FONDAMENTI DI INFORMATICA III
CARATTERISTICHE
E MODELLIZZAZIONE
DEL LAVORO D’UFFICIO
Argomento 2
Approfondimento 2
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Alcuni strumenti
A2A2-1
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Ambiti di analisi e progettazione:
 riprogettazione dei ruoli
 misurazione della produttività del lavoro
Criteri:
 congruenza tra ambiente esterno, sistema tecnico
e sistema sociale
 esame dell’efficacia e dell’efficienza complessiva
del sistema ed esame della qualità del lavoro
A2A2-2
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
L’analisi e il disegno dei ruoli (Job design)
Tradizionalmente attenzione focalizzata su aspetti
del campo tecnico o del campo sociale
Nuovo approccio, visione globale
Riprogettazione di un sistema:
analisi del sistema in tutte le componenti tecniche e sociali
e nella complessa rete di relazioni che le lega
Disegnare confini, verifica tecnologia e meccanismi
operativi (norme, procedure, sistemi informativi)
A2A2-3
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Non solo recupero dell’efficienza locale,
ma dell’efficacia complessiva del sistema
Analisi dei ruoli lavorativi deve mirare a definire:
 il tipo di pratiche professionali
e i contenuti di professionalità presenti
 le caratteristiche dei ruoli
in ordine alla dimensione
della qualità del lavoro
A2A2-4
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Il processo di analisi e valutazione
del modello di divisione del lavoro in una specifica realtà
organizzativa può essere articolato nelle fasi di:



individuazione attività
svolte da ogni singola posizione lavorativa
analisi e descrizione dei ruoli lavorativi
valutazione del grado di flessibilità
A2A2-5
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Individuazione delle attività svolte da ogni singola
posizione lavorativa
Tre classi fondamentali di attività:
 Coordinamento (programmazione dei flussi di lavoro,
definizione norme e tecniche per lo svolgimento del
lavoro, modalità di esercizio del controllo, ecc.)
 Trasformazioni (esecuzione delle unit operation che
compongono il processo di trasformazione)
 Mantenimento (riproduzione e reintegrazione delle
risorse che costituiscono il sistema)
A2A2-6
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Individuazione delle attività svolte da ogni singola
posizione lavorativa
Rilevazione tramite una matrice attività/posizione per
cogliere le singole mansioni aziendali in una prospettiva
d’insieme
Sulle righe vengono descritte le attività,
sulle colonne le posizioni,
negli incroci viene descritta l’attività svolta
dall’addetto in termini sintetici
A2A2-7
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Matrice attività/posizione
Posizioni interne
Capo Istruttore Istruttore Segret
ufficio formale tecnico
.
Attività del sistema
Coordinamento Definisce tipo pratica R
Assegna la pratica
R
Stabilisce tempi
R
Trasformazione Verifica formale
Controlla documenti
Requisiti tecnici
Mantenimento Gestione
corrispondenza
Protocolla
P
R
ES
R, ES
ES
R
P= partecipa R=è responsabile ES=esegue
A2A2-8
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi
Interazione di ruolo (role-set)
Possono essere rilevati con una matrice di interazione
Evidenzia le aspettative di ruolo
Consente di rilevare complessità e grado di strutturazione
delle aspettative
Differenza tra:
 ruolo con insieme di aspettative semplice e definito
 ruolo con rete aspettative non facilmente gestibili o
conflittuali
A2A2-9
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Matrice di interazione
Ruoli
Capo ufficio Istruttore formale
presenti in
azienda
Capo ufficio
*
I. formale
*
I. tecnico
*
*
Segret.
*
*
Istruttore tecnico Segret.
*
*
*
*
A2A2-10
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi
Conoscenze ed abilità richieste ad ogni ruolo
Descrivere le caratteristiche professionali,
in termini di conoscenze ed abilità, richieste dal ruolo
Conoscenze professionali
 teoriche, fanno riferimento ad ambiti disciplinari
(elettronica, marketing, ecc.)
 pratiche, specifiche capacità raggiungibili attraverso un
congruo periodo di esperienza
A2A2-11
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi
Conoscenze ed abilità richieste ad ogni ruolo
Descrivere le caratteristiche professionali,
in termini di conoscenze ed abilità, richieste dal ruolo
Valutazione delle conoscenze professionali
non solo in riferimento alle attività ricorrenti (routine)
ma anche al controllo delle situazioni anomale che il
titolare del ruolo deve gestire
A2A2-12
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi
Prerogative decisionali
Riguardano gli ambiti di autonomia nel definire obiettivi
lavorativi e la complessità connessa con le decisioni
necessarie al loro raggiungimento
Valutazione del contesto delle decisioni (esigenze di
negoziare le scelte, livelli di rischio personale, ...)
Valutazione decisioni di tipo “strumentale” (scelta delle
alternative più idonee per conseguire risultati prestazionali
determinati) per i ruoli tecnici (a livello decisionale
inferiore rispetto ai ruoli manageriali)
A2A2-13
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi
Dimensioni della qualità del lavoro
 Ergonomica (integrità fisica e psichica del lavoratore)
 Complessità (numerosità delle variabili da trattare,
complessità delle decisioni da prendere,
ampiezza del role-set)
 Autonomia (esplorazione di diverse alternative di
azione, formulazione del quadro decisionale)
 Controllo (intervento nella determinazione degli
obiettivi)
A2A2-14
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi
Dimensioni della qualità del lavoro
 Ergonomica (integrità fisica e psichica del lavoratore)




