R IN C IP A L I IN D A G IN I R E A L IZ Z A TE
IN D A G IN I SU L C O M P O R T A M E N T O A T T U A L E D I V IS IT A T O R I
-Indagine sulla m obilità dei visitatori nella città di R om a - A prile 1996
-C am pione: 2.700 interviste
-Popolazione di riferim ento: visitatori italiani e stranieri della città di R om a m aggiori di 14 anni
-Indagine sui partecipanti al 23° C ongresso E ucaristico N azionale di B ologna - S ettem bre 1997
-C am pione: 1.200 interviste
-Popolazione di riferim ento: partecipanti italiani al 23° C E N
-Indagine sui consum i turistici a R om a e nel L azio - M aggio e N ovem bre 1998
-C am pione: 4.000 interviste
-Popolazione di riferim ento: visitatori italiani e stranieri della regione L azio m aggiori di 18 anni
-Indagine sulla m obilità dei visitatori nella città di R om a - A prile 1998
-C am pione: 2.000 interviste
-Popolazione di riferim ento: visitatori italiani e stranieri della città di R om a m aggiori di 14 anni
IN D A G IN I SU L L E IN T E N Z IO N I D I V IA G G IO E SU L L E M O D A L IT A ’ D I P A R T E C IP A Z IO N E
-Indagine sulle preferenze della popolazione italiana nei confronti della partecipazione al G iubileo del 2000 - N ovem bre 1997
-C am pione: 2.000 interviste
-Popolazione di riferim ento: popolazione italiana non residente a R om a m aggiore di 18 anni
-Indagine sulle preferenze della popolazione italiana nei confronti della partecipazione al G iubileo del 2000 - D icem bre 1998
-C am pione: 1.000 interviste. Sub-cam pione degli intervistati nella precedente realizzazione
-Popolazione di riferim ento: popolazione italiana non residente a R om a m aggiore di 18 anni
-Indagine sulle preferenze della popolazione m ondiale nei confronti della partecipazione al G iubileo del 2000 - M aggio 1999
-C am pione: 20.500 interviste.
-Popolazione di riferim ento: popolazione m aggiore di 18 anni dei seguenti paesi: A rgentina - A ustralia - A ustria - B elgio
B rasile - C anada - C roazia - Francia - G erm ania - G iappone - P olonia - R egno U nito - Spagna
Stati U niti - U ngheria
-Indagine sulle preferenze della popolazione italiana nei confronti della partecipazione al G iubileo del 2000 - M aggio 1999
-C am pione: 3.000 interviste.
-Popolazione di riferim ento: popolazione italiana m aggiore di 18 anni
-Indagine sull’offerta di viaggio organizzato in Italia e a R om a nel corso dell’anno 2000 - G iugno 1999
-C am pione: 330 interviste.
-Popolazione di riferim ento: tour operator e agenzie di viaggio dei seguenti paesi: Italia - S pagna - Polonia - F rancia
G erm ania - Stati U niti - G iappone
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Sala Situazione del Giubileo
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Obiettivi
La Sala Situazione, ideata e allestita dall'Agenzia romana per la preparazione del Giubileo
nell’edificio di proprietà dell’Agenzia stessa in viale Guido Baccelli n. 10, è stata formalmente
istituita con Decreto del Prefetto della Provincia di Roma in data 16 febbraio 1999.
Le principali funzioni della Sala Situazione sono:
la raccolta ed elaborazione di dati e informazioni relativi a tutti gli eventi previsti in calendario;
la predisposizione di tutti gli scenari connessi agli avvenimenti ordinari e predisposizione
dei piani per fronteggiare situazioni di emergenza;
il coordinamento, durante i grandi eventi, delle iniziative e delle attività dei vari enti interessati,
nel rispetto delle specifiche competenze e responsabilità istituzionali facenti capo agli enti stessi;
 il collegamento diretto con tutte le centrali operative “istituzionali” già esistenti
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Direttiva di Coordinamento Operativo
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Struttura organizzativa Sala Situazioni
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Profilo di Gestione della Sala Situazione
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Quadro della Situazione Romana
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Pianificazione e Organizzazione
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Gestione
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Stato della pianificazione degli eventi
Eventi in corso
di pianificazione
Enti con
pianificazione
effettuata
Enti abilitati
alla
pianificazione
Eventi con
pianificazione
conclusa
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Visualizzazione risorse ordinarie
Layer
Nome Oggetto
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Scala
Dimensioni
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Risorse Umane
Liaisons con attori (competenze
settoriali)
Esperti di comunicazione (media e siti
web)
Planners
Esperti Data Base e trattamento
informazioni
Operatori di sala
Esperti SIT
Gestione CED e reti
Gestione Sito
Esperti mobilità
Amministrativi
Project managers
Esperti ricerca operativa
Allocazione
Reti
Traffico
Simulazione
Urbanisti
Statistici (campionamento e previsioni)
Controllisti
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Sala
situazione
Architettura
Obiettivi
Vincoli
Strumenti di
modellazione
concettuale
(UML)
Requisiti
Concezione
Conoscenza
Processi Info. Comunic. Progetti
Interfaccia
Progettazione
Applicaz
Workflow
Portali
WEB
Monitoraggio, Controllo,
Informazioni
Interfaccia
Gestione
Uso
Proj Manag
Data Bases
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Sale
Operative 26
Struttura Architettonica e infrastrutture tec.
