Forum P.A. – Roma, 9 Maggio 2006
Master P.A. 2006 - Cod. W4
Realizzare soluzioni di modulistica
elettronica con gestione integrata di
Workflow e Document Management
Ing. Marco Caprio
Solution Specialist
Microsoft Italia
Divisione Enterprise
Agenda
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Introduzione
Evoluzione dell’Office Automation
e-Form con Microsoft Office System
Qualche esempio
Conclusioni
e-Form: perchè sono importanti?
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La modulistica è ovunque
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I moduli “dilagano” in qualsiasi organizzazione, pubblica e privata
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
La modulistica maschera la complessità dei processi di
back-office

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Nota spese, richiesta ferie, dichiarazioni, autorizzazioni, ecc.
La raccolta di informazioni in formato elettronico semplifica la
successiva manipolazione dei dati
La modulistica guida i processi
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L’immissione di informazioni errate o imprecise produce effetti
negativi sui sistemi informativi
Limiti dei moduli cartacei

La proliferazione di carta è onerosa
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L’elaborazione è manuale
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Costi di archiviazione e gestione
Scarsa praticità e ingombro elevato
Costi di re-inserimento dei dati in sistemi differenti
Errori di battitura
Ripetitività delle operazioni  Frustrazione del
dipendente/operatore
I processi sono lenti
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Difficoltà di accesso alle informazioni
Nessuna visibilità sullo stato di avanzamento delle pratiche
Lunghi tempi di attesa  Frustrazione del cittadino/cliente
Limiti delle applicazioni tradizionali

Lo sviluppo di applicazioni informatiche “ad-hoc” è
costoso
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
Le applicazioni “custom” raramente si adattano al mutare
delle esigenze dell’organizzazione
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Necessità di allocare più risorse e sviluppatori
Difficoltà di integrazione con i sistemi pre-esistenti
Difficoltà di gestione e distribuzione
Costi di manutenzione
Ogni nuova applicazione presenta una nuova interfaccia
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
Proliferazione di strumenti Client e relative credenziali d’accesso
Necessità di formazione del personale
La proposta di Microsoft
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Re-ingegnerizzare i processi valorizzando il capitale umano
Le persone sono il principale asset dell’organizzazione
 La tecnologia è lo strumento abilitante il cambiamento
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Applicazioni tradizionali a “silos”
CRM
ERP
APP
“Sistema” integrato MS Office
La “User Experience” fa la differenza!

Come esaltare il ruolo centrale delle persone nella
catena di creazione del valore?
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Vincere la resistenza al cambiamento con un approccio
tecnologico “morbido”
Fornire agli utenti degli strumenti innovativi che migliorino la
qualità del loro lavoro  Smart Client
Il nuovo Microsoft Office System
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Una famiglia di prodotti perfettamente integrati
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Applicazioni
Server
Servizi Online
Strumenti già noti (Word, Excel, …), semplici ed efficaci
Una piattaforma omogenea, facile da usare  Maggiore
propensione delle persone ad utilizzarla
L’evoluzione dell’Office Automation

Dalla produttività individuale
all’integrazione dei processi
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Nuovi strumenti
Nuovi servizi
Stessa semplicità
Collaborazione
Portali
Content
management
Motori di
ricerca
Ottimizzazione Business
dei processi intelligence
Elaborazione
di testi
Presentazioni
Creazione
di modelli
Gestione dei
dati aziendali
Gestione dei
dati personali
MS Office come Front-end applicativo
Generico sistema informativo
SQL
Legacy
ERP
CRM
MS Office
XML
Front-end
Middle-tier
Back-end
XML: perché è importante?
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E’ un linguaggio di descrizione dei dati
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Associa ai dati un significato, oltre a presentazione e formattazione



Consente di trasformare informazioni destrutturate (documenti, e-mail, pagine web) in
dati strutturati  Inserimento in Database e pubblicazione
Favorisce lo scambio di dati tra sistemi differenti o incompatibili

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E’ indipendente dalla piattaforma
E’ indipendente dal linguaggio di sviluppo dell’applicazione
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
Riduce tempi ed errori nello scambio di informazioni
E’ uno standard del World Wide Web Consortium (W3C)
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Garantisce la piena interoperabilità dei sistemi  Cooperazione applicativa
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Separa i contenuti dalla loro rappresentazione grafica
Semplifica lo sviluppo applicativo
Consente l’utilizzo di Schemi dati personalizzati (XSD)
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Permette di avere viste differenti sugli stessi dati
Abilita la multicanalità  Unica fonte dati, molteplici modalità di fruizione
XML in Microsoft Office