il lavoro deve avere uno scopo definito e se non conseguito
deve essere osservabile dal lavoratore
le informazioni di ritorno devono essere fornite nel più breve
tempo possibile
il lavoratore deve esercitare il controllo sul suo “territorio”
il lavoratore deve compiere operazioni in autonomia
controllandone il ritmo e con possibilità di scelta nella
utilizzazione degli strumenti e delle modalità operative
A2A2-15
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi
Dimensioni della qualità del lavoro
 Complessità (numerosità delle variabili da trattare,
complessità delle decisioni da prendere,
ampiezza del role-set)





scelta razionale dei mezzi e delle alternative di azione
apprendimento di nuove conoscenze e tecniche
possibilità di prendere decisioni a fronte di criticità del sistema
comunicazione e cooperazione con gli altri ruoli
gestione di conflitti di ruolo
A2A2-16
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi
Dimensioni della qualità del lavoro
 Autonomia (esplorazione di diverse alternative di
azione, formulazione del quadro decisionale)


definizione delle modalità del lavoro (tempi, risorse, ecc.)
controllo degli obiettivi del lavoro
A2A2-17
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi
Dimensioni della qualità del lavoro
 Controllo (intervento nella determinazione degli
obiettivi)

rapportare il proprio ruolo alle scelte aziendali
con possibilità di esercitare qualche influenza
A2A2-18
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Valutazione del grado di flessibilità
Due piani:
 quantitativo (attività)
 qualitativo (professionalità)
Grado di flessibilità dei ruoli

verifica del grado di adeguatezza delle persone
(conoscenze, informazioni) alla copertura dei ruoli
 complementarietà o rigidità tra ruoli
 conoscenza e controllo dell’ambiente
A2A2-19
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Valutazione del grado di flessibilità
Due piani:

quantitativo (attività)

qualitativo (professionalità)
Grado di flessibilità dei ruoli

verifica del grado di adeguatezza delle persone
(conoscenze, informazioni) alla copertura dei ruoli

complementarietà o rigidità tra ruoli

conoscenza e controllo dell’ambiente tecnico
complessivo da parte dei diversi ruoli

pratiche professionali informali
A2A2-20
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Considerazioni sui risultati dell’analisi
Il job design presenta difficoltà di natura
concettuale e pratica
Un modello organizzativo rappresenta un mezzo
per il raggiungimento di obiettivi aziendali
e quindi non può essere stabilito a priori
Accuratezza dell’analisi (sistemi con elevato grado di
complessità, compresenza di elementi di rigidità ed
elementi di flessibilità)
A2A2-21
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Utilità di costruzione di una check-list di domande
per la ridefinizione dei ruoli








La divisione dei ruoli è corretta?
Vi è necessità di allocare nuovi compiti di coordinamento e
controllo?
Quali criteri stanno alla base dell’attuale definizione dei ruoli?
Chi li aveva decisi?
Esistono esigenze funzionali non adeguatamente presidiate?
Esistono criteri di fondo alternativi agli attuali?
Quali vincoli si possono presentare nel modificare i criteri?
Quale è l’incidenza delle possibili applicazioni informatiche al
modello?
...
A2A2-22
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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio
L’analisi ed il disegno dei ruoli
Considerazioni sui risultati dell’analisi
L’esito dell’analisi deve indicare:
 alternative di soluzioni organizzative
 aree critiche e professionalità richieste
 gradi di libertà del sistema aziendale e dell’ambiente
esterno
 vincoli presenti
 valutazione dei costi/benefici delle alternative in
relazione a efficienza efficacia qualità del lavoro
immagine esterna
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