Caratteristiche infrastruttura fisica (sale, aule per gli attori, Backoffice)
Alimentazione energia elettrica
Collegamenti telematici dedicati
Computers
Presentazione e resa informazioni (visualizzazioni e stampe)
Reti radio
Centralino
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Architettura Informatica e TLC
Base Cartografica
Base dati distribuita (vedi www.romagiubileo.it)
Applicativi per sintesi dati ed elaborazione piani
Base documentale (piani, documenti ufficiali)
Protocollo
Eventi previsti e processo di approvazione (eventi giubilari e no)
Gestione e distribuzione piani
Monitoraggio e gestione
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Modeling Technologies & I/S Environment
Conceptual Model
System Dynamic
A.I. Tools
Mathematical Models
Documents
Base
Discrete Simulation
Geographical
S.I.T.
Data Bases
Transportation
Information Systems :
Applications, User interface
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Il sistema Giubileo e le risorse romane basilari
<Arrivi turisti
pellegrini e
lavoro>
Istituz Ita
Business
scuola
Capacita
traffico a lungo
raggio inb
Istituz Vat
residenti nelle
vicinanza
escursionisti
lavoro
info
Arrivi turisti
pellegrini e
lavoro
satur traff far
cattolici per paese
attrattivita
culturale
pellegr in
prov o reg
aspetto
economico
Turisti
R
offerta
turistica
Alberghi
saturazione capac ricettiva
saturaz luoghi
di visits
Capacita
di mobilita Romani
interna
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Necessita di mo
bilita in Roma
alberghi di lusso
<Arrivi turisti
pellegrini e
lavoro>
<Pellegrini>
saturazione traffico
attrattivita
ambiente
sicurezza
Stutture religiose
Capacita rice
ttiva romana
Capacità
servizi
Indice
di
soddisf
azione
offerta ai
pellegrini
motiv cultu
divertimento
Sanità
Case priv
ostelli e campeggi
Pellegrini Romani
sat inbound prov
R
motiv relig
altro
Capacita
traffico
locale inb
modo di
lucrare il
Giubileo
altri alberghi
capacita
ricettiva luoghi
di culto
Percorsi in Roma
che interess pellegr
localizz capac
ricett turisti
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Analisi della capacità residua delle risorse di mobilità
di penetrazione dall'esterno verso la città di Roma
<tota le dei visitatori
stran ieri non registrati in
assen za di Giubileo>
totale generale deg li
stranieri senza
escursionisti
<visitatori str anieri
regis trati in a ssenza di
Giub ileo>
tot ge n stran s enza esc per vettore
vetto ri prefer iti per pa ese
tot to t stran pr vettore
percentuale di
utili zzo strade e
autostrade degli
stranieri
percentuale di
utili zzo del le linee
ferroviarie degli
stranieri
percentuale
utili zzo aeroporti
degl i strani eri
domand a
pot enziale
tot ale st rade
e autost rade
del ta strade
e autostrade
capacità
res idua strade
e autostrade
domand a potenziale
strade e autos trade
deg li italiani
domand a potenziale
dei porti degli
stranieri
domand a potenziale
linee ferroviarie deg li
stranieri
domand a potenziale
aeroport i deg li
stranieri
domand a potenziale
strade e autos trade
deg li stranieri
percentuale di
utili zzo dei porti
degl i strani eri
domand a
pot enziale
tot ale
aeroport i
domand a
pot enziale
tot ale lin ee
ferroviarie
del ta linee
ferroviarie
del ta aeroporti
capacità
res idua
aereoporti
domand a potenziale
aeroport i deg li
italiani
domand a
pot enziale
tot ale po rti
del ta porti
capacità residua
linee ferroviarie
domand a
pot enziale linee
ferroviarie deg li
italiani
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capacità
res idua porti
domand a
pot enziale po rti
deg li italiani
percentuale di
utili zzo linee
ferroviarie degli
itali ani
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caso delle funzioni a orari prefissati
con carico ogni 2 ore a partire dalle 8 fino alle 18( fine alle 20)
orario entrata
Piazza
Arrivi orari
arrivi giornalieri
distribuzione oraria
In Basilica
escono da
basilica
entrano in basilica
max persone
in basilica
orario uscita
durata funzione
tempo percorrenza
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Code e tempi di attesa
10,000
4
7,500
3
5,000
2
2,500
1
0
0
0
2
4
6
8
10
12
14
Time (Month)
16
18
20
22
24
Piazza - CURRENT
arrival rate - CURRENT
tempo percorrenza - CURRENT
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Prototipo “Freccia del Pellegrino”
(Extend)
escursi onisti
a
t
a t b m n bl
b
au
entro in roma
b
trasporto
a
in roma
albergh i
na
tornano a paese
escono da Roma
t
bl
genera
u
pubbl
arrivan o visitatori
#
person e in roma
stat tra sporti
rientrano in albergo
mezzi in
viaggio
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Il modello concettuale
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