DIVISIONE RETE TERRITORIALE
“PROGETTO DEPOSITI PROVINCIALI”
Roma, 21 febbraio 2006
Divisione Rete
Risorse Umane – Organizzazione Operativa
1
CONTENUTI DEL DOCUMENTO

Premessa, obiettivi, approccio e metodo di lavoro.

Rilevazione processo “AS IS”, problematiche individuate,
principali azioni di intervento.

Nuovo modello organizzativo, figure professionali,
dimensionamento complessivo.
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2
PREMESSA E PRINCIPALI OBIETTIVI
Il progetto nasce dall’esigenza di informatizzare alcune fasi di
lavorazione dei processi “core” dell’attività dei Depositi
Provinciali e di ottimizzare il processo logistico della rete di
approvvigionamento e distribuzione.
PRINCIPALI OBIETTIVI
 Migliorare la produttività e lo standard qualitativo degli
attuali livelli di servizio;
 Minimizzare i costi di funzionamento e migliorare
l’efficienza.
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3
APPROCCIO E METODO DI LAVORO
1/2
PRINCIPALI STEP
2 STEP
1 STEP
• Costituzione GDL
DR – RU e DIR OP
• Condivisione con tutte
le Direzioni / Divisioni
interessate
• Definizione piano
interviste su 3 realtà
campione significative
(Roma, Milano, Torino)
• Avvio interviste finalizzate
alla rilevazione delle attività
svolte dal Deposito
Provinciale, delle criticità
operative e del processo di
approvvigionamento e
distribuzione delle CVP,
prodotti filatelici, valori bollati,
ecc., dei principali volumi di
riferimento.
3 STEP
• Analisi, elaborazione dei
risultati e primo riscontro sui
principali processi e
individuazione delle possibili aree
di intervento
• Incontro della struttura
Operazioni e Servizio Clienti con
DOL per la razionalizzazione del
processo logistico ed con le
istituzioni (agenzia delle Entrate
per la modulazione delle
convenzioni)
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4
APPROCCIO E METODO DI LAVORO
2/2
PRINCIPALI STEP
novembre 05
dicembre 05
5 STEP
4 STEP
•Approfondimenti puntuali
sulle attività con rilevazione
delle fasi di lavorazione,
tempi, volumi e frequenze
all’interno di ogni singola
micro attività sulle tre realtà
•Test sui risultati della
informatizzazione avviata sulle
realtà pilota e individuazione
criticità di sistema emerse e
possibili soluzioni
• Confronto e
consolidamento dei dati e
delle informazioni rilevate.
• Individuazione delle
attività “CORE” del Deposito
• FOCUS delle criticità
derivanti dagli strumenti
tecnici utilizzati
• Incontri tecnici per
superare le criticità della
informatizzazione
febbraio 06
6 STEP
• Definizione del modello di
funzionamento:
› dimensionamento;
› assetto organizzativo TO
BE;
› figure professionali e
pesatura del livello
professionale;
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5
CONTENUTI DEL DOCUMENTO

Premessa, obiettivi, approccio e metodo di lavoro.

Rilevazione processo “AS IS”, problematiche individuate,
principali azioni di intervento.

Nuovo modello organizzativo, figure professionali,
dimensionamento complessivo.
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MODELLO FUNZIONAMENTO “AS IS” - RILEVAZIONE DELLE ATTIVITA’
Pianificazione
1) Acquisizione cartacea delle
richieste (mod. 5 ) approvate dal
servizio sportelli con la specifica
dell'ordine
2) Verifica di conformita’ e
correzione manuale delle
anomalie
3) Suddivisione delle richieste
per tiologia di prodotto ed
inserimento delle richieste nel DB
4) Predisposizione della lista di
prelievo per la levata, del
modello di consegna (mod.1a) e
della bolla di consegna per il
vettore
Levata
1) Prelievo dal caveau del
materiale, conta e
preparazione valori per
Ufficio
2) Verifica della situazione
delle giacenza
3) Conta e suddivisione valori
per Ufficio e per tipologia di
prodotto richiesto
4) Richiesta di reintegro da
Deposito Centrale
5) Verifica arrivi da Deposito
Centrale
Levata
Spedizione
1) Registrazione delle assicurate,
preparazione e stampa delle etichette per
assicurate e mod 1A - inserimento in DB
delle assicurate.
2) Preparazione delle buste per CMP e/o
vettori (assicurate, raccomandate,
cassette)
3) Preparazione della bolla di spedizione
4) Imballaggio, imbustamento e/o
preparazione delle cassette, verifica e
inserimento mod. 5 e mod 1A di
accompagno
5) Pesatura e consegna al vettore
6) Riscontro delle buste con il vettore
7) Acquisizione resi
8) Archiviazione ricevute di avvenuta
consegna
9) Verifica e riscontro arrivi dal Deposito
Centrale
Consuntivazione
1)
Contabilizzazione
attraverso db
excell e
aggiornamento
manuale del data
base
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PRINCIPALI AZIONI DEFINITE