Con MS Office è nativamente possibile:
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Creare Smart Document

Un documento MS Office con una struttura dati XML associata
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Interrogare le banche dati
Recuperare i dati aggiornati quando servono  Reportistica
Condividere velocemente le informazioni

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Sulla base dello Schema può essere creato un servizio Web  Interoperabilità via XML
Web Services
Interagire direttamente con i sistemi nel Back-end


Può contenere della logica applicativa
Fornisce al documento una “intelligenza” intrinseca
Gestire i processi direttamente in Word o Excel  Workflow
Pubblicare in sistemi di Content & Document Management
Analizzare l’informazione destrutturata
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Associare un significato al dato, direttamente dall’interfaccia degli applicativi MS Office
Definire schemi personalizzati per ciascuna tipologia di documento
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Es. Pratiche Amministrative, Curriculum, Budget…
Aggregare più documenti XML in un unico modello  Modulistica
Schemi Personalizzati vs. Predefiniti
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Schemi definiti dall’utente
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Sono orientati al valore dei dati 
Nominativo, Telefono, Ufficio, …
Rappresentano le informazioni
significative all’interno del documento
Abilitano l’integrazione tra sistemi

MS Office XML Reference Schema
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Sono orientati alla rappresentazione grafica
 Grassetto, Corsivo, Stile, …
Sono disponibili pubblicamente
Abilitano l’interscambio tra applicazioni che
supportano formati di File differenti
Esempio di Smart Document: Excel
<sales>
<account>
<region>NW</region>
<customer>Boeing</customer>
<amount>100,000</amount>
<discount>15</discount>
</account>
<account>
<region>NW</region>
<customer>Starbucks</customer>
<amount>50,000</amount>
<discount>10</discount>
</account>
….
</sales>
Esempio di importazione dati in Excel
Interoperabilità via Smart Document
Documento
MS Office
Word Document
Ciascuna porzione di documento
può essere descritta da uno
specifico Schema XML e riempita
con dati provenienti da fonti diverse
e-Form a volontà con InfoPath

Cos’è InfoPath?
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

Una nuova applicazione di MS Office System
Nata per disegnare “rich form” in modo semplice e rapido
Altamente programmabile
Pienamente integrata con la piattaforma Server di Microsoft
Cosa offre in più rispetto a MS Word?
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Costruzione visuale dei moduli via “drag&drop”, senza scrivere
codice
Funzionalità di validazione e formattazione condizionale
Gestione di viste multiple nello stesso modulo
Compilazione in modalità Offline e possibilità di sottomissione via
e-mail
Modalità di inserimento dati “user-friendly”
Compilazione “a mano” mediante Tablet PC
InfoPath: esempio di utilizzo
Accesso a sistemi Legacy con InfoPath
Uno sguardo al prossimo futuro

Principali novità attese in Office System 2007:
 Forms
Services per la pubblicazione dei moduli su
Web Server e Intranet (SharePoint)
 Gestione documentale e Workflow migliorati
 Esecuzione delle attività e modifica dei Metadati
direttamente dalle applicazioni MS Office
 Lifecycle Management
 Auditing
Esempio – Creazione di un modulo
Step 2 - Definizione di viste multiple
Step 3 - Definizione del Workflow
Step 4 – Compilazione del modulo
Step 5 – Esecuzione del Workflow
Editing dei Metadati dall’applicazione Office
Lifecycle Management e Auditing
Controllo dell’accesso alle informazioni
Conclusioni
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Microsoft Office System consente una gestione del ciclo di vita dei
documenti e delle informazioni che copre nativamente la gran parte delle
esigenze di clienti e utenti finali
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Creazione
Condivisione
Pubblicazione
Classificazione e smistamento
Workflow documentale
Archiviazione automatica
Controllo degli accessi
Record Management per Compliance normativa
Con Microsoft Office System la creazione di modulistica e la gestione
documentale sono alla portata di tutti gli utenti
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Microsoft Office System rappresenta la piattaforma ideale sulla quale sviluppare
soluzioni innovative con tempi e costi relativamente contenuti
Grazie per l’attenzione!