Aspetti organizzativi della
privacy
Dr. Riccardo Larese Gortigo
Consulente aziendale



La relazione schematizza alcuni processi
fondamentali nel trattamento di dati
personali in azienda
Gli obblighi fondamentali (informativa,
consenso, notifica, ecc.) sono presupposti
noti
La relazione successiva dell’avv.to
del Ninno evidenzierà alcuni aspetti
specifici degli obblighi, soprattutto in
contesti particolari
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Gestione del personale
dipendente ed assimilato
Arrivo di un
curriculum non
sollecitato
Interessa?
NO
SI
Distruggere
SI
Contiene consenso?
NO
Richiedere consenso
Archiviare consenso
Archiviare curriculum
Colloquio (eventuale)
con il
candidato
Distribuire informativa aziendale
Raccogliere consenso
Archiviare consenso
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Contatto con un
candidato
(Annuncio su giornali,
agenzie e consulenti)
Distribuire informativa aziendale
Raccogliere consenso
Archiviare consenso
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Arrivo di un
nuovo dipendente
(tempo indeterminato
o determinato)
Distribuire informativa aziendale
Raccogliere consenso
Archiviare consenso
Esegue trattamenti?
SI
Individuare ambiti
NO
Fine
Emettere istruzioni
Usa strumenti informatici?
NO
Fine
Definire e documentare il profilo
Assegnare le credenziali di aut.ne
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Distribuire il Regolamento
Arrivo di un
collaboratore da
agenzia di lavoro …
Distribuire informativa aziendale
Raccogliere consenso
Nota:
Archiviare consenso
in azienda
dovrebbero essere
trattati solo dati
anagrafici per la
gestione operativa
delle attività; può
essere prudenziale
richiedere ed
ottenere il consenso
al trattamento dei
dati
Esegue trattamenti?
SI
Individuare ambiti
NO
Fine
Emettere istruzioni
Usa strumenti informatici?
NO
Fine
Definire e documentare il profilo
Assegnare le credenziali di aut.ne
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Distribuire il Regolamento
Arrivo di un
incaricato esterno
Distribuire informativa aziendale
Nota:
si presuppone che il
trattamento dei dati
personali avvenga
solo per finalità
connesse al
rapporto
contrattuale
instaurato e che
non preveda il
trattamento di dati
sensibili o giudiziari
Esegue trattamenti?
SI
Individuare ambiti
NO
Fine
Emettere istruzioni
Usa strumenti informatici?
NO
Fine
Definire e documentare il profilo
Assegnare le credenziali di aut.ne
Distribuire il Regolamento
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Attività commerciale e di
marketing
Contatto
con un nuovo
cliente/1
Verbale
Distribuire informativa aziendale
Lettera Racc.
Mail con r.r.
Sito aziendale
Viene svolta attività di marketing?
SI
NO
Raccolta consenso
Archiviazione consenso
Continua…
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Fax
Contratto
Contatto
con un nuovo
cliente/2
Da precedente
Il nominativo è usato come referenza?
SI
NO
Raccolta consenso
Archiviazione consenso
Continua…
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Contatto
con un nuovo
cliente/3
Da precedente
Comunicazione a terzi (sistemi qualità)?
SI
NO
Raccolta consenso
Archiviazione consenso
Vengono trasferiti dati all’estero
SI
NO
Raccolta consenso
Archiviazione consenso
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Fine
Verifiche periodiche
(annuali)
Verifica
annuale
dei trattamenti
Rilevazione dei trattamenti in essere
Corrispondo a quelli documentati?
No
Si
Aggiornare i trattamenti
Aggiornare il DPS
Vi è obbligo di Notifica?
SI
NO
Esiste una precedente Notifica?
NO
Fare la prima Notifica
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SI
Aggiornare la Notifica
Fine
Verifica
annuale degli
ambiti di
comunicazione
e diffusione
dei dati
Rilevazione degli ambiti di com/diff
Sono tutti leciti?
No
Si
Sospendere
le comunicazioni
e le diffusioni illecite
Corrispondono a quelli precedenti?
NO
Si
Aggiornare le informative
Aggiornare il DPS
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Fine
Verifica
annuale dei
consensi per
le attività
di marketing
Sono arrivate negazioni di consensi già forniti?
Si
No
I trattamenti continuano?
Si
No
Sospendere i trattamenti
Fine
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Verifica
annuale della
conservazione
dei curricula
I documenti sono conservati per il periodo comunicato?
No
Si
Interessano ancora?
No
Si
Distruggere
Richiedere consenso
Perventuo consenso?
No
Si
Distruggere
Fine
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Verifica annuale
delle Misure di sicurezza
Verifica
Sono stati persi/rubati dati?
annuale delle
misure di
Si
No
sicurezza/1
Rivedere le policy di sicurezza
Aggiornare il DPS
Ci sono state interruzioni di servizio?
Si
No
Rivedere le policy di sicurezza
Aggiornare il DPS
Continua…
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Verifica
Si rilevano dati errati o incompleti?
annuale delle
misure di
Si
No
sicurezza/2
Rivedere le policy di sicurezza
Aggiornare il DPS
Le policy di autenticazione sono conformi?
Si
No
Rivedere le policy di autentic.ne
Aggiornare il DPS
Continua…
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Verifica
annuale delle
misure di
sicurezza/3
Tutti i dati sono protetti da backup?
No
Si
Rivedere le policy di backup
Aggiornare il DPS
Tutti i sistemi sono protetti da antivirus?
No
Si
Rivedere le policy antivirus
Aggiornare il DPS
Continua…
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Verifica
I software sono aggiornati?
annuale delle
misure di
No
sicurezza/3
Eseguire l’aggiornamento dei sw
Si
Le Misure sono gestite tutte internamente?
No
Si
I fornitori hanno rilasciato le dichiarazioni?
No
Si
Richiedere il rilascio delle dich.ni
Continua…
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Verifica
annuale delle
misure di
sicurezza/4
Le misure di protezione logistica sono cambiate?
Si
No
Aggiornare il DPS
Fine
© - Dr. Riccardo Larese Gortigo - 2005
Verifica
annuale dei profili
di autorizzazione
Sono cambiati gli strumenti informatici?
No
Si
I profili sono corretti?
Definire i nuovi profili
No
Si
Aggiornare i profili
Aggiornare i profili
Fine
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Grazie per l’attenzione
Dr. Riccardo Larese Gortigo