Informatizzazione
Ridisegno dei processi, riorganizzazione delle attività in funzione del
processo di informatizzazione
Diversa organizzazione del processo logistico di distribuzione agli UP
Evoluzione del Deposito Provinciale in ottica di “Area” e definizione del
nuovo assetto organizzativo
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INFORMATIZZAZIONE
1/2
E’ stato avviato un progetto (ValueSap – Deposito Centrale) con la finalità di
informatizzare il processo legato all’approvvigionamento ed alla tracciatura dei
prodotti in gestione al Deposito Centrale Carte Valori e spediti verso il Deposito
Provinciale, e quindi agli Uffici Postali.
OBIETTIVI
• Superare le attuali criticità del processo di approvvigionamento degli Uffici Postali
e dei Depositi Provinciali caratterizzato da una gestione e contabilizzazione non
informatizzata degli ordini
• Definire un nuovo processo efficace ed efficiente che consenta di migliorare gli
attuali livelli di servizio e minimizzare i costi di gestione
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INFORMATIZZAZIONE
2/2
L’informatizzazione è stata realizzata, in via sperimentale, sul DP di Roma (che gestisce
tutte le Filiali del Lazio), mediante l’implementazione dei moduli MM/LES dell’Industry
Solution Retail di SAP (release 4.6C), ed ha interessato alcune attività relative al
processo di tracciatura dei prodotti.
In particolare:
•
•
•
•
•
Creazione ed elaborazione Richieste/Ordine di Trasferimento
Registrazione entrata merci
Creazione ed elaborazione Consegne
Stampa delle richieste per Up
Creazione del documento di Trasporto
La gestione a sistema delle attività consente di ottimizzare le lavorazioni riducendo le
attività a basso valore, di elaborare direttamente da sistema la reportistica, definire
statistiche per monitorare le giacenze dei prodotti, migliorare la distribuzione delle
risorse
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FLUSSO DELLE ATTIVITA’ “TO BE”
1) Pianificazione e
Consuntivazione
Acquisizione Ordine
da Sap
Verifica anomalie e
correzione
Creazione della levata
Acquisizione fogli di
consegna
Mod 1 A
2) Levata, verifica
giacenze e reintegro
Acquisizione lista prelievo
e consegna
Levata (Prelievo valori
dal caveau, verifica del
materiale, presa in
carico)
Controllo giacenze e
richiesta integrazione
Deposito Centrale
Conta e divisione per Ufficio
e tipologia richiesta
3) Spedizione
Acquisizione
bolla di
consegna
Preparazione
buste
assicurate/raccom
andate/cassette
Preparazione
bolla di
spedizione
Registrazione
Spedizioni e
compilazione Mod 1A
Imbustamento e
preparazione cassette
Pesatura e consegna
al Vettore
Consuntivazione e
aggiornamento
data base (Sap)
Fine processo
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EVOLUZIONE DEL PROCESSO LOGISTICO
Processo logistico “as is”
Processo logistico “to be”
DEPOSITO TERRITORIALE
DEPOSITO
PROVINCIALE
DEPOSITO
DEPOSITO
SATELLITE
DEPOSITO
SATELLITE
DEPOSITO
SATELLITE
SATELLITE
UP
DEPOSITO
PROVINCIALE
VALORI
BOLLATI
VALORI
IN BIANCO
CMP
DEPOSITO
PROVINCIALE
UP
CVP
FILATELICI
PRODOTTI
FILATELIICI
Vettore Privato
(assicurate)
Rete Postale
(raccomandate)
Vettore
privato
CMP/CPO
UP
Vettore
privato
UP
RETE POSTALE
< € 10.000
CPO/UDR
UP
UP
UP
UP
UP
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SPERIMENTAZIONE PRINCIPALI OUTPUT
 Riorganizzazione della gestione di alcuni processi, attraverso l’informatizzazione di
parte delle fasi dell’attuale lavorazione degli ordini
 Semplificazione di alcune attività a scarso valore
 Mappatura dei prodotti presenti nei Depositi Provinciali e ridisegno dei processi.
 Riorganizzazione del processo di approvvigionamento dal Deposito Centrale e della
distribuzione agli Up e razionalizzazione del processo logistico
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CONTENUTI DEL DOCUMENTO

Premessa, obiettivi, approccio e metodo di lavoro.

Rilevazione processo “AS IS”, problematiche individuate,
principali azioni di intervento.

Nuovo modello organizzativo, figure professionali,
dimensionamento complessivo.
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ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE
LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL DEPOSITO TERRITORIALE

Nel nuovo modello di funzionamento, in coerenza con le altre
iniziative organizzative effettuate dalla Divisione, l’attività dei
”Depositi Provinciali”, viene accentrata dalla Filiale (Servizio Sportelli)
alla struttura Country (Operazioni e Servizio Clienti).

La “FOCALIZZAZIONE” dei Depositi passa da un atteggiamento
tipicamente “reattivo” ad un approccio di “pianificazione” e di
“gestione” delle scorte.

La dipendenza gerarchica
Operazioni e Servizio Clienti.
viene attribuita
al
livello
Country
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ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE
DEPOSITO TERRITORIALE
DEPOSITO TERRITORIALE
La definizione rispetta
un criterio unico ed omogeneo individuato:
 organizzazione su base territoriale delle lavorazioni con conseguente
efficientamento della filiera distributiva;
 localizzazione dei 22 depositi territoriali in coerenza con la localizzazione dei
CMP.
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LA NUOVA ORGANIZZAZIONE SU BASE TERRRITORIALE
TN
NO MI
TO
GE
BS
PR
LI
UD
PD
BO
PO
AN
PG
PE
RM
NA
CONTRY
REGIONE
DEPOSITI TERRITORIALI
CENTRO
ABRUZZO
CENTRO
LAZIO
CENTRO
SARDEGNA
CAGLIARI
CENTRO 1
TOSCANA
CENTRO 1
TOSCANA
LIVORNO
PRATO
PESCARA
ROMA
CENTRO 1
UMBRIA
PERUGIA
CENTRO NORD
EMILIA R
BOLOGNA
CENTRO NORD
EMILIA R
PARMA
CENTRO NORD
MARCHE
ANCONA
LOMBARDIA
LOMBARDIA
MILANO
LOMBARDIA
LOMBARDIA
BRESCIA
NORD EST
FRIULI VG
UDINE
NORD EST
TRENTINO
TRENTO
NORD EST
VENETO
PADOVA
NORD OVEST
LIGURIA
GENOVA
NORD OVEST
PIEMONTE
TORINO
NORD OVEST
PIEMONTE
NOVARA
SUD
CALABRIA
REGGIO CALABRIA
SUD
CAMPANIA
NAPOLI
SUD 1
BASILICATA
SUD 2
SICILIA
CATANIA
SUD 2
SICILIA
PALERMO
BARI
BA
CA
RC
PA
CT
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MODELLO ORGANIZZATIVO
NUOVO MODELLO DI FUNZIONAMENTO
COUNTRY MANAGER
COUNTRY
OPERAZIONI
RESPONSABILE
DEPOSITO TERRITORIALE
PIANIFICATORE *
ADDETTO STAFF
SENIOR
* Figura professionale presente solo in alcune realtà complesse
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DIMENSIONAMENTO COMPLESSIVO
FILIALE
ADDETTO
STAFF SENIOR
PIANIFICATORE
RESPONSABILE
TOTALE
MILANO
14
16
2
1
19
PADOVA
9
12
2
1
15
PIEMONTE
TORINO
8
10
2
1
13
SUD
CAMPANIA
NAPOLI
9
8
1
1
10
CENTRO
LAZIO
ROMA
9
8
1
1
10
NORD OVEST
PIEMONTE
NOVARA
6
7
1
1
9
SUD 1
BASILICATA
BARI
9
7
1
1
9
CONTRY
REGIONE
LOMBARDIA
LOMBARDIA
NORD EST
VENETO
NORD OVEST
DEPOSIT0 TERRITORIALE
CENTRO NORD
EMILIA R
BOLOGNA
7
6
1
1
8
LOMBARDIA
LOMBARDIA
BRESCIA
5
6
1
1
8
CENTRO 1
TOSCANA
1
6
CALABRIA
5
7
5
SUD
LIVORNO
REGGIO CALABRIA
5
1
6
SUD 2
SICILIA
CATANIA
8
5
1
6
CENTRO 1
TOSCANA
FIRENZE
8
4
1
5
NORD OVEST
LIGURIA
GENOVA
6
4
1
5
NORD EST
FRIULI VG
UDINE
5
4
1
5
CENTRO NORD
MARCHE
ANCONA
5
4
1
5
NORD EST
TRENTINO
TRENTO
2
4
1
5
CENTRO
ABRUZZO
PESCARA
4
3
1
4
CENTRO
SARDEGNA
CAGLIARI
4
3
1
4
CENTRO NORD
EMILIA R
PARMA
3
3
1
4
SUD 2
SICILIA
PALERMO
4
3
1
4
CENTRO 1
UMBRIA
PERUGIA
3
2
1
3
140
129
22
163
TOTALE
12
Divisione Rete
Risorse Umane – Organizzazione Operativa
19
RESPONSABILE DEPOSITO
Divisione:
DRT – COUNTRY MANAGER
Famiglia :
Operation e Servizio Clienti
Struttura:
Deposito Territoriale
Scopo e caratteristiche generali
Garantire l’operatività del Deposito Territoriale assicurando la correttezza e la conformità delle operazioni rispetto agli standard definiti, attraverso il presidio delle
spedizioni effettuate verso gli Uffici Postali ed il costante monitoraggio dei volumi di giacenza del Deposito, nonché garantire il coordinamento e la supervisione delle
risorse dedicate.
Aree di Responsabilità
• Garantisce la efficace gestione delle attività e l’ottimizzazione del livello di servizio erogato, assicurando la conformità della pianificazione degli ordini di
approvvigionamento da parte degli Up ed il corretto processo di lavorazione degli ordini;
• Garantisce la efficace gestione delle attività relative a prodotti filatelici, assicurandone il corretto processo di distribuzione;
• Effettua il prelievo dal caveau del materiale e la verifica delle giacenze assicurando la sicurezza e la conformità dell’operazione;
• Effettua la verifica delle giacenze e la programmazione coerente delle richieste di integrazione interfacciando il Deposito Centrale nella determinazione del
fabbisogno rispetto alle giacenze massime, verificando la correttezza degli arrivi;
• Garantisce il coordinamento e la supervisione delle risorse del Deposito nello svolgimento delle attività promuovendo il coinvolgimento dei collaboratori con
l’obiettivo di costituire un team orientato all’efficienza ed al risultato, assicurando l’aggiornamento delle competenze (es implementazione nuove procedure Sap);
 Assicura la corretta applicazione del personale in coerenza con le esigenze operative pianificate, rimodulandola in presenza di particolari situazioni di criticità,
gestendo le problematiche di tipo organizzativo e logistiche del Deposito;
 Garantisce che sia assicurata la distribuzione dei prodotti gestiti dal Deposito in coerenza con gli standard definiti dalla Struttura Centrale di riferimento,
proponendo eventuali azioni migliorative finalizzate alla ottimizzazione del processo distributivo;
 Assicura il presidio ed il monitoraggio dei processi gestiti, attraverso l’analisi qualitativa dei dati dei prodotti lavorati all’interno del Deposito, ponendo in essere
efficaci azioni al fine di garantire la migliore suddivisione delle attività rispetto ai volumi previsti ed assicurare il raggiungimento degli standard di qualità del livello di
servizio erogato;
 Garantire la custodia dei prodotti gestiti dal Deposito in coerenza con le disposizioni e gli standard definiti (es. custodia nei caveau, detenzione delle chiavi).
Divisione Rete
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PIANIFICATORE
Divisione:
DRT – COUNTRY MANAGER
Famiglia :
Operation e Servizio Clienti
Struttura:
Deposito Territoriale
Scopo e caratteristiche generali
Assicurare il supporto specialistico nella pianificazione e gestione degli ordini di approvvigionamento dei prodotti e servizi gestiti dal Deposito, attraverso il presidio e
la gestione dell’applicativo dedicato, elaborando analisi e reporting
Aree di Responsabilità
• Assicura l’acquisizione e la gestione degli ordini di approvvigionamento inseriti a sistema dagli Up attraverso l’applicativo dedicato (Sap), verificandone la
correttezza e conformità, provvedendo in caso di anomalie ad apportare le opportune modifiche, interfacciando gli Up interessati;
• Garantisce la corretta pianificazione degli ordini da parte degli Up attraverso verifica di coerenza complessiva della programmazione delle richieste inserite a
sistema dagli Up, nel rispetto delle giacenze previste, interfacciando gli Uffici Postali interessati per la rettifica delle richieste non coerenti con la pianificazione;
• Assicura la gestione delle attività pianificazione e gestione degli ordini relativi a prodotti e servizi filatelici, contribuendo a garantirne la corretta distribuzione;
 Cura la suddivisione delle richieste per tipologia di prodotto, la predisposizione della lista di prelievo per la levata ed effettua, in contraddittorio con il Responsabile,
il prelievo dal caveau del materiale e la verifica delle giacenze, contribuendo ad assicurare la sicurezza e la conformità dell’operazione;
 Predispone le richieste di reintegro per il Deposito Centrale in coerenza con le giacenze autorizzate, coordinandosi con il Responsabile del Deposito;
 Assicura il supporto al Responsabile del Deposito nel raggiungimento degli standard di qualità del livello di servizio erogato, curando l’analisi qualitativa dei dati
relativi ai prodotti lavorati all’interno del Deposito e dei trend prospettici, elaborando apposita reportistica;
 Cura l’elaborazione di reportistica di consuntivazione e la definizione di statistiche periodiche per monitorare le giacenze dei prodotti al fine di garantire la migliore
suddivisione delle attività rispetto ai volumi previsti ed assicurare il risultato delle lavorazioni;
Divisione Rete
Risorse Umane – Organizzazione Operativa
21
ADDETTO STAFF SENIOR
Divisione:
DRT – COUNTRY MANAGER
Famiglia :
Staff
Struttura:
Deposito Territoriale
Scopo e caratteristiche generali
Assicurare il supporto operativo nelle attività relative alla gestione degli ordini di approvvigionamento di prodotti e servivi gestiti dal Deposito agli UP.
Aree di Responsabilità
• Assicura le attività operative di competenza, sulla base della levata effettuata dal Responsabile/Pianificatore, riguardanti la preparazione delle richieste di
approvvigionamento da parte degli UP: conta e suddivisione per tipologia di prodotto e per ufficio postale richiedente;
• Affianca il Responsabile/Pianificatore nella conta delle giacenze e cura la suddivisione per tipologia di prodotto degli arrivi provenienti dal Deposito Centrale;
 Assicura le attività di spedizione dei valori agli UP attraverso la:
- predisposizione delle assicurate attraverso l’utilizzo di un supporto informatico dedicato
- registrazione su db delle spedizioni e compilazione del mod. 1A
- preparazione della spedizione (imbustamento e/o preparazione delle cassette)
- pesatura dei plichi e consegna al vettore e verifica in contraddittorio con il vettore delle bolle di consegna
 Effettua attività di data entry semplice su procedure informatiche in uso al Deposito
 Effettua le attività di supporto operativo per la funzione di appartenenza (ad es. fotocopiatura, archiviazione di documenti/bolle di consegna, gestione db semplici
Divisione Rete
Risorse Umane – Organizzazione Operativa
22